Cal.com für wiederkehrende Meetings verwenden: Tipps und Tricks

Warum wiederkehrende Meetings wichtig sind

Wiederkehrende Meetings sind das Herzstück der meisten modernen Arbeitsabläufe. Ob Sie wöchentliche Team-Synchronisierungen, monatliche Kundenbesprechungen oder zweiwöchentliche Strategiegespräche durchführen, diese Meetings schaffen Momentum und sorgen für Übereinstimmung. Das Einrichten dieser Meetings manuell jedes Mal oder das Jonglieren mit unterschiedlichen Zeitzonen kann schnell zu Frustration führen.

Hier kommt Cal.com ins Spiel. Unsere Plattform unterstützt nahtlose wiederkehrende Terminplanung und gibt Ihnen mehr Kontrolle, bessere Automatisierung und weniger Hin und Her.

Wie Cal.com mit wiederkehrenden Meetings umgeht

Cal.com bietet zwei Hauptmöglichkeiten für die Handhabung von wiederkehrenden Meetings:

1. Wiederkehrende Veranstaltungstypen – Ein wiederkehrendes Zeitfenster, das immer verfügbar ist (z. B. jeden Dienstag um 10 Uhr).

2. Manuelle wiederkehrende Einladungen – Wo Sie oder Ihr Eingeladener manuell mehrere Zeiten im Buchungsprozess auswählen.

Je nach Ihrem Arbeitsablauf kann das eine für Sie besser funktionieren als das andere. Hier erfahren Sie, wie Sie beide einrichten können – sowie einige Tipps für Power-User, um sie noch besser zu machen.

Richten Sie einen wiederkehrenden Veranstaltungstyp ein

Wenn Sie dasselbe Zeitfenster jede Woche oder jeden Monat verfügbar machen möchten, verwenden Sie die Einstellung für Veranstaltungstypen in Cal.com, um es einzurichten:

Schritt für Schritt:

1. Gehen Sie zu Ihrem Cal.com Dashboard

2. Klicken Sie auf "Veranstaltungstypen"

3. Wählen Sie einen vorhandenen Veranstaltungstyp aus oder erstellen Sie einen neuen

4. Unter "Verfügbarkeit" wählen Sie wiederkehrende Tage und Zeiten aus

5. Setzen Sie bei Bedarf Pufferzeiten und -limits

6. Speichern und veröffentlichen

Diese Einrichtung ist perfekt für wöchentliche Team-Synchronisierungen oder regelmäßige Coaching-Gespräche mit Kunden.

Pro Tipp: Möchten Sie die Anzahl der wiederkehrenden Meetings beschränken, die jemand buchen kann? Verwenden Sie Buchungsgrenzen um zu beschränken, wie oft die Veranstaltung pro Tag oder Woche gebucht werden kann.

Verwenden Sie die Mehrdatumsbuchung für Flexibilität

Wenn Sie es den Nutzern ermöglichen möchten, mehrere Termine im Voraus zu buchen (z. B. für ein Coaching-Programm mit mehreren Sitzungen), verwenden Sie während der Buchung die Mehrdatenauswahl. Obwohl dies kein automatisch wiederkehrendes Ereignis erstellt, ermöglicht es einem Benutzer, mehrere Zeiten auf einmal auszuwählen.

So aktivieren Sie die Mehrdatumsbuchung:

• Gehen Sie zu Ihren Einstellungen für Veranstaltungstypen

• Aktivieren Sie "Mehrdatumsbuchung"

• Setzen Sie die Mindest-/Höchstzahl der Daten

Dieser Ansatz ist großartig, wenn:

• Ein Kunde fünf wöchentliche Sitzungen im Voraus buchen möchte

• Sie eine kurzfristige Reihe von Trainingsanrufen durchführen

Hinweis: Jedes ausgewählte Datum wird als separate Buchung behandelt.

Synchronisieren Sie mit Ihrem Kalender, um Konflikte zu vermeiden

Wiederkehrende Meetings überschnitten sich oft mit anderen Verpflichtungen. Deshalb synchronisiert Cal.com mit allen gängigen Kalenderplattformen (Google Kalender, Outlook, Apple Kalender). Bei der Einrichtung der wiederkehrenden Verfügbarkeit blockiert Cal.com automatisch Zeiten, in denen Sie auf den verbundenen Kalendern beschäftigt sind.

Die Kalenderintegrationen umfassen:

• Google Kalender

• Microsoft Outlook

• Apple iCloud Kalender

• CalDAV-kompatible Tools

Pro Tipp: Verwenden Sie kalenderSpezifische Verfügbarkeitsregeln, um bestimmten Kalendern für wiederkehrende Veranstaltungstypen Priorität einzuräumen.

Erinnerungen für wiederkehrende Meetings anpassen

Keine Shows und verpasste Meetings? Nicht unter Ihrer Aufsicht. Cal.com ermöglicht es Ihnen, automatisierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen für jeden Veranstaltungstyp – einschließlich der wiederkehrenden – zu konfigurieren.

Vorschläge:

• Versenden Sie eine Erinnerung 24 Stunden vor und 1 Stunde vor dem Meeting

• Fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht oder eine Tagesordnung für das Meeting hinzu

Sie können auch Cal.com Workflows verwenden, um Follow-ups zu automatisieren oder mit Tools wie Slack oder Zapier zu integrieren, um noch mehr Kontrolle zu haben.

Möchten Sie, dass ich hier einen Link zur Produktseite der Workflows hinzufüge?

Überlegungen für Teams und remote Arbeit

Wiederkehrende Meetings werden komplexer mit verteilten Teams. Cal.com macht das Handling von Zeitzonen automatisch. Wenn Ihr Team über Kontinente verstreut ist, sieht jede Person die Veranstaltung zu den Zeiten ihrer eigenen lokalen Zeit.

Zusätzliche Tipps für Teams:

• Verwenden Sie Team-Veranstaltungstypen um Rundlauf- oder kollektive Verfügbarkeit zu ermöglichen

• Verwenden Sie Gastgeberauswahl um wiederkehrende Meetings dem richtigen Teammitglied zuzuordnen

• Aktivieren Sie Meeting-Puffer um Fatigue durch aufeinanderfolgende Termine zu vermeiden

Pro Tipp: Kombinieren Sie Cal.com mit Slack- oder Notion-Integrationen, um Buchungslinks in Ihrem Arbeitsbereich einzufügen.

Wiederkehrende Meetings + Benutzerdefinierte Workflows

Um einen Schritt weiter zu gehen, verwenden Sie benutzerdefinierte Workflows um:

• Formulare oder Fragebögen vor den Meetings zu senden

• Nach den Meetings Dankeschön-Nachrichten auszulösen

• Teilnehmer zu Ihrem CRM oder Ihrer E-Mail-Liste hinzuzufügen

Dies ist perfekt für Berater, Coaches oder Verkaufsteams, die wiederholte Sitzungen mit neuen Kunden durchführen.

Möchten Sie interne Links zu CRM-Integrationsdokumenten oder Verkaufsszenarien?

Abschließende Gedanken

Wiederkehrende Meetings müssen keine repetitive Arbeit bedeuten. Mit Cal.com können Sie einmal einstellen und für immer optimieren. Ob Sie sich jeden Montag mit Ihrem Team synchronisieren oder jede Woche neue Kunden einarbeiten, unsere flexiblen Optionen geben Ihnen die benötigten Werkzeuge. Um tiefer in die Rundlauf-Planung einzutauchen, können Sie das Video hier:

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit. Lassen Sie Cal.com den Rest erledigen.