Cal.com für wiederkehrende Meetings verwenden: Tipps und Tricks

Warum wiederkehrende Besprechungen wichtig sind

Wiederkehrende Besprechungen sind der Herzschlag der meisten modernen Arbeitsabläufe. Egal, ob Sie wöchentliche Team-Syncs, monatliche Kundenüberprüfungen oder zweiwöchentliche Strategie-Sitzungen durchführen – diese Meetings schaffen Schwung und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Allerdings kann die manuelle Einrichtung jedes Mal oder die Koordination unterschiedlicher Zeitzonen schnell zu Frustration führen.

Hier kommt Cal.com ins Spiel. Unsere Plattform unterstützt nahtlose wiederkehrende Planungen und bietet Ihnen mehr Kontrolle, bessere Automatisierung und weniger Hin und Her.

Wie Cal.com mit wiederkehrenden Besprechungen umgeht

Cal.com bietet eine Hauptmöglichkeit zur Handhabung wiederkehrender Besprechungen:

1. Wiederkehrende Ereignistypen – Ein wiederkehrender Zeitfenster, der immer verfügbar ist (z. B. jeden Dienstag um 10 Uhr).

Hier erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Besprechungen einrichten – und einige Power-User-Tipps, um sie noch besser zu machen.

Richten Sie einen wiederkehrenden Ereignistyp ein

Wenn Sie möchten, dass derselbe Zeitfenster jede Woche oder jeden Monat verfügbar ist, verwenden Sie die Ereignistyp-Einstellungen in Cal.com, um ihn einzurichten:

Schritt für Schritt:

1. Navigieren Sie zu Ihrem Cal.com-Dashboard

2. Klicken Sie auf "Ereignistypen"

3. Wählen Sie einen bestehenden Ereignistyp aus oder erstellen Sie einen neuen

4. Wählen Sie unter "Verfügbarkeit" wiederkehrende Tage und Zeiten aus

5. Legen Sie Pufferzeiten und Limits fest, falls erforderlich

6. Speichern und veröffentlichen

Diese Einrichtung ist perfekt für wöchentliche Team-Syncs oder regelmäßige Coaching-Anrufe mit Kunden.

Profi-Tipp: Möchten Sie begrenzen, wie viele wiederkehrende Meetings jemand buchen kann? Verwenden Sie Buchungslimits um einzuschränken, wie oft das Ereignis pro Tag oder Woche gebucht werden kann.

Synchronisieren Sie mit Ihrem Kalender, um Konflikte zu vermeiden

Wiederkehrende Meetings kollidieren oft mit anderen Verpflichtungen. Deshalb synchronisiert sich Cal.com mit allen wichtigen Kalenderplattformen (Google Kalender, Outlook, Apple Kalender). Beim Einrichten der wiederkehrenden Verfügbarkeit blockiert Cal.com automatisch Zeiten, in denen Sie in verbundenen Kalendern beschäftigt sind.

Kalenderintegrationen umfassen:

• Google Kalender

• Microsoft Outlook

• Apple iCloud-Kalender

• CalDAV-kompatible Tools

Profi-Tipp: Verwenden Sie kalenderbezogene Verfügbarkeitsregeln, um bestimmte Kalender für wiederkehrende Ereignistypen zu priorisieren.

Passen Sie Erinnerungen für wiederkehrende Meetings an

Kein Erscheinen und verpasste Besprechungen? Nicht in Ihrer Verantwortung. Cal.com ermöglicht es Ihnen, automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen für jeden Ereignistyp zu konfigurieren – einschließlich wiederkehrender.

Vorschläge:

• Senden Sie eine Erinnerung 24 Stunden vorher und 1 Stunde vor dem Meeting

• Einen benutzerdefinierten Nachricht oder eine Meeting-Agenda hinzufügen

Sie können auch Cal.com Workflows verwenden, um Follow-Ups zu automatisieren oder mit Tools wie Slack oder Zapier für noch mehr Kontrolle zu integrieren.

Überlegungen für Teams und Remote-Arbeit

Wiederkehrende Meetings werden bei verteilten Teams komplexer. Cal.com macht die Zeitzonen-Handhabung automatisch. Wenn Ihr Team über Kontinente verteilt ist, sieht jeder die Ereigniszeiten in seiner eigenen lokalen Zeit.

Zusätzliche Tipps für Teams:

• Verwenden Sie Team-Ereignistypen um Rundlauf oder kollektive Verfügbarkeit zu ermöglichen

• Verwenden Sie Gastgeberauswahl um wiederkehrende Meetings dem richtigen Teammitglied zuzuweisen

• Aktivieren Sie Meeting-Puffer um Erschöpfung durch aufeinanderfolgende Meetings zu vermeiden

Profi-Tipp: Kombinieren Sie Cal.com mit Slack- oder Notion-Integrationen, um Buchungslinks in Ihrem Arbeitsbereich einzubetten.

Wiederkehrende Meetings + Benutzerdefinierte Workflows

Um einen Schritt weiter zu gehen, verwenden Sie benutzerdefinierte Workflows um:

• Fragebögen oder Formulare vor dem Meeting zu senden

• Danksagungen nach dem Meeting auszulösen

• Teilnehmer zu Ihrem CRM oder Ihrer E-Mail-Liste hinzuzufügen

Das ist perfekt für Berater, Coaches oder Vertriebsteams, die regelmäßig Sitzungen mit neuen Kunden durchführen.

Möchten Sie interne Links zu CRM-Integrationsdokumenten oder Vertriebsanwendungsfällen?

Abschließende Gedanken

Wiederkehrende Meetings müssen keine sich wiederholende Arbeit bedeuten. Mit Cal.com können Sie einmal einrichten und für immer optimieren. Egal, ob Sie jeden Montag mit Ihrem Team synchronisieren oder jede Woche neue Kunden einbinden, unsere flexiblen Optionen bieten Ihnen die Werkzeuge, die Sie benötigen. Um tiefer in das Round Robin Scheduling einzutauchen, können Sie das Video hier ansehen:

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit. Lassen Sie Cal.com den Rest erledigen.