Was sind verwaltete Ereignisse und wie funktionieren sie?

Verwaltete Ereignisse ermöglichen es Teamadministratoren, Ereignistypen zu erstellen, die Mitgliedern zugewiesen werden können. Im Gegensatz zu persönlichen Ereignissen, die vollständig von der Person kontrolliert werden, ermöglichen verwaltete Ereignisse dem Administrator, bestimmte Felder zu sperren, während andere von den zugewiesenen Mitgliedern bearbeitet werden können. Dies stellt sicher, dass kritische Details wie Buchungsfragen, Dauer und Erinnerungen im gesamten Team einheitlich bleiben, während nicht-kritische Felder personalisiert werden können.

Gemeinsame Herausforderungen, die verwaltete Ereignisse lösen, sind:

• Sicherstellung der Einheitlichkeit von Ereignistypen über mehrere Teammitglieder hinweg.

• Reduzierung von Planungsfehlern durch inkonsistente Konfigurationen.

• Vereinfachung des Onboardings neuer Teammitglieder durch vorkonfigurierte Ereignistypen.

Durch die Verwendung von verwalteten Ereignissen können Teams ein professionelles Image bewahren und die Planungseffizienz verbessern.

Die Sperrfunktion in verwalteten Ereignissen

Ein Kernmerkmal von verwalteten Ereignissen ist die Sperrfunktion, die durch ein Schlosssymbol neben Feldern im Ereignistyp dargestellt wird. Standardmäßig ist jedes Feld, das normalerweise in einem Standard-Ereignistyp geändert werden kann, automatisch für Teammitglieder gesperrt. Dies stellt sicher, dass kritische Details wie Buchungsfragen, Dauer oder Planungsregeln im gesamten Team für alle Nutzer des verwalteten Ereignisses einheitlich bleiben. Teammitglieder können diese gesperrten Felder nicht selbst bearbeiten, was die Standardisierung bewahrt und Fehler reduziert.

Als Administrator oder Ersteller des verwalteten Ereignisses können Sie bestimmte Felder entsperren. Dies ermöglicht es individuellen Teammitgliedern, bestimmte Aspekte des Ereignistyps zu personalisieren. Beispielsweise ist es üblich, Titel und Beschreibung zu entsperren, damit jedes Mitglied das Ereignis an seinen Stil oder sein Publikum anpassen kann. Währenddessen bleiben essenzielle Felder wie Buchungsfragen, Erinnerungen oder Verfügbarkeitsregeln in der Regel gesperrt, um die Einheitlichkeit im Team zu gewährleisten.

Die Sperrfunktion ist eines der Hauptunterscheidungsmerkmale von verwalteten Ereignissen, das Administratoren die volle Kontrolle gibt, während sie dennoch dort Flexibilität zulässt, wo es am wichtigsten ist. Sie stellt sicher, dass alle Teammitglieder ein professionelles und einheitliches Erlebnis bieten, ohne ihre Fähigkeit zur Personalisierung nicht-kritischer Teile ihrer Ereignistypen einzuschränken.

Wie man verwaltete Ereignisse in Cal.com einrichtet

Folgen Sie diesen Schritten, um verwaltete Ereignisse zu erstellen und zu konfigurieren:

1. Bei Cal.com einloggen
   Erstellen Sie zunächst ein Cal.com-Konto oder loggen Sie sich in Ihr bestehendes Konto ein.

2. Erstellen Sie einen neuen Ereignistyp
   Klicken Sie auf dem Ereignistypen-Dashboard auf '+ Neu', um einen neuen Ereignistyp zu erstellen.

3. Wählen Sie ein Team und einen Ereignistyp
   Wählen Sie im Dropdown-Menü eines Ihrer (Sub-)Teams aus und wählen Sie 'Verwaltetes Ereignis' als Ereignistyp. Füllen Sie die Basisdetails Ihres Ereignisses aus.

4. Richten Sie verwaltete Teammitglieder ein
   Wählen Sie die Teammitglieder aus, die Teil des verwalteten Ereignisses sein sollen. Sie können jedes Mitglied einzeln auswählen oder alle in einem bestimmten (Sub-)Team hinzufügen, einschließlich zukünftiger Mitglieder.

5. Klicken Sie auf Verfügbarkeit und wählen Sie den gewünschten Verfügbarkeitsplan für alle
   Es wird der 'Standard'-Verfügbarkeitsplan als Standard verwendet. Sie können auch die Verfügbarkeit freigeben, sodass Teammitglieder ihren eigenen Verfügbarkeitsplan wählen können.

Verwaltete Ereignisse vs. persönliche Ereignisse

Persönliche Ereignisse und verwaltete Ereignisse sind in ihrer Struktur ziemlich ähnlich, aber der entscheidende Unterschied liegt in der Kontrolle. Verwaltete Ereignisse werden von Administratoren verwaltet, was bedeutet, dass bestimmte Felder gesperrt werden können, um Konsistenz im gesamten Team zu gewährleisten. Persönliche Ereignisse hingegen können von einzelnen Nutzern vollständig bearbeitet werden. Verwaltete Ereignisse sind ideal, wenn Sie einen wiederkehrenden Ereignistyp über Ihr Team standardisieren möchten, während persönliche Ereignisse den Teammitgliedern völlige Freiheit geben, ihre Buchungen zu personalisieren. Im Wesentlichen ermöglichen verwaltete Ereignisse, einen persönlichen Ereignistyp für Ihr Team zu verwalten, indem sie sowohl Kontrolle als auch Effizienz bieten.

Hauptvorteile der Verwendung von verwalteten Ereignissen für die Planung

Die Verwendung von verwalteten Ereignissen bietet mehrere Vorteile für Teams und Organisationen:

• Konsistenz über Teammitglieder hinweg: Gesperrte Felder stellen sicher, dass jedes Ereignis dieselbe Struktur, Fragen und dasselbe Erscheinungsbild beibehält.

• Reduzierte Fehler und Missverständnisse: Vordefinierte Einstellungen verringern die Wahrscheinlichkeit falscher Konfigurationen.

• Verbessertes Onboarding: Neue Teammitglieder können schnell vorkonfigurierte Ereignistypen nutzen, ohne komplexe Einstellungen erlernen zu müssen.

• Flexibilität dort, wo sie erforderlich ist: Freigegebene Felder ermöglichen die Personalisierung von nicht-kritischen Elementen wie Titeln oder Beschreibungen.

• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Team wächst, erleichtern verwaltete Ereignisse das Ausrollen standardisierter Ereignistypen an neue Mitglieder.

Echte Anwendungsfälle für verwaltete Ereignisse

1. Vertrieb und Kundenbetreuung

Verwaltete Ereignisse ermöglichen es Verkaufsteams, konsistente Demo-Sitzungen oder Kundenkonsultationen Mitgliedern zuzuweisen. Durch das Sperren kritischer Felder können Manager sicherstellen, dass Fragen, Dauer und Ressourcen in allen Meetings einheitlich sind, während einzelne Mitglieder kleinere Details personalisieren können.

2. Rekrutierung und Einstellung

Personaler und Einstellungsmanager können standardisierte Interviewvorlagen an ihr Team zuweisen. Gesperrte Felder stellen sicher, dass wichtige Interviewfragen und Prozesse konsistent bleiben, Abweichungen verringern und die Kandidatenerfahrung verbessern.

3. Professionelle Dienstleistungen und Beratung

Berater und Agenturen koordinieren oft mehrere Spezialisten für Kundenanrufe. Verwaltete Ereignisse stellen sicher, dass alle Meetings denselben Ablauf folgen, während Berater kleinere Details wie Einführungen oder Sitzungsbeschreibungen personalisieren können.

4. Bildung und Gesundheitswesen

Lehrer, Professoren oder medizinische Fachkräfte können standardisierte Termine Mitgliedern zuweisen. Kritische Felder wie Buchungsformulare und Anweisungen bleiben einheitlich, während persönliche Notizen oder Kommunikationsstile individuell angepasst werden können.

Fazit zur Stärke von verwalteten Ereignissen in der Planung

Verwaltete Ereignisse sind eine leistungsstarke Lösung für Teams, die die Planung optimieren und gleichzeitig Kontrolle und Konsistenz bewahren möchten. Durch die Bereitstellung von admin-gemanagten Vorlagen, der Sperrfunktion und flexiblen Zuweisungsoptionen hilft Cal.com Teams dabei, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und ein professionelles Erlebnis für Kunden, Studenten oder Kollegen zu bieten.

Bereit, den Planungsprozess Ihres Teams zu optimieren? Entdecken Sie Cal.com noch heute und beginnen Sie damit, verwaltete Ereignisse zu nutzen, um Ihren Workflow zu optimieren.