Was sind die 6 Tools für Meeting-Management im Jahr 2026

Diese Probleme wirken sich auf die Produktivität eines Teams aus, und ganz nebenbei verlängern sie im Durchschnitt auch Meetings. Meeting-Management-Tools sind genau dafür gemacht, diese Probleme anzugehen. Diese Tools organisieren den gesamten Meeting-Workflow von der Terminplanung und Agenda-Erstellung bis hin zu Notizen und dem Nachverfolgen von Entscheidungen. Tatsächlich verfolgen die besten Tools für Meeting-Management sogar die in Meetings geplanten Aufgaben und kümmern sich um das Follow-up.

Die Vorteile eines Tools für Meeting-Management im Jahr 2026 liegen auf der Hand. Es hilft dabei, unproduktive Gespräche in strukturierte Diskussionen mit klaren Ergebnissen zu verwandeln. Damit du mit Meeting-Management-Software loslegen kannst, haben wir die 6 besten Tools für Meeting-Management im Jahr 2026 getestet und bewertet.

Was sind Tools für Meeting-Management?

Das Hauptziel von Tools für Meeting-Management ist es, Teams und Organisationen dabei zu helfen, Meetings zu planen, zu organisieren, durchzuführen und nachzufassen. Diese Softwareplattformen sind darauf ausgelegt, Terminplanung, Notizen, Agenden und die Erstellung von Aufgaben über verschiedene Apps hinweg zu handhaben. Die plattformübergreifende Funktionalität wird durch die Integrationen ermöglicht, die moderne Tools für Meeting-Management im Jahr 2026 erlauben. Diese Funktion ermöglicht dir, einen strukturierten Workflow zu schaffen, in dem jedes Tool und jede Funktion synchron zusammenarbeitet.

Vorteile von Meeting-Management-Software

Wenn du neu bei Tools für Meeting-Management bist, kann es dir helfen:

• Die Terminplanung automatisch über den öffentlich verfügbaren Kalender jedes Teilnehmers zu verwalten

• Dir zu ermöglichen, eine Meeting-Agenda zu erstellen, damit alle vor dem Meeting auf dem gleichen Stand sind

• Allen Teilnehmern zu ermöglichen, während des Meetings gemeinsam Notizen zu machen

• Funktionen bereitzustellen, mit denen Aufgaben zugewiesen und Action Items nach Meetings nachverfolgt werden können

• Einen Echtzeit-Sync über mehrere Apps hinweg für einen reibungslosen Workflow in einer einzigen Oberfläche zu ermöglichen

Wichtige Funktionen, auf die du bei Tools für Meeting-Management achten solltest

Die Funktionen einer Meeting-Management-Software bestimmen, wie nützlich sie für deinen Workflow ist. Nicht alle Tools für Meeting-Management haben dieselbe Funktionsvielfalt. Entscheidend ist, nach Tools zu suchen, die den gesamten Meeting-Lebenszyklus von der Terminplanung bis zur Aufgabenvergabe unterstützen können. Hier sind die Funktionen, mit denen die besten Tools für Meeting-Management reibungslos funktionieren.

• Meeting-Terminplanung und Integration mit dem Online-Kalender: Eine einfache Integration mit Online-Kalender-Apps wie Google Calendar oder Outlook ist eine der besten Funktionen für einfache Bedienbarkeit, die du bei einem Tool für Meeting-Management haben kannst.

• Agenda-Planung und Meeting-Vorlagen: Eine klare und strukturierte Meeting-Agenda hilft, Diskussionen zu straffen und Meetings kurz zu halten. Die besten Tools für Meeting-Management im Jahr 2026 ermöglichen es Nutzer:innen, übersichtliche Agenden zu erstellen und vor dem Meeting alle auf denselben Stand zu bringen.

• Notizen in Echtzeit und Zusammenarbeit: Du brauchst eine Inline-Funktion, um wichtige Punkte und Entscheidungen während deines Meetings festzuhalten, die gemeinsam nutzbar und für alle Meeting-Teilnehmenden verfügbar ist. So stellst du sicher, dass alle bei den wichtigsten Punkten auf dem gleichen Stand sind und Informationslücken vermieden werden.

• Nachverfolgung von Aufgaben und Follow-ups: Das ist die nächste Stufe der Notizen in Echtzeit in Meetings. Damit können Teams Aufgaben direkt aus den Meeting-Notizen zuweisen, sowohl während als auch nach dem Meeting. Das ist eine der wichtigsten Funktionen, auf die du bei den besten Tools für Meeting-Management im Jahr 2026 achten solltest.

• Integrationen mit Slack, Zoom und CRM-Tools: Dein Tool für Meeting-Management muss Middleware sein, die sich nahtlos in den bestehenden Workflow deines Teams integriert und ihn nutzt. Mit diesen Integrationen passt sich dein Tool für Meeting-Management in einen größeren Workflow ein, statt Meetings als separaten Prozess zu behandeln.

Die 6 besten Tools für Meeting-Management im Jahr 2026

1. Cal.com

Cal.com ist eine moderne und leistungsstarke Terminplanungssoftware, die auf Anpassbarkeit, Flexibilität und volle Datenkontrolle ausgelegt ist. Die Plattform vereinfacht das Meeting-Management und ermöglicht es Teams, die Terminplanung zu automatisieren. 

Von Funktionen für das Auslastungsmanagement wie Round-Robin-Terminplanung und dem Zugriff auf die Verfügbarkeit der Meeting-Teilnehmenden über Kalender bis hin zu starker Automatisierung reduziert Cal.com den Bedarf an ständiger Überwachung. Cal.com eignet sich am besten für Teams, die mehr als nur eine einfache Terminplanung wollen. 

Es bietet ein anpassbares Erlebnis für Meeting-Management, das sich nahtlos in jeden Workflow einfügt und dank seiner klaren UI auch noch gut aussieht.

Wichtige Funktionen

• Anpassbare Buchungslinks: Mit anpassbaren Buchungslinks können Teams ihre Buchungsoberflächen genau so gestalten, wie sie es möchten. Dazu gehört das Hinzufügen von Branding und anderen wichtigen Informationen, sogar einer Zahlungsoption, bevor eine Buchung abgeschlossen wird.

• Tiefe Integrationen: Cal.com ermöglicht eine Integration auf nativer Ebene mit CRM- und Vertriebssoftware wie HubSpot und Salesforce. Außerdem lässt es sich mit APIs, Middleware und Webhooks für die Synchronisierung in Echtzeit nahtlos in jeden bestehenden Workflow integrieren.

• Intelligente Routing-Logik: Um globale Teams und Kund:innen zu verwalten, bietet Cal.com mehrsprachige Unterstützung sowie Zeitzonenerkennung, um Leads und Meetings an verfügbare Teammitglieder weiterzuleiten.

• Automatisierte Terminplanung: Funktionen zur Automatisierung der Terminplanung wie automatisches Buchen von Meetings, Lead-Routing, Auslastungsmanagement und Follow-ups nach Meetings werden von Cal.com angeboten. Deshalb ist Cal.com im Jahr 2026 das Tool für Meeting-Management Nummer eins.

Vorteile

• Hochflexible und anpassbare Terminplanungsplattform

• API-first-Infrastruktur ermöglicht nahtlose Integrationen mit wichtigen CRM- und Vertriebstools wie HubSpot und Salesforce

• Klare, moderne und schöne Oberfläche, die einfach zu bedienen ist und direkt einsatzbereit funktioniert

• Intelligente Routing-Logik mit Zeitzonenerkennung und mehrsprachiger Unterstützung

• Leichte Terminplanungsplattform, die keine schwere RevOps-Infrastruktur erfordert

Nachteile

• Für die optimale Einrichtung der Software kann etwas technisches Know-how nötig sein

Preise

Cal.com bietet einen starken kostenlosen Plan, der als einer der besten in der Branche gilt. Um zu zeigen, wie funktionsreich der kostenlose Plan von Cal.com ist, hier, was Yasir S dazu sagte: “Der kostenlose Plan sticht heraus, weil er unbegrenzte Ereignistypen und Kalender bietet und die typische Paywall für Funktionsmodi aufbricht.” Bezahlte Pläne starten bei 12 $ pro Monat und Nutzer:in, jährlich abgerechnet.

Am besten für:

• Startups, Tech-Teams und Unternehmen, die ein anpassbares und zuverlässiges Terminplanungssystem wollen

2. Fellow

Wenn du der Meinung bist, dass Terminplanung und Verwaltung die größte Stärke von Cal.com sind, dann ist die größte Stärke von Fellow seine KI-gestützte Notizerfassung in Echtzeit während Meetings. Dieses Tool eignet sich am besten für Menschen, die wiederkehrende Meetings veranstalten müssen. Die Software konzentriert sich auf geteilte Agenden und Verantwortlichkeit bei Entscheidungen.

Wichtige Funktionen

• Bearbeitbare Meeting-Agenden, die Teams vor Meetings erstellen können

• KI-gestützte Notizen während Meetings, einschließlich Transkription und Zusammenfassungen

• Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben

• Integrationen mit einigen Projektmanagement-Plattformen

Vorteile

• Auf Ergebnisse ausgerichtetes Meeting-Management

• Gutes Tool für Meeting-Management bei wiederkehrenden Meetings

• KI-Funktionen helfen, manuelle Arbeit zu reduzieren

Nachteile

• KI-Funktionen sind im kostenlosen Plan begrenzt

• Für kleinere Unternehmen und Teams gibt es zu viele Optionen

• Die Preise steigen deutlich, wenn Teams wachsen

Preise

Fellow bietet einen kostenlosen Plan mit grundlegenden Funktionen. Die bezahlten Pläne starten bei 7 $ pro Monat und Nutzer:in.

Am besten für:

• Manager:innen, die regelmäßige Meetings durchführen

3. Avoma

Ähnlich wie Fellow ist auch Avoma ein KI-gestütztes Tool. Es funktioniert in erster Linie als Meeting-Assistent, der Meetings aufzeichnet, transkribiert, zusammenfasst und analysiert. Es ist leistungsstärker als Fellow, weil es die Erstellung von Aufgaben automatisiert und über einfaches Notieren hinausgeht. Dieses Tool für Meeting-Management wird häufig von kundenorientierten Teams genutzt, die stark auf Meeting-Daten angewiesen sind.

Wichtige Funktionen

• Automatische Aufzeichnung und Transkription von Meetings in mehreren Sprachen

• KI-generierte Notizen und Zusammenfassungen zur Reduzierung manueller Arbeit

• CRM-Integration für automatisierte Datenaktualisierungen

• Bietet Funktionen für Call-Scoring und Coaching

Vorteile

• Spart Zeit durch automatisierte Notizerfassung

• KI-gestützte Zusammenfassungen und Transkriptionen helfen Teams, auf dem neuesten Stand zu bleiben

• Bietet hilfreiche Erkenntnisse für Vertriebs- und kundenorientierte Teams

Nachteile

• Top-Features wie CRM-Integration und Coaching-Support sind nur in höherpreisigen Tarifen verfügbar

• Teuer im Vergleich zu anderen Wettbewerbern

• Bietet keine Flexibilität bei Anwendungsfällen über kundennahe Teams hinaus

• Eingeschränkter kostenloser Tarif

Preise

Avoma hat einen sehr einfachen kostenlosen Tarif mit mehreren Einschränkungen bei Aufzeichnungen und KI-Notizen. Bezahlte Tarife starten bei 19 $ pro Monat/Benutzer bei jährlicher Abrechnung.

Am besten für:

• Customer-Success-Teams mit erweiterbarem Budget

4. Beenote

Beenote ist ein auf Governance ausgerichtetes Tool für das Meeting-Management, das speziell für die Verwaltung von Meetings mit hoher Tragweite wie Vorstandssitzungen und Meetings auf Führungsebene entwickelt wurde. Stell dir Beenote als das Tool vor, das sich auf formale Prozesse und Verantwortlichkeit konzentriert. Auch wenn die Möglichkeit, Protokolle, Tagesordnungen und Entscheidungen zu verfolgen, leistungsstark ist, ist die Software veraltet und es fehlen viele moderne Funktionen, die bei modernen Tools für das Meeting-Management Standard sind.

Wichtige Funktionen

• Notizen in Echtzeit mit automatisierter Erstellung von Sitzungsprotokollen

• Nachverfolgung von Entscheidungen und Beschlüssen für Governance-Workflows

• Globale und themenbasierte Timer, damit Meetings im Plan bleiben

• Integrationen mit Google Workspace und Microsoft 365

Vorteile

• Gut für das Management von Vorstandssitzungen

• Themenbasierte Timer helfen dabei, Meetings im Plan zu halten

• Die automatische Erstellung von Protokollen hilft Teams, manuelle Arbeit zu sparen

Nachteile

• Die Benutzeroberfläche ist veraltet und komplex

• Die Einrichtung erfordert viel Zeit und Erfahrung

• Für kleine Teams und Unternehmen überdimensioniert

• Tools speziell für den Vorstand sind hinter höherstufigen Tarifen gesperrt

Preise

Beenote hat keinen kostenlosen Tarif. Die bezahlten Tarife beginnen bei 552 $ pro Jahr für bis zu 10 Teammitglieder.

Am besten für:

• Nur für das Management von Vorstandssitzungen

5. Lucid Meetings

Stell dir Lucid Meetings als Fellow ohne die KI-Funktionen vor. Es bietet einen ähnlichen Funktionsumfang, der ein strukturiertes, ergebnisorientiertes Meeting-Management ermöglicht. Außerdem bietet es Funktionen für Verantwortlichkeit und die Nachverfolgung von Aufgaben. Lucid Meetings eignet sich gut für Teams, die bei allen Meetings auf Konsistenz und Verantwortlichkeit setzen wollen.

Wichtige Funktionen

• Strukturierte Meeting-Workflows mit vordefinierten Rollen

• Vorlagen für wiederkehrende Meeting-Formate

• Nachverfolgung von Aufgaben mit klarer Zuständigkeit

• Zeiterfassung und Agenda-Timer, damit Diskussionen im Plan bleiben

Vorteile

• Hilft Teams, disziplinierte Meetings zu organisieren

• Unterstützt die Dokumentation von Meetings

• Ermöglicht das Verwalten und Erstellen wiederholbarer Meeting-Prozesse

Nachteile

• Zu starre Funktionen für Teams, die informelle Meetings bevorzugen

• Die Software hat eine deutliche Lernkurve

• Veraltete Benutzeroberfläche, die nicht für 2026 optimiert ist

• Es fehlen moderne Funktionen

Preise

Preisinformationen für Lucid Meetings sind online nicht verfügbar. Nutzer müssen sich für ein individuelles Angebot an das Vertriebsteam wenden.

Am besten für:

• Organisationen, die lernen wollen, wie man hoch strukturierte Meetings organisiert

6. Calendly

Calendly ist kaum als Tool für das Meeting-Management zu bezeichnen, wobei „kaum“ hier das Schlüsselwort ist. Es ermöglicht eine grundlegende Terminplanung mit einem Buchungslink für jeden Teilnehmer. Danach ist es Aufgabe des Meeting-Organisators, für jeden Teilnehmer verfügbare Zeitfenster zu finden und ein Meeting einzurichten. Der einzige Grund, warum du vielleicht schon von Calendly gehört hast, ist, dass es sich als kostenloses Tool positioniert. Wenn du es jedoch für dein Team nutzt, wirst du sehr schnell an die Grenze des kostenlosen Tarifs stoßen und zum Upgrade gezwungen sein.

Wichtige Funktionen

• Teilbare Buchungslinks

• Automatische Kalender-Synchronisierung, wenn ein Meeting gebucht wird

• Automatische Erinnerungen vor Meetings

Vorteile

• Hat einen kostenlosen Tarif

• Ermöglicht einfache Meeting-Buchung mit Scheduling-Links

• Integriert sich mit beliebten Kalender-Apps

Nachteile

• Begrenzte Funktionen für das Meeting-Management

• Die Anpassungsoptionen sind begrenzt und einschränkend

• Erweiterte Funktionen sind hinter Bezahlschranken und im kostenlosen Tarif nicht verfügbar

• Leichtgewichtig und nicht für wichtige teambasierte Workflows geeignet

• Teuer, da die Kosten beim Skalieren von Teams stark steigen

Preise

Calendly bietet einen einfachen kostenlosen Tarif. Bezahlte Tarife starten bei 10 $ pro Benutzer/Monat. Einige erweiterte Funktionen sind hinter höherpreisigen Tarifen gesperrt.

Am besten für:

• Einzelpersonen, die Meeting-Management brauchen, nicht für Teams geeignet

So wählst du 2026 das beste Tool für das Meeting-Management aus

Wir haben die sechs besten Tools für das Meeting-Management im Jahr 2026 aufgelistet, aber woher weißt du, welches du für dein Unternehmen auswählen sollst? 2026 ist Entscheidungslähmung ein größeres Problem als zu wenig Auswahl, wenn du ein SaaS-Produkt auswählst. Deshalb hier ein Ausgangspunkt, den du nutzen kannst, um das beste Tool für das Meeting-Management für dein Unternehmen/dein Team im Jahr 2026 auszuwählen.

• Teamgröße: Wenn du ein kleines Team hast oder allein arbeitest, kannst du mit Cal.com starten. Es ist sehr flexibel und skalierbar, mit einem großartigen kostenlosen Tarif und bezahlbaren Tarifen. Für größere Teams und Lösungen auf Enterprise-Niveau wähle Beenote oder Cal.com, wenn du alle modernen Funktionen für das Meeting-Management willst.

• Integrationsmöglichkeiten: Wenn du eine Software für das Meeting-Management willst, die sich nahtlos in deinen bestehenden Workflow integriert, wähle Cal.com. Dank seiner API-first-Infrastruktur bietet es die nahtlosesten Integrationen unter allen hier aufgeführten Tools.

• Komplexität der Meetings: Für lokale Teams kannst du Tools wie Fellow oder Avoma ausprobieren. Wenn du jedoch ein globales Team mit Mitgliedern in verschiedenen Zeitzonen leitest, wähle Cal.com, da es Zeitzonenerkennung und intelligente Routing-Logik unterstützt, um sicherzustellen, dass für jedes Meeting die richtigen Teilnehmer geplant werden.

• KI-Funktionen: Wenn dir KI-Funktionen wichtig sind, fang mit Avoma oder Fellow an, da sie spezielle KI-gestützte Funktionen bieten. Wenn du jedoch mit Automatisierung zufrieden bist, wähle Cal.com für eine vollständig anpassbare und automationsfreundliche Oberfläche.

• Preise und Skalierbarkeit: Wenn du ein knappes Budget hast und schnell starten willst, wähle Calendly. Wenn dir Skalierbarkeit wichtig ist und du eine robuste Oberfläche für das Meeting-Management möchtest, wähle Cal.com. Wenn du ausschließlich Anforderungen an das Meeting-Management auf Vorstandsebene hast, wähle Tools wie Beenote.

Cal.com deckt die Scheduling- und Routing-Ebene ab. Capture ist normalerweise ein zweites Tool, das parallel dazu läuft, und diese Wahl hängt von Details ab, die diese Liste nicht abdeckt. Tools zur Mitschrift unterscheiden sich darin, ob ein Bot deinem Anruf beitritt, welche Einwilligung du brauchst und ob das Audio nach der Transkription aufbewahrt wird. Dieser getestete Vergleich von KI-Notizern und Meeting-Assistenten ordnet 10 Tools anhand dieser Punkte ein.

Fazit

Meetings im Jahr 2026 sind nicht mehr nur Gespräche. Unoptimierte Meetings können deinem Team wertvolle Zeit kosten und das Risiko bergen, dass Entscheidungen ohne Nachverfolgung im Sande verlaufen. Tools für Meeting-Management helfen dabei, den Zeitaufwand für manuelle Notizen und die Nachverfolgung von Aufgaben zu reduzieren. Cal.com gilt 2026 dank seiner zuverlässigen Terminplanungs-Engine als die beste Meeting-Management-Software. Es bietet entscheidende Funktionen wie die Nachverfolgung von Aufgaben, fortgeschrittene Automatisierung, mehrsprachige Unterstützung und Unterstützung für mehrere Zeitzonen. Wenn du deinen Fokus 2026 auf ergebnisorientierte Meetings verlagern willst, warte also nicht; entscheide dich noch heute für Cal.com.

FAQs

1. Was ist ein Meeting-Management-Tool?

Ein Meeting-Management-Tool ist Software, die Teams dabei hilft, Meetings zu planen, zu verwalten, aufzuzeichnen und zu transkribieren. Außerdem bietet es Funktionen wie Notizen in Echtzeit und Nachverfolgung von Aufgaben.

1. Was ist das beste Meeting-Management-Tool im Jahr 2026?

Das beste Meeting-Management-Tool im Jahr 2026 ist Cal.com – dank seines robusten Funktionsumfangs, der zuverlässigen Buchungs-Engine, der Anpassungsoptionen und fortgeschrittener Automatisierungsfunktionen.

1. Sind Meeting-Management-Tools dasselbe wie Terminplanungstools?

Nein, Terminplanungstools konzentrieren sich hauptsächlich nur auf die Buchung von Meetings. Meeting-Management-Tools helfen zwar bei der Buchung von Meetings, bieten danach aber auch Funktionen wie die Entwicklung von Meeting-Agenden, das Anfertigen von Notizen und Follow-ups.

1. Integrieren sich Meeting-Management-Tools mit Google Calendar?

Ja, die meisten Meeting-Management-Tools integrieren sich mit Kalender-Apps wie Google Calendar und Outlook.

1. Lohnen sich Meeting-Management-Tools?

Ja, Meeting-Management-Tools lohnen sich. Sie helfen dabei, Meetings zu strukturieren, und bieten außerdem wichtige Funktionen, die für Dokumentation und organisatorische Governance entscheidend sind.