5 Möglichkeiten, wie Cal.com Workflows Zeit sparen und Stress reduzieren | Cal.com

Die gesamte Idee hinter Cal.com besteht darin, den Stress bei der Planung abzubauen. Um dies möglich zu machen, haben wir eine robuste und flexible Plattform entwickelt, die unsere Nutzer leicht an ihre sich entwickelnden Bedürfnisse anpassen können. Cal.com ist mehr als nur ein Anbieter von Buchungslinks; unser Produkt bietet die Infrastruktur, um die Planung für alle einfacher zu gestalten. Unser gehostetes Produkt verfügt über einen integrierten App-Store , der Drittanbieter-Integrationen vereinfacht, ein integriertes Analyse-Dashboard für Team- und Unternehmensnutzer bietet, die direkte datengestützte Einblicke aus ihren Buchungen gewinnen möchten, und unterstützt mehrere Verfügbarkeitspläne mit separaten Zeitzonen. Wir bieten eine breite Palette von Einbettungsoptionen sowie andere Werkzeuge wie Routing-Formulare an, die helfen können, potenzielle Bucher zur richtigen Terminart zu leiten.

Darüber hinaus können Nutzer die Funktionalität unserer Workflows nutzen, um Automatisierungen in der App einzurichten. Das ist großartig, wenn Sie Zeit sparen und die Effizienz verbessern möchten, indem Sie routinemäßige administrative Aufgaben streamlinen.

Was ist ein Workflow?

Cal.com's Workflow-Funktion ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Automatisierungen in der App zu verwalten. Sie ermöglicht es Ihnen, Trigger einzurichten, diese mit Aktionen zu verknüpfen und sie dann mit einem oder mehreren Ereignissen zu verbinden. Diese Workflows können Aufgaben wie das Verwalten von Erinnerungen, Papierkram und Planungen vereinfachen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Workflows einrichten, lesen Sie bitte diesen Blogbeitrag. Wenn Sie jedoch lernen möchten, wie Sie die Cal.com Workflows anwenden können, um Ihre Effizienz und Wirkung zu optimieren, lesen Sie weiter.

Cal.com: Automatisieren Sie Ihre Zeit mit Workflows

Automatisches Versenden von NDAs, Veröffentlichungen und Verzichtserklärungen:

Es gibt viele verschiedene Arten von Unternehmen und Organisationen sowie Einzelpersonen, die Cal.com nutzen. Dazu gehören Fachleute aus den Bereichen Recht, Therapie, Start-ups und Marketing. Eine Gemeinsamkeit all dieser Branchen ist, dass Verträge einen wesentlichen Aspekt ihrer Arbeit darstellen. Eine Möglichkeit, wie Cal.com Nutzer einige der routinemäßigen Aufgaben, die sie erledigen müssen, reduzieren können, besteht darin, unsere Workflow-Funktionen zu verwenden, um den Papierkram im Zusammenhang mit Vereinbarungen zu verwalten. Dies kann schnell erfolgen, indem Sie sich in Ihr Cal.com Konto einloggen, Workflows auswählen und einen neuen Workflow erstellen. Sie können ihn "NDA automatisieren" oder "Verzicht automatisch senden" nennen. Es ist am besten, die E-Mail-Aktionsart zu verwenden, wenn Sie Workflows im Zusammenhang mit Papierkram erstellen. Der Vorteil dieser Aktion besteht darin, dass Sie die Standardnachrichtenvorlage von Cal.com verwenden oder sogar Ihre eigene erstellen können. Nachdem Sie dies getan haben, können Sie einen Link innerhalb der Nachricht einfügen, der die empfangende Partei zu einem Portal führt, in dem sie Formulare herunterladen kann, die sie dann ausfüllen und an Sie zurücksenden kann.

Kunden-Onboarding:

Eine weitere wirkungsvolle Möglichkeit, die Workflow-Funktionalitäten zu nutzen, besteht darin, Fragebogen oder Formulare für das Kunden-Onboarding zu versenden. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie ein Caterer, Fotograf, Innenarchitekt oder Nachhilfelehrer sind. Sie können Ihren Fragebogen mit Ihren Lieblings-Apps erstellen, zum Beispiel mit Produkten wie Google Forms, JotForm oder Typeform. Dieser Fragebogen kann dann in der automatisierten E-Mail als Link eingefügt werden. Dies ist eine einfache Möglichkeit, den Vorbereitungsprozess für das Treffen zu vereinfachen und sicherzustellen, dass die tatsächliche persönliche Veranstaltung reibungslos verläuft. Dies dauert nur wenige Minuten einzurichten, und sobald es erledigt ist, haben Sie eine Aufgabe weniger zu verwalten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Fragebögen mit Cal.com verwenden können, lesen Sie bitte diesen Blogbeitrag.

Absagen-Umfragen:

Eine weitere hilfreiche Möglichkeit, Workflows zu nutzen, besteht darin, nach Veranstaltungabsagen Informationen zu sammeln. Sie können eine Umfrage mit ein paar einfachen Fragen erstellen, um zu verstehen, warum der Bucher die Veranstaltung abgesagt hat. Diese Nachricht kann als benutzerdefinierte Vorlage innerhalb der Workflows gestaltet werden, und Sie können Variablen einfügen, damit die versandte E-Mail automatisch auf die Person zugeschnitten ist, die sie erhält. Wenn Sie sich die innerhalb der Workflows verfügbaren Variablen ansehen, werden Sie feststellen, dass diese Optionen wie den Namen der Veranstaltung, Datum/Uhrzeit/Ort, E-Mail der Teilnehmer und mehr umfassen. Dies hilft sicherzustellen, dass die Nachricht einen persönlichen Eindruck hat und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger reagiert und wertvolle Daten bereitstellt.

Erinnerungen an Termine:

Die Nutzung der Workflow-Funktionen ist ein hervorragender Weg, um Erinnerungen an Termine einzurichten. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie mehrere Aktionen innerhalb eines Workflows haben können. Das bedeutet, dass Sie bei der Einrichtung eines Workflows nur für Erinnerungen sicherstellen können, dass der Bucher eine Erinnerungs-E-Mail und eine SMS erhält und dass auch Sie als Gastgeber eine E-Mail oder eine Textnachricht erhalten. Das Einrichten von Erinnerungen an Termine hilft, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass versehentlich Überschneidungen in no-shows umschlagen.

Feedback zu Meetings:

Sie werden feststellen, dass Sie bei der Erstellung eines Workflows aus fünf verschiedenen Triggern wählen können. Sie können einen Trigger haben, wenn ein Ereignis beginnt, abgesagt wird, gebucht wird, endet oder neu geplant wird. Der Trigger beim Ereignisende ist besonders nützlich, da Sie sicherstellen können, dass jeder Teilnehmer nach einer bestimmten Zeit automatisch eine angepasste Nachricht erhält. Diese Nachricht kann verwendet werden, um eine Vielzahl von Zielen zu erreichen. Sie könnten einen Umfragelink in diese Nachricht einfügen, um Daten darüber zu sammeln, wie die Teilnehmer ihre Erfahrung bewerten würden. Dies könnte auch verwendet werden, um die Teilnehmer zu fragen, ob es etwas gibt, das sie während des Meetings ansprechen oder behandeln wollten, an das sie sich möglicherweise erinnern müssen. Falls dies der Fall ist, könnte die Nachricht eine E-Mail-Adresse enthalten, an die sie eine Notiz senden können, oder eine Einladung, ein weiteres Meeting zu buchen. Schließlich könnte diese Nachricht verwendet werden, um den Teilnehmern zu danken, dass sie sich die Zeit genommen haben, an dem Treffen teilzunehmen, und ihnen für ihre zukünftigen Vorhaben alles Gute zu wünschen.

So melden Sie sich für ein Cal.com Konto an:

• Besuchen Sie Cal.com , um zu sehen, worum es bei uns geht.

• Von dort aus sehen Sie sich unsere Pläne an, um zu sehen, welcher am besten zu Ihnen passt.

• Als nächstes drücken Sie auf den Anmelde-Button.

• Dann wählen Sie einen Benutzernamen und geben eine E-Mail-Adresse ein.

• Denken Sie daran, ein Passwort zu erstellen und dann auf den Anmelde-Button zu klicken.

• Alternativ können Sie auch ein Konto mit SAML SSO oder Google erstellen.

• Geben Sie als nächstes Ihren vollständigen Namen ein und wählen Sie Ihre primäre Zeitzone aus.

• Wählen Sie den schwarzen Button mit der Aufschrift "Weiter".

• Wählen Sie die Kalender aus, die Sie verbinden möchten.

• Als nächstes legen Sie Ihren Standardverfügbarkeitsplan fest.

• Dann laden Sie ein Profilbild und einige Bio-Infos hoch.

• Als nächstes klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertigstellen".

• Schließlich erstellen Sie einige buchbare Veranstaltungen und teilen Sie Ihren Besprechungslink.

Das Aktivieren und Verwenden der automatisierten Workflows von Cal.com ist eine einfache Möglichkeit, die Zeit zu vereinfachen und zu reduzieren, die routinemäßige Verwaltungsaufgaben oft in Anspruch nehmen. Wenn Sie Workflows verwenden, um Informationen per E-Mail oder SMS zu senden, nehmen Sie eine weitere Aufgabe von der ständig wachsenden Liste von Aufgaben ab, die Sie erledigen müssen. Es ist nur eines von vielen Funktionen, die Cal.com unseren Nutzern zur Verfügung gestellt hat, damit sie mehr Zeit darauf verwenden können, was wichtig ist. Viel Spaß beim Planen!

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