Wie Reda mit Cal.com 20 Stunden pro Monat bei der Terminplanung spart

Reda nutzt Cal.com, um Meetings automatisch über teams und Marken hinweg zuzuordnen, manuelle Abstimmung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Kunden jedes Mal bei den richtigen Personen buchen.

Reda.ai hilft Finanzteams, die Rechnungsverarbeitung und Workflows für Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Die Plattform liest Rechnungen, extrahiert Finanzdaten und leitet Freigaben weiter, sodass Buchhaltungsteams Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern verarbeiten können.

Als Reda wuchs und mit mehr Kunden über mehrere teams und Marken hinweg arbeitete, wurde die Koordination von Meetings unübersichtlich. Das Planen von Calls, Demos und Kundengesprächen erforderte oft manuelle Abstimmung, um sicherzustellen, dass der richtige Kunde beim richtigen Team landete. All das machte den Prozess für Kunden und Leads umständlich.

Reda hat das mit Cal.com gelöst.

Die Herausforderung

Für ein Unternehmen wie Reda sind Online-Buchungen entscheidend. Demo-Calls, Onboarding-Sessions und Kundengespräche sind oft der Schlüssel, um Kunden zu gewinnen und zu halten.

Wenn die Terminplanung langsam oder verwirrend wird, finden diese Gespräche nicht statt.

Für Reda war die Herausforderung bei der Terminplanung noch komplexer. Das Unternehmen betreut mehrere Marken unter einem Dach, und Meetings müssen oft an das richtige Team weitergeleitet werden, ohne an Geschwindigkeit einzubüßen.

Vor der Einführung von Cal.com erfolgte diese Weiterleitung manuell. Jemand aus dem Team musste eingreifen, um sicherzustellen, dass jede Buchung bei der richtigen Person landete.

„Früher haben wir viel Zeit damit verschwendet, Meetings über verschiedene teams und Kundenkontakte hinweg zu koordinieren“, sagt Reda-CEO Nils Törnström.

Nicht nur war der Prozess für Kunden langsam, mit der Zeit summierten sich diese kleinen Aufgaben. Das Team schätzt, dass sie etwa eine Stunde pro Tag mit der Koordination von Meetings verbracht haben – rund 20 Stunden pro Monat gingen durch die Terminplanungslogistik verloren. 

Die Lösung

Mit Cal.com zentralisierte Reda die Terminplanung über teams hinweg, während das Buchungserlebnis jeder Marke unverwechselbar blieb.

Schnell ladende Kalender und ein Buchungsablauf, der kein Hin und Her erfordert, machen das Terminplanungserlebnis für Kunden schnell und unkompliziert.

Anstatt Meetings manuell weiterzuleiten, können Kunden jetzt direkt bei der richtigen Person buchen.

„Cal.com hat die Koordination von Meetings vollständig zentralisiert. Die richtige Person wird automatisch beim richtigen Team mit dem passenden Branding gebucht“, sagte Nils. 

Mehrere Funktionen machten sofort einen Unterschied.

Multi-Team-Terminplanung mit individuellem Branding

Der erste Eindruck ist wichtig, und Unternehmenslogos schaffen von Anfang an Markenbindung. Ein generischer oder falsch gebrandeter Terminplanungslink kann das Vertrauen von Beginn an untergraben. Menschen möchten wissen, mit wem sie interagieren, bevor sie ihre persönlichen Daten eingeben. 

 „Wir betreuen mehrere Marken unter einem Dach, und jedem Team mit Cal sein eigenes Logo und seine eigenen Farben geben zu können, ist ein riesiger Gewinn für uns“, sagte Nil. 

Ein Logo, den Teamnamen und die Teambeschreibung hinzuzufügen ist mit Cal einfach.

Ein sauberes, professionelles Buchungserlebnis

Viele der Erfahrungsberichte zu Reda betonen Benutzerfreundlichkeit, Verfügbarkeit und Automatisierung.

Ein umständliches Buchungssystem würde dieses Erlebnis beeinträchtigen. Die Einführung von Cal ermöglicht es dem Unternehmen, von Anfang an hohe Maßstäbe an Professionalität zu setzen. 

„Das Buchungserlebnis von Cal ist sauber und professionell. Es funktioniert einfach, und unsere Kunden merken das“, sagte Nils. 

Flexible Terminplanung und Integrationen

Wenn Unternehmen wachsen, ändern sich ihre Bedürfnisse. Mit dem Fokus auf Erweiterbarkeit über eine API und einem Marktplatz von Apps, die nahtlos verbunden werden, ist Cal als langfristige Infrastruktur für die Terminplanung konzipiert. 

„Die Flexibilität und die Integrationen ersparen uns viel manuelle Abstimmung“, betonte Nils. 

Für Reda steht die Terminplanung am Anfang vieler Kundeninteraktionen – von Demos bis zu Onboarding-Calls. Indem Cal.com automatisiert, wie Meetings über teams hinweg zugewiesen werden, stellt es sicher, dass Interessenten und Kunden schnell mit den richtigen Personen in Kontakt treten können, ohne dass interne Abstimmung alles verlangsamt.

Die Ergebnisse

Durch die Automatisierung der Terminplanung beseitigte Reda die Notwendigkeit, Buchungen manuell zwischen teams zu steuern.

Was früher tägliche Abstimmung erforderte, geschieht jetzt automatisch.

Das Team schätzt, dass Cal.com ihnen etwa eine Stunde pro Tag spart, was sich auf Folgendes summiert: 

• 20 Stunden pro Monat gespart, das entspricht 2–3 zurückgewonnenen Arbeitstagen pro Monat

• Weniger Kunden, die sich mit langen und frustrierenden E-Mail-Verläufen herumschlagen.

Statt Kalender zu verwalten, kann sich das Reda-Team auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist – mit Kunden zu sprechen und ihre Plattform auszubauen.