Lösungen für Scheduling-Herausforderungen: Wie Storyblok Cal.com genutzt hat

Storyblok ist eine CMS-Lösung für Entwickler und Marketer, die die Art und Weise verändert, wie Menschen über headless Content-Management denken. Das Produkt verfügt über einen integrierten visuellen Editor und hilft Nutzern, ihre Time-to-Market zu verkürzen. Von der Ideenfindung bis hin zu Funktionen für Digital Asset Management und Lokalisierung nimmt Storyblok den Schmerz aus dem Aufbau und der Auslieferung von Produkten in großem Maßstab. Das gelingt, indem es Teammitgliedern die Zusammenarbeit erleichtert und die Art und Weise optimiert, wie sie arbeiten.

Eines der großartigen Dinge an Storyblok ist, dass sie halten, was sie versprechen. Schließlich ist es eine Sache, wenn ein Startup sagt, dass sein Produkt anders ist, aber etwas völlig anderes, es tatsächlich zu zeigen. Storyblok glaubt an sein Produkt. Deshalb haben sie ein Team von Account Executives und Developer-Relations-Ingenieuren, die bereit sind, Live-Demos des Produkts anzubieten.

Dies ist eine wesentliche Funktion, die wichtigen Entscheidungsträgern innerhalb potenzieller Organisationen hilft, ihre Fragen in Echtzeit beantwortet zu bekommen. Außerdem können diese Schlüsselfiguren sehen, wie das Produkt in Echtzeit funktioniert, was es ihnen erleichtert, den Wert zu erkennen, den es bietet.

Die Herausforderung: ungleiche Meeting-Verteilung

Storyblok kam zu Cal.com, weil sie ein Problem hatten. Meetings wurden unter ihrem Team von Developer-Relations-Ingenieuren nicht gleichmäßig verteilt. Oft landete eine Handvoll Ingenieure bei 90 % der Buchungen. Das war alles andere als eine ideale Lösung, da sie potenziell zu Burnout beitragen konnte und bedeutete, dass andere verfügbare Personen nicht voll ausgelastet wurden. Dieses Ungleichgewicht wirkte sich negativ auf sowohl interne als auch externe Partner aus.

Der Wechsel zu Cal.com's fester Round-Robin-Planung hat unseren Demo-Prozess drastisch verschlankt. Unsere Account Executives müssen nicht mehr darum kämpfen, Verfügbarkeit mit Entwicklern abzustimmen, und wir haben eine Steigerung der Demo-Effizienz um 50 % verzeichnet.

Außerdem ist Storyblok eine vollständig remote arbeitende Organisation, die Kunden in 40 verschiedenen Ländern betreut, sodass sie regelmäßig vor Herausforderungen standen, wenn sie mehrere Verfügbarkeiten über verschiedene Zeitzonen hinweg koordinieren mussten.

Cal.com hat die Planung von Vertriebsdemos nahtlos gemacht. Es ordnet unser Team automatisch den richtigen Ingenieuren zu, gleicht die Arbeitslast aus und optimiert die Verfügbarkeit.

Vor der Nutzung von Cal.com wurde all dies manuell mit Calendly verwaltet, dem leider die integrierten Tools fehlten, um diesen Prozess effizient und wirkungsvoll zu gestalten. Das bedeutete, dass die Terminbuchung am Ende sowohl in Bezug auf Zeit als auch Personal deutlich kostspieliger war, als sie hätte sein müssen.

Cal.com: Die Lösung

Cal.com ist anpassbar, Open Source und wird von einem remote-first, asynchron arbeitenden Team entwickelt. Das bedeutet, dass es mit einer breiten Palette von Tools ausgestattet ist, um alles rund um die Kalender-Scheduling-Infrastruktur zu vereinfachen. Cal.com war in der Lage, Storybloks Problem mithilfe einer Funktion namens Fixed Round Robin zu lösen. Dabei handelt es sich um einen Meeting-Typ, den Cal.com speziell für Storyblok entwickelt hat.

Mit Cal.coms Hilfe hat Storyblok seinen Demo-Prozess komplett transformiert. Kein Jonglieren mehr zwischen der Verfügbarkeit der Entwickler und den Zeitplänen der Account Executives — alles wurde nun automatisch für beide Seiten optimiert.

Cal.com's fester Round-Robin-Buchungstyp wurde speziell für Storyblok entwickelt, wurde später jedoch ausgerollt und allen zahlenden Nutzern zur Verfügung gestellt. Dieser Event-Typ sorgte für eine ausgewogene Arbeitslast unter Storyblok-Ingenieuren und Account Executives. Dies geschah, indem die klassische Round-Robin-Verteilung von Meetings und die Zuordnung von Zeitfenstern mit dem Konzept vorab zugewiesener Hosts kombiniert wurden.

Die Technologie von Cal.com ermöglicht es Account Executives, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können — Storyblok zu verkaufen. Das automatisierte Matching zwischen unserem globalen Vertriebsteam und den Entwicklern stellt sicher, dass jeder Kunde ohne Terminverzögerungen eine qualitativ hochwertige Demo erhält.

Die Nutzung von Cal.com zur Verwaltung der Terminbuchung hat für Storyblok alles verändert. Es bedeutete, dass die Meetings gleichmäßig unter den richtigen Teammitgliedern verteilt wurden. Außerdem wurde Burnout reduziert und geholfen, die Kosten auszugleichen, indem sichergestellt wurde, dass die Teammitglieder weder überlastet noch zu wenig ausgelastet waren.

Das Ergebnis

Durch den Wechsel von Calendly zu Cal.com konnte Storyblok potenzielle Kunden einfach und mühelos dem richtigen Demo-Team zuordnen, basierend auf Faktoren wie Verfügbarkeit, Zeitzone und Region. Dies wiederum steigerte die Gesamteffizienz, da Storybloks Team keine Meeting-Buchungen mehr manuell verwalten oder Buchungen auf Fehler prüfen musste.

Der Wechsel von Calendly zu Cal.com sparte den Account Executives von Storyblok Stunden an Hin und Her, um verfügbare Ingenieure zu finden. Jetzt überlassen sie die Terminplanung dem System, das die Arbeitslasten über 40+ Länder hinweg ausgleicht und sicherstellt, dass Kunden immer mit dem richtigen Ingenieur für ihre Bedürfnisse verbunden werden.

Außerdem ist das Infrastrukturprodukt von Cal.com lokalisierungsfreundlich und in über 25 Sprachen verfügbar, sodass dies eine Lösung war, die sich international auf alle Vertreter von Storyblok anwenden ließ. Storyblok ist eines von vielen Startups, die Cal.com mit unserer Scheduling-Infrastruktur stolz befähigt. Dieses Zusammenspiel zeigt, wie Cal.com das Wachstum und den Erfolg zukunftsorientierter Unternehmen wie Storyblok auf globaler Ebene weiterhin unterstützt.

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