Terminplanungsprobleme lösen: Wie Storyblok Cal.com nutzte

Storyblok ist eine CMS-Lösung für Entwickler und Marketer, die verändert, wie Menschen über Headless-Content-Management denken. Das Produkt bietet einen integrierten visuellen Editor und hilft Nutzern, ihre Markteinführungszeit zu verkürzen. Von der Ideenfindung über Digital-Asset-Management bis hin zu Lokalisierungsfunktionen nimmt Storyblok den Aufwand aus dem Aufbau und der Auslieferung von Produkten in großem Maßstab. Das gelingt, indem es Teammitgliedern erleichtert wird, zusammenzuarbeiten und ihre Arbeitsweise zu optimieren.

Eines der großartigen Dinge an Storyblok ist, dass sie ihren Worten Taten folgen lassen. Schließlich ist es eine Sache, wenn ein Startup sagt, dass sein Produkt anders ist, und eine andere, es tatsächlich zu zeigen. Storyblok glaubt an sein Produkt. Deshalb haben sie ein Team aus Account Executives und Developer-Relations-Engineers, die bereit sind, Live-Demos des Produkts anzubieten.

Das ist eine entscheidende Funktion, die wichtigen Entscheidern in potenziellen Unternehmen hilft, ihre Fragen in Echtzeit beantwortet zu bekommen. Außerdem können diese Schlüsselpersonen in Echtzeit sehen, wie das Produkt funktioniert, sodass sie sich den Mehrwert leichter vorstellen können.

Die Herausforderung: ungleichmäßige Meeting-Verteilung

Storyblok kam zu Cal.com, weil sie ein Problem hatten. Meetings wurden nicht gleichmäßig auf ihr Team von Developer-Relations-Engineers verteilt. Häufig landeten am Ende 90% der Buchungen bei einer Handvoll Engineers. Das war alles andere als ideal, da es potenziell zu Burnout beitragen konnte und bedeutete, dass andere verfügbare Personen nicht voll ausgelastet wurden. Dieses Ungleichgewicht wirkte sich negativ auf interne wie externe Partner aus.

“Der Wechsel zu Cal.coms Fixed-Round-Robin-Terminplanung hat unseren Demo-Prozess drastisch vereinfacht. Unsere Account Executives müssen Verfügbarkeiten nicht mehr mühsam mit Entwicklern abgleichen, und wir haben eine 50% höhere Demo-Effizienz erreicht.”

Da Storyblok außerdem eine vollständig remote arbeitende Organisation ist, die in 40 verschiedenen Ländern aktiv ist und Kunden betreut, standen sie regelmäßig vor Herausforderungen beim Umgang mit mehreren Verfügbarkeiten in unterschiedlichen Zeitzonen.

“Cal.com hat die Terminplanung für Sales-Demos nahtlos gemacht. Es ordnet unser Team automatisch den passenden Engineers zu, verteilt die Arbeitslast ausgewogen und optimiert die Verfügbarkeit.”

Vor der Nutzung von Cal.com wurde all das manuell mit Calendly verwaltet, das leider nicht die integrierten Tools hatte, um diesen Prozess effizient und wirkungsvoll zu machen. Das bedeutete, dass der Prozess der Meeting-Buchung am Ende deutlich mehr Zeit und Personal kostete, als nötig gewesen wäre.

Cal.com: Die Lösung

Cal.com ist anpassbar, Open Source und wurde von einem Remote-first-Team entwickelt, das asynchron arbeitet. Das bedeutet, es bringt eine breite Palette an Tools mit, um alles rund um Terminplanungsinfrastruktur zu vereinfachen. Cal.com konnte Storybloks Problem mit einer Funktion namens Fixed Round Robin lösen. Das ist ein Meeting-Typ, den Cal.com speziell für Storyblok entwickelt hat.

“Mit der Hilfe von Cal.com hat Storyblok seinen Demo-Prozess komplett verändert. Kein Jonglieren mehr zwischen Entwickler-Verfügbarkeit und Zeitplänen der Account Executives — alles wurde nun automatisch für beide Seiten optimiert.”

Cal.coms Fixed-Round-Robin-Buchungstyp wurde speziell für Storyblok entwickelt, später aber eingeführt und allen zahlenden Nutzern verfügbar gemacht. Dieser Termintyp ermöglichte eine ausgewogene Arbeitslast zwischen Storybloks Engineers und Account Executives. Dafür kombinierte er die klassische Round-Robin-Verteilung von Meetings und Zeitfenstern mit dem Konzept vorab festgelegter Hosts.

“Cal.coms Technologie ermöglicht es Account Executives, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können — Storyblok verkaufen. Das automatische Matching zwischen unserem globalen Sales-Team und Entwicklern stellt sicher, dass jeder Kunde eine hochwertige Demo ohne Verzögerungen bei der Terminplanung erhält.”

Cal.com für die Verwaltung von Terminbuchungen zu nutzen, hat für Storyblok alles verändert. Es bedeutete, dass Meetings gleichmäßig auf die richtigen Teammitglieder verteilt wurden. Außerdem reduzierte es Burnout und half, Kosten auszugleichen, indem sichergestellt wurde, dass Teammitglieder weder überlastet noch zu wenig eingesetzt wurden.

Das Ergebnis

Durch den Wechsel von Calendly zu Cal.com konnte Storyblok potenzielle Kunden einfach und mühelos mit dem passenden Demo-Team zusammenbringen, basierend auf Faktoren wie Verfügbarkeit, Zeitzone und Region. Das steigerte insgesamt die Effizienz, da Storybloks Team keine der Meeting-Buchungen mehr manuell verwalten oder Buchungen auf Fehler prüfen musste.

“Der Wechsel von Calendly zu Cal.com hat den Account Executives von Storyblok Stunden an Hin und Her bei der Suche nach verfügbaren Engineers erspart. Jetzt lassen sie das System die Terminplanung übernehmen, das die Arbeitslast über 40+ Länder hinweg ausbalanciert und sicherstellt, dass Kunden immer mit dem richtigen Engineer für ihre Anforderungen verbunden werden.”

Da Cal.coms Infrastrukturprodukt außerdem lokalisierungsfreundlich und in über 25 Sprachen verfügbar ist, konnte diese Lösung international auf alle Mitarbeitenden von Storyblok angewendet werden. Storyblok ist eines von vielen Startups, die Cal.com stolz mit unserer Terminplanungsinfrastruktur unterstützt. Diese Zusammenarbeit zeigt, wie Cal.com das Wachstum und den Erfolg zukunftsorientierter Unternehmen wie Storyblok weltweit weiter unterstützt.

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