5 Consejos para Reducir las Ausencias con Cal.com
Maximizar su tiempo con el software de programación de Cal.com
Su tiempo es valioso, Cal.com lo entiende, y nuestro software de programación ha sido diseñado para reflejarlo. Usar Cal.com significa que tiene acceso a herramientas avanzadas que facilitan las reuniones al aumentar la eficiencia y simplificar la colaboración. Sabemos que hay muchas herramientas de programación de calendarios de las que puede elegir; sin embargo, no todas son de la misma calidad.
Estrategias simples para una gestión del tiempo eficiente
Cal.com viene con una amplia variedad de características integradas para ayudarle a aprovechar al máximo su tiempo. Esto incluye desde el cálculo automático de zonas horarias hasta la programación en ronda pesada para empresas.
En este artículo, nos centraremos en herramientas que los titulares de cuentas de Cal.com pueden utilizar para reducir las ausencias. Estos son consejos que han sido diseñados para ser accesibles y fáciles de ejecutar. Ninguna de las características que describiremos requiere una suscripción de Organización o Empresa. Esto significa que la mayoría de estos consejos pueden ser implementados por usuarios gratis, y todos estos consejos funcionan para cuentas de Equipo.
1) Aumente la asistencia con recordatorios automáticos por correo electrónico
Todos los usuarios de Cal.com tienen acceso a nuestros flujos de trabajo automatizados. Esta es una herramienta que puede utilizar para configurar recordatorios automáticos por correo electrónico. Estos correos electrónicos son controlados por disparadores. Los disparadores pueden ser basados en tiempo o en lógica.
Por ejemplo, puede tener un disparador que se establece 3 horas antes de que comience una reunión o cuando se reserva un evento. Este disparador puede enviar un correo electrónico para recordar a los asistentes sobre una reunión próxima, o puede contener los detalles de su política de cancelación.
Una vez que haya creado un flujo de trabajo, puede conectarlo a tantos eventos reservables como necesite. Una cosa a tener en cuenta es que no hay límite en la cantidad de flujos de trabajo que puede crear. Configurar un flujo de trabajo que envíe recordatorios automáticos o términos es una forma fácil de combatir la confusión y la falta de atención.
2) Aproveche los recordatorios por mensaje de texto para mejorar la puntualidad
A menudo, cuando las personas faltan a una cita, se debe a un percance, no a mala intención. El asistente podría pensar que la reunión es el próximo viernes, no este viernes. Una forma fácil de ayudar a reducir la probabilidad de este tipo de malentendidos es utilizando recordatorios por mensaje de texto. Esta es una característica que se puede encontrar dentro de Cal.com flujos de trabajo, pero solo está disponible para usuarios con suscripciones pagadas.
Si tiene una cuenta de Equipo, Organización, Empresa o Plataforma, podrá configurar flujos de trabajo que envíen recordatorios directamente al número de teléfono o a la cuenta de WhatsApp del asistente. Esta es una gran opción, especialmente si está colaborando con personas que están frecuentemente en movimiento y prefieren la comunicación de formato corto como los mensajes de texto en lugar de correos electrónicos.
3) Implemente tarifas por ausencias para valorar su tiempo
Todos los titulares de cuentas de Cal.com tienen acceso a opciones avanzadas de monetización. Esto significa que puede conectar su cuenta de Cal.com a Stripe, PayPal o Alby. Configurar una pasarela de pago hace más que simplemente eliminar la incomodidad de cobrar por su tiempo. También puede implementar tarifas por no presentarse si elige Stripe como su procesador de pagos.
Las tarifas por no presentarse son una forma clara de comunicar su conciencia de que el tiempo es valioso y debe ser respetado. Usted decide cuánto es la tarifa por no presentarse. Podría ser $10, $50 o $100. Los fondos serán autorizados o retenidos pero no se cargarán a una tarjeta a menos que confirme que el asistente a la reunión no se presentó.
4) Utilice descripciones de reuniones para políticas de cancelación claras
Los eventos de Cal.com son extremadamente personalizables. Todo, desde los límites de reserva hasta las integraciones de terceros, se puede controlar por tipo de reunión. Sin embargo, con tantas opciones de personalización avanzadas, a veces los usuarios no aprovechan las más simples.
Cada evento de Cal.com tiene una sección de descripción de evento personalizable que admite enlaces. Puede usar esto para incluir un enlace a su política de cancelación personal. Agregar este enlace a la descripción del evento es una excelente manera de informar a los posibles reservadores que existen ciertos estándares en cuanto al comportamiento y las consecuencias.
5) Personalice los campos de reserva para reforzar las expectativas de asistencia
Poder adaptar su entorno de programación es importante. Por esta razón, Cal.com facilita a los usuarios la personalización de sus preguntas de reserva. Esto se puede hacer accediendo a la pestaña Avanzada dentro de la configuración a nivel de evento. Algo que no todos se dan cuenta es que puede utilizar sus preguntas de reserva para reducir las ausencias.
La forma en que lo hace es agregando una pregunta de reserva como cualquiera de las siguientes:
¿Ha leído la política de cancelación?
¿Está al tanto de la tarifa por no presentarse?
¿Puede dar un aviso de 24 horas para cancelaciones?
Estas preguntas sencillas ayudan a lograr dos cosas. Primero, proporcionan un momento de reflexión para que los reservadores puedan registrarse en que están entrando en un pacto social. Segundo, dejan saber a los asistentes a la reunión que si no practican una cortesía básica, habrá consecuencias razonables.
Utilizar uno o más de los consejos descritos en este artículo le ahorrará tiempo y energía. Sin embargo, eso no es todo lo que hará. Es triste decirlo, pero culturalmente, muchas personas pueden ser indulgentes a la hora de apreciar las inversiones de tiempo que otros realizan. Cuando establece límites saludables en torno al tiempo, no solo se está ayudando a sí mismo, está haciendo un servicio público. Mostrar que respeta su tiempo ayuda a otros a aprender a respetar el suyo. Esta es una forma fácil de comenzar una reacción en cadena positiva que, poco a poco, puede ayudar a aumentar tanto la libertad personal como la responsabilidad social.
Si Cal.com le ha ayudado de alguna manera y encontró este artículo agradable o desea compartir algunas mejores prácticas, contáctenos en X/Twitter. Gracias, como siempre, por leer y ¡feliz programación!
