Software de reservas para coworking: 5 mejores opciones

Cal.com te lo pone fácil para llevar esas reservas a tu web. Puedes crear una página de reservas para cada sala o recurso, incrustarla en tu sitio, mostrar las horas disponibles y cobrar antes de confirmar la reserva. Los visitantes no necesitan una cuenta para reservar.

Esto convierte a Cal.com en una buena opción si quieres gestionar alquileres de salas, pases diarios, visitas o talleres online sin sustituir la plataforma que usas para las membresías y la facturación.

Pero Cal.com no es la única opción. Hemos comparado Cal.com con otras cuatro plataformas de reservas para coworking basándonos en:

• Reserva de recursos: ¿Puedes reservar mesas, oficinas, salas y otros recursos?

• Reglas de acceso: ¿Puedes controlar quién puede reservar qué y cuándo?

• Facturación de miembros: ¿Puede la plataforma gestionar membresías, créditos y facturas?

La tabla comparativa del final muestra cómo se sitúan las cinco plataformas frente a estos criterios.

TL;DR: el mejor software de reservas para coworking

1. Cal.com: el mejor para alquileres de salas de pago, visitas guiadas y pases diarios

2. Nexudus: el mejor para operaciones de coworking en varias ubicaciones

3. OfficeRnD Flex: el mejor para operadores que venden oficinas privadas con contratos

4. Optix: el mejor para la gestión de coworking orientada a dispositivos móviles

5. Cobot: el mejor para espacios pequeños que quieren precios sencillos

¿Qué es el software de reservas para coworking?

El software de reservas para coworking permite a las personas reservar mesas, oficinas, salas de reuniones y otros recursos, y pagar por su uso. Hace seguimiento del espacio disponible, aplica las reglas asociadas a cada membresía y registra cada reserva.

También conecta las reservas con otras partes de tu operación. Para los miembros, eso puede significar consultar sus créditos restantes, aplicarlos a una reserva, cobrar el tiempo extra y desbloquear el espacio para la reserva.

No todas las reservas vienen de un miembro. Los espacios de coworking también reciben reservas para visitas guiadas, pases diarios, salas de reuniones, talleres y otros servicios de personas que no son miembros.

Normalmente, esas reservas empiezan en tu web. Los visitantes necesitan ver qué hay disponible, elegir una hora y completar la reserva sin iniciar sesión en una cuenta de miembro. Algunas plataformas gestionan tanto reservas de miembros como de no miembros, mientras que otras funcionan mejor para reservas públicas o para gestionar membresías, facturación y acceso.

Qué debes buscar en un software de reservas para coworking

No tiene sentido elegir una plataforma que sobre el papel pinta bien, pero que no encaja con la forma en que gestionas las reservas en tu coworking. Así que fíjate en lo que incluye cada plataforma, cuánto cuesta y si encaja con tu forma de trabajar.

Esto es lo que deberías revisar antes de elegir.

1. Recursos reservables: Asegúrate de que puedes añadir los espacios que realmente ofreces, incluidas mesas, oficinas, salas de reuniones, cabinas telefónicas, aparcamiento y espacio para eventos.

2. Reglas de recursos: Cada recurso debería admitir su propia tarifa, capacidad, tiempo de margen y ventana de reserva. La disponibilidad debería actualizarse en toda la plataforma cuando alguien hace una reserva.

3. Reservas de no miembros: Busca una página de reservas o un widget web que permita a los visitantes reservar sin iniciar sesión. Si cobras por esas reservas, comprueba si la plataforma cobra el pago por adelantado y si cobra un extra por esa función.

4. Membresías y créditos: Si vendes membresías, busca planes recurrentes, pases diarios, asignaciones de crédito y depósitos. Comprueba cómo aplica la plataforma los créditos a las reservas y cómo gestiona los cargos adicionales.

5. Facturación y pagos: Busca facturación automática y soporte de pagos a través de Stripe o de tu pasarela de pago local. No deberías tener que arreglar los cargos de reservas en una hoja de cálculo al final de cada mes.

6. Control de acceso y hardware: Comprueba si las reservas se conectan con tus cerraduras, tu Wi‑Fi y tus sistemas de impresión. Comprueba también qué integraciones están incluidas y cuáles añaden una cuota mensual.

7. Informes de uso e ingresos: Busca informes que muestren con qué frecuencia se usa cada sala, cuándo hay más actividad, los ingresos por plan y las tasas de no presentación. Estos números te ayudan a ver qué espacios están rentando y dónde tienes capacidad sin usar.

8. Quién cuenta para tu factura: Comprueba si te cobran por tu equipo o por todas las personas que reservan tu espacio. Algunas plataformas cuentan a los que reservan desde fuera como usuarios activos, así que un mes con muchas reservas de salas podría aumentar tus costes totales.

Las 5 mejores plataformas de software de reservas para coworking

1. Cal.com: el mejor para alquileres de salas de pago, visitas guiadas y pases diarios

¿Plan gratuito?	Precio de partida	Función destacada	Mejor caso de uso
Sí, con pagos de Stripe y PayPal incluidos	$16/user/month	Páginas de reservas de pago que incrustas en tu propio sitio	Alquileres de salas, visitas guiadas y pases diarios para no miembros

Qué es: Cal.com te permite crear páginas de reservas para los espacios y servicios que ofreces, desde salas de juntas y estudios de podcast hasta pases diarios y visitas guiadas. Cada página muestra las horas disponibles y comprueba tus calendarios conectados para evitar reservas duplicadas. Puedes incrustar estas páginas en tu web para que los visitantes puedan reservar y pagar sin crear una cuenta. Cal.com también admite conexiones con otros sistemas a través de su API, webhooks y herramientas como Zapier.

Por qué ocupa el primer puesto: Cal.com facilita aceptar reservas de pago de personas fuera de tu base de miembros sin aumentar tus costes de software por cada nuevo reservador. Puedes cobrar antes de confirmar una reserva, distribuir las solicitudes de visitas por tu equipo de recepción y usar formularios de enrutamiento para dirigir las consultas según la ubicación o el tamaño del equipo. También puedes conectar las reservas con tus sistemas de membresía, CRM o contabilidad mediante webhooks, Zapier o la API, para que los datos de reserva lleguen a las herramientas que ya usas.

Funciones clave:

• Pagos por adelantado: Cobra por salas, pases diarios o talleres a través de Stripe o PayPal cuando alguien reserva. Disponible en el plan gratuito.

• Incrustaciones web: Añade calendarios de reservas a tu web o a WordPress. Los reservadores no necesitan una cuenta de Cal.com.

• Sincronización de calendario: Conecta calendarios de Google, Outlook y Apple para evitar reservas duplicadas.

• Límites y buffers de reserva: Define el aviso mínimo, las ventanas de reserva y el tiempo entre reservas.

• Aprobaciones de reserva: Revisa las solicitudes antes de confirmar reservas, como alquileres de espacio para eventos de jornada completa.

• Reservas de grupo: Permite que varias personas reserven el mismo turno para talleres, jornadas de puertas abiertas y sesiones de orientación.

• Recordatorios y seguimientos: Envía confirmaciones de reserva, recordatorios y seguimientos por correo o mensaje de texto.

• Formularios de enrutamiento: Pregunta por la ubicación, el tamaño del equipo o las fechas, y luego dirige las solicitudes a la persona o página de reservas adecuada.

• Distribución de visitas guiadas: Reparte las reservas de visitas entre tu equipo de recepción en lugar de asignar cada solicitud a una sola persona.

• Integraciones de sistemas: Envía los datos de reserva a tus herramientas de membresía, CRM o contabilidad a través de webhooks, Zapier o la API.

Precio: El plan gratuito de Cal.com admite un usuario con tipos de evento y calendarios ilimitados, además de pagos con Stripe y PayPal. Teams cuesta $16/user/month, o $12/user/month si se factura anualmente, y añade funciones como programación round robin, formularios de enrutamiento, eventos recurrentes, analíticas de reservas y API personalizadas.

Reseña de Rajesh M. sobre cal.com

Ideal para: Operadores de coworking que quieren aceptar reservas de pago de salas, visitas guiadas, talleres y pases diarios desde su propia web, junto con una plataforma aparte que gestione las membresías.

Veredicto: Cal.com encaja mejor cuando tu prioridad es vender espacio reservable a personas que no son miembros. Es gratis para empezar, cobra el pago durante la reserva y funciona junto a la plataforma que ya usas para membresías y facturación.

Empieza con el plan gratuito de Cal.com o solicita una demo para tu equipo.

2. Nexudus: el mejor para operaciones de coworking en varias ubicaciones

¿Plan gratuito?	Precio de partida	Función destacada	Mejor caso de uso
No, prueba gratuita de 21 días	$150/location/month (79 users)	Herramientas centralizadas de back office	Redes de coworking consolidadas con varias ubicaciones

Qué es: Nexudus gestiona membresías de coworking, reservas, facturación, relaciones con clientes, eventos, registro de visitantes, acceso a puertas e informes en varias ubicaciones. También puedes permitir que las personas reserven y paguen a través de tu web, manteniendo los servicios para miembros y las reservas externas en un solo sistema. Como cubre tantas partes de tu operación, la configuración lleva tiempo mientras ajustas ubicaciones, planes de membresía, reglas de reserva y requisitos de acceso.

Funciones clave:

• Gestión de recursos: Añade mesas, oficinas y salas de reuniones a planos de planta, con beneficios de membresía, créditos y límites de uso.

• Facturación y pagos: Genera facturas, cobra pagos con tarjeta y adeudos directos, y conecta Stripe, GoCardless o PayPal.

• Acceso a puertas e integraciones: Conecta sistemas de control de acceso, Wi‑Fi y herramientas de impresión para gestionar la entrada y automatizar los registros.

• Apps para miembros y visitantes: Usa Passport para reservas y pagos de miembros, NexIO para el registro de visitantes y NexBoard para la disponibilidad de salas y reservas en tablet.

• Informes multisedo: Compara el uso de recursos, la ocupación, los ingresos y otras métricas operativas entre ubicaciones.

Limitaciones:

• La versión white-label de la app para miembros cuesta extra.

• Configurar la plataforma lleva tiempo y tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

• Una persona que hace una reserva cuenta como usuario activo de esa ubicación durante el periodo de facturación, lo que aumenta los costes cuando hay muchas reservas.

Precio: Nexudus no tiene plan gratuito, pero ofrece una prueba gratuita de 21 días. Los planes de pago empiezan en $150/location/month, para hasta 79 users, y desbloquean el acceso a todas las funciones principales e integraciones gratuitas.

Ideal para: Operadores consolidados que gestionan varias ubicaciones y necesitan membresías, facturación, reservas, control de acceso e informes en un solo sistema.

Veredicto (frente a Cal.com): Elige Nexudus si necesitas gestionar membresías, facturación, reservas y acceso a puertas en varias ubicaciones. Si lo que más te interesa es que la gente reserve y pague salas, pases diarios y visitas guiadas en tu web, Cal.com te lo permite sin cobrar por cada persona que reserva.

3. OfficeRnD Flex: el mejor para operadores que venden oficinas privadas con contratos

¿Plan gratuito?	Precio de partida	Función destacada	Mejor caso de uso
No, prueba de 14 días	$129/month (1 location, 50 members)	Gestión de contratos y pago en la web	Operadores que alquilan oficinas privadas con contratos de plazo fijo

Qué es: OfficeRnD Flex ayuda a los operadores de espacios flexibles a gestionar oficinas privadas, mesas, salas de reuniones, membresías y contratos en una sola plataforma. Puedes configurar planes de membresía, seguir acuerdos, gestionar la disponibilidad de recursos y automatizar la facturación recurrente y los cargos puntuales. Sus planos de planta te ayudan a ver cómo está distribuido el espacio y qué oficinas o mesas están disponibles o asignadas. OfficeRnD Flex también ofrece un pago web con marca propia donde los clientes pueden consultar espacios, hacer reservas y pagar online.

Funciones clave:

• Contratos y membresías: Crea acuerdos personalizados, establece precios escalonados de contrato y envía contratos para su aprobación.

• Facturación y pagos: Automatiza facturas recurrentes y puntuales, cobra pagos y sincroniza los registros financieros con herramientas de contabilidad como Xero y QuickBooks.

• Reservas de salas de reuniones: Define tarifas de sala, asigna créditos de reserva a las membresías y determina con cuánta antelación pueden reservar los miembros y cuándo las cancelaciones conllevan una penalización.

• Planos de planta interactivos: Visualiza tus mesas y oficinas en un plano, comprueba la disponibilidad y ve qué espacios están asignados a miembros o empresas.

• Pago en la web: Permite a los visitantes consultar, reservar y pagar mesas, salas y oficinas a través de tu web.

Limitaciones:

• Los webhooks y el acceso a la API solo están disponibles en los planes más altos.

• Las apps con marca propia, la gestión de visitantes y algunas otras funciones son complementos de pago o están disponibles en planes superiores.

• Una persona que reserva una sala puede contar como miembro activo durante ese mes, lo que aumenta los costes si dependes mucho de reservas externas.

Precios: OfficeRnD no tiene un plan gratis, pero ofrece una prueba gratuita de 14 días. Los planes de pago empiezan en 129 $/mes y desbloquean el acceso a las funciones principales; sin embargo, están limitados a una ubicación y 50 miembros.

Ideal para: Empresas de coworking que alquilan oficinas privadas y gestionan contratos de membresía recurrentes.

Veredicto (frente a Cal.com): Elige OfficeRnD Flex si gestionas oficinas privadas, membresías recurrentes y acuerdos basados en contratos. Elige Cal.com si principalmente necesitas aceptar reservas de pago para salas, visitas, talleres y pases diarios sin obligar a los visitantes a crear una cuenta.

4. Optix: la mejor opción para la gestión de coworking mobile-first

¿Plan gratis?	Precio inicial	Función destacada	Caso de uso ideal
No, prueba gratuita de 14 días	229 $/mes (1 ubicación, 50 usuarios activos)	App para miembros con automatizaciones integradas	Espacios de coworking mobile-first

Qué es: Optix ayuda a los operadores de coworking a gestionar sus espacios y ofrece a los miembros una forma sencilla de reservar escritorios, salas de reuniones y otros recursos desde su móvil. Los miembros también pueden pagar y hacer check-in a través de la app, mientras que los operadores automatizan tareas como recordatorios, incorporación y seguimientos. Los formularios de reserva en la web permiten a los no miembros reservar espacios, reservar visitas, registrarse o enviar consultas, para que puedas gestionar la actividad de los miembros y las reservas de visitantes en una sola plataforma.

Funciones clave:

• Reserva móvil: Permite a los miembros consultar la disponibilidad y reservar escritorios, salas de reuniones y otros recursos por horas desde tu app.

• Workflows automatizados: Automatiza correos de incorporación, recordatorios de reserva, seguimientos de facturas y mensajes posteriores a las visitas usando disparadores y acciones.

• Widgets de reserva en la web: Permite a los posibles miembros reservar visitas, reservar recursos y registrarse directamente desde tu sitio web.

• Facturación y pagos: Genera facturas recurrentes, cobra pagos, configura cargos automáticos y vende planes de membresía y pases diarios a través de Stripe.

• Herramientas de comunidad: Ofrece a los miembros un directorio para encontrarse y enviarse mensajes, un feed para anuncios y debates, y acceso a próximos eventos.

Limitaciones:

• Las pasarelas de pago distintas de Stripe cuestan 49 $/mes extra.

• Cualquier persona que se registre y use tu espacio cuenta como usuario activo.

• Las ubicaciones adicionales, la app de marca blanca y algunas funciones de automatización tienen un coste extra.

Precios: Optix no ofrece un plan gratis, pero sí una prueba gratuita de 14 días. Los planes de pago empiezan en 229 $/mes e incluyen las funciones e integraciones principales, una ubicación, 50 usuarios activos y 100 acciones de automatización. Los usuarios y ubicaciones adicionales cuestan aparte.

Ideal para: Espacios de coworking de una sola sede y pequeños espacios multi-sede que priorizan una experiencia de reserva móvil fluida y la automatización de tareas rutinarias.

Veredicto (frente a Cal.com): Elige Optix si quieres que los miembros reserven espacios, paguen facturas, hagan check-in y se conecten con otros miembros a través de una app móvil. Elige Cal.com si principalmente necesitas páginas de reserva para salas, visitas y pases diarios, con el pago cobrado antes de la confirmación.

5. Cobot: la mejor opción para espacios pequeños que quieren precios sencillos

¿Plan gratis?	Precio inicial	Función destacada	Caso de uso ideal
No, prueba gratuita de 30 días	89 $/mes (hasta 10 miembros de pago)	Precios basados solo en miembros de pago	Espacios independientes de una sola sede

Qué es: Cobot te ayuda a gestionar membresías de coworking, reservas, facturación y control de acceso en una sola plataforma. Su precio de suscripción depende del número de miembros de pago (miembros activos, miembros del equipo e inquilinos), así que los usuarios ocasionales, visitantes y las personas que hacen reservas externas no aumentan tu recuento de membresías. También puedes vender membresías, pases diarios y otros servicios mientras gestionas pagos recurrentes y reservas desde el mismo sistema.

Funciones clave:

• Reservas de recursos: Gestiona escritorios, oficinas y salas de reuniones en un calendario compartido, con actualizaciones de disponibilidad y sincronización con Google Calendar o Outlook.

• Membresías y facturación: Configura membresías recurrentes, pases diarios y tarifas por uso puntual, con facturación automática y créditos de reserva.

• App y portal para miembros: Permite a los miembros reservar recursos, ver facturas, gestionar pagos y actualizar perfiles a través de una app móvil o un portal con tu marca.

• Control de acceso: Conecta cerraduras y sistemas de entrada compatibles para gestionar el acceso según las membresías y reservas, con integraciones de Wi-Fi e impresión.

• API e integraciones: Conecta Cobot con otros sistemas a través de su API o integraciones como Zapier, herramientas contables y sistemas de control de acceso.

Limitaciones:

• Los informes son menos completos que en plataformas de coworking más grandes.

• Las reservas externas requieren un complemento que cuesta 19 $/mes más una comisión del 9% sobre los ingresos de esas reservas.

• Los pases de uso puntual tienen una comisión del 5%, mientras que las entradas para eventos tienen una comisión del 3%.

Precios: Cobot no tiene un plan gratis, pero ofrece una prueba gratuita de 30 días. Los planes de pago incluyen todas las funciones, como reserva de salas y recursos, una app móvil para miembros, un portal de marca blanca y gestión multisede. Los precios empiezan en 89 $/mes para hasta 10 miembros y aumentan con tu número de miembros de pago.

Ideal para: Espacios de coworking pequeños e independientes que quieren software sencillo y precios basados en miembros de pago.

Veredicto (frente a Cal.com): Elige Cobot si necesitas gestionar membresías, facturación recurrente, reservas de recursos y acceso de miembros en una sola plataforma. Cal.com encaja mejor si principalmente quieres aceptar reservas de pago para salas, pases diarios y visitas a través de tu sitio web, sin comisión porcentual sobre las reservas.

Software de reservas para coworking: comparación rápida

Así es como los cinco programas de reservas para coworking se comparan en funciones clave y planes gratis:

Herramienta	Plan gratis	Reserva de recursos	Normas de acceso	Facturación de miembros
Cal.com	✅ Gratis para siempre para un usuario	⚠️ Una página de reserva por sala o conjunto de escritorios, sin planos de planta	⚠️ Normas de aviso, límites y aprobación; no se indica integración con control de acceso de puertas	❌ Sin membresías ni créditos; se combina con una plataforma de workspace
Nexudus	❌ Prueba de 21 días	✅ Escritorios, oficinas, salas y planos de planta con créditos	✅ Normas de reserva más puertas Salto KS, Brivo y Kisi	✅ Membresías, créditos y facturación
OfficeRnD Flex	❌ Prueba de 14 días	✅ Inventario de salas, recursos personalizados y planos de planta	✅ Normas de reserva y cancelación, puertas Salto KS, Kisi y Brivo	✅ Membresías, contratos y facturación
Optix	❌ Prueba de 14 días	✅ Escritorios, salas y recursos con asignaciones	✅ Las reservas desbloquean puertas Kisi 5 minutos antes del inicio	✅ Planes, pases y facturación
Cobot	❌ Prueba de 30 días	✅ Escritorios, salas y recursos en calendarios sin conflictos	✅ Salto abre solo los recursos reservados, sin comisión de integración	✅ Membresías, pases diarios y facturación

Veredicto final

Elige el software de reservas para coworking en función de si necesitas aceptar reservas de no miembros, gestionar membresías y facturación, o ambas cosas.

Cal.com es la mejor opción si quieres vender alquileres de salas, pases diarios, visitas y talleres a través de tu sitio web. Los visitantes pueden consultar la disponibilidad y pagar al reservar sin crear una cuenta. También evitas las comisiones de configuración e implementación, las tarifas por ubicación y los cargos porcentuales sobre los ingresos de las reservas. Cal.com funciona junto con tu plataforma de coworking actual, así que no tienes que sustituir el sistema que gestiona las membresías y la facturación.

Para las operaciones diarias de coworking, Nexudus, OfficeRnD Flex y Optix combinan reservas con herramientas de membresía y facturación. Cobot merece la pena si diriges un espacio independiente pequeño y quieres que los costes de tu software estén vinculados a los miembros de pago.

Si las reservas de visitantes de pago son tu prioridad principal, empieza con el plan gratis de Cal.com, o solicita una demo para tu equipo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuánto cuesta el software de reservas para coworking? Cobot empieza en 89 $/mes para hasta 10 miembros de pago. Optix empieza en 229 $/mes para una ubicación y 50 usuarios activos, mientras que OfficeRnD Flex empieza en 129 $/mes para una ubicación y 50 miembros. Nexudus empieza en 150 $/ubicación/mes para hasta 79 usuarios. Mientras tanto, Cal.com ofrece un plan gratis, con planes de pago a partir de 16 $/usuario/mes. No tiene comisiones de configuración, implementación ni por ubicación, y no cobra un porcentaje de los ingresos de las reservas.

2. ¿Puedo usar Cal.com junto con Nexudus, OfficeRnD, Optix o Cobot? Sí. Cal.com gestiona las páginas de reserva en tu sitio web mientras tu plataforma de coworking administra las membresías, la facturación y otras operaciones. Puedes conectar los datos de reservas con otros sistemas a través de la API de Cal.com, los webhooks o Zapier.

3. ¿Qué software de reservas para coworking es mejor para un espacio pequeño e independiente? Cobot encaja bien si necesitas facturación de membresías y quieres que los costes de tu software estén vinculados a los miembros de pago. Si principalmente quieres aceptar reservas de pago para salas, visitas, talleres y pases diarios a través de tu sitio web, Cal.com te permite hacerlo sin tarifas por ubicación ni comisión porcentual sobre los ingresos de las reservas.

4. ¿Cal.com cobra comisiones por las reservas de coworking? Cal.com no cobra comisiones de configuración o implementación, tarifas por ubicación ni un porcentaje de tus ingresos por reservas. Puedes cobrar pagos a través de Stripe o PayPal cuando los visitantes reservan, sin pagar a Cal.com una parte de cada reserva. Solo pagas las comisiones de procesamiento de pagos que cobran Stripe o PayPal.

5. ¿Qué plataforma encaja con una marca de coworking con varias ubicaciones? Nexudus es la opción más sólida para una red que quiere membresías, facturación y acceso a puertas para cada sede en un único panel de administración. Ten en cuenta el tiempo de configuración y comprueba cómo las reservas externas afectan al número de usuarios activos de cada ubicación.