7 mejores programas de reserva de salas | Cal.com

Cal.com te permite configurar los anfitriones y las salas implicados en tus reuniones y luego comprueba sus calendarios cuando alguien elige una hora. Una hora solo está disponible cuando tanto el anfitrión como la sala están libres, así que no acabas reservando una reunión cuando la sala ya está ocupada ni reservando una sala disponible cuando el anfitrión no lo está. El plan gratuito incluye tipos de evento ilimitados, sincronización bidireccional del calendario y recordatorios automáticos.

Comparamos Cal.com con otras herramientas de reserva de salas según tres criterios:

• Aplicación del check-in: ¿Puede liberar una sala cuando no se presenta nadie?

• Normas de reserva: ¿Puedes controlar quién puede reservar una sala, con cuánta antelación puede hacerlo y si una reserva necesita aprobación?

• Claridad de precios: ¿Puedes entender el coste a partir de los precios públicos?

La tabla comparativa del final resume cómo se comparan las siete herramientas con estos criterios y si cada una tiene plan gratuito.

TL;DR: la lista ordenada de un vistazo

1. Cal.com: la mejor para reservar salas y reuniones a la vez

2. Skedda: la mejor para gestionar salas y espacios compartidos

3. Robin: la mejor para análisis del espacio de trabajo empresarial y datos de ocupación

4. Envoy: la mejor para gestionar visitantes y reservas de salas

5. OfficeSpace: la mejor para planificación de espacios y mudanzas de oficina

6. Archie: la mejor para coworking y espacios de trabajo compartidos

7. Joan: la mejor para pantallas e-paper de salas y reservas en la puerta

¿Qué es un software de reserva de salas?

El software de reserva de salas te ayuda a encontrar, reservar y hacer check-in en espacios compartidos como salas de reuniones, salas de conferencias, cabinas telefónicas, salas de concentración, laboratorios y aulas. Normalmente se conecta a tu calendario existente, así que puedes reservar una sala mientras programas una reunión.

Puedes comprobar si una sala está libre, ver si tiene la capacidad y el equipo que necesitas, y confirmar si la gente realmente se presentó a sus reservas. Así tienes una visión más clara de qué salas se están usando y cuáles se quedan vacías.

Muchas plataformas de reserva de salas también incluyen reserva de escritorios, aparcamiento, gestión de visitantes, señalización digital y orientación. Según la herramienta, puedes pagar por usuario, espacio o pantalla de sala, o tener que pedir un presupuesto personalizado.

Qué buscar en un software de reserva de salas

Un buen software de reserva de salas debería hacer bien tres cosas: mostrar disponibilidad precisa, darte control sobre quién puede reservar y liberar salas tras cancelaciones y no-shows. Las funciones que necesitas más allá de eso dependen de cómo use tu organización su espacio.

Teniendo esto en cuenta, estas son las funciones clave que debes buscar:

1. Sincronización bidireccional del calendario. Las reservas de salas suelen empezar en un calendario. Asegúrate de que el software se sincronice con Microsoft 365 y Google Workspace en ambos sentidos, incluidas reservas, cancelaciones, asistentes y enlaces de videoconferencia.

2. Check-in y liberación automática. El check-in ayuda a evitar que los no-shows mantengan salas bloqueadas. Busca códigos QR, tabletas, enlaces por correo o check-in basado en Wi‑Fi, junto con la liberación automática cuando alguien no hace check-in.

3. Normas de reserva que se adapten a tus políticas. Distintos equipos pueden necesitar normas distintas para distintas salas. Busca ventanas de reserva, cuotas, buffers, aprobaciones y controles de acceso que te permitan decidir quién puede reservar un espacio y cuándo.

4. Pantallas de sala y reservas sin cita previa. Las pantallas fuera de las salas muestran si un espacio está disponible y pueden permitir a la gente reservar, ampliar o liberar una reserva. Comprueba si el software funciona con tabletas estándar o requiere hardware propietario.

5. Analítica de uso. Busca datos sobre ocupación, no-shows, demanda punta y uso de salas por equipo, planta o ubicación. Esto te ayuda a ver qué salas tienen demanda y dónde se está desaprovechando espacio.

6. Programación de las propias reuniones. La reserva de salas es solo una parte del proceso. Si también programas entrevistas, reuniones con clientes, demos o consultas, busca una herramienta que pueda coordinar personas y salas al mismo tiempo. La disponibilidad compartida, la programación round robin, los formularios de enrutamiento y la automatización de workflows son útiles para estas reservas.

El mejor software de reserva de salas: 7 opciones

1. Cal.com: la mejor para reservar tanto las salas como las reuniones que alojan

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Caso de uso ideal
Sí, gratis para siempre	$16/user/month	Los tipos de evento colectivos reservan la sala y el anfitrión a la vez	Oficinas que necesitan reservar salas y las reuniones dentro de ellas, incluso con invitados externos

Qué es: Cal.com te permite programar a las personas y la sala necesarias para una reunión desde la misma página de reserva. Configura tus anfitriones y salas, conecta cada sala a su calendario de recurso de Google Workspace o a su buzón de sala de Outlook, y Cal.com comprueba su disponibilidad antes de mostrar a alguien una hora para reservar.

Si estás programando una entrevista, por ejemplo, puedes exigir que los entrevistadores y una sala estén disponibles antes de ofrecer una hora. Para reuniones que pueden ir a distintas personas o salas, el enrutamiento y la programación round robin ayudan a enviar la reserva a la opción adecuada. Puedes establecer límites sobre cómo se reservan las salas, añadir pasos de aprobación para determinados espacios y enviar recordatorios automáticos antes de la reunión.

Por qué ocupa el primer puesto: Cal.com te ofrece varias formas de controlar cómo se asignan las reuniones a personas y salas. Los tipos de evento colectivos emparejan anfitriones y salas, los formularios de routing envían las reservas al equipo o espacio adecuados, y la programación round robin distribuye las reservas entre las opciones disponibles. También puedes añadir límites de reserva, buffers y aprobaciones para salas que necesitan normas más estrictas, para ayudarte a controlar cómo se usan las salas.

Funciones clave: 

• Salas como cuentas reservables: Conecta un calendario de recurso de Google Workspace o un buzón de sala de Outlook a una cuenta de sala, define su disponibilidad y haz que la sala se pueda reservar.

• Tipos de evento colectivos: Comprueba al anfitrión y la sala al mismo tiempo, para que un hueco solo aparezca cuando ambos estén disponibles.

• Distribución round robin: Agrupa salas y distribuye las reservas entre las salas disponibles, o rota anfitriones dentro de un equipo.

• Routing forms y enrutamiento basado en atributos: Redirige solicitudes según factores como planta, capacidad, región o equipo.

• Aprobaciones: Exige aprobación antes de confirmar ciertas reservas de sala.

• Límites de reserva y buffers: Controla durante cuánto tiempo o con cuánta antelación puede reservar la gente, y añade tiempo de buffer entre reservas.

• Reserva externa: Comparte un enlace o incrusta un widget para que personas fuera de tu empresa puedan reservar según la disponibilidad en tiempo real.

• Automatización de workflows: Envía confirmaciones, recordatorios y seguimientos por correo y SMS para reducir los no-shows.

• Analítica de reservas: Haz seguimiento de la actividad de reserva y ve cómo se están usando tus salas y la capacidad de reuniones.

• Más de 100 integraciones nativas: Conecta Cal.com con las herramientas que usa tu equipo para calendarios, comunicación, pagos, CRM y workflows.

• Plazas y pagos con Stripe: Permite que varias personas reserven el mismo hueco o cobra pagos por reservas de sala.

• API y React Atoms: Integra la programación de salas y reuniones en tu propia aplicación o portal de trabajo.

• Marca blanca y seguridad: Elimina la marca de Cal.com y usa tu propio dominio. Cal.com es compatible con SOC 2, ISO 27001, GDPR, SAML single sign-on (SSO) y aprovisionamiento SCIM.

Precios: Cal.com tiene un plan gratuito con tipos de evento ilimitados, sincronización bidireccional del calendario, reserva externa y recordatorios automáticos. Los planes de pago empiezan en $16/user/month, o $12/user/month con facturación anual, y añaden funciones como programación round robin, formularios de routing, eliminación de la marca de Cal.com y analítica de reservas. Los planes superiores añaden SAML SSO, aprovisionamiento SCIM e HIPAA con un BAA.

Reseña de Cal.com de Rohith

Lo mejor para: Teams que necesitan reservar salas como parte de la programación de reuniones, incluidas entrevistas, reuniones con clientes y reuniones internas en las que tanto el anfitrión como la sala deben estar disponibles.

Veredicto: Cal.com te permite configurar salas junto con anfitriones y comprobar ambas cosas cuando alguien reserva una reunión. Por ejemplo, una entrevista puede requerir dos entrevistadores y una sala concreta, mientras que una reunión con un cliente puede dirigirse a un anfitrión y una sala disponibles. También puedes abrir estas páginas de reserva a invitados externos y enviar recordatorios automáticos antes de la reunión.

Empieza con el plan gratuito de Cal.com o reserva una demo para ver cómo podría funcionar para tu equipo.

2. Skedda: la mejor para gestionar las salas en sí

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Caso de uso ideal
No, y sin prueba	$249/month	Normas de reserva y planos interactivos	Oficinas medianas y grandes y universidades que necesitan controles detallados del espacio

Qué es: Skedda es una plataforma de programación creada para espacios físicos compartidos. Combina la reserva de salas con planos interactivos, normas de reserva, check-in, seguimiento de ocupación y pantallas de tablet que muestran si una sala está disponible u ocupada. Puedes usarla para gestionar salas de reuniones, escritorios y otros espacios reservables desde un solo sistema. Por ejemplo, puedes definir normas sobre quién puede reservar un espacio, cuándo puede reservarlo, durante cuánto tiempo puede usarlo y si necesita hacer check-in. Los planos muestran qué espacios están disponibles, mientras que el seguimiento de ocupación te ayuda a ver con qué frecuencia se usan realmente las salas y otros espacios.

Funciones clave: 

• Planos interactivos: Crea un mapa digital de tu oficina que refleje la distribución física. Los empleados pueden ver las salas y escritorios disponibles y reservarlos directamente desde el mapa.

• Motor de normas y roles: Controla quién puede reservar cada espacio y cuándo. Define ventanas de reserva, límites de duración, cuotas, buffers, normas de cancelación y requisitos de aprobación.

• Sincronización bidireccional del calendario: Conecta Skedda con Microsoft 365, Outlook o Google Workspace para mantener sincronizadas las reservas de espacios y los eventos del calendario y evitar duplicados.

• Check-in y seguimiento de ocupación: Exige a los usuarios que confirmen su llegada por correo, códigos QR, Teams, Slack o Wi‑Fi. Si alguien no hace check-in, Skedda puede liberar automáticamente la reserva.

• Panel de Insights: Analiza la actividad de reservas para ver cómo se están usando los espacios e identificar patrones de demanda en tu lugar de trabajo. 

Limitaciones: 

• Los límites de espacio pueden llenarse rápidamente cuando gestionas salas, escritorios, aparcamiento y otros recursos.

• El check-in y las normas avanzadas de reserva no están disponibles en todos los planes.

• Skedda es menos adecuada para programar reuniones con anfitriones y asistentes.

Precios: Skedda no ofrece plan gratuito ni prueba. Los planes de pago empiezan en $249/month con facturación anual e incluyen 35 espacios, usuarios y reservas ilimitados, planos interactivos, un motor de normas básico y un panel de Insights.

La mejor para: Lugares de trabajo híbridos y universidades que necesitan gestionar distintos tipos de espacios compartidos con normas de disponibilidad, horarios de reserva, acceso y uso.

Veredicto comparativo: Skedda gestiona salas y espacios con herramientas como planos, normas de reserva, check-in y seguimiento de ocupación. Cal.com también admite reservas de salas, pero lo conecta mucho más estrechamente con la programación de reuniones, para que puedas coordinar anfitriones y salas y permitir que los invitados externos reserven.

3. Robin: la mejor para analítica del lugar de trabajo empresarial

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Caso de uso ideal
No, y sin prueba	Presupuesto personalizado	Ocupación verificada por sensores y más de 100 métricas de analítica	Empresas con más de 150 empleados híbridos en varias sedes

Qué es: Robin es una plataforma de gestión del lugar de trabajo para organizaciones con oficinas complejas o repartidas en varias sedes. Cubre la reserva de salas y escritorios, la gestión de visitantes, las pantallas de salas y la analítica del lugar de trabajo. Su analítica combina los datos de reservas con señales de ocupación de sensores conectados, lo que da a los equipos una visión más clara de cómo se están usando sus espacios. Robin también es compatible con más de 100 KPI del lugar de trabajo y recomienda salas en función de factores como el tamaño de la reunión y las preferencias de los asistentes, ayudando a los equipos a planificar de forma eficaz cómo usan sus oficinas.

Características clave: 

• Sugerencias inteligentes de salas: Recomienda salas disponibles en función de la hora de la reunión, el número de asistentes, los servicios y las preferencias de reserva.

• Mapas interactivos de la oficina: Muestra salas, escritorios y otros espacios en un plano digital con disponibilidad en tiempo real para reservar rápidamente.

• Seguimiento de ocupación: Usa sensores conectados y datos de registro para ver si los espacios reservados se están usando de verdad y liberar las reservas abandonadas.

• Pantallas de sala: Muestra el estado actual de una sala en una tablet, con opciones para reservar o registrarte directamente desde la pantalla.

• Analítica del lugar de trabajo: Rastrea el uso de espacios y escritorios en oficinas, edificios, plantas y equipos para detectar espacios infrautilizados y cambios en la demanda.

Limitaciones: 

• Cambiar la distribución de la oficina puede ser engorroso y puede requerir ayuda del equipo de Robin.

• Algunos usuarios informan de fallos con la disponibilidad, la interfaz y el rendimiento móvil.

Precio: Robin no ofrece un plan gratuito ni una prueba. El precio no está publicado en su web, así que tendrás que pedir un presupuesto personalizado.

Ideal para: Grandes empresas con más de 150 empleados híbridos, varias oficinas y políticas de trabajo complejas que necesitan datos detallados sobre ocupación y uso del espacio.

Veredicto comparativo: Robin ofrece herramientas completas para gestionar espacios físicos, incluido el seguimiento de ocupación, la analítica del lugar de trabajo y la gestión de salas. Cal.com también admite la reserva de salas, pero lo conecta más estrechamente con la programación de reuniones, con funciones como reserva externa, enrutamiento, programación round robin y enlaces de reserva compartibles.

4. Envoy: la mejor para la gestión de visitantes junto con las salas

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Mejor caso de uso
No, prueba de 14 días	$5/recurso/mes	Gestión de visitantes	Oficinas que necesitan flujos de trabajo de visitantes junto con la reserva de salas

Qué es: Envoy es una plataforma para el lugar de trabajo para gestionar visitantes y los espacios que usan. Cubre el registro de visitantes junto con las reservas de salas y escritorios, el aparcamiento, las entregas y la señalización digital. Para la reserva de salas, Envoy permite a los empleados reservar espacios, comprobar la disponibilidad en los mapas de la oficina y usar pantallas de sala para ver si un espacio está libre. El registro y la liberación automática ayudan a mantener actualizada la disponibilidad de las salas cuando alguien no se presenta. Teams también pueden gestionar la llegada de un invitado y el espacio de reunión que usarán desde la misma plataforma.

Características clave: 

• Reservas de salas, escritorios y aparcamiento: Reserva distintos recursos del lugar de trabajo desde una sola plataforma, con opciones para reservas por horas, de varios días y desde móvil.

• Reserva sin cita previa: Usa las tablets de las salas para ver la agenda del día, reservar una sala disponible, registrarte o terminar una reunión directamente en la puerta.

• Liberación automática inteligente: Vuelve a abrir automáticamente salas, escritorios o plazas de aparcamiento cuando alguien no hace el check-in, para que las reservas sin usar no bloqueen a otros.

• Disponibilidad en tiempo real: Ve las salas, escritorios y aparcamiento disponibles en mapas interactivos o reserva a través de la app de Envoy, Google Calendar u Outlook.

• Gestión de visitantes: Pre-registra invitados, recopila la información necesaria, filtra a los visitantes, imprime credenciales y notifica a los hosts cuando llegan.

Limitaciones: 

• Pagarás por funciones extra aunque solo necesites gestionar reservas de salas.

• Los flujos de trabajo de visitantes complejos requieren más tiempo de configuración.

Precio: Envoy no tiene plan gratuito, pero ofrece una prueba gratis de 14 días. La reserva de salas está disponible en su módulo Reservations y empieza en $5 por recurso reservable al mes con facturación anual. Los demás módulos, incluida la gestión de visitantes, se tarifican por separado.

Ideal para: Oficinas que necesitan gestionar visitantes, reservas de salas y acceso al lugar de trabajo desde una sola plataforma.

Veredicto comparativo: Envoy está diseñada para oficinas que necesitan gestionar visitantes junto con salas y otros recursos del lugar de trabajo. Cal.com conecta las reservas de salas con las reuniones, de modo que los invitados externos pueden reservar, ser dirigidos al host adecuado y recibir recordatorios antes de la reunión.

5. OfficeSpace: la mejor para planificación de espacios y mudanzas de oficina

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Mejor caso de uso
No, y sin prueba	Presupuesto personalizado	Planificación de escenarios y gestión de mudanzas	Grandes empresas que gestionan mudanzas frecuentes y edificios repartidos en varias sedes

Qué es: OfficeSpace es una plataforma de gestión del lugar de trabajo diseñada para grandes organizaciones. Además de la reserva de salas, admite planificación de espacios, gestión de mudanzas, seguimiento de activos, planos de planta y analítica del lugar de trabajo. Sus herramientas de planificación de escenarios permiten a los equipos de facilities crear un modelo de un cambio propuesto en la oficina, como mover un departamento a otra planta o combinar equipos en menos espacios, antes de hacer el cambio. Ofrece a los equipos una forma de planificar cómo cambiará su espacio de oficina junto con la gestión diaria de salas y del lugar de trabajo.

Características clave: 

• Reserva de salas: Encuentra y reserva salas por disponibilidad, ubicación, capacidad o servicios desde la web, la app móvil, Slack, Teams o calendarios conectados.

• Liberación automática de salas: Requiere check-in y cancela automáticamente las reservas no utilizadas cuando nadie se presenta, dejando la sala disponible para otros.

• Perfiles de sala: Añade detalles como capacidad, equipamiento y servicios para que los empleados encuentren una sala que encaje con su reunión.

• Check-in en quiosco y tablet: Usa iPads o tablets Android para ver la disponibilidad de las salas, hacer reservas sin cita previa y registrar la llegada en la sala.

• Planificación de escenarios y gestión de mudanzas: Crea y compara planos de planta propuestos y úsalos para planificar mudanzas de equipos, cambios de asientos y consolidaciones de oficinas antes de hacer cambios en el espacio físico.

Limitaciones: 

• La incorporación puede llevar de 1 a 2 meses o más.

• La curva de aprendizaje es pronunciada para los usuarios nuevos.

Precio: OfficeSpace no ofrece plan gratuito ni prueba. El precio no está publicado en su web, así que tendrás que pedir un presupuesto personalizado.

Veredicto comparativo: OfficeSpace combina la reserva de salas con planos de planta, planificación de espacios, gestión de mudanzas y analítica del lugar de trabajo. Cal.com te permite reservar una sala como parte de la programación de una reunión, así que el host y la sala pueden revisarse juntos antes de que alguien elija una hora.

6. Archie: la mejor para coworking y espacios compartidos

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Mejor caso de uso
No, prueba de 14 días	$159/mes	Facturación y membresías de coworking	Operadores de coworking y espacios multiinquilino

Qué es: Archie es una plataforma de gestión del lugar de trabajo creada para espacios de coworking y otras empresas que alquilan oficinas y salas compartidas. Gestiona reservas de salas y escritorios, gestión de visitantes y la parte empresarial de la gestión de miembros. Un operador de coworking, por ejemplo, puede dar a los miembros créditos de reserva, gestionar sus membresías y facturas, cobrar pagos y conectar los datos financieros con software contable desde la misma plataforma.

Características clave: 

• Reserva en varias plataformas: Reserva salas y escritorios desde la web o la app móvil, las pantallas de sala, Google Calendar, Outlook o Microsoft Teams. Slack admite notificaciones de reserva y check-ins.

• Pantallas de sala y quioscos: Usa tablets estándar para mostrar la disponibilidad de las salas y permitir a los usuarios reservar espacios desde la sala o desde un quiosco compartido.

• Check-in por QR y liberación automática: Requiere que los usuarios hagan check-in para las reservas de salas y escritorios y luego libera automáticamente los espacios no utilizados cuando no se presentan.

• Normas de reserva: Establece límites de reserva anticipada, buffers, normas de cancelación, aprobaciones y reservas recurrentes para distintos espacios y grupos de usuarios.

• Facturación y membresías de coworking: Gestiona planes de membresía, créditos de reserva, facturas y pagos, con integraciones con QuickBooks y Xero.

Limitaciones: 

• Configurar Archie puede llevar hasta cuatro semanas.

• Tiene una personalización limitada del panel.

Precio: Archie no ofrece un plan gratuito, pero obtienes una prueba gratis de 14 días después de reservar una demo. Sus módulos de programación de salas y reserva de escritorios empiezan en $159/mes cada uno para una sola ubicación con facturación anual, mientras que el módulo de espacio de coworking empieza en $165/mes. Aun así, tendrás que pedir un presupuesto personalizado para tu configuración exacta.

Ideal para: Espacios de coworking, hubs de innovación y otros lugares de trabajo compartidos que alquilan salas y escritorios y necesitan gestionar juntos reservas y pagos.

Veredicto comparativo: Archie está pensado para empresas que alquilan espacios compartidos, con herramientas para gestionar reservas junto con membresías y facturación. Cal.com también gestiona reservas de salas, pero las conecta más estrechamente con la programación de reuniones, con reserva externa, enrutamiento y disponibilidad del host.

7. Joan: la mejor para pantallas de sala e-paper

¿Plan gratuito?	Precio inicial	Función destacada	Mejor caso de uso
No, prueba de 30 días	Presupuesto personalizado	Pantallas de puerta e-paper alimentadas por batería	Oficinas que quieren pantallas dedicadas fuera de las salas de reuniones

Qué es: Joan es una plataforma de gestión del lugar de trabajo conocida sobre todo por sus pantallas de sala e-paper. Estos paneles alimentados por batería se colocan fuera de las salas de reuniones y muestran si un espacio está disponible, además de permitir reservar, ampliar o liberar una reserva. La plataforma también admite reservas de escritorios y aparcamiento, gestión de visitantes, señalización digital y analítica del lugar de trabajo, con las pantallas de sala como la principal forma de interactuar con el sistema.

Características clave: 

• Pantallas de sala e-paper: Las pantallas inalámbricas y alimentadas por batería de Joan muestran la disponibilidad de la sala fuera de cada espacio sin necesidad de una conexión eléctrica permanente.

• Reserva sin cita previa: Reserva, amplía o libera una sala directamente desde la pantalla cuando necesites un espacio al momento.

• Sincronización de calendario: Conecta Joan con Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Slack o Microsoft Teams para mantener la disponibilidad de las salas alineada con tus calendarios existentes.

• Cuadrículas de salas y equipos: Ve varias salas, ubicaciones y su disponibilidad desde una sola pantalla, lo que facilita encontrar un espacio libre.

• Informes de utilización: Rastrea el uso de salas, los patrones de reunión, los espacios más populares y los no-shows para entender cómo se están usando tus salas.

Limitaciones: 

• Tendrás que pagar por separado por las pantallas de sala.

• Algunos usuarios informan de carga lenta y retrasos al comprobar la disponibilidad o usar la app móvil.

Precio: Joan no tiene plan gratuito, pero ofrece una prueba gratis de 30 días. El precio no es público, así que tendrás que pedir un presupuesto personalizado.

Ideal para: Oficinas que quieren pantallas físicas dedicadas fuera de las salas de reuniones y prefieren gestionar el hardware y el software con un solo proveedor.

Veredicto comparativo: Joan combina la reserva de salas con pantallas dedicadas que permiten a los empleados ver la disponibilidad y gestionar las reservas fuera de la sala. Cal.com también te permite reservar salas, pero las conecta con hosts y reuniones, incluidas las reservas externas y el enrutamiento. Las dos pueden funcionar juntas cuando necesitas tanto pantallas de sala como programación de reuniones.

Software de reserva de salas: tabla comparativa rápida

Así es como se comparan los siete softwares de reserva de salas en funciones clave, planes gratuitos y claridad de precios:

Herramienta	Plan gratuito	Aplicación de check-in	Normas de reserva	Claridad de precios
Cal.com	✅ Gratis para siempre	⚠️ Sin check-in, pero los recordatorios y las aprobaciones ayudan a reducir los no-shows	✅ Límites de reserva, buffers, enrutamiento, aprobaciones	✅ Precio publicado
Skedda	❌ Sin plan gratuito ni prueba	✅ Sí	✅ Ventanas de reserva, normas de acceso, aprobaciones	✅ Precio publicado
Robin	❌ Sin plan gratuito ni prueba	✅ Sí	✅ Controles de acceso, límites de reserva, aprobaciones	❌ Presupuesto personalizado
Envoy	❌ Sin plan gratuito, prueba de 14 días	✅ Sí	✅ Políticas de reserva y controles de acceso	⚠️ Precio publicado, pero aun así necesitas un presupuesto personalizado
OfficeSpace	❌ Sin plan gratuito ni prueba	✅ Sí	✅ Controles de acceso, normas de reserva, aprobaciones	❌ Presupuesto personalizado
Archie	❌ Sin plan gratuito, prueba de 14 días	✅ Sí	✅ Normas de acceso y reserva	⚠️ Precio publicado, pero aun así necesitas un presupuesto personalizado
Joan	❌ Sin plan gratuito, prueba de 30 días	✅ Sí	⚠️ Controles básicos de reserva	❌ Presupuesto personalizado

Veredicto final

Cuando elijas software de reservas de salas, piensa si necesitas programar salas y reuniones a la vez o si sobre todo vas a gestionar los espacios en sí.

Cal.com encaja mejor si necesitas ambas cosas. Comprueba la disponibilidad de la sala y del anfitrión antes de mostrar horarios de reserva y admite reservas externas, routing, programación round robin y recordatorios automáticos. El plan gratis incluye tipos de evento ilimitados y sincronización bidireccional del calendario.

Si sobre todo necesitas gestión de espacios, echa un vistazo a Skedda, Robin u OfficeSpace. Envoy tiene más sentido si la gestión de visitantes forma parte del requisito. Archie se adapta a espacios de coworking que también necesitan reservas, membresías y facturación, mientras que Joan es una buena opción si quieres pantallas dedicadas para salas.

Si lo que necesitas es coordinar salas junto con reuniones, empieza con el plan gratis de Cal.com o reserva una demo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es el mejor software de reservas de salas? Si necesitas programar tanto la sala como las personas que asisten, Cal.com es una opción sólida. Sus tipos de evento colectivos comprueban a la vez la disponibilidad del anfitrión y de la sala, mientras que routing y round robin ayudan a enviar las reservas a las personas y espacios adecuados.

2. ¿Cuánto cuesta el software de reservas de salas? El precio varía según la herramienta y puede basarse en usuarios, espacios, recursos o en un presupuesto personalizado. Cal.com tiene un plan gratis, mientras que los planes de pago empiezan en $16/user/month. Skedda empieza en $249/month, Envoy Reservations en $5/resource/month y Archie en $159/month. Robin, OfficeSpace y Joan requieren un presupuesto personalizado.

3. ¿Puede Cal.com reservar salas de reuniones directamente, o solo las reuniones? Sí. Puedes conectar una sala a su calendario de recursos de Google Workspace o al buzón de sala de Outlook. Luego, Cal.com comprueba la sala junto con el anfitrión (o los anfitriones) cuando alguien reserva una reunión.

4. ¿Qué software de reservas de salas es mejor para una pequeña empresa? Si sobre todo necesitas programar reuniones y salas, el plan gratis de Cal.com incluye tipos de evento ilimitados, sincronización bidireccional del calendario, reservas externas y recordatorios automáticos. Skedda, Robin y OfficeSpace son más adecuados para equipos que también necesitan herramientas para gestionar salas, plantas, ocupación o espacio de oficina.

5. ¿Necesitamos paneles de sala y sensores de ocupación? No necesariamente. Las pantallas de sala pueden apoyar reservas sin cita previa, mientras que el seguimiento de ocupación muestra cómo se están usando los espacios. Si no necesitas esas funciones, puedes elegir un software que gestione la disponibilidad, las reglas de reserva y el check-in sin hardware dedicado.