Uso de Cal.com para reuniones recurrentes: Consejos y trucos

Por qué las reuniones recurrentes son importantes

Las reuniones recurrentes son el pulso de la mayoría de los flujos de trabajo modernos. Ya sea que estés organizando sincronicaciones semanales del equipo, revisiones mensuales con clientes o sesiones estratégicas quincenales, estas reuniones generan impulso y aseguran alineación. Sin embargo, configurarlas manualmente cada vez o lidiar con diferentes zonas horarias puede llevar rápidamente a la frustración.

Ahí es donde entra Cal.com. Nuestra plataforma soporta una programación recurrente sin inconvenientes, dándote más control, mejor automatización y menos idas y venidas.

Cómo Cal.com gestiona las reuniones recurrentes

Cal.com ofrece dos formas principales de manejar reuniones recurrentes:

1. Tipos de eventos recurrentes – Un intervalo de tiempo recurrente que siempre está disponible (p.ej., todos los martes a las 10am).

2. Invitaciones recurrentes manuales – Donde tú o tu invitado seleccionan manualmente múltiples horarios en un flujo de reserva.

Dependiendo de tu flujo de trabajo, uno puede funcionar mejor que el otro. Aquí te explicamos cómo configurar ambos, y algunos consejos para usuarios avanzados para mejorarlos aún más.

Configurar un tipo de evento recurrente

Si deseas hacer que el mismo intervalo de tiempo esté disponible cada semana o mes, utiliza la configuración de tipo de evento en Cal.com para configurarlo:

Paso a paso:

1. Navega a tu panel de Cal.com

2. Haz clic en "Tipos de eventos"

3. Elige un tipo de evento existente o crea uno nuevo

4. Bajo "Disponibilidad", selecciona los días y horarios recurrentes

5. Configura tiempos de margen y límites si es necesario

6. Guarda y publica

Esta configuración es perfecta para sincronizaciones semanales del equipo o llamadas regulares de coaching con clientes.

Consejo profesional: ¿Quieres limitar cuántas reuniones recurrentes puede reservar alguien? Utiliza límite de reservas para restringir con qué frecuencia se puede reservar el evento por día o semana.

Usa la reserva de múltiples fechas para flexibilidad

Si prefieres permitir que los usuarios reserven múltiples fechas por adelantado (p.ej., para un programa de coaching de múltiples sesiones), utiliza selección de múltiples fechas durante la reserva. Aunque esto no crea un evento recurrente automático, permite que un usuario escoja varios horarios de una vez.

Cómo habilitar la reserva de múltiples fechas:

• Ve a la configuración de tu tipo de evento

• Habilita "reserva de múltiples fechas"

• Configura el número mínimo/máximo de fechas

Este enfoque es excelente cuando:

• Un cliente quiere reservar cinco sesiones semanales por adelantado

• Estás organizando una serie corta de llamadas de entrenamiento

Nota: Cada fecha seleccionada se trata como una reserva separada.

Sincroniza con tu calendario para evitar conflictos

Las reuniones recurrentes a menudo chocan con otros compromisos. Por eso, Cal.com se sincroniza con todas las principales plataformas de calendario (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar). Al configurar disponibilidad recurrente, Cal.com bloquea automáticamente los tiempos en los que estás ocupado en los calendarios conectados.

Las integraciones de calendario incluyen:

• Google Calendar

• Microsoft Outlook

• Apple iCloud Calendar

• Herramientas compatibles con CalDAV

Consejo profesional: Utiliza reglas de disponibilidad específicas del calendario para priorizar ciertos calendarios para tipos de eventos recurrentes.

Personaliza recordatorios para reuniones recurrentes

¿No presentarse y reuniones perdidas? No bajo tu vigilancia. Cal.com te permite configurar recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para cada tipo de evento, incluyendo los recurrentes.

Sugerencias:

• Envía un recordatorio 24 horas antes y 1 hora antes de la reunión

• Incluye un mensaje personalizado o la agenda de la reunión

También puedes utilizar Cal