Dominando los límites de tiempo a nivel de evento: qué hay más allá de los tiempos de amortiguación
Si eres un usuario habitual de Cal.com probablemente estés familiarizado con nuestra función de tiempos de espera. Los tiempos de espera facilitan asegurarte de que tengas suficiente tiempo entre eventos. Algunas personas utilizan el tiempo de espera para tener una ventana extra de error en caso de que algo salga mal o una reunión se extienda más allá del tiempo previsto. Por el contrario, otras personas utilizan los tiempos de espera para asegurarse de que tienen tiempo para viajar a diferentes lugares de reunión. Sin embargo, los usuarios de Cal.com pueden acceder a más que solo tiempos de espera al establecer límites de tiempo a nivel de evento. También tenemos características como el aviso mínimo, intervalos de tiempo de reserva, limitar la frecuencia de reservas, limitar la dirección de reservas totales y limitar las reservas futuras. Todos estos límites de evento trabajan juntos para ayudar a reducir la probabilidad de dobles reservas y otros problemas relacionados con la programación. Dado que hemos cubierto qué son los tiempos de espera y cómo funcionan en publicaciones anteriores, hoy nos centraremos en todas las demás opciones dentro de la función de límites de reservas.
Aviso mínimo:
La forma en que funciona el aviso mínimo es relativamente sencilla. Es el tiempo de anticipación más corto requerido antes de reservar una reunión. Esto significa que una vez que configures tu aviso mínimo, independientemente de tu perspectiva de disponibilidad, los que reservan solo pueden solicitar un tiempo de reunión basado en esa ventana. Dado que se trata de una configuración a nivel de evento, el aviso mínimo de cada tipo de reunión puede diferir. Esto significa que el aviso mínimo puede ser de 10 minutos a 8 horas o 10 días; depende de ti. La función de aviso mínimo trabaja con tu horario de disponibilidad y calendarios conectados. Si alguien quiere reservar una cita para ti a las 4:00 y estableces tu aviso mínimo en 2 horas, tendría que reservar esa cita antes de las 2:00 p.m. como muy tarde. Si una persona intenta reservar una cita a las 2:01, incluso si estás disponible en tu calendario a las 4:00 p.m., no podrá hacerlo.
Intervalos de tiempo:
Los intervalos de tiempo te permiten especificar la frecuencia de las franjas de reserva dentro de 24 horas. Los intervalos de tiempo funcionan utilizando el intervalo de tiempo predeterminado, que es la duración de tu evento, o puedes establecer uno personalizado. Supongamos, por ejemplo, que creas un tipo de reunión que es para una consulta de 45 minutos por Zoom. Si dejas el intervalo de tiempo en la configuración predeterminada, entonces cuando el posible reservador observe tu disponibilidad, verá que puede reservar reuniones cada 45 minutos. Supongamos que tu disponibilidad para el día comienza a las 9:00 a.m. En ese caso, esto significa que tendrías espacios disponibles a las 9:00, 9:45, 10:30, 11:15, etc. Utilizando la función de intervalo de tiempo, puedes modificar esto, lo que significa que en lugar de que la duración de las reuniones dicte la frecuencia de las franjas de tiempo disponibles, puedes especificarlo tú mismo. Puedes elegir entre intervalos de 5, 10, 15, 20 minutos, etc. al utilizar intervalos de tiempo. La duración de tu reunión no impactará estos intervalos. Lo que esto significa es que si tuvieras una reunión de 60 minutos y seleccionaras un intervalo de 5 minutos, cuando alguien vaya a tu página de reservas para elegir su franja de tiempo, verá una franja de reunión cada 5 minutos en lugar de una franja de reunión cada hora. Al igual que con el aviso mínimo, los intervalos de tiempo seguirán haciendo referencia a tu horario de disponibilidad así como a tu calendario para asegurarse de que no estés doble reservado.
Limitar frecuencia de reservas:
Limitar la frecuencia de reservas es una función muy simple y útil. Una vez que activas esta configuración, te permite dictar con qué frecuencia se puede reservar un evento específico. Puedes establecer este límite para que impacte el evento diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Supongamos que tuviste un tipo de reunión y solo querías ofrecerla seis veces al mes. En este escenario, activarías la función de limitar la frecuencia de reservas, especificarías el número como 6 y seleccionarías la frecuencia por mes. Una cosa a tener en cuenta es que puedes tener más de una frecuencia de límite de reserva. Por ejemplo, además de ofrecer un tipo específico de evento seis veces al mes, es posible que solo desees ofrecerlo hasta 60 veces al año. En este caso, harías clic en la opción [+ añadir], ingresarías 60 en el campo de número y seleccionarías anual como la frecuencia.
Limitar duración de reservas:
Limitar la duración de reservas funciona de manera similar a limitar la frecuencia de reservas. Una vez que activas esta configuración, puedes especificar el tiempo total permitido para este tipo de evento específico. Por ejemplo, este evento solo puede reservarse por un total de 120 minutos al día. Al igual que con la sección de frecuencia de reservas, puedes agregar límites adicionales. También podrías especificar que una reserva específica no puede exceder los 900 minutos o 15 horas por semana. Esta es una función valiosa, especialmente para equipos y organizaciones que utilizan tipos de eventos gestionados, ya que puede ayudar a reforzar límites saludables y reducir horas extras no planificadas o no autorizadas.
Limitar reservas futuras:
Limitar las reservas futuras es una función simple con un impacto significativo. Te da una capa adicional de control sobre cuándo las personas pueden reservar reuniones contigo. Al igual que todas las otras configuraciones, naturalmente hace referencia a tus horarios de disponibilidad y calendarios digitales. Esta característica te permite limitar cuándo se pueden reservar sesiones en función de fechas específicas. Puedes hacer esto de una de dos maneras. Tu primera opción es restringir las reservas futuras por un número establecido de días en el futuro. Tu segunda opción es limitar las reservas futuras a un rango de fechas específico. Si eliges restringir las reservas en función de la opción uno, significa que si estableces el parámetro en 14 días, las personas solo verán las franjas disponibles hasta dos semanas en el futuro. Alternativamente, podrías limitar las reservas futuras en función de la opción dos: un rango de fechas específico.
Imaginemos que planeas trabajar desde una oficina en el extranjero desde el 12 de septiembre hasta el 17 de octubre. En este escenario, elegirías un evento, quizás llamado "Oficina de Auckland," y habilitarías el límite de rango de fechas para asegurarte de que las reuniones solo puedan reservarse mientras estés en esa ciudad. Como puedes ver, habilitar esta función facilita gestionar muchas de las complicaciones de programación que surgen cuando los negocios van bien y tus habilidades están en demanda.
Si estás interesado en utilizar las funciones de límites de reservas de Cal.com por su cuenta o en combinación con otras funciones para ahorrar tiempo, solo tienes que registrarte para obtener una cuenta gratuita de Cal.com. Solo toma un momento hacerlo; una vez que lo hayas hecho, puedes comenzar a ahorrar tiempo de inmediato.
Cómo registrarte para obtener una cuenta de Cal.com:
Visita Cal.com para ver de qué se trata.
A partir de ahí, revisa nuestros planes para ver cuál es el mejor para ti.
A continuación, haz clic en el botón de registro.
Luego, elige un nombre de usuario e ingresa una dirección de correo electrónico.
Recuerda crear una contraseña y luego haz clic en el botón de registro.
Alternativamente, también puedes crear una cuenta utilizando SAML SSO o Google.
A continuación, ingresa tu nombre completo y selecciona tu zona horaria principal.
Selecciona el botón negro etiquetado como "Siguiente."
Elige los calendarios que te gustaría conectar.
A continuación, establece tu horario de disponibilidad predeterminado.
Luego, carga una foto de perfil y algo de texto biográfico.
A continuación, haz clic en el botón de finalizar.
Finalmente, crea algunos eventos reservables y comparte tu enlace de reunión.
Esta revisión profunda de los diversos límites de funciones de reserva de Cal.com ha proporcionado nuevas ideas sobre cómo utilizar el producto para proteger tus intereses y maximizar tu impacto. Sabemos que la vida es complicada y queremos hacer todo lo posible para simplificar al menos un aspecto clave de la gestión del tiempo: la programación. Utilizar Cal.com es una excelente manera de tomar control sobre cómo y cuándo te reúnes y eliminar el innecesario ir y venir que a menudo acompaña a la comparación de horarios. Utilizar Cal.com es una forma fácil de reducir el estrés que viene con la programación, para que puedas concentrarte en lo que realmente importa.
