5 formas en que los flujos de trabajo de Cal.com ahorran tiempo y reducen el estrés | Cal.com
La idea principal detrás de Cal.com es quitar el estrés de la programación. Para hacer esto posible, hemos construido una plataforma robusta y flexible que nuestros usuarios pueden adaptar fácilmente para satisfacer sus necesidades cambiantes. Cal.com es más que un proveedor de enlaces de reserva; nuestro producto proporciona la infraestructura para facilitar la programación para todos. Nuestro producto alojado tiene una tienda de aplicaciones integrada que simplifica las integraciones de terceros, un panel de análisis integrado para que los usuarios de equipo y a nivel empresarial obtengan información basada en datos directamente de sus reservas, y soporte para múltiples programas de disponibilidad con zonas horarias separadas. Ofrecemos una amplia variedad de opciones de incrustación así como otras herramientas como formularios de direccionamiento que pueden ayudar a dirigir a los posibles reservadores al tipo de cita correcto.
Además, los usuarios pueden aprovechar nuestra función de flujo de trabajo para configurar automatizaciones en la aplicación. Esto es genial si desea ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia al simplificar tareas administrativas rutinarias.
¿Qué es un flujo de trabajo?
La función de flujo de trabajo de Cal.com es una herramienta diseñada para ayudarte a gestionar la automatización en la aplicación. Te permite configurar disparadores, asociarlos con acciones y luego conectarlos a uno o más eventos. Estos flujos de trabajo pueden simplificar tareas como gestionar recordatorios, papeleo y programación. Si deseas aprender más sobre cómo configurar flujos de trabajo, consulta esta publicación del blog. Sin embargo, si deseas aprender cómo aplicar los flujos de trabajo de Cal.com para optimizar tu eficiencia e impacto, sigue leyendo.
Cal.com: Automatiza tu tiempo con Flujos de Trabajo
Enviar automáticamente NDAs, Releases y Waivers:
Existen muchos tipos diferentes de negocios y organizaciones, así como individuos, que utilizan Cal.com. Algunos de estos incluyen profesionales que trabajan en los sectores legal, de terapia, startups y marketing. Una cosa que todas estas industrias tienen en común es que los contratos son un aspecto esencial de su trabajo. Una forma en que los usuarios de Cal.com pueden reducir algunas de las tareas rutinarias que deben realizar es utilizando nuestras funciones de flujo de trabajo para gestionar el papeleo relacionado con acuerdos. Esto se puede hacer rápidamente iniciando sesión en su cuenta de Cal.com, seleccionando flujos de trabajo y creando un nuevo flujo de trabajo. Puedes nombrarlo "Automatizar NDA" o "Enviar automáticamente Waiver." Es mejor usar la acción de tipo correo electrónico al crear flujos de trabajo asociados con el papeleo. El beneficio de esta acción es que te permite usar la plantilla de mensaje predeterminada de Cal.com o, mejor aún, crear la tuya propia. Una vez que lo hayas hecho, puedes incluir un enlace en el mensaje que lleve a la parte receptora a un portal donde pueda descargar formularios que luego pueden completar y enviarte de vuelta.
Onboarding de Clientes:
Otra forma impactante de utilizar las funciones de flujo de trabajo es enviar cuestionarios o formularios de onboarding de clientes. Esto puede ser muy útil si eres un caterer, un fotógrafo, un diseñador de interiores o un tutor. Puedes crear tu cuestionario utilizando tus aplicaciones favoritas, por ejemplo, productos como Google Forms, JotForm o Typeform. Este cuestionario puede incluirse en el correo electrónico automatizado como un enlace. Hacer esto es una forma simple de simplificar el proceso de preparación para la reunión y ayudar a garantizar que el evento cara a cara transcurra sin problemas. Esto solo toma unos minutos configurarlo, y una vez que esté hecho, tendrás una tarea menos que gestionar. Si deseas aprender más sobre cómo utilizar cuestionarios dentro de Cal.com, consulta esta publicación del blog.
Encuestas de Cancelación:
Otra manera útil de utilizar flujos de trabajo es recopilar información después de cancelaciones de eventos. Puedes crear una encuesta con un par de preguntas simples para ayudarte a entender por qué el reservador canceló el evento. Este mensaje se puede elaborar como una plantilla personalizada dentro de los flujos de trabajo, y puedes incluir variables para que el correo electrónico enviado esté automáticamente adaptado a la persona que lo recibe. Si miras las variables disponibles dentro de los flujos de trabajo, verás que incluyen opciones como el nombre del evento, fecha/hora/ubicación, correo electrónico del asistente y más. Esto ayuda a garantizar que el mensaje tenga un toque personal y aumenta la probabilidad de que el receptor responda y proporcione datos valiosos.
Recordatorios de Citas:
Utilizar las funciones de flujo de trabajo es una excelente forma de configurar recordatorios de citas. Es importante recordar que puedes tener múltiples acciones dentro de un flujo de trabajo. Esto significa que cuando configuras un flujo de trabajo solo para recordatorios, puedes asegurarte de que el reservador reciba un correo electrónico de recordatorio y un SMS, y que tú, como anfitrión, también recibas un correo electrónico o un mensaje de texto. Configurar recordatorios de citas ayuda a reducir la probabilidad de que errores de comunicación se conviertan en ausencias inesperadas.
Comentarios sobre Reuniones:
Notarás que al crear un flujo de trabajo puedes elegir entre cinco disparadores diferentes. Puedes tener un disparador cuando un evento comienza, se cancela, se reserva, finaliza o se reprograma. El disparador de finalización del evento es especialmente útil porque significa que puedes asegurarte de que cada asistente reciba un mensaje automáticamente personalizado después de un tiempo específico. Este mensaje se puede utilizar para lograr una variedad de objetivos. Podrías incluir un enlace a la encuesta en este mensaje para recopilar datos sobre cómo los asistentes calificarían su experiencia. Esto también podría usarse para preguntar a los asistentes si había algo que querían plantear o abordar durante la reunión que puedan necesitar recordar. Si este es el caso, el mensaje podría incluir una dirección de correo electrónico a la que pueden enviar una nota o una invitación para reservar otra reunión. Finalmente, este mensaje podría utilizarse para agradecer a los asistentes por tomarse el tiempo para participar en la reunión y desearles lo mejor en sus futuros emprendimientos.
Cómo Registrarse para una Cuenta de Cal.com:
Visita Cal.com para ver de qué se trata.
A partir de ahí, consulta nuestros planes para ver cuál es el mejor para ti.
A continuación, haz clic en el botón de registro.
Luego, elige un nombre de usuario e ingresa una dirección de correo electrónico.
Recuerda crear una contraseña y luego haz clic en el botón de registro.
Alternativamente, también puedes crear una cuenta usando SAML SSO o Google.
A continuación, ingresa tu nombre completo y selecciona tu zona horaria principal.
Selecciona el botón negro etiquetado como "Siguiente."
Elige los calendarios con los que te gustaría conectar.
A continuación, configura tu horario de disponibilidad predeterminado.
Luego, sube una foto de perfil y un texto biográfico.
A continuación, haz clic en el botón de finalizar.
Finalmente, crea algunos eventos reservables y comparte tu enlace de reunión.
Habilitar y usar las automatizaciones de flujos de trabajo de Cal.com es una forma fácil de simplificar y reducir el tiempo que a menudo requieren las tareas administrativas rutinarias. Cuando usas flujos de trabajo para enviar información por correo electrónico o SMS, estás quitando una cosa más de la creciente lista de tareas que tienes que hacer. Es solo una de las muchas características que Cal.com ha puesto a disposición de nuestros usuarios para que puedan dedicar más tiempo a lo que realmente importa. ¡Feliz programación!
