Resolver el problema de disponibilidad mixta para siempre
Por Leo Giovanetti, Ingeniero Senior de Full Stack en Cal.com, basado en la experiencia adquirida durante sus 12 años en una importante empresa de software.
La disponibilidad es complicada. Puedes ser una pequeña o gran empresa, y puedes haber invertido mucho para poder estar allí para tus clientes siempre que te necesiten, pero la realidad tarde o temprano te golpea de lleno en la cara: hay MUCHAS plataformas de calendario por ahí, y no puedes obligar a ningún cliente a usar la que tú usas o incluso pensar en cambiar la tuya.
Las plataformas de calendario son esenciales para cualquier negocio; gestionar el tiempo de manera eficiente es una necesidad, como dice el conocido refrán: el tiempo es dinero. Por lo tanto, asegurarte de que tu disponibilidad para los clientes esté bien organizada es primordial para que tu negocio prospere. Desafortunadamente, la gran cantidad de plataformas y la incapacidad de trabajar bien juntas es un gran problema a la hora de organizar tu disponibilidad.
Toma Google Calendar y Microsoft Outlook. Dos de los sospechosos habituales. Supongamos que tu empresa depende completamente de Google Workspace, enviando y recibiendo invitaciones para organizar tu disponibilidad. Todo es sol y rosas hasta que un cliente con Microsoft Outlook entra en la escena. Hay un par de escenarios; profundicemos en cada uno.
Problema 1: Trabajo manual
Imagina tener que organizar manualmente una reunión entre un par de personas a través de correo electrónico o incluso Slack. Ahí es donde entran los mensajes de tipo "Estoy disponible X tiempo el lunes y el martes", por los que recibes un amable y cálido "Oh, no estoy disponible en absoluto el martes, y solo estoy disponible Y tiempo el lunes, ¿puedes hacerlo?", a lo que podrías aceptar y tener que reorganizar todo a tu alrededor o continuar el carrusel de disponibilidad esperando lo mejor, empeorando la situación.
Sin mencionar cuando tienes que reunirte con un grupo más grande de personas, prepárate para pasar un buen día o dos organizando esa reunión. Ahí es donde comienzas a esperar que todo ese esfuerzo valga la pena, poniendo una presión inconsciente para tener un buen resultado en la reunión.
No es un buen plan si me preguntas. ¿Qué más hay?
Problema 2: Lucha por la sincronización
Todo está bien, tu cliente fue lo suficientemente amable como para darte una cuenta dentro de su plataforma, así que deberías poder ver su disponibilidad de inmediato y encontrar el mejor momento posible. Pero espera, no eres solo tú. Necesitas encontrar el mejor momento posible para 3-4 personas, tal vez más, a medida que más partes interesadas se sumen. Ahí es donde tu solucionador de problemas entra en escena y piensa que debe haber una forma de sincronizar tu calendario con el que tienes en la plataforma del cliente: la misma plataforma para todos los interesados en asistir a la reunión.
Por suerte, hay bastantes scripts de sincronización automática que puedes configurar para resolver tu problema, pero no son fáciles de configurar si no estás en lenguajes de programación. Necesitas tener más claro lo que hacen internamente; ¿qué pasa si envían cada evento programado a un calendario externo, invadiendo tu privacidad? Ese es el tipo de comportamiento fraudulento con el que debes tener cuidado.
Además, estos scripts de sincronización no están completos ni por asomo. Es posible que tengas la suerte de configurarlo para sincronizar tus eventos desde tu plataforma a la plataforma de tus clientes. Aún así, necesitarás otra herramienta de sincronización para sincronizar los eventos de la plataforma de tus clientes a tu plataforma, y tendrás que mantener ambas con el tiempo. Las interfaces pueden cambiar, y los scripts deben actualizarse y reconfigurarse acorde. Una lucha que no recomiendo.
¡Debe haber una manera de resolver este problema fácilmente, verdad? ¡Bueno, la hay!
Solución de Cal.com
Cal.com se especializa en crear y hacer evolucionar la mejor plataforma posible para la programación. Punto. No hay nada sobre Cal.com que no puedas auditar si lo necesitas. Es una plataforma de Software Comercial de Código Abierto (COSS) completamente abierta para que la uses por tu cuenta. Ofrecemos una cuenta completamente gratuita para individuos con baterías incluidas, pero también la mejor solución que puedas encontrar para empresas.
¿Cómo resuelve Cal.com el problema de la disponibilidad mixta? Tienes tu propia cuenta dentro de la plataforma Cal.com. La capacidad de conectar tu Google Calendar y tu calendario de Microsoft Outlook está todo en un solo lugar. Luego creas diferentes tipos de eventos que querrías que cualquiera te reserve, con Zoom incluido, o quizás Google Meet. Una revisión de quince minutos, reuniones rápidas de treinta minutos uno a uno, reuniones de consultoría recurrentes cada dos semanas, reuniones de soporte nocturno que requieren confirmación, lo que puedas imaginar. El cliente entra en la página de perfil de tu plataforma Cal.com y elige un día/hora según tu disponibilidad combinada de todos tus calendarios conectados, ¡y eso es todo! Ambos reciben una notificación por correo electrónico, la reunión se crea en tu calendario principal y la vida sigue sin complicaciones.
Oh, pero ¿qué pasa con esa reunión con más de dos personas asistiendo? Puedes crear equipos dentro de la plataforma Cal.com y tener tipos de eventos con un enfoque rotativo o colectivo para moldear mejor el tipo de evento que necesitas ofrecer a tu cliente. Todos aportan su disponibilidad desde sus calendarios conectados para cada miembro del equipo. ¿No es increíblemente útil tener eso?
Además, junto con la función de Flujo de Trabajo dentro de Cal.com, hay una tienda de aplicaciones para que puedas adaptar tu disponibilidad y programar como desees. ¿Qué tan genial es eso? ¿Quieres sincronizar tu CRM preferido con cualquiera que te reserve un evento? ¡Hecho! ¿Quieres experimentar con otra plataforma de video para tus reuniones? Está a solo un clic. ¿Quieres hacer algo muy intrincado cuando obtienes una nueva reserva? Crea un nuevo flujo de trabajo en un instante. Y ni mencionar la posibilidad de ser creativo y usar la API de Cal.com para gestionar cada aspecto que necesites.
Elige tu propia aventura
Tienes muchas opciones para darle una oportunidad a la plataforma Cal.com. Siempre puedes ir a la opción SaaS individual para ver cómo funciona o pedir una demostración. También hay formas oficiales de probar la plataforma.
Para empezar, puedes ejecutar tu propia plataforma en tus instalaciones, teniendo que estar atento para obtener arreglos y nuevas características. Alternativamente, podemos ejecutar una instancia para ti, asegurando que se mantenga actualizada, obteniendo arreglos y nuevas características a medida que llegan. Y déjame recomendarte personalmente el nivel Empresarial. Esa es la mejor oferta, un gran ganar-ganar para todos, donde obtienes la mejor plataforma, y nosotros continuamos trabajando en ella, beneficiándonos de la comunidad de Código Abierto.
