Resolviendo retos de programación de reuniones: cómo Storyblok aprovechó Cal.com

Storyblok es una solución CMS para desarrolladores y marketers que está cambiando la forma en que la gente piensa sobre la gestión de contenidos headless. El producto incluye un editor visual integrado y ayuda a los usuarios a acelerar su tiempo de salida al mercado. Desde la ideación hasta la gestión de activos digitales y las funciones de localización, Storyblok elimina las complicaciones de crear y lanzar productos a gran escala. Lo consigue facilitando que los miembros del equipo colaboren y optimicen su forma de trabajar.

Una de las grandes ventajas de Storyblok es que predican con el ejemplo. Al fin y al cabo, una cosa es que una startup diga que su producto es diferente, y otra que lo demuestre de verdad. Storyblok cree en su producto. Por eso cuenta con un equipo de ejecutivos de cuentas e ingenieros de relaciones con desarrolladores preparados para ofrecer demos en directo del producto.

Esta es una función esencial que ayuda a las personas clave en la toma de decisiones dentro de organizaciones potenciales a resolver sus dudas en tiempo real. También significa que estas personas clave pueden ver cómo funciona el producto en tiempo real, lo que les facilita imaginar el valor que representa.

El reto: distribución desigual de reuniones

Storyblok acudió a Cal.com porque tenía un problema. Las reuniones no se distribuían de forma equitativa entre su equipo de ingenieros de relaciones con desarrolladores. A menudo, un puñado de ingenieros acababa con el 90% de las Reservas. Esto estaba lejos de ser una solución ideal, ya que podía contribuir al burnout y significaba que otras personas disponibles no se estaban aprovechando al máximo. Este desequilibrio afectaba negativamente tanto a los partners internos como a los externos.

“Cambiar a la programación con round robin fijo de Cal.com agilizó drásticamente nuestro proceso de demos. Nuestros ejecutivos de cuentas ya no tienen dificultades para cuadrar la Disponibilidad con la de los desarrolladores, y hemos visto un aumento del 50% en la eficiencia de las demos.”

Además, como Storyblok es una organización totalmente remota que opera y atiende a clientes en 40 países diferentes, se enfrentaba con frecuencia a retos al gestionar múltiples disponibilidades en distintas zonas horarias.

“Cal.com ha hecho que programar demos de ventas sea fluido. Empareja automáticamente a nuestro equipo con los ingenieros adecuados, equilibrando la carga de trabajo y optimizando la Disponibilidad.”

Antes de usar Cal.com, todo esto se gestionaba manualmente con Calendly, que, por desgracia, no tenía las herramientas integradas necesarias para que este proceso fuera eficiente y tuviera impacto. Esto significaba que el proceso de reservar reuniones acababa siendo significativamente más costoso en términos de tiempo y personal de lo que debía ser.

Cal.com: la solución

Cal.com es personalizable, de código abierto y está creado por un equipo remoto y asíncrono. Esto significa que incluye una amplia gama de herramientas para simplificar todo lo relacionado con la infraestructura de programación de citas en calendarios. Cal.com pudo resolver el problema de Storyblok mediante una función llamada Round robin fijo. Es un tipo de reunión que Cal.com desarrolló específicamente para Storyblok.

“Con la ayuda de Cal.com, Storyblok transformó por completo su proceso de demos. Se acabó hacer malabares entre la Disponibilidad de los desarrolladores y los horarios de los ejecutivos de cuentas: ahora todo se optimizaba automáticamente para ambas partes.”

El tipo de reserva con round robin fijo de Cal.com se creó específicamente para Storyblok, aunque más tarde se lanzó y se puso a disposición de todos los usuarios de pago. Este Tipo de evento facilitó una carga de trabajo equilibrada entre los ingenieros y los ejecutivos de cuentas de Storyblok. Lo hizo combinando la distribución clásica de reuniones con round robin y la asignación de franjas horarias con el concepto de Anfitriones predesignados.

“La tecnología de Cal.com permite a los ejecutivos de cuentas centrarse en lo que mejor saben hacer: vender Storyblok. El emparejamiento automatizado entre nuestro equipo global de ventas y los desarrolladores garantiza que cada cliente reciba una demo de alta calidad sin retrasos de programación.”

Usar Cal.com para gestionar la reserva de citas lo cambió todo para Storyblok. Significó que las reuniones se distribuían de forma equitativa entre los miembros adecuados del equipo. También redujo el burnout y ayudó a equilibrar los costes al asegurar que los miembros del equipo no estuvieran ni sobrecargados ni infrautilizados.

El resultado

Al cambiar de Calendly a Cal.com, Storyblok pudo emparejar de forma fácil y sencilla a clientes potenciales con el equipo de demos adecuado en función de factores relacionados con la Disponibilidad, la zona horaria y la región. Esto, a su vez, mejoró la eficiencia general, ya que significaba que el equipo de Storyblok no tenía que gestionar manualmente ninguna de las Reservas de reuniones ni revisar Reservas para detectar errores.

“Cambiar de Calendly a Cal.com ahorró a los ejecutivos de cuentas de Storyblok horas de idas y venidas intentando encontrar ingenieros disponibles. Ahora dejan que el sistema gestione la programación, lo que equilibra las cargas de trabajo en más de 40 países y garantiza que los clientes siempre conecten con el ingeniero adecuado para sus necesidades.”

Además, como el producto de infraestructura de Cal.com está preparado para la localización y disponible en más de 25 idiomas, esta era una solución que podía aplicarse a todos los representantes de Storyblok a nivel internacional. Storyblok es una de las muchas startups a las que Cal.com se enorgullece de impulsar mediante nuestra infraestructura de programación de citas. Esta colaboración demuestra cómo Cal.com sigue apoyando el crecimiento y el éxito de empresas innovadoras como Storyblok a escala global.

¿Quieres probar Cal.com tú mismo? Empieza gratis o reserva una demo.