5 conseils pour réduire les absences avec Cal.com
Maximiser votre temps avec le logiciel de planification de Cal.com
Votre temps est précieux, Cal.com le comprend, et notre logiciel de planification a été conçu pour le refléter. Utiliser Cal.com signifie que vous avez accès à des outils avancés qui facilitent les réunions en augmentant l'efficacité et en simplifiant la collaboration. Nous savons qu'il existe de nombreux outils de planification de calendrier parmi lesquels vous pouvez choisir ; mais, tous ne sont pas de la même qualité.
Stratégies simples pour une gestion efficace du temps
Cal.com est doté d'une grande variété de fonctionnalités intégrées pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps. Cela inclut tout, du calcul automatique des fuseaux horaires à la planification pondérée en rondes pour les entreprises.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les outils que les titulaires de compte Cal.com peuvent utiliser pour réduire les absences aux rendez-vous. Ce sont des conseils conçus pour être accessibles et faciles à exécuter. Aucune des fonctionnalités que nous allons présenter ne nécessite un abonnement Organisation ou Entreprise. Cela signifie que la plupart de ces conseils peuvent être mis en œuvre par des utilisateurs gratuits, et tous ces conseils fonctionnent pour les comptes Team.
1) Augmentez la participation avec des rappels par e-mail automatisés
Tous les utilisateurs de Cal.com ont accès à nos flux de travail automatisés. C'est un outil que vous pouvez utiliser pour configurer des rappels automatisés par e-mail. Ces e-mails sont contrôlés par des déclencheurs. Les déclencheurs peuvent être basés sur le temps ou sur la logique.
Par exemple, vous pouvez avoir un déclencheur qui est réglé trois heures avant le début d'une réunion ou lorsque qu'un événement est réservé. Ce déclencheur peut envoyer un e-mail pour rappeler aux participants une réunion à venir, ou il peut contenir les détails de votre politique d'annulation.
Une fois que vous avez créé un flux de travail, vous pouvez le connecter à autant d'événements réservables que vous le souhaitez. Une chose à garder à l'esprit est qu'il n'y a pas de limite au nombre de flux de travail que vous pouvez créer. Configurer un flux de travail qui envoie des rappels automatisés ou des conditions est un moyen facile de lutter contre la confusion et l'oubli.
2) Exploiter les rappels par message texte pour améliorer la ponctualité
Souvent, lorsque les gens manquent un rendez-vous, il s'agit d'un malentendu, pas de malice. Le participant pourrait penser que la réunion a lieu vendredi prochain, pas ce vendredi. Un moyen simple d'aider à réduire la probabilité de ce genre de malentendu est d'utiliser des rappels par message texte. C'est une fonctionnalité que l'on peut trouver dans les flux de travail Cal.com, mais elle n'est disponible que pour les utilisateurs ayant un abonnement payant.
Si vous avez un compte Team, Organisation, Entreprise ou Plateforme, vous pourrez configurer des flux de travail qui envoient des rappels directement au numéro de téléphone ou au compte WhatsApp du participant. C'est une excellente option, surtout si vous collaborez avec des personnes souvent en mouvement et qui préfèrent la communication courte comme les SMS plutôt que les e-mails.
3) Appliquer des frais d'absence pour valoriser votre temps
Tous les titulaires de compte Cal.com ont accès à des options de monétisation avancées. Cela signifie que vous pouvez connecter votre compte Cal.com à Stripe, PayPal ou Alby. Configurer une passerelle de paiement ne fait pas que supprimer l'embarras de facturer votre temps. Vous pouvez également appliquer des frais d'absence si vous choisissez Stripe comme processeur de paiements.
Les frais d'absence sont un moyen simple de communiquer votre prise de conscience que le temps est précieux et doit être respecté. Vous décidez combien sont les frais d'absence. Cela pourrait être 10 $, 50 $ ou 100 $. Les fonds seront autorisés ou mis en attente mais ne seront pas réellement débités d'une carte à moins que vous ne confirmiez que le participant à la réunion ne s'est pas présenté.
4) Utiliser des descriptions de réunion pour des politiques d'annulation claires
Les événements Cal.com sont extrêmement personnalisables. Tout, des limites de réservation aux intégrations tierces, peut être contrôlé sur une base par type de réunion. Cependant, avec tant d'options de personnalisation avancées, parfois les utilisateurs ne profitent pas des plus simples.
Chaque événement Cal.com a une section de description d'événement personnalisable qui prend en charge les liens. Vous pouvez l'utiliser pour inclure un lien vers votre politique d'annulation personnelle. Ajouter ce lien à la description de l'événement est un excellent moyen d'informer les potentiels réservateurs qu'il existe certaines normes en ce qui concerne le comportement et les conséquences.
5) Personnaliser les champs de réservation pour renforcer les attentes de présence
Être en mesure de personnaliser votre environnement de planification est important. C'est pourquoi Cal.com facilite la personnalisation de vos questions de réservation. Cela peut se faire en accédant à l'onglet Avancé de vos paramètres au niveau de l'événement. Ce que tout le monde ne réalise pas, c'est que vous pouvez utiliser vos questions de réservation pour réduire les absences.
La façon dont vous le faites est d'ajouter une question de réservation comme l'une des suivantes :
Avez-vous lu la politique d'annulation ?
Êtes-vous au courant des frais d'absence ?
Pouvez-vous donner un préavis de 24 heures pour les annulations ?
Ces questions simples aident à réaliser deux choses. D'abord, elles offrent un moment de réflexion afin que les réservateurs puissent réellement enregistrer qu'ils s'engagent dans un contrat social. Ensuite, elles font savoir aux participants à la réunion que s'ils ne pratiquent pas la courtoisie de base, il y aura des conséquences raisonnables.
L'utilisation d'un ou plusieurs des conseils décrits dans cet article vous fera gagner du temps et de l'énergie. Cependant, ce n'est pas tout ce que cela fera. Il est triste de le dire, mais culturellement, beaucoup de gens peuvent être permissifs en ce qui concerne l'appréciation des investissements de temps que les autres font. Lorsque vous fixez des limites saines concernant le temps, vous n'aidez pas seulement vous-même, vous faites un service public. Montrer que vous respectez votre temps aide les autres à apprendre à respecter le leur. C'est un moyen facile de commencer une réaction en chaîne positive qui peut lentement mais sûrement aider à augmenter à la fois la liberté personnelle et la responsabilité sociale.
Si Cal.com vous a aidé d'une manière ou d'une autre et que vous avez trouvé cet article agréable ou que vous souhaitez partager de bonnes pratiques, veuillez nous contacter sur X/Twitter. Merci comme toujours d'avoir lu, et bonne planification !
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