Utiliser Cal.com pour les réunions récurrentes : conseils et astuces

Pourquoi les réunions récurrentes sont importantes

Les réunions récurrentes sont le cœur des flux de travail modernes. Que vous gériez des synchronisations d'équipe hebdomadaires, des révisions clients mensuelles ou des sessions stratégiques bimensuelles, ces réunions créent de l'élan et assurent l'alignement. Cependant, les configurer manuellement à chaque fois ou jongler avec des fuseaux horaires différents peut rapidement mener à la frustration.

C'est là que Cal.com entre en jeu. Notre plateforme prend en charge la planification récurrente sans couture, vous offrant plus de contrôle, une meilleure automatisation et moins d'aller-retour.

Comment Cal.com gère les réunions récurrentes

Cal.com propose deux principales méthodes pour gérer les réunions récurrentes :

1. Types d'événements récurrents – Un créneau horaire récurrent qui est toujours disponible (par exemple, tous les mardis à 10h).

2. Invitations récurrentes manuelles – Où vous ou votre invité sélectionnez manuellement plusieurs horaires dans un flux de réservation.

Selon votre flux de travail, l'un peut mieux fonctionner que l'autre. Voici comment configurer les deux — ainsi que quelques conseils pour utilisateurs avancés pour les rendre encore meilleurs.

Configurer un type d'événement récurrent

Si vous souhaitez rendre le même créneau horaire disponible chaque semaine ou mois, utilisez les paramètres de type d'événement dans Cal.com pour le configurer :

Étape par étape :

1. Accédez à votre tableau de bord Cal.com

2. Cliquez sur "Types d'événements"

3. Choisissez un type d'événement existant ou créez-en un nouveau

4. Sous "Disponibilité", sélectionnez les jours et heures récurrents

5. Définissez des temps de tampon et des limites si nécessaire

6. Enregistrez et publiez

Cette configuration est parfaite pour les synchronisations d'équipe hebdomadaires ou les appels coaching réguliers avec des clients.

Astuce Pro : Vous voulez limiter le nombre de réunions récurrentes qu'une personne peut réserver ? Utilisez les limites de réservation pour restreindre la fréquence à laquelle l'événement peut être réservé par jour ou par semaine.

Utilisez la réservation multi-dates pour plus de flexibilité

Si vous préférez permettre aux utilisateurs de réserver plusieurs dates à l'avance (par exemple, pour un programme de coaching pluri-session), utilisez la sélection multi-dates durant la réservation. Bien que cela ne crée pas un événement auto-récurrent, cela permet à un utilisateur de choisir plusieurs horaires en une seule fois.

Comment activer la réservation multi-dates :

• Allez dans les paramètres de type d'événement

• Activez "la réservation multi-dates"

• Définissez le nombre minimum/maximum de dates

Cette approche est excellente lorsque :

• Un client souhaite réserver cinq sessions hebdomadaires à l'avance

• Vous organisez une série d'appels de formation à court terme

Remarque : Chaque date sélectionnée est considérée comme une réservation séparée.

Synchronisez avec votre calendrier pour éviter les conflits

Les réunions récurrentes entrent souvent en conflit avec d'autres engagements. C'est pourquoi Cal.com se synchronise avec toutes les principales plateformes de calendrier (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar). Lors de la configuration de la disponibilité récurrente, Cal.com bloque automatiquement les horaires où vous êtes occupé sur les calendriers connectés.

Les intégrations de calendrier incluent :

• Google Calendar

• Microsoft Outlook

• Apple iCloud Calendar

• Outils compatibles CalDAV

Astuce Pro : Utilisez des règles de disponibilité spécifiques au calendrier pour prioriser certains calendriers pour les types d'événements récurrents.

Personnalisez les rappels pour les réunions récurrentes

Absences et réunions manquées ? Pas sous votre surveillance. Cal.com vous permet de configurer des rappels automatiques par email et SMS pour chaque type d'événement — y compris les récurrents.

Suggestions :

• Envoyez un rappel 24 heures avant et 1 heure avant la réunion

• Incluez un message personnalisé ou un ordre du jour de la réunion

Vous pouvez également utiliser Cal.com Workflows pour automatiser les suivis ou intégrer des outils comme Slack ou Zapier pour un contrôle encore plus poussé.

Souhaitez-vous que j'ajoute un lien vers la page produit des Workflows ici ?

Considérations pour les équipes et le travail à distance

Les réunions récurrentes deviennent plus complexes avec des équipes distribuées. Cal.com rend la gestion des fuseaux horaires automatique. Lorsque votre équipe est répartie sur plusieurs continents, chaque personne voit les heures des événements à son propre horaire local.

Conseils supplémentaires pour les équipes :

• Utilisez les types d'événements d'équipe pour permettre une disponibilité tournante ou collective

• Utilisez la sélection d'hôte pour attribuer les réunions récurrentes au bon membre de l'équipe

• Activez les tampons de réunion pour éviter la fatigue due aux réunions consécutives

Astuce Pro : Combinez Cal.com avec les intégrations de Slack ou Notion pour intégrer des liens de réservation dans votre espace de travail.

Réunions récurrentes + Workflows personnalisés

Pour aller un peu plus loin, utilisez des workflows personnalisés pour :

• Envoyer des formulaires ou des questionnaires avant la réunion

• Déclencher des messages de remerciement après la réunion

• Ajouter des participants à votre CRM ou liste de diffusion

C'est parfait pour les consultants, coaches ou équipes de vente organisant des sessions répétées avec de nouveaux clients.

Souhaitez-vous des liens internes vers les documents d'intégration CRM ou des cas d'utilisation de vente ?

Pensées finales

Les réunions récurrentes ne doivent pas signifier un travail répétitif. Avec Cal.com, vous pouvez configurer une fois et rationaliser pour toujours. Que vous synchronisiez avec votre équipe chaque lundi ou que vous intégriez de nouveaux clients chaque semaine, nos options flexibles vous offrent les outils dont vous avez besoin. Pour plonger plus profondément dans la planification Round Robin, vous pouvez visionner la vidéo ici:

Prenez le contrôle de votre temps. Laissez Cal.com s'occuper du reste.