Cinq conseils essentiels pour la planification pour les utilisateurs de Cal.com
Lorsque vous planifiez un calendrier, vous méritez le meilleur
Chez Cal.com, nous savons à quel point la planification peut prendre du temps, surtout lorsque vous n’avez pas les bons outils. C’est pourquoi nous avons créé Cal.com. Nous voulions nous assurer que peu importe l'industrie dans laquelle vous travaillez, où vous êtes situé ou quel est votre niveau de confort technique, il existe une option sur le marché qui propose une planification de calendrier gratuite, robuste, flexible et personnalisable.
Cinq conseils pour maximiser votre expérience Cal.com
Alors que vous commencez votre parcours de maîtrise du temps, il y a des choses que vous pouvez faire pour améliorer et augmenter le rythme auquel vous voyez des améliorations dans votre flux de travail lorsque vous utilisez Cal.com. Dans cet article, nous allons parler de cinq conseils de planification qui, s'ils sont mis en œuvre, aideront à garantir que Cal.com ne se contente pas de vous faire gagner du temps, mais reflète également mieux la manière dont vous travaillez et vos besoins uniques.
Ces conseils sont des fonctionnalités simples et efficaces qui font partie de Cal.com. Vous n'avez pas besoin d'avoir un bagage technique pour en profiter. Tous les clients de Cal.com, que ce soit avec notre compte de base gratuit ou avec un abonnement à un plan d'équipe ou d'organisation, ont accès à ces fonctionnalités.
Conseil 1 : personnalisez vos questions de réservation
Tous les utilisateurs de Cal.com ont la possibilité de personnaliser leurs questions de réservation, mais ce n’est pas quelque chose que tout le monde fait. Vos questions de réservation sont les formulaires simples que les gens voient lorsqu'ils cliquent sur un créneau horaire. C'est là où ils sont interrogés sur leur nom, leur numéro de téléphone, leur email et tout ce genre de choses.
Vous pouvez personnaliser ces questions de réservation pour refléter davantage les informations dont vous avez besoin à l'avance afin de bien vous préparer pour un rendez-vous. Par exemple, disons que vous êtes traiteur.
Vous pourriez ajouter des questions personnalisées telles que :
Avez-vous des allergies alimentaires ou des sensibilités connues ?
Y a-t-il des ingrédients ou des saveurs à éviter ?
Avez-vous un style de cuisine préféré, par exemple, français ou américain ?
Poser ce genre de questions personnalisées vous aidera à commencer à gagner du temps immédiatement. La raison pour laquelle elles font une telle différence est que les questions de réservation initient le processus de communication efficace avant même que la réunion n'ait lieu. Cela facilite la préparation de vos rendez-vous à l'avance et aide à garantir que l'événement en question se déroule sans heurts.
Qui d'autre peut bénéficier des questions de réservation ?
Les questions de réservation sont également excellentes pour les personnes travaillant dans des domaines liés à la santé. De bonnes questions pour les professionnels et organisations centrées sur la santé incluent :
Avez-vous déjà visité notre clinique ?
Quel type d'assurance avez-vous ?
Est-ce votre première fois à rechercher du soutien pour ce problème spécifique ?
Comme vous pouvez le voir, poser des questions de réservation spécifiques à l'industrie est un moyen simple d'éliminer l'embarras avant qu'il ne se produise et d'accélérer l'acquisition de connaissances centrées sur le client. C'est bon pour tout le monde car cela signifie que toutes les parties ont partagé et reçu les informations nécessaires pour préparer la réunion au succès.
Conseil 2 : profitez des limites de réservation
Tous les utilisateurs de Cal.com ont accès à un large éventail de limites de réservation au niveau des événements. Cela vous permet de contrôler la fréquence à laquelle un événement se produit, si vous pouvez être réservé pour cet événement consécutivement sans pause entre, et toutes ces sortes de choses. Profiter de ces limites de réservation signifie que vous pouvez garantir que vous avez toujours la marge de manœuvre dont vous avez besoin pour vous présenter, être présent, et performer d'une manière qui respecte vos propres normes exigeantes.
Les limites de réservation de Cal.com incluent des paramètres tels que :
Temps de pause
Durée totale de réservation
Délai minimum
Intervalle de créneau horaire
Utiliser des limites de réservation est un moyen facile de vous mettre sur la voie du succès. Il ne faut que quelques instants pour les personnaliser via vos paramètres au niveau des événements. Les limites de réservation sont particulièrement utiles pour les personnes dans des professions telles que le conseil, le droit et la médecine qui s'engagent dans un travail pro bono. Utiliser des limites de réservation facilite le suivi et la gestion des engagements caritatifs sans avoir à investir dans des logiciels de gestion du temps ou de planification supplémentaires.
Conseil 3 : faites en sorte que vos réservations nécessitent une "confirmation" préalable
Les réservations nécessitant une confirmation sont fantastiques. Elles garantissent que les rendez-vous demandés ne seront pas réservés sans votre approbation explicite. La dernière chose dont une personne occupée a besoin est une surprise de dernière minute, et si vous n'activez pas ce paramètre, cela peut arriver, surtout si vous n'avez pas personnalisé vos limites de réservation.
Le paramètre nécessite une confirmation aide à simplifier les choses en s'assurant que vous recevez un email ainsi qu'une notification dans la zone de réservation de votre tableau de bord, vous informant chaque fois que quelqu'un souhaite se rencontrer. Ces réservations ne seront pas finalisées tant que vous n'aurez pas cliqué sur un bouton pour les approuver.
C'est un paramètre qui doit être activé pour chaque événement, donc si vous ne l'avez configuré que pour un type de réunion, vous n'avez pas à vous soucier de son impact sur quoi que ce soit d'autre.
Cela signifie que vous pouvez mélanger et assortir différents systèmes de contrôle avec différents événements réservables en fonction de vos besoins.
Conseil 4 : n'ayez pas peur des événements cachés
Vous n’avez pas à rendre tous vos liens de réservation publics. Les événements cachés vous permettent de créer des réunions et des types de rendez-vous spécifiques que vous pouvez partager sur une base de besoin de savoir. Un bon exemple de cela est si vous travaillez dans une organisation, une entreprise, ou un environnement qui encourage le mentorat. Vous ne souhaiterez pas nécessairement encadrer chaque nouvel employé ou stagiaire qui passe la porte.
Cependant, il y aura des personnes dont le talent, la personnalité et l'approche du travail vous inspirent. Pour cette raison, vous pourriez trouver que vous voulez les aider dans leur parcours professionnel.
Vous pouvez utiliser des événements cachés pour créer un type de rendez-vous de mentorat caché que vous pourriez partager avec vos apprentis choisis pour les aider à développer leur carrière. Vous pouvez également utiliser des événements cachés pour des choses simples comme planifier un rapide échange avec des collègues proches ou créer un type de réunion afin que vos superviseurs puissent réserver du temps avec vous en cas d'urgence, même si vous êtes hors du bureau.
Conseil 5 : utilisez les fonctionnalités de flux de travail de Cal.com
Notre dernier conseil est de ne pas avoir peur d'utiliser les fonctionnalités de flux de travail de Cal.com. Les flux de travail sont formidables. Ils vous feront gagner tellement de temps et d'efforts. Le fonctionnement des flux de travail est simple. Vous en créez un, vous choisissez un déclencheur, puis vous choisissez des actions.
Par exemple, vous pouvez configurer les choses de sorte que vous soyez envoyé un email (et cela peut être à votre email personnel ; il n'a pas besoin d'être à votre email professionnel) chaque fois qu'un rendez-vous est annulé. Vous pouvez également configurer les choses de sorte que vous receviez une notification chaque fois qu'un rendez-vous est reprogrammé. Vous n’avez pas à utiliser qu’un seul flux de travail par type d’événement. Vous pouvez utiliser autant de flux de travail que nécessaire pour garantir que vous n'avez pas à vous soucier de ce qui se passe. Vous savez juste ce qui se passe, surtout en ce qui concerne votre temps.
Plus vous utilisez Cal.com, plus vous découvrirez toutes les manières dont il soulage le stress lié à la gestion des plannings et des rendez-vous. Si vous avez aimé cet article et que vous voulez en savoir plus sur d'autres fonctionnalités de produit de Cal.com, cliquez ici. Nous avons une section entière dédiée à cela sur notre blog. Merci de lire, et comme toujours, bonne planification !
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