Maîtriser les limites de temps au niveau des événements : ce qui va au-delà des temps de tampon
Si vous êtes un utilisateur régulier Cal.com , vous êtes probablement familier avec notre fonctionnalité de temps de tampon. Les temps de tampon facilitent la garantie que vous disposez de suffisamment de temps entre les événements. Certaines personnes utilisent le temps de tampon pour avoir une marge d'erreur supplémentaire au cas où quelque chose tournerait mal ou qu'une réunion déborde. En revanche, d'autres personnes utilisent les temps de tampon pour s'assurer qu'elles ont le temps de se déplacer vers différents lieux de réunion. Cependant, les utilisateurs de Cal.com peuvent accéder à plus que de simples temps de tampon lors de la définition des limites de temps au niveau des événements. Nous proposons également des fonctionnalités telles que le préavis minimum, les intervalles de créneaux horaires, la limitation de la fréquence de réservation, la limitation de la direction totale des réservations et la limitation des réservations futures. Toutes ces limites d'événements travaillent ensemble pour réduire la probabilité de réservations doubles et d'autres problèmes liés à la planification. Étant donné que nous avons couvert ce que sont les temps de tampon et comment ils fonctionnent dans des articles précédents, nous nous concentrerons aujourd'hui sur toutes les autres options dans la fonctionnalité des limites de réservation.
Préavis minimum :
Le fonctionnement du préavis minimum est relativement simple. C'est le délai le plus court requis avant de réserver une réunion. Cela signifie qu'une fois que vous avez configuré votre préavis minimum, quelle que soit votre perspective de disponibilité, les réservateurs ne peuvent demander un créneau horaire que sur la base de cette fenêtre. Comme il s'agit d'un paramètre au niveau de l'événement, le préavis minimum peut différer selon le type de réunion. Cela signifie que le préavis minimum peut aller de 10 minutes à 8 heures ou 10 jours ; c'est à vous de choisir. La fonctionnalité de préavis minimum fonctionne avec votre calendrier de disponibilité et vos calendriers connectés. Si quelqu'un souhaite réserver un rendez-vous pour vous à 16h00 et que vous avez réglé votre préavis minimum à 2 heures, il devra réserver ce rendez-vous avant 14h00 au plus tard. Si une personne essaie de réserver un rendez-vous à 14h01, même si vous étiez disponible dans votre calendrier à 16h00, elle ne pourra pas le faire.
Intervalles de créneaux horaires :
Les intervalles de créneaux horaires vous permettent de spécifier la fréquence des plages de réservation dans les 24 heures. Les intervalles de créneaux horaires fonctionnent en utilisant l'intervalle de créneau horaire par défaut, qui est la durée de votre événement, ou vous pouvez en définir un personnalisé. Disons, par exemple, que vous créez un type de réunion qui est une consultation de 45 minutes sur Zoom. Si vous laissez l'intervalle de créneau horaire à la valeur par défaut, alors lorsque le réservataire potentiel regarde votre disponibilité, il verra qu'il peut réserver des réunions une fois toutes les 45 minutes. Supposons que votre disponibilité pour la journée commence à 9h00. Dans ce cas, cela signifie que vous aurez des créneaux disponibles à 9h00, 9h45, 10h30, 11h15, etc. Utiliser la fonctionnalité d'intervalle de créneau horaire vous permet de changer cela, ce qui signifie qu'au lieu que les longueurs de réunion dictent la fréquence des créneaux disponibles, vous pouvez le spécifier vous-même. Vous pouvez choisir entre 5, 10, 15, 20 minutes, etc. lors de l'utilisation des intervalles de créneaux horaires. La durée de votre réunion elle-même n'impactera pas ces intervalles. Ce que cela signifie, c'est que si vous aviez une réunion de 60 minutes et que vous avez sélectionné un intervalle de créneau horaire de 5 minutes, lorsque quelqu'un se rend sur votre page de réservation pour choisir son créneau, il verrait un créneau de réunion toutes les 5 minutes plutôt qu'un créneau de réunion toutes les heures. Tout comme avec le préavis minimum, les intervalles de créneaux horaires feront toujours référence à votre calendrier de disponibilité ainsi qu'à votre calendrier pour s'assurer que vous ne soyez pas double réservé.
Limiter la fréquence de réservation :
Limiter la fréquence de réservation est une fonctionnalité très simple et utile. Une fois que vous avez activé ce paramètre, cela vous permet de dicter à quelle fréquence un événement spécifique peut être réservé. Vous pouvez définir cette limite afin qu'elle affecte l'événement quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement. Disons que vous aviez un type de réunion et que vous ne vouliez l'offrir que six fois par mois. Dans ce scénario, vous activeriez la fonctionnalité de limite de fréquence de réservation, préciseriez le nombre à 6 et sélectionneriez la fréquence par mois. Une chose à noter est que vous pouvez avoir plus d'une fréquence de limite de réservation. Par exemple, en plus de fournir un type d'événement un certain nombre de fois par mois, vous pouvez également vouloir n'offrir que jusqu'à 60 fois par an. Dans ce cas, vous cliqueriez sur l'option [+ ajouter], entreriez 60 dans le champ de numéro et sélectionneriez annuellement comme fréquence.
Limiter la durée des réservations :
Limiter la durée des réservations fonctionne de manière similaire à la limite de fréquence de réservation. Une fois que vous avez activé ce paramètre, vous pouvez spécifier le temps total autorisé pour ce type d'événement spécifique. Par exemple, cet événement ne peut être réservé que pour un total de 120 minutes par jour. Tout comme avec la section de fréquence de réservation, vous pouvez ajouter des limites supplémentaires. Vous pourriez également spécifier qu'une réservation spécifique ne peut pas dépasser 900 minutes ou 15 heures par semaine. C'est une fonctionnalité précieuse, en particulier pour les équipes et les organisations qui utilisent des types d'événements gérés, car cela peut aider à renforcer des limites saines et à réduire les heures supplémentaires non planifiées ou non autorisées.
Limiter les réservations futures :
Limiter les réservations futures est une fonctionnalité simple avec un impact significatif. Elle vous donne une couche de contrôle supplémentaire sur quand les gens peuvent réserver des réunions avec vous. Comme tous les autres paramètres, elle fait naturellement référence à vos calendriers de disponibilité et calendriers numériques. Cette fonctionnalité vous permet de limiter quand les sessions peuvent être réservées en fonction de dates spécifiées. Vous pouvez le faire de deux manières. Votre première option consiste à restreindre les réservations futures par un nombre fixe de jours dans le futur. Votre deuxième option est de limiter les réservations futures à une période spécifique. Si vous choisissez de restreindre les réservations en fonction de la première option, cela signifie que si vous définissez le paramètre à 14 jours, les gens ne verront que des créneaux disponibles jusqu'à deux semaines dans le futur. Alternativement, vous pourriez limiter les réservations futures en fonction de la deuxième option : une période spécifique.
Imaginons que vous prévoyez de travailler depuis un bureau à l’étranger du 12 septembre au 17 octobre. Dans ce scénario, vous choisiriez un événement, peut-être appelé "Bureau d'Auckland," et activeriez la limite de la période pour vous assurer que les réunions ne peuvent être réservées que pendant que vous êtes dans cette ville. Comme vous pouvez le voir, activer cette fonctionnalité facilite la gestion des nombreuses complications de planification qui surviennent lorsque les affaires vont bien et que vos compétences sont demandées.
Si vous êtes intéressé par l'utilisation des Cal.com limites de réservation par elles-mêmes ou en combinaison avec d'autres fonctionnalités d'économie de temps, tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire pour un compte gratuit Cal.com. Cela ne prend qu'un instant ; une fois que vous l'avez fait, vous pouvez immédiatement commencer à gagner du temps.
Comment s'inscrire pour un compte Cal.com :
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Ensuite, consultez nos plans pour voir lequel est le mieux pour vous.
Ensuite, cliquez sur le bouton d'inscription.
Puis, choisissez un nom d'utilisateur et entrez une adresse e-mail.
N'oubliez pas de créer un mot de passe, puis cliquez sur le bouton d'inscription.
Alternativement, vous pouvez également créer un compte en utilisant SAML SSO ou Google.
Ensuite, entrez votre nom complet et sélectionnez votre fuseau horaire principal.
Sélectionnez le bouton noir intitulé "Suivant."
Choisissez les calendriers que vous souhaitez connecter.
Ensuite, définissez votre calendrier de disponibilité par défaut.
Ensuite, téléchargez une photo de profil et un texte de bio.
Ensuite, cliquez sur le bouton de finition.
Enfin, créez des événements réservables et partagez votre lien de réunion.
Cette plongée approfondie dans les diverses limites des fonctionnalités de réservation de Cal.com a fourni de nouvelles perspectives sur la façon d'utiliser le produit pour protéger vos intérêts et maximiser votre impact. Nous savons que la vie est compliquée et nous voulons faire tout notre possible pour simplifier au moins un aspect clé de la gestion du temps : la planification. Utiliser Cal.com est un excellent moyen de prendre possession de la façon et du moment où vous rencontrez et d'éliminer les va-et-vient inutiles qui accompagnent souvent la comparaison des emplois du temps. Utiliser Cal.com est un moyen facile de réduire le stress lié à la planification, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte.
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