5 façons dont les flux de travail Cal.com permettent de gagner du temps et de réduire le stress | Cal.com
L'idée principale derrière Cal.com est de réduire le stress lié à la planification. Pour rendre cela possible, nous avons construit une plateforme robuste et flexible que nos utilisateurs peuvent facilement adapter à leurs besoins évolutifs. Cal.com est plus qu'un simple fournisseur de lien de réservation ; notre produit fournit l'infrastructure pour faciliter la planification pour tout le monde. Notre produit hébergé dispose d'un store d'applications intégré qui simplifie les intégrations tierces, d'un tableau de bord d'analytique intégré pour que les utilisateurs d'équipe et d'entreprise obtiennent directement des insights basés sur les données de leurs réservations, et d'un support pour plusieurs horaires de disponibilité avec des fuseaux horaires séparés. Nous proposons une large variété d'options d'intégration ainsi que d'autres outils comme les formulaires de routage qui peuvent aider à diriger de potentiels réservateurs vers le bon type de rendez-vous.
De plus, les utilisateurs peuvent profiter de notre fonctionnalité de flux de travail pour configurer l'automatisation dans l'application. C'est formidable si vous souhaitez gagner du temps et améliorer l'efficacité en rationalisant les tâches administratives routinières.
Qu'est-ce qu'un flux de travail?
La fonctionnalité de flux de travail de Cal.com est un outil conçu pour vous aider à gérer l'automatisation dans l'application. Il vous permet de configurer des déclencheurs, de les associer à des actions, puis de les connecter à un ou plusieurs événements. Ces flux de travail peuvent simplifier des tâches comme la gestion des rappels, des documents, et la planification. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de configurer des flux de travail, veuillez consulter ce post de blog. Cependant, si vous souhaitez apprendre comment appliquer les flux de travail de Cal.com pour optimiser votre efficacité et votre impact, continuez à lire.
Cal.com : Automatisez votre temps avec des Flux de travail
Envoi automatique de NDA, releases et renoncements :
Il existe différents types d'entreprises et d'organisations, ainsi que des individus, qui utilisent Cal.com. Parmi ceux-ci figurent des professionnels travaillant dans les secteurs juridique, de la thérapie, des startups et du marketing. Une chose que toutes ces industries ont en commun, c'est que les contrats sont un aspect essentiel de leur travail. Un moyen pour les utilisateurs de Cal.com de réduire certaines des tâches routinières qu'ils doivent accomplir consiste à utiliser nos fonctionnalités de flux de travail pour gérer la paperasse liée aux accords. Cela peut se faire rapidement en se connectant à votre compte Cal.com, en sélectionnant les flux de travail et en créant un nouveau flux de travail. Vous pouvez nommer cela "Automatiser NDA" ou "Envoi automatique de renoncement". Il est préférable d'utiliser l'action de type email lors de la création de flux de travail associés à la paperasse. Le bénéfice de cette action est qu'elle vous permet d'utiliser le modèle de message par défaut de Cal.com ou, mieux encore, de créer le vôtre. Une fois cela fait, vous pouvez inclure un lien dans le message qui emmène la partie réceptrice vers un portail où elle peut télécharger des formulaires qu'elle peut ensuite remplir et vous renvoyer.
Intégration des clients :
Une autre manière percutante de tirer parti des fonctionnalités de flux de travail est d'envoyer des questionnaires ou des formulaires d'intégration des clients. Cela peut être très utile si vous êtes traiteur, photographe, designer d'intérieur ou tuteur. Vous pouvez créer votre questionnaire en utilisant vos applications préférées, par exemple, des produits comme Google Forms, JotForm ou Typeform. Ce questionnaire peut ensuite être inclus dans l'email automatisé sous forme de lien. Cela constitue un moyen simple de simplifier le processus de préparation de réunion et d'aider à garantir que l'événement réel se déroule sans encombre. Cela ne prend que quelques minutes à configurer, et une fois que c'est fait, vous aurez une tâche de moins à gérer. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation des questionnaires avec Cal.com, veuillez consulter ce post de blog.
Sondages sur les annulations :
Une autre façon utile d'utiliser les flux de travail est de collecter des informations après les annulations d'événements. Vous pouvez créer un sondage avec quelques questions simples pour vous aider à comprendre pourquoi le réservateur a annulé l'événement. Ce message peut être rédigé comme un modèle personnalisé dans les flux de travail, et vous pouvez inclure des variables afin que l'email envoyé soit automatiquement adapté à l'individu qui le reçoit. Si vous examinez les variables disponibles dans les flux de travail, vous verrez que celles-ci incluent des options telles que le nom de l'événement, date/heure/emplacement, email du participant, et plus encore. Cela aide à s'assurer que le message a une touche personnelle et augmente la probabilité que le récepteur réponde et fournisse des données précieuses.
Rappels de rendez-vous :
Utiliser les fonctionnalités de flux de travail est un excellent moyen de configurer des rappels de rendez-vous. Il est important de se rappeler que vous pouvez avoir plusieurs actions dans un flux de travail. Cela signifie que lorsque vous configurez un flux de travail uniquement pour les rappels, vous pouvez vous assurer que le réservateur reçoit un email de rappel et un SMS et que vous, en tant qu'hôte, recevez également un email ou un message texte. Configurer des rappels de rendez-vous aide à réduire la probabilité que des complications inattendues se transforment en absences inattendues.
Retour d'information sur les réunions :
Vous remarquerez en créant un flux de travail que vous pouvez choisir parmi cinq déclencheurs différents. Vous pouvez avoir un déclencheur lorsque l'événement commence, est annulé, est réservé, se termine ou est reprogrammé. Le déclencheur de la fin de l'événement est particulièrement utile car cela signifie que vous pouvez vous assurer que chaque participant reçoit un message automatiquement personnalisé après un certain temps. Ce message peut être utilisé pour accomplir une variété d'objectifs. Vous pourriez inclure un lien vers un sondage dans ce message pour collecter des données sur la façon dont les participants évalueraient leur expérience. Cela pourrait également être utilisé pour demander aux participants s'il y avait quelque chose qu'ils voulaient soulever ou aborder pendant la réunion qu'ils pourraient avoir besoin de se rappeler. Dans ce cas, le message pourrait inclure une adresse email où ils peuvent envoyer une note ou une invitation à réserver une autre réunion. Enfin, ce message pourrait être utilisé pour remercier les participants d'avoir pris le temps de participer à la réunion et leur souhaiter le meilleur dans leurs futures entreprises.
Comment s'inscrire pour un compte Cal.com :
Visitez Cal.com pour découvrir de quoi il s'agit.
De là, consultez nos plans pour voir lequel vous convient le mieux.
Ensuite, cliquez sur le bouton d'inscription.
Puis, choisissez un nom d'utilisateur et entrez une adresse email.
N'oubliez pas de créer un mot de passe, puis cliquez sur le bouton d'inscription.
Alternativement, vous pouvez également créer un compte en utilisant SAML SSO ou Google.
Ensuite, entrez votre nom complet et sélectionnez votre fuseau horaire principal.
Sélectionnez le bouton noir étiqueté "Suivant".
Choisissez les calendriers que vous souhaitez connecter.
Ensuite, définissez votre horaire de disponibilité par défaut.
Puis, téléchargez une photo de profil et un texte de bio.
Ensuite, cliquez sur le bouton terminé.
Enfin, créez des événements réservables et partagez votre lien de réunion.
Activer et utiliser les flux de travail automatiques de Cal.com est un moyen facile de simplifier et de réduire le temps que les tâches administratives routinières prennent souvent. Lorsque vous utilisez des flux de travail pour envoyer des informations par email ou SMS, vous enlevez une tâche de plus à la liste constamment croissante des tâches que vous devez accomplir. C'est juste l'une des nombreuses fonctionnalités que Cal.com a mises à la disposition de nos utilisateurs pour qu'ils puissent passer plus de temps à se concentrer sur ce qui compte. Bonne planification !
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