Qu'est-ce que les workflows SMS ?

Les workflows SMS sont des séquences automatisées de messages texte déclenchées par des actions ou des périodes spécifiques. Ces messages aident les entreprises à communiquer avec les clients et les membres de l'équipe de diverses manières, y compris les confirmations de rendez-vous, les rappels, les annulations et les suivis. La puissance des workflows SMS réside dans leur capacité à gagner du temps, à réduire les erreurs humaines et à améliorer la communication en tenant tout le monde informé tout au long du processus de planification.

Les workflows SMS impliquent généralement :

• Déclencheurs automatisés : Basés sur des événements spécifiques tels que la réservation, l'annulation ou les rappels.

• Messages prédéfinis : Messages pouvant être personnalisés et programmés à l'avance.

• Séquences de suivi : Suivis automatiques pour s'assurer qu'aucune communication n'est manquée.

• Calendrier personnalisable : Messages envoyés à des intervalles définis, tels que des rappels envoyés 24 heures avant un rendez-vous.

Ces workflows simplifient le processus visant à maintenir vos clients et membres de l'équipe informés, réduisant les saisies manuelles tout en améliorant l'engagement.

Comment les workflows SMS peuvent-ils être utilisés dans les applications de planification ?

Dans les applications de planification, les workflows SMS rationalisent la gestion des rendez-vous en automatisant le processus de communication. Avec les notifications SMS, les entreprises peuvent s'assurer que les détails importants sont communiqués en temps réel, maintenant tout le monde sur la bonne voie sans effort supplémentaire.

Voici comment les workflows SMS peuvent être appliqués dans les applications de planification :

1. Avant le début de l'événement : Des rappels SMS peuvent être envoyés aux clients pour s'assurer qu'ils n'oublient pas leurs rendez-vous.

2. Lorsque l'événement est annulé : Si un rendez-vous est annulé, un SMS peut immédiatement informer l'invité, avec des options pour reprogrammer.

3. Lorsqu'un nouvel événement est réservé : Après qu'un utilisateur ait programmé un événement, un message de confirmation SMS peut être envoyé pour le rassurer que sa réservation a été réussie.

4. Après la fin de l'événement : Des suivis SMS peuvent être envoyés pour demander des commentaires ou offrir des services supplémentaires.

5. Lorsqu'un événement est reprogrammé : Si un événement programmé est déplacé à un autre horaire, les workflows SMS peuvent notifier tous les participants du changement.

Avec ces déclencheurs, les workflows SMS aident à automatiser le processus de communication, garantissant que votre système de planification est fluide et que vos clients sont toujours dans la boucle.

Conseils pratiques et stratégies pour utiliser les workflows SMS dans la planification

Pour maximiser l'efficacité des workflows SMS dans la planification, suivez ces conseils pratiques et stratégies :

1. Utilisez des messages clairs et concis : Les SMS ont une limite de caractères, alors gardez vos messages courts et précis.

2. Personnalisez les messages : Adressez-vous aux clients par leur nom et adaptez le contenu du message pour le rendre plus engageant.

3. Définissez des rappels à des moments optimaux : Pour de meilleurs résultats, envoyez des rappels au moins 24 heures avant l'événement et un rappel final 1 heure avant.

4. Testez vos workflows : Avant de les lancer, testez vos workflows pour vous assurer que les messages sont envoyés aux bons moments et sont correctement déclenchés.

5. Surveillez et optimisez : Une fois les workflows actifs, vérifiez les résultats et ajustez-les au besoin pour assurer un engagement optimal.

Comment configurer des workflows SMS dans Cal.com

Configurer des workflows SMS dans Cal.com est rapide et facile. Suivez ces étapes pour automatiser votre communication de planification :

1. Connectez-vous à Cal.com
Créez un compte ou connectez-vous à votre compte Cal.com.

2. Accédez à Workflows
Dans le panneau de gauche de votre tableau de bord, cliquez sur Workflows.

3. Créez un nouveau workflow
Cliquez sur le bouton + Nouveau pour créer un nouveau workflow. Ensuite, sélectionnez Commencez de zéro pour construire votre workflow de A à Z.

4. Configurez le déclencheur

• Cliquez sur Quand ce déclencheur se produit et sélectionnez l'événement déclencheur (par exemple, "Avant que l'événement commence", "Lorsque l'événement est annulé", etc.).

• Choisissez le calendrier pour déterminer quand le déclencheur se produira (par exemple, immédiatement, 24 heures avant, etc.).

• Sélectionnez le(s) type(s) d'événement auquel ce workflow doit s'appliquer, tel qu'une réservation ou un type d'événement spécifique.

5. Configurez l'action du workflow SMS

• Cliquez sur Envoyer un SMS au participant.

• Personnalisez l'ID de l'expéditeur, qui sera le nom ou le numéro apparaissant comme expéditeur du SMS. (Remarque : certains pays n'autorisent pas les ID d'expéditeur alphanumériques.)

• Il est recommandé d'activer l'option Rendre le numéro de téléphone obligatoire pour la réservation d'événement pour s'assurer qu'un numéro de téléphone est collecté lors de la réservation.

6. Changez le message SMS

Modifiez le message SMS à envoyer au participant. Personnalisez le contenu selon les besoins, tels que la confirmation, les rappels ou les notifications de reprogrammation.

7. Enregistrez et Terminé
Une fois que vous avez configuré le déclencheur et le message SMS, cliquez sur Enregistrer pour activer votre workflow. Vous êtes prêt !

Avec la fonctionnalité de workflow SMS facile à utiliser de Cal.com, vous pouvez vous assurer que vos participants sont informés à chaque étape du processus de planification.

Conclusions finales

Les workflows SMS sont un outil puissant pour automatiser la communication dans les applications de planification. En envoyant des rappels, confirmations et suivis automatisés, ils aident les entreprises à améliorer l'engagement, à réduire les absences et à améliorer l'expérience de planification globale. Que vous gériez des rendez-vous pour une petite équipe ou une entreprise, les workflows SMS rendent la planification plus efficace et conviviale.

Prêt à commencer ? Découvrez comment les workflows SMS et WhatsApp de Cal.com peuvent simplifier votre processus de planification et améliorer la communication avec vos clients et votre équipe.