Trois meilleures alternatives à When2Meet pour accélérer la planification de groupes

When2Meet est depuis des années un outil de planification incontournable pour trouver des disponibilités communes au sein de groupes. Les étudiants l’utilisent pour coordonner des séances de révision, les clubs s’en servent pour planifier des réunions, et les équipes en dépendent pour trouver un créneau qui convienne à tout le monde.

Mais si vous êtes frustré(e) par l’interface dépassée de When2Meet, l’absence totale d’expérience mobile ou les intégrations de calendrier limitées, vous n’êtes pas seul(e). De nombreux utilisateurs recherchent activement des alternatives à When2Meet offrant des fonctionnalités modernes comme la synchronisation automatique du calendrier, des interfaces adaptées au mobile et l’automatisation des workflows.

Dans ce guide, nous vous présentons 3 meilleures alternatives à When2Meet qui amélioreront votre expérience de planification de groupe. Préparez-vous à des interfaces élégantes, une automatisation intelligente et des fonctionnalités qui fonctionnent vraiment sur votre téléphone.

Pourquoi vous pourriez avoir besoin d’une alternative à When2Meet

When2Meet est un outil de planification qui vous aide à trouver le meilleur moment pour qu’un groupe se réunisse. 

Il fonctionne pour des sondages de planification basiques, mais il présente plusieurs limites qui poussent les utilisateurs à chercher de meilleures solutions. Parmi les principales limites :

Absence d’intégrations de calendrier 

When2Meet ne se connecte ni à Google Calendar, ni à Outlook, ni à aucun système de calendrier. Vous saisissez manuellement vos disponibilités au lieu de les récupérer automatiquement, ce qui fait perdre du temps et crée des erreurs lorsque votre calendrier change.

Aucune automatisation ni disponibilité intelligente

Vous devez remplir des sondages à répétition pour chaque réunion. Il n’y a aucun moyen de définir des disponibilités récurrentes, d’enregistrer des préférences ou d’automatiser le processus de planification une fois qu’un horaire est trouvé.

Mauvaise UX sur mobile 

L’interface a manifestement été conçue pour des écrans d’ordinateur il y a des années. Utiliser When2Meet sur votre téléphone nécessite de zoomer en permanence, d’appuyer sur de minuscules cases et de lutter avec une mise en page qui ne s’adapte pas aux petits écrans.

Cas d’usage limités au-delà de simples sondages 

When2Meet gère des sondages horaires et rien de plus. Vous atteindrez vite ses limites si vous avez besoin de fonctionnalités avancées de planification telles que :

•  Prise de rendez-vous

• Réunions récurrentes

• Workflows de planification professionnels

• Et plus encore

Pour les équipes, les entreprises ou toute personne lassée des expériences laborieuses, les alternatives modernes à When2Meet offrent la fonctionnalité de planification de calendrier dont vous avez réellement besoin.

Meilleures alternatives à When2Meet en un coup d’œil

Nous avons testé les principaux outils de planification et les avons réduits aux 3 meilleures options. Les voici en un coup d’œil :

1. Cal.com : meilleure alternative globale à When2Meet

Cal.com est l’outil de planification en ligne le plus flexible : il remplace complètement When2Meet tout en ajoutant des fonctionnalités professionnelles dont vous ne soupçonniez pas avoir besoin. Contrairement aux outils de sondage simples, Cal.com fonctionne comme une solution complète de planification de calendrier pour les particuliers, les équipes et les entreprises.

Fonctionnalités clés

• Réservations illimitées : prenez autant de rendez-vous que nécessaire, même avec l’offre gratuite. Il n’y a pas de plafonds artificiels qui imposent des mises à niveau coûteuses à mesure que votre activité se développe.

• Routage intelligent : les formulaires de routage de Cal.com recueillent des informations client et orientent automatiquement  les clients vers le bon membre de l’équipe. 

• Automatisation des workflows : automatisez facilement les confirmations, les rappels et les relances. Personnalisez chaque message pour qu’il corresponde à la voix de votre marque et réduisez les absences sans travail manuel.

• Synchronisation du calendrier : intégration complète avec Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, et plus encore. Cela rend les doubles réservations impossibles. Les modifications se synchronisent instantanément sur toutes les plateformes.

• Rappels automatisés : réduisez les absences, augmentez la participation et assurez une utilisation optimale de votre temps.  

• Planification d’équipe : répartissez les tâches équitablement au sein de votre équipe grâce à la fonctionnalité round-robin. Sinon, laissez les clients choisir la personne de leur choix.

• Pages de réservation personnalisables : des pages de réservation entièrement personnalisées avec votre logo, vos couleurs et vos messages, pour créer une expérience soignée et professionnelle

• Règles basées sur le temps : ajoutez des temps tampons entre les rendez-vous pour éviter les chevauchements ou vous laisser une marge de respiration.

• Prise en charge multi-sites : gérez les réservations sur plusieurs sites depuis un tableau de bord unique. Chacun peut avoir ses propres calendriers et règles de réservation pour une coordination plus fluide.

• Prise en charge multilingue : Cal.com détecte les fuseaux horaires et les langues du navigateur, ce qui le rend idéal pour des réunions multi-fuseaux/multilingues.

Cas d’usage

Cal.com est un outil de planification polyvalent avec de nombreux cas d’usage. Il convient pour :

• Les équipes coordonnant des réunions internes

• Des amis ou des étudiants organisant une rencontre

• Des entreprises gérant des rendez-vous

• Des enseignants coordonnant des heures de permanence

• Et plus encore

En bref, cela fonctionne pour toute personne qui planifie régulièrement des réunions

Pourquoi Cal.com est meilleur que When2Meet

Cal.com remplace les sondages manuels par une automatisation intelligente. Au lieu de demander aux gens de remplir des grilles à chaque fois, vous partagez un lien de réservation personnalisé qui affiche les disponibilités en temps réel extraites de votre calendrier. Les réunions se réservent en quelques secondes plutôt qu’en plusieurs jours d’allers-retours.

J’utilise Cal.com pour planifier et gérer efficacement des réunions, et cela m’aide vraiment à partager mes disponibilités avec les autres. Ce que j’aime le plus avec Cal.com, c’est la simplicité et la flexibilité de l’expérience de planification. L’interface est très épurée, il est donc facile de créer différents types d’événements, de définir mes disponibilités et de partager un lien unique au lieu de faire des allers-retours pour fixer un horaire. — Utilisateur G2.

L’expérience mobile fonctionne réellement. Le design responsive de Cal.com signifie que planifier sur votre téléphone est tout aussi simple et intuitif. Vous ne galérez pas avec de minuscules boutons ou des interfaces maladroites.

L’intégration du calendrier de Cal.com signifie que vos disponibilités se mettent à jour automatiquement. Lorsque vous modifiez votre calendrier, votre page de réservation se met à jour instantanément. Vous n’avez pas à vous fier à des sondages obsolètes qui affichent des créneaux où vous n’êtes plus disponible.

Tarification : offre gratuite avec réservations illimitées. Les offres payantes commencent à 12 $/mois.

2. Doodle : meilleure alternative à When2Meet pour des sondages de groupe simples

Doodle est le remplacement fonctionnel le plus proche de When2Meet, avec une expérience utilisateur (UX) nettement meilleure. Si vous aimez le concept du sondage horaire mais souhaitez une interface moderne et une synchronisation basique du calendrier, Doodle répond exactement à ce besoin.

Fonctionnalités clés

• Sondages de groupe et vote sur des créneaux : créez des sondages avec plusieurs créneaux et laissez les participants voter selon leurs disponibilités. Voyez d’un coup d’œil quels horaires conviennent au plus grand nombre.

• Synchronisation du calendrier : s’intègre à votre calendrier pour afficher les engagements existants pendant le sondage. Empêche les doubles réservations et accélère le processus.

• Notifications par e-mail : des notifications automatiques informent les participants des nouveaux sondages et des horaires définitifs, sans relances manuelles.

• Simplicité d’utilisation : une interface épurée, moderne et facile à utiliser, qui fonctionne aussi très bien sur mobile. 

Limites par rapport à Cal.com

Doodle excelle dans les sondages. Cependant, il ne propose pas de réservation automatisée, de planification d’équipe ni de workflows avancés. Vous devez toujours coordonner via des sondages plutôt que via une réservation directe dans un calendrier. Pour des décisions ponctuelles de groupe, Doodle est excellent. Pour une planification récurrente ou des cas d’usage professionnels, l’automatisation de Cal.com fait gagner plus de temps.

Idéal pour

Doodle est idéal pour des décisions rapides en groupe lorsque vous avez besoin d’un planificateur de sondages de réunion, sans nécessiter une automatisation complète. Parfait pour des déjeuners d’équipe occasionnels, des événements sociaux ou des réunions de comité.

Tarification : offre gratuite disponible. Les offres payantes commencent à 6,95 $/mois pour des fonctionnalités supplémentaires.

Rallly : meilleure alternative gratuite et open source à When2Meet

Rallly est une alternative légère et moderne à When2Meet. En tant que site de planification gratuit et open source, il fournit une fonctionnalité de sondage simple sans suivre ni monétiser vos données.

Fonctionnalités clés

• Respectueux de la vie privée : pas de suivi des utilisateurs, pas de vente de données, et aucun compte requis pour les participants. Partagez des liens de sondage et recueillez les disponibilités sans surveillance.

• Sondages de planification simples : l’interface est épurée et minimaliste, axée uniquement sur la recherche de disponibilités communes. Pas de surcharge de fonctionnalités ni d’options confuses qui gênent la coordination.

• Interface épurée : le design moderne de Rallly fait paraître When2Meet antique en comparaison. L’expérience mobile fonctionne réellement, et l’interface s’adapte bien aux différentes tailles d’écran.

• Open source : comme Cal.com, Rallly est open source. Vous pouvez examiner le code, l’héberger vous-même si vous le souhaitez, ou contribuer à l’amélioration du projet.

Limites

Rallly gère bien les sondages mais manque de fonctionnalités essentielles de planification comme l’intégration du calendrier, la réservation automatisée ou des workflows personnalisés. Vous coordonnez via des sondages comme avec When2Meet, au lieu de proposer une planification directe dans un calendrier

Idéal pour

Rallly est idéal pour les groupes informels et les communautés qui veulent un outil de planification gratuit sans préoccupations liées à la vie privée. Parfait pour les organisations de bénévoles, les groupes d’étude ou les rencontres entre amis où la simplicité prime sur l’automatisation.

Tarification : entièrement gratuit et open source.

Comment choisir la bonne alternative à When2Meet

Pour choisir la bonne alternative à When2Meet selon vos besoins, posez-vous les questions suivantes :

Avez-vous besoin d’intégrations de calendrier ? Si oui, choisissez Cal.com pour une automatisation complète ou Doodle pour une synchronisation basique. When2Meet et Rallly ne proposent pas d’intégration de calendrier.

Planifiez-vous pour des groupes ou des équipes ? Pour des sondages de groupe ponctuels, Doodle ou Rallly conviennent très bien. Pour la planification d’équipe, les réunions récurrentes et les workflows professionnels, Cal.com est la seule véritable option.

Voulez-vous de l’automatisation ou seulement des sondages ? Si les sondages vous conviennent et que la coordination manuelle ne vous dérange pas, Doodle et Rallly améliorent l’expérience When2Meet. Si vous souhaitez supprimer les sondages grâce à la réservation automatisée, Cal.com est la solution.

Avez-vous besoin d’une prise en charge mobile ? Les 3 alternatives fonctionnent bien sur mobile, contrairement à When2Meet. Cal.com offre l’expérience mobile la plus aboutie avec une parité complète des fonctionnalités.

Quel est votre budget ? Rallly est 100 % gratuit. Cal.com propose une offre gratuite généreuse avec des réservations illimitées. L’offre gratuite de Doodle est plus limitée. Pour un usage professionnel, les offres payantes de Cal.com (12 $/mois) offrent le meilleur rapport qualité-prix.

Meilleures alternatives à When2Meet : verdict final

Cal.com est la meilleure alternative globale à When2Meet pour toute personne qui planifie des réunions régulièrement ou a besoin de fonctionnalités professionnelles. Il remplace les sondages manuels par une automatisation intelligente, se synchronise avec votre calendrier et propose des fonctionnalités qui évoluent d’un usage solo à des équipes d’entreprise. Tout cela, et bien plus, en fait une mise à niveau pertinente.

Meilleures alternatives à When2Meet : FAQ

Quelle est la meilleure alternative à When2Meet pour la planification de groupe ?

Cal.com est la meilleure alternative à When2Meet pour la planification de groupe, car il propose la réservation automatisée, l’intégration du calendrier et des fonctionnalités de coordination d’équipe qui éliminent totalement les sondages manuels. Pour des besoins plus simples, Doodle propose un sondage moderne avec une synchronisation basique du calendrier.

Pourquoi devrais-je passer de When2Meet à un outil de planification moderne ?

Les outils de planification modernes comme Cal.com offrent l’intégration du calendrier (fini la saisie manuelle des disponibilités), des interfaces adaptées au mobile, la réservation automatisée et des fonctionnalités professionnelles. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs de planification et améliorez l’expérience pour toutes les personnes concernées.

Cal.com est-il meilleur que When2Meet pour planifier des réunions ?

Oui. Cal.com est meilleur que When2Meet pour plusieurs raisons. Il remplace les sondages manuels par une réservation automatisée qui extrait les disponibilités de votre calendrier en temps réel. Vous partagez un lien de réservation au lieu d’un sondage, et les réunions se planifient en quelques secondes plutôt qu’en plusieurs jours de coordination. L’interface fonctionne sur mobile, se synchronise avec les calendriers et propose des fonctionnalités professionnelles dont When2Meet est totalement dépourvu.

Existe-t-il des alternatives gratuites à When2Meet avec intégration du calendrier ?

Oui. Cal.com propose une offre gratuite avec des réservations illimitées et une intégration complète du calendrier avec Google Calendar, Outlook et iCloud. Rallly est gratuit mais n’inclut pas d’intégration du calendrier. Doodle propose une offre gratuite avec une synchronisation basique du calendrier, mais des fonctionnalités limitées.

Quelle alternative à When2Meet fonctionne le mieux pour les équipes et les réunions récurrentes ?

Cal.com est la meilleure alternative à When2Meet conçue pour les équipes et les réunions récurrentes. Il propose la planification d’équipe, la répartition round-robin, la disponibilité collective, des options de réservation récurrente et l’automatisation des workflows.