Les outils de planification sont devenus essentiels pour gérer les rendez-vous dans le paysage commercial actuel. Parmi les meilleurs logiciels de planification disponibles, Calendly a longtemps été un nom leader, simplifiant la réservation de réunions pour des millions d'utilisateurs. Récemment, de nouveaux concurrents ont émergé dans le même domaine. Un tel prétendant est Zencal, une plateforme se positionnant comme une alternative puissante. Cet article présente une comparaison complète de ZenCal vs. Calendly, en se concentrant sur leurs fonctionnalités de personnalisation des rendez-vous et leurs capacités d'analyse. Nous examinerons comment chaque plateforme gère la personnalisation et les insights de données, et vous aiderons à déterminer quel outil correspond le mieux à vos besoins.

Présentation de Calendly

Calendly est l'une des applications de planification de calendriers les plus populaires, connue pour sa facilité d'utilisation et son adoption généralisée. Lancé en 2013, il est rapidement devenu une plateforme de réservation de calendriers incontournable pour les particuliers et les organisations afin d'éliminer les allers-retours pour trouver des horaires de réunion. La plateforme s'intègre aux calendriers Google et Outlook, automatise les rappels et prend en charge une gamme de types de réunions. La base d'utilisateurs de Calendly a considérablement augmenté – fin 2023, elle a dépassé les 20 millions d'utilisateurs dans plus de 100 000 entreprises. Cette utilisation répandue témoigne de sa fiabilité et de la valeur qu'il offre en tant que système de réservation en ligne pour les entreprises de toutes tailles.

Leur offre principale se concentre sur une expérience de planification simplifiée : les utilisateurs créent des liens de réservation pour différents types de réunions, définissent leur disponibilité, et les invités peuvent s'auto-planifier à un moment qui convient aux deux parties. La plateforme est souvent citée parmi les meilleurs planificateurs de réunions car elle simplifie la prise de rendez-vous et s'intègre à de nombreux outils de travail. Elle offre un niveau gratuit avec des fonctionnalités basiques et plusieurs plans payants qui débloquent des fonctionnalités plus avancées, que nous discuterons plus tard. Elle fournit une base solide de fonctionnalités de planification qui en ont fait une solution incontournable pour les équipes de vente, les recruteurs, les consultations clients, et plus.

Présentation de Zencal

Zencal est un nouvel acteur dans le domaine des logiciels de planification, conçu pour rivaliser directement avec des acteurs établis comme Calendly. Il se présente comme un outil de gestion des réunions et de planification tout-en-un, avec un accent particulier sur la personnalisation et l'analyse. Il permet aux utilisateurs de créer des pages de réservation entièrement personnalisées, de gérer les contacts clients, d'accepter les paiements pour les rendez-vous et de suivre les métriques des réunions. L'attrait de Zencal réside dans l'offre de capacités allant au-delà de la simple planification – par exemple, il permet aux utilisateurs d'utiliser leur propre image de marque et même de générer des rapports avancés sur les réunions. En incluant des fonctionnalités telles que la gestion des clients, le suivi des revenus provenant des réunions payantes et la collecte de feedback post-réunion, il brouille la ligne entre un outil de planification et un CRM léger. Il est positionné comme un système de réservation en ligne pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur processus de planification et « réserver plus de réunions » avec moins d'effort. Zencal propose un plan gratuit généreux (avec la plupart des fonctionnalités activées) et des plans payants abordables pour les utilisateurs intensifs. Au fur et à mesure que nous le comparons à Calendly, nous verrons que l'accent mis par Zencal sur la personnalisation et les insights de données s'adresse aux utilisateurs qui ont besoin de plus que les fonctionnalités de base. Ensuite, plongeons dans la façon dont chaque plateforme gère la personnalisation de l'image de marque et de l'expérience utilisateur sur ses pages de planification.

Fonctionnalités de personnalisation et de branding

Pour les entreprises et les professionnels, maintenir une image de marque cohérente pendant le processus de planification peut être important. Calendly et Zencal reconnaissent ce besoin, mais ils abordent la personnalisation différemment.

Dans les plans payants de Calendly, les utilisateurs peuvent ajouter leur logo d'entreprise, ajuster les thèmes de couleur et créer des questions d'invités personnalisées pour aligner la page de planification avec leur marque. Les niveaux Équipes et Professionnels permettent de supprimer le propre logo et nom de Calendly des pages de réservation, offrant une expérience semi-white-label. Par exemple, sur le plan Standard (Professionnel) et au-dessus. Il n'y a pas de support natif pour l'utilisation d'un domaine personnalisé sur les pages de planification hébergées de Calendly. En pratique, cela signifie que les petites entreprises utilisant la version gratuite doivent accepter le logo/lien de Calendly sur leur page de planification, tandis que les abonnés payants peuvent présenter une interface plus white-label.

Zencal a été conçu avec l'image de marque à l'esprit, permettant une personnalisation étendue même pour les utilisateurs gratuits. Vous pouvez télécharger votre propre logo et image de couverture sur vos pages de réservation, définir des couleurs personnalisées pour correspondre à votre palette de marque et personnaliser le style. Notamment, il vous permet de supprimer toute marque de vos pages de planification. Cela signifie qu'un utilisateur peut partager un lien de réservation qui ressemble et se sent comme son propre site Web, offrant une expérience entièrement marquée aux clients. Il prend également en charge l'intégration du planificateur sur votre propre site avec une iframe ou un pop-up, et il fournit des options pour personnaliser les pages de confirmation et les notifications par email avec votre branding. Tandis que Calendly offre de nombreuses de ces fonctionnalités uniquement dans les plans payants, Zencal les inclut par défaut, ce qui est un attrait significatif pour les utilisateurs qui priorisent le branding.

Analyse et Rapports

Au-delà de la réservation d'une réunion, les outils d'analyse et de rapport de la plateforme de réservation peuvent fournir des informations sur vos schémas de planification, les temps de réunion populaires, les performances de l'équipe, et plus encore. Historiquement, les rapports de Calendly dans les plans de base étaient limités – les utilisateurs pouvaient voir des métriques basiques, telles que le nombre de réunions planifiées, mais des analyses complètes intégrées manquaient. Cependant, en 2023, il a introduit un nouveau tableau de bord Analytics pour les comptes d'équipe afin d'offrir des insights plus approfondis. Cet outil fournit un tableau de bord intuitif avec des métriques clés : vous pouvez voir les jours et les heures de réunion populaires, vos principaux planificateurs ou « utilisateurs intensifs », et les types d'événements les plus fréquemment réservés, entre autres points de données. Les administrateurs d'un plan d'équipe peuvent voir des statistiques à l'échelle de l'organisation, tandis que les utilisateurs individuels peuvent accéder à leurs statistiques de planification personnelle.

Les analyses de Calendly permettent de filtrer par plage de dates, équipe, utilisateur et type de réunion, aidant les managers à comprendre les tendances de planification et à optimiser les flux de travail. Il prend en charge le suivi des conversions en s'intégrant à Google Analytics et Meta Pixel également. Par exemple, une équipe marketing pourrait intégrer un widget de réservation Calendly sur une page de destination et utiliser Google Analytics pour suivre combien de visiteurs se convertissent en réunions planifiées.

Zencal a mis un accent particulier sur cette fonctionnalité. Sur la plateforme, les utilisateurs peuvent générer des rapports sur leurs réunions et clients sans avoir besoin d'outils externes. Le tableau de bord de Zencal suit des metrics tels que le nombre de réservations au fil du temps, les taux de participation et les revenus générés par les réunions payantes. Parce qu'il inclut une composante de gestion des clients, vous pouvez visualiser l'historique d'un client et le total de ses dépenses sur vos services en un seul endroit. Pour les équipes, il offre également des analyses au niveau de l'équipe – les managers peuvent voir comment les réunions sont distribuées parmi les membres de l'équipe et identifier les tendances de productivité. La plateforme prend également en charge l'intégration avec Google Analytics et Facebook Pixel en permettant des paramètres UTM et du code de suivi sur les pages de réservation, de sorte que vous pouvez surveiller les sources de trafic et les taux de conversion pour les réservations. Les utilisateurs qui considèrent les insights de données comme une priorité peuvent apprécier que Zencal mette en évidence de telles analyses directement dans l'application sans exiger le plan de niveau le plus élevé. Elle se positionne non seulement comme un planificateur mais comme l'un des outils d'analyse de planification qui aident à améliorer votre stratégie de rendez-vous au fil du temps.

Tarification et Plans

Lorsque vous choisissez une application de planification, le coût et les limitations des plans sont des facteurs essentiels, surtout pour les freelancers ou les petites entreprises avec un budget limité. Comparons la tarification de Calendly et celle de Zencastr, et comment leurs niveaux gratuits se comparent.

• Tarification de Calendly : Calendly offre un plan gratuit qui permet un type d'événement actif par utilisateur et des fonctionnalités de base. Cette version gratuite convient à un usage individuel ou à des besoins très simples, mais elle est limitée – par exemple, vous ne pouvez pas créer plusieurs types de rendez-vous différents simultanément sans mise à niveau. Les plans payants incluent le plan Essentials/Standard, qui ajoute des types d'événements illimités, des intégrations avec des outils comme Zoom et Slack, un branding personnalisé, et la possibilité de supprimer son branding. Au-dessus de cela, le plan Professionnel/Équipes inclut des fonctionnalités d'équipe comme les événements round-robin, la disponibilité mutualisée pour la planification d'équipe, et des tableaux de bord d'analyse avancés. Calendly propose également un plan Entreprise (tarification personnalisée à partir de plusieurs milliers de dollars par an) pour les grandes organisations nécessitant SSO, audits de sécurité, et support dédié.

• Tarification de Zencal : La plateforme proclame que si vos réunions ne sont pas payantes, vous pouvez probablement utiliser Zencal gratuitement indéfiniment. Le plan gratuit impose très peu de restrictions. En fait, presque toutes les fonctionnalités sont disponibles sans frais. Les seules choses réservées aux plans payants sont la capacité d'accepter des paiements en ligne pour les réservations et les capacités avancées de gestion d'équipe. En d'autres termes, il ne limite pas les fonctionnalités de planification de base dans le niveau gratuit; vous n'avez besoin de mettre à niveau que si vous nécessitez l'aspect e-commerce (vente de réunions payantes ou de forfaits) ou si vous gérez un compte d'équipe avec plusieurs collaborateurs. Les plans payants de Zencal sont également concurrentiels en termes de prix : par exemple, un plan Pro est d'environ 15 $/mois (avec des réductions pour la facturation annuelle), ce qui permet de collecter des paiements et peut supporter des équipes plus larges. Il y a aussi un plan Équipe facturé par utilisateur, qui reste dans une gamme similaire ou inférieure à celle du niveau d'équipe équivalent de Calendly. L'accent est mis sur l'offre de plus de valeur à un coût par utilisateur inférieur.

Les deux outils offrent une bonne valeur de différentes manières : Calendly pour sa plateforme éprouvée et son vaste écosystème d'intégration, et Zencal pour son plan gratuit riche en fonctionnalités et ses mises à niveau abordables.

Cas d'usage : Petite entreprise vs. besoins d'équipe

Pour une application de planification pour petites entreprises ou entrepreneurs indépendants, Zencal présente de nombreux attraits. Ces utilisateurs ont souvent besoin d'une solution abordable qui semble toujours professionnelle et fournit les fonctionnalités nécessaires. Sa capacité à fournir pratiquement toutes les fonctionnalités dans sa version gratuite est un avantage important pour une petite entreprise soucieuse de son budget. Un consultant solo, par exemple, peut utiliser Zencal pour offrir une variété d'options de réunion aux clients, toutes marquées avec son propre logo et style, sans frais mensuels. De plus, supposons que le consultant décide de facturer des séances. Dans ce cas, Zencal a intégré une intégration de paiement (disponible sur son plan Pro) avec support pour les coupons et le suivi de l'historique des achats des clients – transformant effectivement le planificateur en un système de réservation e-commerce léger.

Calendly, d'autre part, est souvent préféré par les équipes de taille moyenne et plus grandes dans les environnements d'entreprise. Pour les applications de planification d'équipe où plusieurs employés ou départements coordonnent des réunions, son écosystème mature et ses fonctionnalités d'entreprise peuvent être cruciaux. Les équipes bénéficient de ses flux de travail de planification polis, comme l'assignation en round-robin et la disponibilité mutualisée. Calendly propose également des contrôles d'administration pour appliquer certains réglages dans toute l'organisation et garantir une utilisation cohérente de l'outil. Les nouveaux tableaux de bord d'analyse sont particulièrement utiles pour les managers pour surveiller la performance de l'équipe.

De plus, ses nombreuses options d'intégration avec les systèmes d'entreprise le rendent attrayant pour les entreprises qui souhaitent que la planification s'intègre parfaitement dans leur chaîne d'outils existante. Bien qu'une petite entreprise puisse certainement utiliser Calendly – et beaucoup le font, heureusement – la tarification par niveaux et l'ensemble de fonctionnalités de la plateforme sont clairement conçus pour évoluer jusqu'aux besoins des entreprises. En revanche, Zencal continue de développer sa liste d'intégrations et se concentre sur les améliorations de base de la planification, ce qui peut être parfaitement acceptable pour une petite opération mais pourrait être une considération pour une plus grande entreprise avec des exigences complexes.

Inconvénients potentiels de Zencal et Calendly

Bien que Zencal et Calendly soient tous deux des choix populaires pour la planification et la gestion des rendez-vous, chaque plateforme comporte son propre ensemble de limitations que les utilisateurs doivent prendre en compte avant de prendre une décision. Un inconvénient commun aux deux outils est la restriction imposée aux plans gratuits. Calendly, par exemple, limite les utilisateurs gratuits à un seul type d'événement actif et restreint l'accès aux intégrations et fonctionnalités avancées de personnalisation. Cela peut être frustrant pour les particuliers ou les petites entreprises qui ont besoin de plus de flexibilité sans s'engager à un abonnement payant. Zencal, bien que plus généreux avec son niveau gratuit, réserve toujours certaines fonctionnalités critiques—telles que l'acceptation de paiements en ligne et la gestion avancée de l'équipe—à ses plans payants. Les utilisateurs qui nécessitent ces capacités peuvent se trouver dans l'obligation de passer à une version supérieure plus tôt que prévu.

Une autre limitation est la courbe d'apprentissage associée à chaque outil. Bien que Zencal et Calendly soient tous deux conçus pour être conviviaux, les nouveaux utilisateurs peuvent rencontrer des défis lors de la navigation dans les paramètres avancés ou de la personnalisation de leurs pages de réservation. Par exemple, configurer des intégrations ou configurer des fonctionnalités de planification d'équipe peut être moins intuitif, en particulier pour ceux sans expérience préalable avec les logiciels de planification. Cette complexité initiale peut ralentir l'intégration pour les organisations ou individus cherchant une configuration rapide. Les limitations d'intégration présentent également un défi. Bien que Calendly dispose d'un ensemble robuste d'intégrations avec des outils populaires comme Google Calendar, Zoom, et Slack, il peut ne pas prendre en charge les plateformes plus niche ou moins courantes sur lesquelles certaines entreprises comptent. Zencal s'intègre bien avec les principaux services de calendrier mais peut manquer de la profondeur d'intégrations tierces dont les grandes organisations ont besoin. Cela peut gêner l'automatisation des flux de travail et forcer les utilisateurs à rechercher des solutions de contournement ou des outils supplémentaires.

Les deux plateformes dépendent également d'une connexion Internet stable, car ce sont des applications Web. Dans les zones avec une connectivité peu fiable, cette dépendance peut perturber les opérations de planification et entraîner des rendez-vous manqués ou des notifications. De plus, des préoccupations en matière de confidentialité peuvent surgir, particulièrement avec Calendly, car le partage des liens de disponibilité publiquement pourrait exposer des informations sensibles sur les horaires des utilisateurs. Certains utilisateurs sont mal à l'aise avec ce niveau de transparence, surtout lorsqu'il s'agit de traiter avec des clients ou partenaires externes.

Cal.com apparaît comme une alternative solide pour les utilisateurs qui trouvent ces limitations restrictives. En tant que plateforme open-source, il offre une flexibilité et un contrôle accrus. Les utilisateurs peuvent auto-héberger le logiciel, garantissant la confidentialité des données et la capacité de personnaliser la plateforme de manière extensive. Cela rend Cal.com particulièrement attrayant pour les organisations ayant des exigences uniques ou des préoccupations de confidentialité accrues. En répondant aux lacunes de Zencal et Calendly, il propose une solution convaincante pour ceux cherchant un outil de planification plus adaptable et axé sur la confidentialité.

Autres alternatives

Une alternative particulièrement notable est Cal.com, une plateforme de planification open-source qui a attiré l'attention comme une solution flexible et favorable aux développeurs. Contrairement à Calendly et Zencal, qui sont des services propriétaires, Cal.com propose son code ouvertement, permettant aux organisations de s'auto-héberger leur propre système de planification ou de le personnaliser de manière extensive. Cela signifie que les entreprises peuvent effectivement télécharger le logiciel de planification (ou le déployer sur leurs serveurs) pour avoir un contrôle total sur les données et l'image de marque. Sa nature open-source le rend extrêmement personnalisable - en fait, il est souvent salué pour permettre des modifications plus profondes non seulement à l'apparence mais à la fonctionnalité principale. Par exemple, les entreprises ayant des développeurs en interne peuvent ajouter des fonctionnalités ou des intégrations uniques dessus qui pourraient ne pas être possibles avec une plateforme fermée. Cette alternative prend également en charge les domaines personnalisés dès le départ et de véritables expériences en marque blanche, puisque vous exécutez votre propre instance si vous le choisissez.

Il offre également une version hébergée avec une tarification similaire à celle de ses concurrents, visant à fournir un équilibre entre commodité et flexibilité. Certains utilisateurs choisissent Cal.com par rapport à Calendly car ils sentaient qu'ils payaient pour des fonctionnalités dans Calendly dont ils n'avaient pas besoin, tandis que sa version gratuite inclut déjà des capacités clés comme les connexions à plusieurs calendriers et l'intégration de Google Analytics. Acuity Scheduling est connu pour la planification de rendez-vous avec une gestion avancée des calendriers et est populaire parmi les entreprises de bien-être. YouCanBook.me se concentre sur la fourniture d'une page de réservation personnalisée liée à votre calendrier et a été reconnu pour sa flexibilité dans l'adaptation des formulaires de réservation.

Choisir entre Calendly et Zencal se résume finalement à vos besoins spécifiques et préférences. Les deux sont parmi les meilleures applications de réservation de rendez-vous qui peuvent vous faire gagner du temps et éliminer les tracas de la planification manuelle. Si vous appréciez une plateforme éprouvée avec des intégrations étendues et que vous travaillez avec des équipes plus grandes ou des environnements d'entreprise, l'expérience soignée de Calendly et ses fonctionnalités avancées pour les équipes en font un choix sûr. Ces solutions de réservation de calendrier vous permettent de présenter aux clients une page de planification avec votre image de marque et de recueillir des données utiles sur vos tendances de réunion sans exiger d'outils supplémentaires ou entraîner des frais élevés.

Sources :

• Exploding Topics – Statistiques sur les applications de calendrier numérique et de planification, y compris la base d'utilisateurs de Calendly (2024) explodingtopics.com.

• Zencal Blog – « 5 meilleures alternatives à Calendly » (2025) zencal.io.

• Zencal (Q&A) – Confirmation que les utilisateurs peuvent supprimer la marque Zencal même sur le plan gratuit projekt-zencal-mikolaj.webflow.io.

• Calendly Blog – Introduction du tableau de bord Analytics de Calendly et de ses caractéristiques clés (2023) calendly.com.

• Capterra Review – Comparaison par les utilisateurs notant les limitations du type d'événement gratuit de Calendly vs. Zencal capterra.com.

• OneCal Blog – Conclusion notant que Cal.com est plus personnalisable en raison de son caractère open-source onecal.io.

• Blog – Témoignage d'utilisateur mentionnant les fonctionnalités gratuites de Cal.com (intégration GA, workflows) par rapport au Calendly payant youcanbook.me.