5 suggerimenti per ridurre le assenze con Cal.com
Massimizzare il tuo tempo con il software di programmazione di Cal.com
Il tuo tempo è prezioso, Cal.com lo capisce, e il nostro software di programmazione è stato creato per rifletterlo. Utilizzare Cal.com significa avere accesso a strumenti avanzati che rendono facile incontrarsi aumentando l'efficienza e semplificando la collaborazione. Sappiamo che ci sono molti strumenti di programmazione del calendario tra cui puoi scegliere; ma non tutti sono dello stesso calibro.
Strategie semplici per una gestione del tempo efficiente
Cal.com offre una vasta gamma di funzionalità integrate per aiutarti a sfruttare al massimo il tuo tempo. Questo include tutto, dal calcolo automatico del fuso orario alla pianificazione pesata a round-robin per le imprese.
In questo articolo, ci concentreremo sugli strumenti che i titolari di account Cal.com possono utilizzare per ridurre le assenze. Questi sono consigli progettati per essere accessibili e facili da eseguire. Nessuna delle funzionalità che delineeremo richiede un abbonamento all'Organizzazione o all'Enterprise. Questo significa che la maggior parte di questi suggerimenti può essere implementata dagli utenti gratuiti, e tutti questi suggerimenti funzionano per gli account Team.
1) Aumenta la partecipazione con promemoria email automatici
Tutti gli utenti di Cal.com hanno accesso ai nostri workflows automatici. Questo è uno strumento che puoi usare per impostare promemoria automatici via email. Queste email sono controllate da trigger. I trigger possono essere basati sul tempo o sulla logica.
Ad esempio, puoi avere un trigger impostato per 3 ore prima dell'inizio di una riunione o quando un evento è prenotato. Questo trigger può inviare un'email per ricordare ai partecipanti un incontro imminente o può contenere i dettagli della tua politica di cancellazione.
Una volta creato un workflow, puoi collegarlo a quanti più eventi prenotabili hai bisogno. Una cosa da tenere a mente è che non c'è limite al numero di workflows che puoi creare. Impostare un workflow che invia promemoria automatici o termini è un modo facile per combattere la confusione e la distrazione.
2) Sfrutta i promemoria via messaggio di testo per un miglior rispetto dei tempi
Spesso, quando le persone saltano un appuntamento, si tratta di un incidente, non di malizia. Il partecipante potrebbe pensare che la riunione si svolga il prossimo venerdì, non questo venerdì. Un modo semplice per ridurre la probabilità di questo tipo di fraintendimenti è utilizzare promemoria basati su messaggi di testo. Questa è una funzionalità che puoi trovare all'interno dei workflows di Cal.com, ma è disponibile solo per gli utenti con abbonamenti a pagamento.
Se hai un account Team, Organizzazione, Enterprise o Platform, potrai impostare workflows che inviano promemoria direttamente al numero di telefono o all'account WhatsApp del partecipante. Questa è una grande opzione, soprattutto se collabori con persone che sono frequentemente in movimento e preferiscono comunicazioni brevi come i messaggi di testo invece delle email.
3) Implementa le commissioni per le assenze per valorizzare il tuo tempo
Tutti i titolari di account Cal.com hanno accesso a opzioni di monetizzazione avanzate. Questo significa che puoi collegare il tuo account Cal.com a Stripe, PayPal o Alby. Impostare un gateway di pagamento fa più che togliere l'imbarazzo di addebitare per il tuo tempo. Puoi anche implementare commissioni per le assenze se scegli Stripe come tuo processore di pagamento.
Le commissioni per le assenze sono un modo semplice per comunicare la tua consapevolezza che il tempo è prezioso e dovrebbe essere rispettato. Spetta a te decidere quanto è alta la commissione per le assenze. Potrebbe essere $10, $50 o $100. I fondi saranno autorizzati o messi in attesa, ma non addebitati su una carta a meno che tu non confermi che il partecipante alla riunione non si è presentato.
4) Utilizza le descrizioni degli incontri per politiche di cancellazione chiare
Gli eventi di Cal.com sono estremamente personalizzabili. Tutto, dai limiti di prenotazione alle integrazioni di terze parti, può essere controllato su base per tipo di riunione. Tuttavia, con così tante opzioni di personalizzazione avanzate, a volte gli utenti non sfruttano quelle più semplici.
Ogni evento di Cal.com ha una sezione di descrizione dell'evento personalizzabile che supporta i link. Puoi utilizzare questo per includere un link alla tua politica di cancellazione personale. Aggiungere questo link alla descrizione dell'evento è un ottimo modo per far sapere ai potenziali prenotatori che ci sono determinati standard riguardo il comportamento e le conseguenze.
5) Personalizza i campi di prenotazione per rafforzare le aspettative di partecipazione
Essere in grado di personalizzare il tuo ambiente di programmazione è importante. Ecco perché Cal.com rende facile per gli utenti personalizzare le loro domande di prenotazione. Questo è qualcosa che può essere fatto accedendo alla scheda Avanzate all'interno delle impostazioni di livello evento. Qualcosa che non tutti si rendono conto è che puoi utilizzare le tue domande di prenotazione per ridurre le assenze.
Il modo in cui lo fai è aggiungendo una domanda di prenotazione come una delle seguenti:
Hai letto la politica di cancellazione?
Sei a conoscenza della commissione per le assenze?
Puoi dare un preavviso di 24 ore per le cancellazioni?
Queste domande dirette aiutano a raggiungere due cose. Primo, forniscono un momento di riflessione affinché i prenotatori possano effettivamente registrare di star entrando in un patto sociale. Secondo, fanno sapere ai partecipanti alla riunione che se non praticano la cortesia di base, ci saranno conseguenze ragionevoli.
Utilizzare uno o più dei suggerimenti delineati in questo articolo ti farà risparmiare tempo ed energia. Tuttavia, non è tutto ciò che farà. È triste dirlo, ma culturalmente, molte persone possono essere permissive quando si tratta di apprezzare gli investimenti di tempo che gli altri fanno. Quando stabilisci confini sani attorno al tempo, non stai solo aiutando te stesso, ma stai anche compiendo un servizio pubblico. Mostrare che rispetti il tuo tempo aiuta gli altri a imparare a rispettare il proprio. Questo è un modo semplice per avviare una reazione a catena positiva che lentamente, ma inesorabilmente, può contribuire ad aumentare sia la libertà personale che la responsabilità sociale.
Se Cal.com ti ha aiutato in qualche modo e hai trovato questo articolo interessante o desideri condividere alcune best practice, ti preghiamo di contattarci su X/Twitter. Grazie come sempre per aver letto, e buona programmazione!
