Aumenta la produttività del team con la funzione di riunioni istantanee di Cal.com
Cosa sono le riunioni istantanee?
Potresti aver sentito parlare della funzionalità delle riunioni istantanee di Cal.com. È un tipo di evento personalizzato che è stato inizialmente creato per Deel, ma ora è disponibile per tutti gli abbonati a Cal.com Enterprise. Se hai letto il nostro studio di caso o il nostro highlight sulle riunioni istantanee, allora sai già quanto sia meravigliosa questa opzione. È una funzione che fa risparmiare tempo, riduce le incomprensioni e rende più facile per le persone incontrarsi.
Domande comuni sulle riunioni istantanee
Potresti chiederti come attivare questa funzionalità per la tua organizzazione. Bene, in tal caso, questo è l'articolo di cui hai bisogno. Tratteremo tutte le cose di base che devi sapere per impostare le prenotazioni istantanee e avviare il processo.
Ciò significa che risponderemo a domande di base su cosa sono le riunioni istantanee e come funzionano, oltre a guidarti attraverso il processo di impostazione di una riunione istantanea.
Cosa sono le riunioni istantanee?
Per abilitare le riunioni istantanee, devi essere un membro di un'organizzazione con un account Enterprise di Cal.com. Questo perché questa funzionalità è stata realizzata esclusivamente per gli abbonati con esigenze di programmazione complesse. Supponendo che tu sia un membro di un account Enterprise, le prenotazioni istantanee possono essere facilmente impostate dal tuo pannello dei tipi di eventi. Puoi farlo creando un nuovo tipo di evento o trasformando un tipo di evento precedentemente creato in una prenotazione istantanea. Se desideri trasformare un tipo di evento precedentemente creato in una prenotazione istantanea, segui semplicemente i passaggi qui sotto. In ogni caso, tutto ciò che devi fare è seguire i passaggi qui sotto.
Come impostare le riunioni istantanee
Supponendo che tu sia un membro di un account Enterprise, impostare le riunioni istantanee è molto semplice. Ecco come fare:
Accedi al tuo account Cal.com.
Vai al tuo pannello dei tipi di eventi.
Seleziona un tipo di evento precedentemente creato o scegli di crearne uno nuovo.
Se stai creando un nuovo tipo di evento, ti sarà chiesto di nominarlo e specificarne la durata.
In caso contrario, fai semplicemente clic sull'evento pre-creato per accedere alle sue impostazioni.
Ora che hai accesso alle impostazioni a livello di evento, vedrai un elenco di schede.
Subito sotto la scheda Workflows, vedrai un elemento chiamato Prenotazioni Istantanee.
Clicca su questa scheda per accedere alle impostazioni della tua Prenotazione Istantanea.
Una volta che hai accesso alla scheda Prenotazione Istantanea, ci sarà un interruttore che dovrai attivare per attivare la funzionalità delle Prenotazioni Istantanee.
Noterai che sotto questo ci sono impostazioni aggiuntive che puoi utilizzare per personalizzare le tue prenotazioni istantanee.
Queste includono programmi di disponibilità, parametri e il tempo che un destinatario ha per rispondere alla riunione e avviarla.
Inoltre, è qui che imposteresti i webhook.
Una volta che hai apportato tutte le tue modifiche e personalizzazioni, clicca sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra.
Chi ha accesso alle riunioni istantanee?
Proprio come per tutti gli altri eventi prenotabili, le prenotazioni istantanee possono essere nascoste o pubbliche. Se una prenotazione istantanea è pubblica, chiunque visiti il tuo profilo di prenotazione sarà in grado di vederla. Se una prenotazione istantanea è impostata su nascosta, allora sarà necessario condividere un link affinché un'altra persona possa accedere a quel tipo di prenotazione. Questo link potrebbe trovarsi all'interno della tua firma email o potrebbe essere un pulsante su una pagina web.
Proprio come per tutti gli altri tipi di eventi prenotabili, le prenotazioni istantanee possono essere accoppiate con moduli di instradamento per ridurre la confusione per i clienti e migliorare l'efficienza. Puoi anche visitare la scheda Prenotazioni Istantanee all'interno delle tue impostazioni a livello di evento per impostare parametri URL unici.
Personalizzare le riunioni istantanee
Personalizzare la tua prenotazione istantanea avviene all'interno della scheda Prenotazioni Istantanee. Le modifiche apportate a una prenotazione istantanea si applicheranno solo a quel specifico evento prenotabile. L'unica eccezione a questo è se un amministratore all'interno della tua organizzazione utilizza modelli di evento gestiti per creare un tipo di prenotazione istantanea, che viene distribuito a più persone. In questo caso, ogni volta che l'amministratore aggiorna il tipo di evento gestito, le impostazioni verranno aggiornate per chi utilizza quel modello.
Come vengono notificati i membri del team che una riunione istantanea è in attesa?
È facile impostare notifiche per i membri del team personalizzando il componente webhook delle tue prenotazioni istantanee.
Tuttavia, se non ti senti a tuo agio nell'utilizzare direttamente i webhook, puoi anche installare app come Make o Zapier. Una volta che hai scelto il tuo metodo di connessione preferito, è semplicemente una questione di decidere come vorresti che i membri del tuo team fossero notificati.
Riceveranno un messaggio in Slack, una chiamata vocale AI, o forse un'email contrassegnata come urgente nella loro casella di posta? L'unica cosa che limita la condivisione della notifica di una prenotazione istantanea è la tua immaginazione.
Cosa vede il cliente quando prenota una riunione istantanea?
Dopo aver selezionato un intervallo di tempo, le persone che prenotano le prenotazioni istantanee vedranno un pulsante in fondo allo schermo contrassegnato Connettiti Adesso. Una volta che hanno cliccato su questo pulsante, verranno invitati a inserire il proprio nome e le informazioni di contatto. Dopo aver inviato queste informazioni, apparirà una schermata di attesa.
La schermata di attesa scomparirà quando un membro del team risponde alla richiesta di riunione o una volta scaduto il tempo. Una volta che un membro del team si unisce al link della riunione, l'evento procederà normalmente. Ciò significa che la riunione si svolgerà su qualsiasi piattaforma tu abbia scelto come luogo di prenotazione istantanea.
Utilizzare le prenotazioni istantanee è un ottimo modo per distinguerti dalla massa rendendo facile per i tuoi colleghi e clienti contattarti quando conta. Se desideri saperne di più sulle offerte di Enterprise di Cal.com, ti preghiamo di contattare un membro del nostro team di vendita. Grazie per aver letto questo articolo e, come sempre, buona programmazione!
