Aumenta la produttività del team con la funzione di riunioni istantanee di Cal.com

Cosa sono le riunioni istantanee?

Potresti aver sentito parlare della funzionalità delle riunioni istantanee di Cal.com prima. È un tipo di evento personalizzato che è stato inizialmente creato per Deel ma ora è disponibile per tutti gli abbonati a Cal.com Enterprise. Se hai letto il nostro caso di studio o il nostro highlight delle riunioni istantanee, allora sai già quanto sia meravigliosa questa opzione. È una funzionalità che fa risparmiare tempo, riduce la comunicazione errata e rende più facile per le persone incontrarsi.

Domande comuni sulle riunioni istantanee

Potresti chiederti come abilitare questa funzione per la tua organizzazione. Bene, in tal caso, questo è l'articolo che ti serve. Copriremo tutte le basi che devi sapere per configurare le prenotazioni istantanee e far partire la palla.

Ciò significa che risponderemo alle domande di base su cosa sono le riunioni istantanee e come funzionano, oltre a guidarti attraverso il processo per configurarli.

Cosa sono le riunioni istantanee?

Per abilitare le riunioni istantanee, devi essere membro di un'organizzazione con un account Cal.com Enterprise. Questo perché questa funzione è stata costruita esclusivamente per abbonati con esigenze di programmazione complesse. Supponendo che tu sia un membro dell'account Enterprise, le prenotazioni istantanee possono essere facilmente impostate dalla tua dashboard dei tipi di evento. Puoi farlo creando un nuovo tipo di evento o trasformando un tipo di evento creato in precedenza in una prenotazione istantanea. Se desideri trasformare un tipo di evento creato in precedenza in una prenotazione istantanea, segui semplicemente i passaggi seguenti. In ogni caso, tutto quello che devi fare è seguire i passaggi seguenti.

Come configurare le riunioni istantanee

Supponendo che tu sia un membro dell'account Enterprise, configurare riunioni istantanee è molto semplice. Ecco come farlo:

1. Accedi al tuo account Cal.com.

2. Vai alla tua dashboard dei tipi di evento.

3. Seleziona un tipo di evento creato in precedenza o scegli di crearne uno nuovo.

4. Se stai creando un nuovo tipo di evento, ti verrà chiesto di nominare quell'evento e specificarne la durata.

5. Altrimenti, clicca semplicemente sull'evento pre-creato per accedere alle sue impostazioni.

6. Ora che hai accesso alle impostazioni a livello di evento, vedrai che c'è un elenco di schede.

7. Proprio sotto la scheda Workflows, vedrai un elemento chiamato Prenotazioni Istantanee.

8. Clicca su questa scheda per accedere alle impostazioni della tua Prenotazione Istantanea.

9. Una volta che hai accesso alla scheda Prenotazione Istantanea, ci sarà un interruttore che dovrai attivare per abilitare la funzionalità Prenotazioni Istantanee.

10. Noterai che sotto, ci sono impostazioni aggiuntive che puoi utilizzare per affinare le tue prenotazioni istantanee.

11. Queste includono programmi di disponibilità, parametri e il tempo che un host ha per rispondere alla riunione e avviarla.

12. Inoltre, è qui che configureresti i webhook.

13. Una volta apportate tutte le modifiche e personalizzazioni, fai clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra.

Chi ha accesso alle riunioni istantanee?

Proprio come tutti i tuoi altri eventi prenotabili, le prenotazioni istantanee possono essere nascoste o pubbliche. Se una prenotazione istantanea è pubblica, chiunque visiti il tuo profilo di prenotazione sarà in grado di vederla. Se una prenotazione istantanea è impostata su nascosta, allora un collegamento dovrà essere condiviso per consentire a un'altra persona di accedere al tipo di prenotazione. Questo collegamento potrebbe essere trovato all'interno della tua firma e-mail o potrebbe essere un pulsante su una pagina web.

Proprio come tutti i tuoi altri tipi di eventi prenotabili, le prenotazioni istantanee possono essere abbinate a moduli di instradamento per ridurre la confusione per i clienti e migliorare l'efficienza. Puoi anche visitare la scheda Prenotazioni Istantanee all'interno delle impostazioni a livello di evento per impostare parametri URL unici.

Personalizzare le riunioni istantanee

La personalizzazione della tua prenotazione istantanea avviene all'interno della scheda Prenotazioni Istantanee. Le modifiche apportate a una prenotazione istantanea si applicheranno solo a quel specifico evento prenotabile. L'unica eccezione a ciò è se un amministratore all'interno della tua organizzazione utilizza modelli di eventi gestiti per creare un tipo di prenotazione istantanea, che viene distribuito a più persone. In questo caso, ogni volta che l'amministratore aggiorna il tipo di evento gestito, le impostazioni verranno aggiornate per chiunque utilizzi quel modello.

Come vengono notificati ai membri del team che una riunione istantanea è in sospeso?

È facile configurare notifiche per i membri del team personalizzando la componente webhook delle tue prenotazioni istantanee.

Tuttavia, se ti senti a disagio nell'usare direttamente i webhook, puoi anche installare app come Make o Zapier. Una volta scelto il metodo di connessione preferito, si tratta semplicemente di decidere come vuoi che i tuoi membri del team vengano notificati.

Riceveranno un messaggio su Slack, una chiamata vocale AI, o magari una email contrassegnata come urgente nella loro inbox? L'unica limitazione alla condivisione della notifica di una prenotazione istantanea è la tua immaginazione.

Cosa vede il cliente quando prenota una riunione istantanea?

Dopo aver selezionato un intervallo di tempo, le persone che prenotano prenotazioni istantanee vedranno un pulsante in fondo allo schermo con l'etichetta Connettiti Ora. Una volta che cliccheranno su questo pulsante, verrà loro richiesto di inserire il loro nome e le informazioni di contatto. Dopo aver inviato queste informazioni, apparirà una schermata di attesa.

La schermata di attesa scomparirà quando un membro del team risponde alla richiesta di riunione o una volta che è scaduto il tempo. Una volta che un membro del team si unisce al link della riunione, l'evento procederà normalmente. Ciò significa che la riunione si svolgerà sulla piattaforma che hai scelto come posizione per la tua prenotazione istantanea.

Utilizzare le prenotazioni istantanee è un ottimo modo per distinguersi dalla massa, rendendo facile per i tuoi colleghi e clienti raggiungerti quando conta. Se desideri saperne di più sulle offerte Enterprise di Cal.com, ti preghiamo di contattare un membro del nostro team di vendita. Grazie per aver letto questo articolo e, come sempre, felice programmazione!

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