Padroneggiare i limiti di tempo a livello di evento: cosa c'è oltre i tempi di buffer
Se sei un utente abituale Cal.com , probabilmente sei già a conoscenza della nostra funzione di tempi di attesa. I tempi di attesa rendono facile assicurarti di avere abbastanza tempo tra gli eventi. Alcune persone usano i tempi di attesa per avere un margine di errore in caso di imprevisti o se un incontro si protrae. Invece, altre persone usano i tempi di attesa per assicurarsi di avere il tempo necessario per spostarsi tra diverse sedi di incontri. Tuttavia, gli utenti di Cal.com possono accedere a più di semplici tempi di attesa quando impostano i limiti di tempo a livello di evento. Abbiamo anche funzionalità come il preavviso minimo, gli intervalli di slot temporali, la limitazione della frequenza delle prenotazioni, la limitazione della direzione totale delle prenotazioni e la limitazione delle prenotazioni future. Tutti questi limiti sugli eventi lavorano insieme per aiutare a ridurre la probabilità di doppie prenotazioni e altri problemi legati alla programmazione. Poiché abbiamo trattato cosa sono i tempi di attesa e come funzionano nei post precedenti, oggi ci concentreremo su tutte le altre opzioni all'interno della funzione di limiti di prenotazione.
Preavviso minimo:
Il funzionamento del preavviso minimo è relativamente semplice. Si tratta del lasso di tempo più breve richiesto prima di prenotare un incontro. Ciò significa che una volta impostato il tuo preavviso minimo, indipendentemente dalla tua disponibilità, i prenotatori possono richiedere solo un'ora di incontro in base a quel lasso di tempo. Poiché questa è un'impostazione a livello di evento, il preavviso minimo per ogni tipo di incontro può essere diverso. Questo significa che il preavviso minimo può variare dai 10 minuti a 8 ore o 10 giorni; sta a te deciderlo. La funzione di preavviso minimo funziona con il tuo programma di disponibilità e i calendari collegati. Se qualcuno desidera prenotare un appuntamento per te alle 16:00 e hai impostato il tuo preavviso minimo a 2 ore, dovranno prenotare quell'appuntamento entro le 14:00 al massimo. Se una persona prova a prenotare un appuntamento alle 14:01, anche se eri disponibile nel tuo calendario alle 16:00, non sarà in grado di farlo.
Intervalli di slot temporali:
Gli intervalli di slot temporali ti permettono di specificare la frequenza degli slot di prenotazione all'interno di 24 ore. Gli intervalli di slot temporali funzionano utilizzando l'intervallo di slot predefinito, che è la durata del tuo evento, oppure puoi impostarne uno personalizzato. Supponiamo, ad esempio, che tu crei un tipo di incontro per una consulenza di 45 minuti tramite Zoom. Se lasci l'intervallo di slot temporali impostato su quello predefinito, allora quando il potenziale prenotatore visualizza la tua disponibilità, vedrà che può prenotare incontri ogni 45 minuti. Supponiamo che la tua disponibilità per la giornata inizi alle 9:00. In tal caso, questo significa che avresti aperture alle 9:00, 9:45, 10:30, 11:15, ecc. Utilizzando la funzione di intervallo di slot temporali puoi cambiare questo, il che significa che invece che siano le lunghezze degli incontri a dettare la frequenza degli slot di tempo disponibili, puoi specificarlo tu stesso. Puoi scegliere tra 5, 10, 15, 20 minuti e così via quando usi gli intervalli di slot temporali. La durata del tuo incontro non influirà su questi intervalli. Ciò significa che se avessi un incontro di 60 minuti e selezionassi un intervallo di slot di 5 minuti, quando qualcuno va alla tua pagina di prenotazione per scegliere il loro slot, vedrebbero uno slot di incontro ogni 5 minuti piuttosto che uno slot di incontro ogni ora. Proprio come con il preavviso minimo, gli intervalli di slot temporali faranno ancora riferimento al tuo programma di disponibilità così come al tuo calendario per assicurarsi che tu non sia prenotato due volte.
Limitare la frequenza delle prenotazioni:
Limitare la frequenza delle prenotazioni è una funzione molto semplice e utile. Una volta che hai abilitato questa impostazione, ti consente di determinare quanto spesso un evento specifico può essere prenotato. Puoi impostare questo limite in modo che influisca sull'evento quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o annualmente. Supponiamo che tu avessi un tipo di incontro e volessi offrirlo solo sei volte al mese. In questo scenario, attiveresti la funzione di limitazione della frequenza delle prenotazioni, specificando il numero come 6 e selezionando la frequenza mensile. Una cosa da notare è che puoi avere più di una frequenza di limite di prenotazione. Ad esempio, oltre a fornire un tipo specifico di evento sei volte al mese, potresti voler offrire solo fino a 60 volte all'anno. In questo caso, cliccheresti sull'opzione [+ aggiungi], inseriresti 60 nel campo del numero e selezioneresti annuale come frequenza.
Limitare la durata delle prenotazioni:
Limitare la durata delle prenotazioni funziona in modo simile a limitare la frequenza delle prenotazioni. Una volta abilitata questa impostazione, puoi specificare il tempo totale consentito per questo specifico tipo di evento. Ad esempio, questo evento può essere prenotato solo per un totale di 120 minuti al giorno. Proprio come con la sezione sulla frequenza delle prenotazioni, puoi aggiungere limiti aggiuntivi. Potresti anche specificare che una prenotazione specifica non può superare i 900 minuti o 15 ore a settimana. Questa è una funzione preziosa, specialmente per squadre e organizzazioni che utilizzano tipi di eventi gestiti, poiché può aiutare a rafforzare i confini sani e ridurre gli straordinari non pianificati o non autorizzati.
Limitare le prenotazioni future:
Limitare le prenotazioni future è una funzione semplice ma con un impatto significativo. Ti offre un ulteriore livello di controllo su quando le persone possono prenotare incontri con te. Come tutte le altre impostazioni, fa naturalmente riferimento ai tuoi programmi di disponibilità e ai calendari digitali. Questa funzione ti consente di limitare quando le sessioni possono essere prenotate in base a date specificate. Puoi farlo in uno dei due modi. La tua prima opzione è di limitare le prenotazioni future a un numero definito di giorni nel futuro. La tua seconda opzione è quella di limitare le prenotazioni future a un intervallo di date specifico. Se scegli di limitare le prenotazioni in base alla prima opzione, significa che se imposti il parametro a 14 giorni, le persone vedranno solo slot disponibili fino a due settimane nel futuro. In alternativa, puoi limitare le prenotazioni future in base alla seconda opzione: un intervallo di date specifico.
Immagina di dover lavorare in un ufficio all'estero dal 12 settembre al 17 ottobre. In questo scenario, sceglieresti un evento, forse chiamato "Ufficio di Auckland," e abilitaresti il limite dell'intervallo di date per garantire che gli incontri possano essere prenotati solo mentre sei in quella città. Come puoi vedere, abilitare questa funzione rende più facile gestire molte delle complicazioni relative alla programmazione che sorgono quando il business va bene e le tue competenze sono richieste.
Se sei interessato a utilizzare i limiti di prenotazione di Cal.com da solo o in combinazione con altre funzionalità che fanno risparmiare tempo, tutto ciò che devi fare è iscriverti per un account gratuito di Cal.com. Ci vogliono solo pochi istanti; una volta fatto, puoi iniziare subito a risparmiare tempo.
Come iscriversi a un Cal.com Account:
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Ricorda di creare una password e poi fai clic sul pulsante di registrazione.
In alternativa, puoi anche creare un account utilizzando SAML SSO o Google.
Successivamente, inserisci il tuo nome completo e seleziona il tuo fuso orario principale.
Seleziona il pulsante nero etichettato "Avanti."
Scegli i calendari che desideri collegare.
Successivamente, imposta il tuo programma di disponibilità predefinito.
Poi, carica una foto del profilo e alcuni testi biografici.
Successivamente, fai clic sul pulsante di completamento.
Infine, crea alcuni eventi prenotabili e condividi il link per i tuoi incontri.
Questo approfondimento sulle varie limitazioni delle funzioni di prenotazione di Cal.com ha fornito nuove intuizioni su come utilizzare il prodotto per proteggere i tuoi interessi e massimizzare il tuo impatto. Sappiamo che la vita è complicata e vogliamo fare tutto il possibile per semplificare almeno un aspetto chiave della gestione del tempo: la programmazione. Utilizzare Cal.com è un ottimo modo per prendere in mano come e quando ti incontri ed eliminare il continuo andirivieni che spesso accompagna il confronto tra programmi. Utilizzare Cal.com è un modo semplice per ridurre lo stress legato alla programmazione, in modo da poterti concentrare su ciò che conta.
