5 modi in cui i workflow di Cal.com fanno risparmiare tempo e riducono lo stress | Cal.com
L'idea alla base di Cal.com è togliere lo stress dalla pianificazione. Per rendere possibile tutto questo, abbiamo costruito una piattaforma robusta e flessibile che i nostri utenti possono facilmente adattare alle loro esigenze in evoluzione. Cal.com è molto più di un semplice fornitore di link di prenotazione; il nostro prodotto fornisce l'infrastruttura per rendere la pianificazione più facile per tutti. Il nostro prodotto ospitato include un app store integrato che semplifica le integrazioni di terze parti, un dashboard di analytics integrato per gli utenti di team e enterprise per ottenere insight diretti basati sui dati dalle loro prenotazioni, e il supporto per più calendari di disponibilità con fusi orari separati. Offriamo un'ampia varietà di opzioni di embed, oltre ad altri strumenti come i routing forms che possono aiutare a indirizzare i potenziali booker verso il tipo di appuntamento corretto.
Inoltre, gli utenti possono sfruttare la nostra funzionalità workflow per impostare automazioni nell'app. È ottimo se vuoi risparmiare tempo e migliorare l'efficienza semplificando attività amministrative ripetitive.
Che cos'è un workflow?
La funzionalità workflow di Cal.com è uno strumento pensato per aiutarti a gestire l'automazione nell'app. Ti permette di impostare trigger, associarli ad azioni e poi collegarli a uno o più eventi. Questi workflow possono semplificare attività come la gestione di promemoria, documentazione e pianificazione. Se vuoi saperne di più su come configurare i workflow, dai un'occhiata a questo articolo del blog. Se invece vuoi scoprire come applicare i workflow di Cal.com per ottimizzare la tua efficienza e il tuo impatto, continua a leggere.
Cal.com: Automatizza il tuo tempo con i Workflow
Invia automaticamente NDA, liberatorie e rinunce:
Esistono molti tipi diversi di aziende e organizzazioni, così come di singoli individui, che usano Cal.com. Tra questi ci sono professionisti che lavorano nei settori legale, terapeutico, delle startup e del marketing. Una cosa che tutti questi settori hanno in comune è che i contratti sono un aspetto essenziale del loro lavoro. Un modo in cui gli utenti di Cal.com possono ridurre alcune delle attività ripetitive che devono svolgere è usare le nostre funzionalità workflow per gestire la documentazione relativa agli accordi. Puoi farlo rapidamente accedendo al tuo account Cal.com, selezionando i workflow e creando un nuovo workflow. Puoi chiamarlo "Automate NDA" o "Autosend Waiver". È meglio usare l'azione di tipo email quando crei workflow associati alla documentazione. Il vantaggio di questa azione è che ti permette di usare il modello di messaggio predefinito di Cal.com oppure, ancora meglio, di crearne uno tuo. Una volta fatto questo, puoi includere un link nel messaggio che porti la parte destinataria a un portale da cui può scaricare i moduli, compilarli e rimandarli indietro.
Onboarding dei clienti:
Un altro modo efficace di usare le funzionalità workflow è inviare questionari o moduli di onboarding ai clienti. Questo può essere molto utile se sei un catering, un fotografo, un interior designer o un tutor. Puoi creare il tuo questionario usando le tue app preferite, per esempio prodotti come Google Forms, JotForm o Typeform. Questo questionario può poi essere incluso all'interno dell'email automatica come link. Farlo è un modo semplice per semplificare il processo di preparazione alla riunione e aiutare a garantire che l'incontro in presenza si svolga senza intoppi. Ti basta solo qualche minuto per configurarlo e, una volta fatto, avrai un'attività in meno da gestire. Se vuoi saperne di più sull'uso dei questionari in Cal.com, dai un'occhiata a questo articolo del blog.
Sondaggi di cancellazione:
Un altro modo utile di usare i workflow è raccogliere informazioni dopo la cancellazione di un evento. Puoi creare un sondaggio con un paio di domande semplici per aiutarti a capire perché il booker ha cancellato l'evento. Questo messaggio può essere creato come modello personalizzato all'interno dei workflow, e puoi includere variabili in modo che l'email inviata venga automaticamente adattata alla persona che la riceve. Se guardi le variabili disponibili nei workflow, vedrai che includono opzioni come il nome dell'evento, data/ora/luogo, email dell'attendee e altro ancora. Questo aiuta a far sì che il messaggio abbia un tono personale e aumenta la probabilità che il destinatario risponda e fornisca dati utili.
Promemoria appuntamento:
Usare le funzionalità workflow è un ottimo modo per impostare promemoria per gli appuntamenti. È importante ricordare che puoi avere più azioni all'interno di un workflow. Questo significa che, quando configuri un workflow solo per i promemoria, puoi assicurarti che il booker riceva un'email di promemoria e un SMS e che anche tu, come host, riceva un'email o un messaggio di testo. Impostare i promemoria per gli appuntamenti aiuta a ridurre la probabilità che un malinteso accidentale si trasformi in un no-show inatteso.
Feedback sulla riunione:
Noterai che, quando crei un workflow, puoi scegliere tra cinque diversi trigger. Puoi avere un trigger quando un evento inizia, viene cancellato, viene prenotato, termina o viene riprogrammato. Il trigger alla fine dell'evento è particolarmente utile perché ti permette di assicurarti che ogni attendee riceva un messaggio personalizzato automaticamente dopo un certo intervallo di tempo. Questo messaggio può essere usato per raggiungere vari obiettivi. Potresti includere un link a un sondaggio per raccogliere dati su come gli attendee valuterebbero la loro esperienza. Potrebbe anche servire a chiedere agli attendee se c'era qualcosa che volevano sollevare o affrontare durante la riunione e che potrebbero dover ricordare. Se è questo il caso, il messaggio potrebbe includere un indirizzo email a cui inviare una nota o un invito a prenotare un'altra riunione. Infine, questo messaggio potrebbe essere usato per ringraziare gli attendee per il tempo dedicato a partecipare alla riunione e augurare loro il meglio per i loro progetti futuri.
Come registrarti per un account Cal.com:
-
Visita Cal.com per vedere di cosa si tratta.
-
Da lì, dai un'occhiata ai nostri piani per vedere qual è il migliore per te.
-
Poi, premi il pulsante di registrazione.
-
Quindi, scegli un nome utente e inserisci un indirizzo email.
-
Ricordati di creare una password e poi clicca sul pulsante di registrazione.
-
In alternativa, puoi anche creare un account usando SAML SSO o Google.
-
Poi, inserisci il tuo nome completo e seleziona il tuo fuso orario principale.
-
Seleziona il pulsante nero etichettato "Next."
-
Scegli i calendari che desideri collegare.
-
Poi, imposta il tuo calendario di disponibilità predefinito.
-
Quindi, carica una foto profilo e del testo biografico.
-
Poi, clicca sul pulsante per finire.
-
Infine, crea alcuni eventi prenotabili e condividi il tuo link per le riunioni.
Abilitare e usare i workflow automatizzati di Cal.com è un modo semplice per semplificare e ridurre il tempo che le attività amministrative ripetitive spesso richiedono. Quando usi i workflow per inviare informazioni via email o SMS, stai togliendo un'altra cosa dalla lista di attività in continua crescita che devi svolgere. È solo una delle tante funzionalità che Cal.com ha messo a disposizione dei nostri utenti, così possono dedicare più tempo a ciò che conta. Buona pianificazione!