Risolvere il problema della disponibilità mista una volta per tutte

Di Leo Giovanetti, Senior Full Stack Engineer presso Cal.com, da esperienze maturate nei suoi 12 anni in una grande azienda di software.

La disponibilità è complicata. Potresti essere un'azienda piccola o grande e potresti aver investito molto per poter essere lì per i tuoi clienti ogni volta che ne hanno bisogno, ma la realtà prima o poi ti colpisce in faccia: ci sono MOLTE piattaforme di calendario là fuori e non puoi costringere nessun cliente a utilizzare quella che utilizzi tu o addirittura a pensare di cambiare la tua.

Le piattaforme di calendario sono essenziali per qualsiasi attività; gestire il tempo in modo efficiente è un must, come dice il noto adagio: il tempo è denaro. Pertanto, garantire la tua disponibilità ai clienti è fondamentale affinché la tua attività prosperi. Sfortunatamente, il vasto numero di piattaforme e l'incapacità di lavorare bene insieme rappresentano un grande problema nell'organizzare la tua disponibilità.

Prendi Google Calendar e Microsoft Outlook. Due dei sospetti più comuni. Supponiamo che la tua azienda si affidi completamente a Google Workspace, inviando e ricevendo inviti per organizzare la tua disponibilità. È tutto rose e fiori finché non entra in scena un cliente con Microsoft Outlook. Ci sono un paio di scenari; approfondiamo ciascuno di essi.

Problema 1: Lavoro manuale

Immagina di dover organizzare manualmente un incontro tra un paio di persone via email o anche Slack. È qui che entrano in gioco i messaggi del tipo “Sono disponibile X tempo lunedì e martedì”, ai quali ricevi un amichevole e caloroso “Oh, non sono affatto disponibile martedì e posso solo venerdì Y tempo. Puoi farcela?”, al quale potresti accettare e dover riorganizzare tutto intorno oppure continuare la giostra di scambi di disponibilità aspettando il meglio, peggiorando le cose.

Per non parlare di quando devi incontrare un gruppo più grande di persone, preparati a spendere un buon giorno o due per dover organizzare quell'incontro. È qui che inizi a sperare che tutto quel daffare ne valga la pena, mettendo una pressione inconscia per ottenere un buon risultato per l'incontro. 

Non è un buon piano, se me lo chiedi. Cos'altro c'è?

Problema 2: Difficoltà di sincronizzazione

Va tutto bene, il tuo cliente è stato sufficientemente gentile da darti un account all'interno della loro piattaforma, quindi dovresti essere in grado di vedere la loro disponibilità immediatamente e trovare il miglior orario possibile. Ma aspetta, non sei solo. Devi trovare il miglior orario possibile per 3-4 persone, forse di più, man mano che entrano in scena più parti interessate. È qui che entra in gioco il tuo risolutore di problemi e pensa che ci debba essere un modo per sincronizzare il tuo calendario con quello che hai nella piattaforma del cliente: la stessa piattaforma per tutti gli interessati a partecipare all'incontro.

Per fortuna ci sono parecchi script di sincronizzazione automatizzati che puoi configurare per risolvere il tuo problema, ma non sono facili da configurare se non sei esperto in linguaggi di programmazione. Devi essere chiaro su cosa fanno internamente; e se inviano ogni evento programmato a un calendario esterno, invadendo la tua privacy? Questo è il tipo di comportamento fraudolento a cui devi prestare attenzione. 

Inoltre, questi script di sincronizzazione non sono affatto completi. Potresti essere così fortunato da configurarlo per sincronizzare i tuoi eventi dalla tua piattaforma alla piattaforma dei tuoi clienti. Tuttavia, avrai bisogno di un altro strumento di sincronizzazione per sincronizzare gli eventi della piattaforma dei tuoi clienti con la tua, e dovrai mantenere entrambi nel tempo. Le interfacce potrebbero cambiare e gli script devono essere aggiornati di conseguenza e riconfigurati. Una lotta che non consiglio. 

Deve esserci un modo per risolvere facilmente questo problema, giusto? Bene, c'è!

Soluzione Cal.com

Cal.com è specializzata nella creazione e nell'evoluzione della migliore piattaforma possibile per la programmazione. Punto. Non c'è nulla in Cal.com che tu non possa auditare, se ne hai bisogno. È una piattaforma Commercial Open Source Software (COSS) completamente aperta per te da utilizzare. Offriamo un account completamente gratuito per singoli con batterie incluse, ma anche la migliore soluzione che potresti trovare per le imprese.

Come risolve Cal.com il problema della disponibilità mista? Hai il tuo account all'interno della piattaforma Cal.com. La possibilità di collegare il tuo Google Calendar e il tuo calendario di Microsoft Outlook è tutto in un unico posto. Poi crei tipi di eventi differenti con cui chiunque possa prenotarti, inclusi Zoom o forse Google Meet. Un check-in di quindici minuti, un veloce one-on-one di trenta minuti, incontri di consulenza ricorrenti ogni due settimane, incontri di supporto notturni che richiedono conferma, qualsiasi cosa tu possa immaginare. Il cliente entra nella pagina del profilo della tua piattaforma Cal.com e sceglie un giorno/ora in base alla tua disponibilità combinata da tutti i tuoi calendari connessi, e questo è tutto! Entrambi ricevono una notifica via email, l'incontro viene creato nel tuo calendario principale e la vita continua senza problemi.

Oh, ma che dire di quell'incontro con più di due persone presenti? Puoi creare team all'interno della piattaforma Cal.com e avere tipi di eventi che assumono un atteggiamento a turno o collettivo per meglio plasmare il tipo di evento che devi offrire al tuo cliente. Tutti portano la tua disponibilità dai tuoi calendari connessi per ogni membro del team. Non è veramente fantastico averlo a disposizione?

Inoltre, insieme alla funzionalità Workflow all'interno di Cal.com, c'è un App Store per adattare la tua disponibilità e programmare come vuoi. Quanto è figo? Vuoi sincronizzare il tuo CRM preferito con chiunque ti prenoti un evento? Fatto! Vuoi sperimentare un'altra piattaforma video per i tuoi incontri? È a un clic di distanza. Vuoi fare qualcosa di molto intricato quando ricevi una nuova prenotazione? Crea un nuovo flusso di lavoro in un istante. Per non parlare della possibilità di diventare creativi e utilizzare l'API di Cal.com per gestire ogni aspetto di cui hai bisogno.

Scegli la tua avventura

Ci sono molte opzioni per dare alla piattaforma Cal.com un'opportunità. Puoi sempre andare per l'opzione SaaS individuale per vedere come funziona o chiedere una demo. Ci sono anche modi ufficiali per dare una possibilità alla piattaforma.

Per cominciare, puoi eseguire la tua piattaforma nei tuoi locali, dovendo tener d'occhio le correzioni e le nuove funzionalità. In alternativa, possiamo eseguire un'istanza per te, assicurandoci che rimanga aggiornata, ricevendo correzioni e nuove funzionalità man mano che arrivano. E lascia che ti raccomandi personalmente il livello Enterprise. È il miglior affare, una grande vittoria per tutti, dove ottieni la migliore piattaforma e noi possiamo continuare a lavorarci, beneficiando della comunità Open Source.