Come un team globale ha smesso di perdere lead ad alta intenzione — e ha chiuso il 20% di deal in più
Quando un lead qualificato è pronto a parlare, ogni minuto conta.
Per Rankingonai.com, i ritardi nella pianificazione creavano attrito nel momento peggiore: proprio quando l'intenzione era al massimo. Passando alla prenotazione istantanea con Cal.com, hanno eliminato completamente quel vuoto, trasformando più velocemente l'interesse in entrata in conversazioni reali e aumentando i tassi di chiusura del 20%.
Rankingonai.com è un'agenzia SEO basata sull'AI che aiuta le aziende SaaS a posizionarsi nei motori di ricerca AI come ChatGPT, Perplexity e Google AI Overviews. Scelta da aziende con ARR a 8 cifre, ha generato oltre 1M di sessioni provenienti dall'AI per i suoi clienti.
- Industry
- Marketing e pubblicità
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Panoramica
La pianificazione non è solo coordinamento. È il momento in cui l'interesse in entrata si trasforma in ricavi reali, e per Rankingonai.com quel momento si stava interrompendo.
Con un team distribuito in tutto il mondo e lead in arrivo da fusi orari diversi, il divario tra il momento in cui qualcuno mostrava interesse e quello in cui arrivava davvero a una chiamata stava costando deal a Rankingonai.com. Lo hanno risolto facendo sparire del tutto quel divario.
La sfida: slancio perso nel botta e risposta
Per Rankingonai.com il problema non è mai stato la domanda. La fondatrice Tanya Van Gastel parla spesso a conferenze con +500 persone di SEO e visibilità nell'AI.
Quando un lead ad alta intenzione, come un founder SaaS o un responsabile marketing, arrivava sul loro sito, era pronto ad agire. Ma se prenotare una chiamata significava aspettare un orario disponibile, scambiarsi email o districarsi tra i fusi orari, quella prontezza svaniva in fretta. Le priorità cambiavano. Altre opzioni colmavano il vuoto, anche quando offline si erano creati contatti forti.
“"L'idea di andare avanti e indietro manualmente per fissare l'orario di un meeting è estenuante." Tanya Van Gastel, Founder, Rankingonai.com”
Quell'attrito aveva un costo reale:
I lead davvero interessati non convertivano, e il team passava ore ogni settimana su un coordinamento che non aveva nulla a che fare con chiudere davvero nuovi affari.
Rankingonai.com ha scelto di eliminare completamente l'attrito nella pianificazione. Ha integrato Cal.com direttamente nelle sue landing page, così i potenziali clienti potevano prenotare nel momento in cui erano pronti: senza email di follow-up, senza sala d'attesa, senza botta e risposta.
“"Usiamo Cal.com per tutte le chiamate di vendita, oltre che per meeting interni ed esterni. È integrato in tutte le nostre landing page, così i lead possono prenotare subito del tempo con noi senza alcun botta e risposta, rendendo l'intero processo senza attriti," Tanya Van Gastel”
Hanno anche aggiunto domande preliminari personalizzate a ogni flusso di prenotazione. Quando arriva il momento della chiamata, il team sa già con chi parlerà, cosa il prospect sta cercando di risolvere e perché ha contattato l'azienda, senza dover passare i primi dieci minuti di ogni chiamata a capirlo.
I risultati: conversazioni più rapide, più deal chiusi
Il cambiamento più immediato è stata la velocità. Conversazioni che prima richiedevano giorni per essere pianificate ora avvenivano mentre l'intenzione era ancora alta. E questa differenza di tempistiche si è riflessa direttamente sui ricavi.
“"Cal.com ha ridotto l'abbandono dei lead permettendo ai prospect di prenotare all'istante, aumentando il nostro tasso di chiusura di circa il 20%," Tanya Van Gastel”
Quella velocità non si vede solo nei numeri. Modella il modo in cui i prospect vivono Rankingonai.com fin dalla primissima interazione. André Bastié, CEO di HappyScribe, lo ha notato in prima persona:
Internamente, l'impatto si è accumulato. Il tempo che prima finiva nel coordinamento dei calendari ora va a vendite e delivery. Il cambio di contesto è diminuito. E gestire un team distribuito globalmente su più fusi orari, prima uno dei maggiori problemi operativi, ora avviene automaticamente.
“"Cal mi ha probabilmente fatto risparmiare +20 ore al mese, per non parlare del cambio di contesto evitato risolvendo la pianificazione," Tanya Van Gastel”
Il risultato: la pianificazione come leva di crescita
Quello che era nato come soluzione a un processo frustrante è diventato infrastruttura centrale.
Colmando il divario tra interesse e azione, Rankingonai.com ha reso più facile per i prospect entrare in contatto e più facile per il team concentrarsi sul lavoro che conta davvero. Possono passare subito a offrire un ottimo lavoro a clienti soddisfatti, senza nessuna seccatura legata alla pianificazione.
“_"Cal.com è la spina dorsale del nostro flusso di vendite inbound e della nostra efficienza interna," ha detto Tanya. "Sinceramente, non riuscirei più a immaginare di gestire il mio calendario e i miei meeting senza Cal."
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