Come Reda risparmia 20 ore al mese sulla pianificazione con Cal.com

Reda usa Cal.com per instradare automaticamente le riunioni tra team e marchi, eliminando il coordinamento manuale e assicurando che i clienti prenotino ogni volta con le persone giuste.

Reda.ai aiuta i team finanziari ad automatizzare l'elaborazione delle fatture e i flussi di lavoro della contabilità fornitori. La loro piattaforma legge le fatture, estrae i dati finanziari e instrada le approvazioni, così i team contabili possono elaborare le fatture più rapidamente e con meno errori.

Man mano che Reda cresceva e lavorava con più clienti tra team e marchi diversi, coordinare le riunioni è diventato complicato. Pianificare chiamate, demo e conversazioni con i clienti richiedeva spesso un coordinamento manuale per garantire che ogni cliente raggiungesse il team giusto. Tutto questo rendeva il processo macchinoso per clienti e lead.

Reda ha risolto tutto con Cal.com.

La sfida

Per un'azienda come Reda, le prenotazioni online sono fondamentali. Chiamate demo, sessioni di onboarding e conversazioni con i clienti sono spesso decisive per acquisire e mantenere i clienti.

Se la pianificazione diventa lenta o confusa, quelle conversazioni non avvengono.

Per Reda, la sfida della pianificazione era ancora più complessa. L'azienda serve più marchi sotto lo stesso tetto e spesso le riunioni devono essere instradate al team corretto, senza sacrificare la velocità.

Prima di implementare Cal.com, quell'instradamento avveniva manualmente. Qualcuno del team doveva intervenire per assicurarsi che ogni prenotazione finisse alla persona giusta.

“Perdevamo tempo a coordinare riunioni tra team diversi e contatti dei clienti,” afferma Nils Törnström, CEO di Reda.”

Il processo non era solo lento per i clienti: con il tempo, quelle piccole attività si sommavano. Il team stima che stesse spendendo circa un'ora al giorno per coordinare le riunioni—circa 20 ore al mese perse nella logistica della pianificazione.

La soluzione

Con Cal.com, Reda ha centralizzato la pianificazione tra i team mantenendo distinta l'esperienza di prenotazione di ogni marchio.

Calendari che si caricano rapidamente e un flusso di prenotazione senza ping-pong rendono l'esperienza di pianificazione veloce e semplice per i clienti.

Invece di instradare manualmente le riunioni, ora i clienti possono prenotare direttamente con la persona giusta.

“Cal.com ha centralizzato completamente il coordinamento delle riunioni. La persona giusta viene prenotata con il team giusto, automaticamente e con il branding corretto,” ha detto Nils.”

Diverse funzionalità hanno fatto subito la differenza.

Pianificazione multi-team con branding personalizzato

Le prime impressioni contano, e i loghi aziendali creano affinità con il brand fin dall'inizio. Un link di prenotazione generico o con il branding sbagliato può compromettere la fiducia fin da subito. Le persone vogliono sapere con chi stanno interagendo prima di inserire i propri dati personali.

“Serviamo più marchi sotto lo stesso tetto, e poter dare a ogni team il proprio logo e i propri colori con Cal è una grande vittoria per noi,” ha detto Nil.”

Aggiungere un logo, il nome del team e una descrizione del team è facile con Cal.

Un'esperienza di prenotazione pulita e professionale

Molte delle testimonianze su Reda si concentrano su facilità d'uso, disponibilità e automazione.

Un sistema di prenotazione macchinoso comprometterebbe quell'esperienza. Implementare Cal permette all'azienda di impostare fin dall'inizio uno standard elevato di professionalità.

“L'esperienza di prenotazione di Cal è pulita e professionale. Funziona e basta, e i nostri clienti lo notano,” ha detto Nils.”

Pianificazione flessibile e integrazioni

Man mano che le aziende crescono, le loro esigenze cambiano. Con la sua attenzione all'estendibilità tramite API e a un marketplace di app che si connettono senza problemi, Cal è pensato per essere un'infrastruttura di pianificazione a lungo termine.

“La flessibilità e le integrazioni ci evitano molto coordinamento manuale,” ha sottolineato Nils.”

Per Reda, la pianificazione è all'inizio di molte interazioni con i clienti, dalle demo alle chiamate di onboarding. Automatizzando il modo in cui le riunioni vengono instradate tra i team, Cal.com assicura che potenziali clienti e clienti possano collegarsi rapidamente con le persone giuste, senza che il coordinamento interno rallenti le cose.

I risultati

Automatizzando la pianificazione, Reda ha eliminato la necessità di indirizzare manualmente le prenotazioni tra i team.

Ciò che prima richiedeva coordinamento quotidiano ora avviene automaticamente.

Il team stima che Cal.com faccia risparmiare loro circa un'ora al giorno, per un totale stimato di:

• 20 ore risparmiate al mese, l'equivalente di 2–3 giornate lavorative recuperate ogni mese

• Meno clienti alle prese con thread email lunghi e frustranti.

Invece di gestire calendari, il team di Reda può concentrarsi su ciò che conta di più: parlare con i clienti e far crescere la propria piattaforma.