5 Tips om No-Shows te Verminderen met Cal.com
Maximaliseer uw tijd met de planningssoftware van Cal.com
Uw tijd is waardevol, Cal.com begrijpt dat, en onze planningssoftware is gebouwd om dit te weerspiegelen. Door Cal.com te gebruiken, heeft u toegang tot geavanceerde tools die het gemakkelijk maken om afspraken te maken door de efficiëntie te verhogen en samenwerking te vereenvoudigen. We weten dat er veel kalenderschaduleringshulpmiddelen zijn waaruit u kunt kiezen; maar niet allemaal zijn ze van dezelfde kwaliteit.
Eenvoudige strategieën voor efficiënte tijdbeheer
Cal.com wordt geleverd met een breed scala aan ingebouwde functies om u te helpen het meeste uit uw tijd te halen. Dit omvat alles van automatische tijdzoneberekeningen tot gewogen ronde-robin-planning voor ondernemingen.
In dit artikel gaan we ons richten op tools die Cal.com-accounthouders kunnen gebruiken om afwezigheid te verminderen. Dit zijn tips die zijn ontworpen om toegankelijk en gemakkelijk uit te voeren te zijn. Geen van de functies die we zullen schetsen vereist een organisatie- of ondernemingsabonnement. Dit betekent dat de meeste van deze tips kunnen worden geïmplementeerd door gratis gebruikers, en al deze tips werken voor Team-accounts.
1) Verhoog aanwezigheid met geautomatiseerde e-mailherinneringen
Alle Cal.com-gebruikers hebben toegang tot onze geautomatiseerde workflows. Dit is een tool die u kunt gebruiken om geautomatiseerde herinneringen via e-mail in te stellen. Deze e-mails worden beheerd door triggers. Triggers kunnen tijdgebaseerd of logica-gebaseerd zijn.
Bijvoorbeeld, u kunt een trigger instellen die 3 uur voordat een vergadering begint of wanneer een evenement wordt geboekt. Deze trigger kan een e-mail verzenden om de deelnemers eraan te herinneren dat er een aankomende vergadering is, of het kan de details van uw annuleringsbeleid bevatten.
Zodra u een workflow hebt gemaakt, kunt u deze verbinden met zoveel boekbare evenementen als u nodig heeft. Eén ding om in gedachten te houden is dat er geen limiet is aan hoeveel workflows u kunt maken. Het instellen van een workflow die geautomatiseerde herinneringen of voorwaarden verzendt, is een gemakkelijke manier om verwarring en vergeetachtigheid tegen te gaan.
2) Benut sms-herinneringen voor verbeterde punctualiteit
Vaak, wanneer mensen een afspraak missen, is het een kwestie van een ongelukkige samenloop van omstandigheden en geen kwade opzet. De deelnemer denkt misschien dat de vergadering volgende vrijdag plaatsvindt, niet deze vrijdag. Een gemakkelijke manier om de kans op dit soort misverstanden te verkleinen, is door het gebruik van tekstgebaseerde herinneringen. Dit is een functie die te vinden is binnen Cal.com workflows, maar het is alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald abonnement.
Als u een Team-, Organisatie-, Onderneming- of Platformaccount heeft, kunt u workflows instellen die herinneringen rechtstreeks naar het telefoonnummer of WhatsApp-account van de deelnemer sturen. Dit is een geweldige optie, vooral als u samenwerkt met mensen die vaak onderweg zijn en de voorkeur geven aan kortere communicatie zoals sms in plaats van e-mail.
3) Stel no-show kosten in om uw tijd te waarderen
Alle Cal.com-accounthouders hebben toegang tot geavanceerde monetisatieopties. Dit betekent dat u uw Cal.com-account kunt verbinden met Stripe, PayPal of Alby. Het instellen van een betalingsgateway doet meer dan alleen de ongemakken van het in rekening brengen van uw tijd wegnemen. U kunt ook no-show kosten instellen als u Stripe kiest als uw betalingsverwerker.
No-show kosten zijn een directe manier om uw bewustzijn over de waarde van tijd te communiceren en dat deze gerespecteerd moet worden. U bepaalt zelf hoeveel de no-show vergoeding is. Het kan $10, $50 of $100 zijn. De fondsen worden geautoriseerd of in behandeling genomen, maar er wordt niet daadwerkelijk een bedrag in rekening gebracht, tenzij u bevestigt dat de vergaderingdeelnemer niet is komen opdagen.
4) Maak gebruik van vergaderbeschrijvingen voor duidelijke annuleringsvoorwaarden
Cal.com-evenementen zijn extreem aanpasbaar. Alles van boekingslimieten tot integraties van derden kan op basis van het type vergadering worden beheerd. Echter, met zoveel geavanceerde aanpassingsopties maken gebruikers soms niet gebruik van de simpelste.
Elk Cal.com-evenement heeft een aanpasbare sectie voor evenementbeschrijvingen die links ondersteunt. U kunt dit gebruiken om een link naar uw persoonlijke annuleringsbeleid op te nemen. Het toevoegen van deze link aan de evenementbeschrijving is een geweldige manier om potentiële boekers te laten weten dat er bepaalde standaarden zijn met betrekking tot gedrag en gevolgen.
5) Pas boekingsvelden aan om deelname verwachtingen te versterken
In staat zijn om uw planningsomgeving aan te passen is belangrijk. Daarom maakt Cal.com het gebruikers gemakkelijk om hun boekingsvragen aan te passen. Dit kan worden gedaan door het geavanceerde tabblad in uw evenement-instellingen te openen. Iets wat niet iedereen zich realiseert, is dat u uw boekingsvragen kunt gebruiken om no-shows te verminderen.
De manier waarop u dit doet, is door een boekingsvraag toe te voegen zoals een van de volgende:
Heeft u het annuleringsbeleid gelezen?
Weet u wat de no-show vergoeding is?
Kunt u 24 uur van tevoren annuleren?
Deze eenvoudige vragen helpen door twee dingen te bereiken. Ten eerste bieden ze een moment van reflectie, zodat boekers daadwerkelijk kunnen registreren dat ze zich in een sociale overeenkomst begeven. Ten tweede laten ze de deelnemers weten dat als ze de basisbeleefdheid niet in acht nemen, er redelijke gevolgen zullen zijn.
Het gebruik van een of meer van de tips die in dit artikel worden beschreven, zal u tijd en energie besparen. Het is echter niet alles wat het zal doen. Het is triest om te zeggen, maar cultureel gezien kunnen veel mensen permissief zijn als het gaat om het waarderen van de tijdsgebonden investeringen die anderen doen. Wanneer u gezonde grenzen rond tijd stelt, helpt u niet alleen uzelf, u doet een publieke dienst. Laten zien dat u uw tijd respecteert, helpt anderen te leren hoe ze hun tijd moeten respecteren. Dit is een gemakkelijke manier om een positieve kettingreactie te starten die langzaam maar zeker kan helpen om zowel persoonlijke vrijheid als sociale verantwoordelijkheid te vergroten.
Als Cal.com u op welke manier dan ook heeft geholpen en u dit artikel prettig vond om te lezen of enkele best practices wilt delen, neem dan contact met ons op via X/Twitter. Bedankt zoals altijd voor het lezen en gelukkig plannen!
