Afspraakplansoftware voor accountants | Cal.com

Cal.com is de beste optie voor accountantskantoren die dat proces eenvoudiger willen maken zonder controle over hun agenda's op te geven. 

Je kunt boekingslimieten instellen per dag, week en maand, het totale aantal geboekte minuten beperken en round robin-planning gebruiken om afspraken over je team te verdelen. Het gratis plan ondersteunt één gebruiker met onbeperkte afspraaktypen en boekingslimieten, terwijl betaalde plannen meegroeien naarmate je team groeit. 

We vergeleken Cal.com met Calendly, Acuity Scheduling, TaxDome en Microsoft Bookings op basis van drie vragen:

• Boekingslimieten. Kun je bepalen hoeveel afspraken er worden geboekt voordat jij of je team aan capaciteit zit?

• Teamplanning. Kan de tool afspraken verdelen over het juiste beschikbare teamlid in plaats van klanten zelf iemand te laten kiezen?

• Databeveiliging. Legt de leverancier duidelijk uit welke beveiligingscertificeringen en overeenkomsten hij heeft, zodat je weet hoe klantgegevens worden beschermd?

De vergelijkings­tabel aan het einde van het artikel zet alle vijf tools en deze belangrijkste verschillen naast elkaar.

De 5 beste afspraakplansoftware voor accountants

1. Cal.com: het beste voor het beheren van boekingsvolume en teamcapaciteit

2. Calendly: het beste om een klein team snel op te starten

3. Acuity Scheduling: het beste voor betaalde consulten

4. TaxDome: het beste voor kantoren die boeken binnen hun klantenportaal willen

5. Microsoft Bookings: het beste voor kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Wat is afspraakplansoftware voor accountants?

Afspraakplansoftware geeft je kantoor een boekingspagina die gekoppeld is aan de beschikbaarheid van medewerkers. Klanten kiezen een tijdslot, en de meeting wordt met bevestigingen en herinneringen toegevoegd aan jullie agenda's.

In tegenstelling tot een eenvoudige boekingslink of pagina kun je hiermee verschillende afspraaktypen instellen, elk met een eigen duur, opzegtermijn en beschikbaarheid. Je kunt bijvoorbeeld op één plek een documentafgifte van vijf minuten, een terugbelafspraak van een uur of een controle van een aangifte instellen. Je kunt ook vooraf betaling vereisen voor betaalde planningssessies.

Omdat klanten bij het boeken persoonlijke informatie kunnen invoeren, moet je ook bekijken hoe je planningstool met die gegevens omgaat. Belastingadviseurs worden onder de Gramm-Leach-Bliley Act gezien als financiële instellingen, en IRS Publication 4557 vereist dat hun beveiligingsplannen ook dienstverleners omvatten die klantinformatie verwerken. Controleer daarom de beveiligingspraktijken van een leverancier voordat je een planningstool kiest.

Waar je op moet letten bij afspraakplansoftware voor accountants

De beste planningssoftware voor accountants is niet per se degene met de meeste functies. Richt je op tools die je helpen om de beschikbaarheid van medewerkers te beheren, afspraken toe te wijzen, je voor te bereiden op meetings en klantinformatie te beschermen.

Dit zijn zes belangrijke functies om op te letten:

1. Boekingsplafonds per dag, week of maand. De capaciteit van je kantoor is beperkt, ook als de vraag dat niet is. Zoek naar tools waarmee je kunt beperken hoeveel afspraken er in een bepaalde periode geboekt kunnen worden. 

2. Teamplanning. Sommige klanten hebben een specifieke accountant nodig, terwijl anderen met iedereen in je team kunnen afspreken. Zoek naar tools die beide ondersteunen, zodat je elke afspraak naar de juiste persoon kunt sturen.

3. Stel regels in voor elk afspraaktype. Afgiftes, gesprekken, controles en verlengingsgesprekken kunnen verschillende duur, opzegtermijnen, medewerkers en boekingslimieten nodig hebben. Je tool moet je elk type apart laten instellen.

4. Aangepaste boekingsvragen. Verzamel belangrijke informatie vóór de afspraak in plaats van die tijdens het gesprek pas te ontdekken. Je kunt bijvoorbeeld vragen of een klant een verhuurd pand heeft verkocht of van rechtsvorm is veranderd voordat je de meeting toewijst.

5. Herinneringen met nuttige instructies. Herinneringen kunnen no-shows verminderen, maar zijn nog nuttiger als ze klanten ook vertellen wat ze mee moeten nemen of vooraf moeten afronden.

6. Beveiliging en compliance. Als de software klantinformatie opslaat, moet je de beveiligingsmaatregelen, certificeringen, hostingopties en contractuele voorwaarden kunnen bekijken. Zo kun je bepalen of de leverancier aan de beveiligingsvereisten van je kantoor voldoet.

Hoe de 5 tools in detail vergelijken

1. Cal.com: het beste voor het beheren van boekingsvolume en teamcapaciteit

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, gratis voor altijd	$16/user/month	Uitgebreide teamplanningsfuncties	Balans tussen teamcapaciteit en boekingsvolume

Wat het is: Cal.com is een afspraakplanningsplatform voor het beheren van boekingen van klanten binnen je team. Je kunt aparte boekingspagina's maken voor diensten zoals belastinggesprekken, aangiftecontroles en planningssessies, regels instellen voor wanneer en hoe vaak klanten kunnen boeken, en afspraken naar de juiste behandelaar sturen. Het ondersteunt ook boekingsvragen, herinneringen, betalingen en agenda-integraties.

Waarom het op nummer één staat: Cal.com geeft je volledige controle over hoeveel afspraken klanten in een bepaalde periode kunnen boeken en wie ze afhandelt. Je kunt dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse boekingslimieten instellen en vervolgens round robin-planning en routeringsformulieren gebruiken om afspraken naar de juiste behandelaar of het juiste team te sturen.

Belangrijkste functies: 

• Boekingslimieten per dag, week of maand om het aantal afspraken te beheersen.

• Round-robin-planning om afspraken te verdelen over beschikbare behandelaars.

• Routeringsformulieren om klanten op basis van hun antwoorden naar de juiste behandelaar of het juiste team te sturen. 

• Onbeperkte afspraaktypen en agenda­koppelingen zodat afgiftes, gesprekken, controles en verlengingen elk eigen regels kunnen hebben.

• Aangepaste boekingsvragen om informatie te verzamelen vóór de meeting.

• E-mail en SMS workflows voor het versturen van geautomatiseerde bevestigingen, herinneringen en vervolgberichten.

• 100+ integraties met agenda's, tools voor videoconferenties, CRM's en andere zakelijke apps, plus Zapier en Make om extra tools te koppelen.

• Stripe- en PayPal-betalingen voor consulten die betaling bij boeking vereisen.

• SOC 2 en ISO 27001, plus HIPAA-ondersteuning, SSO, SCIM, rechten op basis van rollen en hosting in de VS of EU op Organizations.

• Een openbare API en React-planningscomponenten voor kantoren die planning in hun eigen website of applicatie willen inbouwen.

Prijs: Het gratis plan van Cal.com bevat één gebruiker, onbeperkte afspraaktypen en agenda­koppelingen, en dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse boekingslimieten. Teamplanning met round robin begint bij $16/user/month op het Teams-plan. Het Organizations-plan kost $37/user/month en voegt geavanceerde beveiligings- en beheersfuncties toe, waaronder onbeperkte subteams, SOC 2- en SSO-ondersteuning en toegangsbeheer op basis van rollen. Jaarlijks factureren bespaart je tot 25% op betaalde plannen.  

Rajesh’s review of Cal.com

Het beste voor: Belasting-, boekhoud- en full-servicekantoren die seizoensgebonden vraag willen beheersen en afspraken over meerdere behandelaars willen verdelen.

Oordeel: Cal.com past het best wanneer capaciteit het grootste probleem is. De boekingslimieten helpen bepalen hoe snel afspraken vol raken, terwijl round robin en routing die boekingen over het team verdelen. Het gratis plan geeft solo-accountants ook genoeg om mee te werken voordat ze teamfuncties nodig hebben.

Begin met het gratis plan van Cal.com of boek een demo om te zien hoe het voor jouw team werkt.

2. Calendly: het beste om een klein team snel op te starten

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Ja, één afspraaktype	$12/seat/month	Bekende boekingservaring	Snelle uitrol binnen een klein kantoor

Wat het is: Calendly is een eenvoudige planningstool waarmee je een agenda kunt koppelen, je beschikbaarheid kunt instellen en snel boekingen kunt gaan accepteren. De eenvoud is de belangrijkste aantrekkingskracht. Je kunt een behandelaar instellen zonder de rest van je praktijkmanagementworkflow te veranderen.

Belangrijkste functies: 

• Vergaderlimieten per afspraaktype om te bepalen hoe vaak een afspraak geboekt kan worden.

• Round-robinverdeling en leadrouting op het Teams-plan om afspraken over behandelaars te verdelen.

• Zes agenda­koppelingen per stoel op betaalde plannen.

• Geautomatiseerde herinneringen en follow-ups op betaalde plannen.

• Stripe- en PayPal-betalingen voor betaalde consulten, plus integraties met tools zoals HubSpot, Zapier en webhooks.

Prijs: Prijs: Het gratis plan van Calendly bevat één event type en één agenda­koppeling. Het Standard-plan kost $12/seat/month en voegt meerdere agenda­koppelingen, onbeperkte event types en betalingsverzameling toe. Het Teams-plan kost $20/seat/month en voegt round robin en teamplanning toe. SSO is beschikbaar als betaalde add-on.

Voordelen: 

• Klanten herkennen de boekingservaring waarschijnlijk, waardoor de leercurve kleiner wordt.

• Vergaderlimieten zijn eenvoudig in te stellen voor kantoren die basiscontrole over boekingen nodig hebben.

• Brede integraties maken het makkelijk om Calendly in je bestaande techstack op te nemen.

• Kleine kantoren kunnen snel beginnen.

Nadelen: 

• SSO is een betaalde add-on.

• Round robin vereist het Teams-plan.

• Lagere plannen geven je minder controle over de boekingservaring.

Het beste voor: Kleine kantoren die een bekende planningstool willen die ze snel kunnen uitrollen en die geen uitgebreide controle nodig hebben over hoe seizoensgebonden vraag wordt verdeeld.

Vergelijkingsconclusie: Calendly is een goede keuze als eenvoud en snelheid het belangrijkst zijn. Cal.com past beter als capaciteitsbeheer belangrijk is, omdat het boekingslimieten combineert met teamverdeling.

3. Acuity Scheduling: het beste voor betaalde consulten

Gratis plan?	Vanafprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, proefperiode van 7 dagen	$20/month	Intakeformulieren en betalingen	Betaalde plannings- en adviesgesprekken

Wat het is: Acuity Scheduling is ontworpen voor dienstverlenende bedrijven die klanten tegelijk afspraken willen laten boeken, intakeformulieren willen laten invullen en laten betalen. Dat maakt het handig voor accountantskantoren die belastingplanning, advies of andere betaalde consulten aanbieden.

Belangrijkste functies: 

• Aangepaste klantformulieren om informatie te verzamelen vóór een afspraak.

• Betalingen via Stripe, Square en PayPal, inclusief aanbetalingen.

• Aparte agenda’s voor medewerkers of locaties, afhankelijk van het plan.

• Afspraakpakketten en sms-herinneringen op hogere plannen.

• Dagelijkse boekingslimieten en beschikbaarheidsinstellingen om de capaciteit te beheren.

Prijzen: Acuity Scheduling heeft geen gratis plan, maar biedt wel een proefperiode van zeven dagen. Betaalde plannen beginnen bij $20/maand voor één gekoppelde Kalender, e-mailherinneringen, klantformulieren en betalingen via Stripe, Square en PayPal.

Voordelen: 

• Betalingen en intakeformulieren zijn beschikbaar in het instapplan.

• Vaste maandelijkse prijzen maken de kosten voorspelbaar naarmate je team groeit.

• Aangepaste formulieren laten je verschillende informatie per dienst verzamelen.

• Boekingslimieten helpen kantoren de hoeveelheid afspraken te beheren.

Nadelen: 

• Er is geen gratis plan, alleen een proefperiode van zeven dagen.

• Elk plan ondersteunt een beperkt aantal agenda’s.

• Je hebt het hoogste plan nodig om de Acuity-branding te verwijderen.

• Beperkte functies om afspraken over je team te routeren.

Het beste voor: Kantoren die betaalde plannings- of adviesgesprekken verkopen en tijdens het boeken betaling en gedetailleerde klantinformatie willen verzamelen.

Vergelijkingsconclusie: Acuity Scheduling past goed als betaling en intake de belangrijkste prioriteiten zijn. Cal.com past beter bij kantoren die meer flexibiliteit nodig hebben bij het toewijzen en routeren van afspraken binnen hun team.

4. TaxDome: het beste voor kantoren die boeken binnen hun klantenportaal willen

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, en geen proefperiode	$800/seat/year	Boeken naast documenten en klantwerk	Kantoren die de klantrelatie in één portaal samenbrengen

Wat het is: TaxDome is software voor praktijkbeheer voor belasting-, boekhoud- en accountantskantoren. Kantoren kunnen een planningstool koppelen en een boekingsoptie toevoegen aan het TaxDome-klantenportaal, naast documenten, organizers, facturen en ander klantwerk. Dit is handig voor kantoren die TaxDome al gebruiken of een centraal klantenportaal willen. TaxDome heeft geen ingebouwde planning, dus je moet het koppelen aan een aparte planningstool om boekingen af te handelen.

Belangrijkste functies: 

• Plannerintegraties met Calendly, Schedulista, Squarespace en YouCanBookMe om boeken aan het klantenportaal toe te voegen.

• Belastingorganizers en documentverzoeken om informatie en bestanden te verzamelen naast boekingsformulieren.

• Onbeperkte e-handtekeningen en documentopslag op in aanmerking komende plannen.

• Workflowautomatisering om belasting- en boekhoudwerk door vooraf gedefinieerde processen te laten lopen.

• SOC 2 Type II, toegangsbeheer en tweefactorauthenticatie om klantinformatie te helpen beschermen.

Prijzen: TaxDome heeft geen gratis plan of proefperiode. De prijzen beginnen bij $800/seat/year voor CRM, onboarding van klanten en een klantenportaal. Houd er rekening mee dat je betaalt voor een volledig platform voor praktijkbeheer, terwijl planning nog steeds een aparte tool vereist.

Voordelen: 

• Eén klantenportaal voor alles, van boekingen en documenten tot facturen en berichten.

• Meer gedetailleerde intake, met organizers en documentverzoeken naast basisboekingsformulieren.

• Flexibele seats voor drukke periodes, waardoor het makkelijker wordt om tijdelijke medewerkers toe te voegen wanneer dat nodig is.

• Beveiliging en toegangsbeheer zijn ingebouwd in het platform voor praktijkbeheer.

Nadelen: 

• De planner bepaalt de boekingsfuncties, niet TaxDome.

• Je betaalt voor een volledig platform voor praktijkbeheer terwijl je misschien alleen planning nodig hebt.

• Jaarlijkse prijs per seat betekent hogere kosten vooraf dan bij gespecialiseerde planningstools.

• Omschakelen naar TaxDome is een grotere beslissing als je het nog niet gebruikt.

Het beste voor: Kantoren die TaxDome al gebruiken, of kantoren die documenten, facturatie, klantcommunicatie, workflows en planning in één klantenportaal willen samenbrengen.

Vergelijkingsconclusie: TaxDome en Cal.com lossen verschillende problemen op. TaxDome beheert de bredere klantrelatie, terwijl Cal.com de planningstool is die je aan TaxDome kunt koppelen voor boekingen. Als je prioriteit is om boeken in een bestaand klantenportaal te plaatsen, heb je TaxDome plus een aparte planningstool zoals Cal.com nodig.

5. Microsoft Bookings: het beste voor kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruikssituatie
Nee, inbegrepen bij Microsoft 365	Inbegrepen bij een Microsoft 365-abonnement	Werkt binnen het Microsoft 365-ecosysteem	Kantoren die al Microsoft 365 gebruiken

Wat het is: Microsoft Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365-abonnementen, dus als je al Outlook en Teams gebruikt, kun je afspraakplanning toevoegen zonder voor een aparte planningstool te betalen. Gedeelde boekingspagina’s laten je diensten instellen, medewerkers toevoegen en schema’s beheren, terwijl persoonlijke boekingspagina’s individuele medewerkers hun eigen beschikbaarheid laten beheren.

Belangrijkste functies: 

• Gedeelde boekingspagina’s voor het instellen van diensten, medewerkers en schema’s.

• Persoonlijke boekingspagina’s waarmee elke medewerker zijn eigen beschikbaarheid kan beheren.

• Automatische Teams-vergaderingen met een unieke link voor elke afspraak.

• E-mail- en sms-meldingen naast je andere Microsoft-communicatie.

• Boekingsgegevens opgeslagen in Microsoft 365, waar je ze kunt beheren onder je bestaande beveiligings- en nalevingsbeleid.

Prijzen: Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365 Business-abonnementen. Als je kantoor al een in aanmerking komend abonnement heeft, kun je Bookings zonder extra kosten gebruiken. Anders betaal je voor een Microsoft 365-abonnement in plaats van voor een standalone planningstool.

Voordelen: 

• Het werkt direct met Outlook en Teams.

• Kantoren die al Microsoft 365 gebruiken, kunnen Bookings gebruiken zonder voor een andere planningstool te betalen.

• Boekingsgegevens blijven binnen Microsoft 365 en Exchange Online.

• Gedeelde boekingspagina’s kunnen afspraken toewijzen aan medewerkers zonder dat klanten een medewerker hoeven te kiezen.

Nadelen: 

• Als je Microsoft 365 niet gebruikt, heb je een abonnement nodig om Bookings te krijgen.

• De boekingslimieten kunnen tekortschieten als je tijdens drukke periodes strengere controle nodig hebt.

• Je hebt minder controle over de boekingservaring dan met gespecialiseerde planningstools.

• Tools buiten Microsoft koppelen kan Power Automate of een externe connector vereisen.

Het beste voor: Accountantskantoren die al Microsoft 365 gebruiken, eenvoudige klantboekingen nodig hebben en geen extra planningsleverancier willen toevoegen.

Vergelijkingsconclusie: Als je kantoor al op Microsoft 365 draait en je planningsbehoeften eenvoudig zijn, is Bookings een makkelijke keuze. Cal.com past beter wanneer seizoensgebonden capaciteit de grootste zorg is, omdat het boekingslimieten, round robin en routing combineert. Het koppelt ook met Outlook en Microsoft Teams, dus Microsoft-gebaseerde kantoren kunnen Cal.com gebruiken zonder die tools los te laten.

Planningssoftware voor accountants: snelle vergelijking

Zo vergelijken de vijf planningssoftware-opties voor accountants zich op functies en gratis plannen:

Tool	Gratis plan	Boekingslimieten	Teamboeking	Databeveiliging
Cal.com	✅ Gratis voor altijd, met onbeperkte afspraaktypen	✅ Beperk boekingen per dag, week of maandminutes	✅ Round robin en routing forms	✅ SOC 2, HIPAA, ISO 27001, hosting in de VS of Europa
Calendly	⚠️ Gratis plan, met één event type en één Kalender	⚠️ Basisinstellingen	✅ Round robin en routing forms	⚠️ SSO is een betaalde extra optie
Acuity Scheduling	❌ Nee, 7-daagse proefperiode	⚠️ Dagelijkse, wekelijkse limieten	✅ Medewerkersplanning	⚠️ BAA alleen op Premium-plan
TaxDome	❌ Nee, en geen proefperiode	⚠️ Afhankelijk van de gekoppelde planner	⚠️ Bepaald door de gekoppelde planner	✅ SOC 2 Type II, toegangsbeheer
Microsoft Bookings	❌ Vereist Microsoft 365	⚠️ Basisinstellingen	✅ Gedeelde pagina’s wijzen medewerkers toe aan een dienst	✅ Beveiligingsbeleid van Microsoft 365

Eindoordeel

Als je het boekingsvolume wilt beheersen en afspraken over je team wilt verdelen, kies dan voor Cal.com. De boekingslimieten, round robin en routing geven je meer controle over wie kan boeken, wanneer en bij wie.

Als je behoeften eenvoudiger zijn, is Calendly de makkelijkere keuze voor een snelle installatie. Kies Acuity als je ingebouwde betalingen en gedetailleerde intake nodig hebt, TaxDome als je planning wilt binnen een breder systeem voor praktijkbeheer, of Microsoft Bookings als je kantoor al op Microsoft 365 draait.

Als Cal.com je de juiste match lijkt, begin dan met het gratis plan om de boekingscontroles zelf uit te proberen, of boek een demo om te zien hoe de teamplanningsfuncties voor jouw kantoor kunnen werken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost planningssoftware voor accountants?

Gespecialiseerde planningstools variëren van gratis tot ongeveer $20/gebruiker/maand in instapplannen. Cal.com heeft een gratis plan, met betaalde plannen vanaf $16/gebruiker/maand. Calendly en Acuity Scheduling beginnen respectievelijk bij $12/gebruiker/maand en $20/maand, terwijl Microsoft Bookings is inbegrepen bij in aanmerking komende Microsoft 365-plannen.

Is Cal.com gratis voor een zelfstandige accountant?

Ja. Het gratis plan van Cal.com ondersteunt één gebruiker met onbeperkte afspraaktypen en agenda’s, plus meldingen, integraties en betalingen. Round robin en andere teamfuncties vereisen het Teams-plan.

Welke planningssoftware voor accountantskantoren past bij een kantoor met meerdere medewerkers?

Cal.com past het best als je zowel boekingslimieten als teamverdeling nodig hebt. Round robin wijst afspraken toe aan beschikbare medewerkers, terwijl boekingslimieten je afspraakvolume helpen beheren.

Kan planningssoftware belastingdocumenten verzamelen vóór de afspraak?

Planningshulpmiddelen zoals Cal.com kunnen antwoorden verzamelen zoals een naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere basisgegevens die de klant kan invullen, maar documentbeheer is een aparte behoefte. Als je documenten wilt verzamelen en beheren, is TaxDome een betere keuze. Het heeft echter geen native planningstool, maar het is eenvoudig te koppelen aan een planningstool naar keuze.

Moet een boekingstool in het schriftelijke informatiebeveiligingsplan van een kantoor staan?

Als het clientgegevens opslaat, neem het dan mee in je leveranciers- en beveiligingsbeoordeling. De richtlijnen van de IRS zeggen dat kantoren dienstverleners moeten kiezen die clientgegevens kunnen beschermen en aan die vereisten in hun contracten kunnen voldoen. Bekijk de beveiligingsdocumentatie en contractvoorwaarden van de leverancier en bevestig de specifieke vereisten van je kantoor met een adviseur.