7 beste room-bookingsoftware | Cal.com

Met Cal.com kun je de hosts en ruimtes instellen die bij je vergaderingen betrokken zijn, en daarna controleert het hun agenda's wanneer iemand een tijd kiest. Een tijd is alleen beschikbaar wanneer zowel de host als de ruimte vrij is, zodat je niet eindigt met het boeken van een vergadering wanneer de ruimte al bezet is of het boeken van een beschikbare ruimte wanneer de host niet beschikbaar is. Het gratis plan bevat onbeperkte event types, tweerichtingssynchronisatie van agenda's en geautomatiseerde herinneringen.

We vergeleken Cal.com met andere room-bookingtools op basis van drie criteria:

• Handhaving van check-in: Kan het een ruimte vrijgeven wanneer niemand komt opdagen?

• Boekingsregels: Kun je bepalen wie een ruimte kan boeken, hoe ver van tevoren ze kunnen boeken en of een boeking goedkeuring nodig heeft?

• Prijstransparantie: Kun je de kosten begrijpen op basis van openbare prijzen?

De vergelijkingtabel aan het einde vat samen hoe de zeven tools scoren op deze criteria en of elk een gratis plan heeft.

TL;DR: de gerangschikte lijst in één oogopslag

1. Cal.com: het beste voor het samen boeken van ruimtes en vergaderingen

2. Skedda: het beste voor het beheren van ruimtes en gedeelde werkplekken

3. Robin: het beste voor enterprise workplace analytics en bezettingsdata

4. Envoy: het beste voor het beheren van bezoekers en roomboekingen

5. OfficeSpace: het beste voor space planning en kantoorverhuizingen

6. Archie: het beste voor coworking en gedeelde werkplekken

7. Joan: het beste voor e-paper room displays en boeken aan de balie

Wat is room-bookingsoftware?

Room-bookingsoftware helpt je gedeelde ruimtes zoals vergaderzalen, conferentiezalen, belhokjes, focusruimtes, labs en klaslokalen te vinden, te reserveren en in te checken. Het koppelt meestal aan je bestaande agenda, zodat je een ruimte kunt reserveren terwijl je een vergadering plant.

Je kunt controleren of een ruimte vrij is, zien of er genoeg capaciteit en de apparatuur is die je nodig hebt, en bevestigen of mensen daadwerkelijk zijn opgekomen voor hun boeking. Zo krijg je een duidelijker beeld van welke ruimtes worden gebruikt en welke leeg blijven staan.

Veel room-bookingplatforms bevatten ook desk booking, parkeren, bezoekersbeheer, digitale signage en wayfinding. Afhankelijk van de tool betaal je per gebruiker, ruimte of room display, of moet je een offerte op maat aanvragen.

Waar je op moet letten bij room-bookingsoftware

Goede room-bookingsoftware moet drie dingen goed doen: nauwkeurige beschikbaarheid tonen, je controle geven over wie er kan boeken, en ruimtes vrijgeven na annuleringen en no-shows. De functies die je daarna nodig hebt, hangen af van hoe je organisatie de ruimte gebruikt.

Met dat in gedachten zijn hier de belangrijkste functies om op te letten:

1. Tweerichtingssynchronisatie van agenda's. Roomboekingen beginnen vaak in een agenda. Zorg ervoor dat de software in beide richtingen synchroniseert met Microsoft 365 en Google Workspace, inclusief boekingen, annuleringen, deelnemers en conferencinglinks.

2. Check-in en automatisch vrijgeven. Check-in helpt voorkomen dat no-shows ruimtes blokkeren. Zoek naar QR-codes, tablets, e-maillinks of wifi-gebaseerde check-in, samen met automatisch vrijgeven wanneer iemand niet incheckt.

3. Boekingsregels die bij je beleid passen. Verschillende teams kunnen verschillende regels nodig hebben voor verschillende ruimtes. Zoek naar boekingsvensters, quota, buffers, goedkeuringen en toegangscontroles waarmee je bepaalt wie een ruimte kan boeken en wanneer.

4. Ruimtedisplays en walk-up booking. Displays buiten ruimtes laten zien of een ruimte beschikbaar is en kunnen mensen laten boeken, verlengen of een reservering vrijgeven. Controleer of de software werkt met standaard tablets of propriëtaire hardware vereist.

5. Gebruiksanalyses. Zoek naar data over bezetting, no-shows, piekvraag en ruimtegebruik per team, verdieping of locatie. Zo zie je welke ruimtes veel gevraagd zijn en waar ruimte ongebruikt blijft.

6. Plannen voor de vergaderingen zelf. Room booking is maar een deel van het proces. Als je ook sollicitaties, klantgesprekken, demo's of consultaties plant, zoek dan naar een tool die mensen en ruimtes tegelijk kan coördineren. Gedeelde beschikbaarheid, round-robin scheduling, routing forms en workflowautomatisering zijn handig voor deze boekingen.

De 7 beste room-bookingsoftware

1. Cal.com: het beste voor het boeken van zowel de ruimtes als de vergaderingen die ze huisvesten

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Ja, gratis voor altijd	$16/user/month	Collective event types boeken de ruimte en host samen	Kantoren die ruimtes en de vergaderingen daarin moeten boeken, ook met externe gasten

Wat het is: Met Cal.com kun je de mensen en de ruimte die nodig zijn voor een vergadering vanaf dezelfde boekingspagina plannen. Stel je hosts en ruimtes in, koppel elke ruimte aan de resourcekalender van Google Workspace of het Outlook-room mailbox, en Cal.com controleert hun beschikbaarheid voordat iemand een tijd te zien krijgt om te boeken.

Als je bijvoorbeeld een sollicitatie plant, kun je eisen dat de interviewers en een ruimte beschikbaar zijn voordat een tijd wordt aangeboden. Voor vergaderingen die naar verschillende mensen of ruimtes kunnen gaan, helpen routing en round-robin scheduling om de boeking naar de juiste optie te sturen. Je kunt limieten instellen voor hoe ruimtes worden geboekt, goedkeuringsstappen toevoegen voor bepaalde ruimtes en geautomatiseerde herinneringen versturen vóór de vergadering.

Waarom het op nummer één staat: Cal.com geeft je meerdere manieren om te bepalen hoe vergaderingen worden toegewezen aan mensen en ruimtes. Collective event types koppelen hosts en ruimtes, routing forms sturen boekingen naar het juiste team of de juiste ruimte, en round-robin scheduling verdeelt boekingen over beschikbare opties. Je kunt ook boekingslimieten, buffers en goedkeuringen toevoegen voor ruimtes die strengere regels nodig hebben, zodat je beter controle houdt over hoe ruimtes worden gebruikt.

Belangrijkste functies: 

• Ruimtes als boekbare accounts: Koppel een resourcekalender van Google Workspace of een Outlook-room mailbox aan een ruimteaccount, stel de beschikbaarheid in en maak de ruimte boekbaar.

• Collective event types: Controleer de host en de ruimte tegelijkertijd, zodat een slot alleen verschijnt wanneer beide beschikbaar zijn.

• Round-robin verdeling: Bundel ruimtes en verdeel boekingen over beschikbare ruimtes, of roteer hosts binnen een team.

• Routing forms en op attributen gebaseerde routing: Stuur aanvragen op basis van factoren zoals verdieping, capaciteit, regio of team.

• Goedkeuringen: Vereis goedkeuring voordat bepaalde roomboekingen worden bevestigd.

• Boekingslimieten en buffers: Bepaal hoe lang of hoe ver van tevoren mensen kunnen boeken, en voeg buffertijd toe tussen reserveringen.

• Extern boeken: Deel een link of embed een widget, zodat mensen buiten je bedrijf kunnen boeken op basis van live beschikbaarheid.

• Workflowautomatisering: Stuur bevestigingen, herinneringen en follow-ups via e-mail en sms om no-shows te verminderen.

• Boekingsanalyses: Volg boekingsactiviteit en zie hoe je ruimtes en vergadercapaciteit worden gebruikt.

• 100+ native integraties: Koppel Cal.com aan de tools die je team gebruikt voor agenda's, communicatie, betalingen, CRM en workflows.

• Seats en Stripe payments: Laat meerdere mensen hetzelfde tijdslot boeken of betalingen innen voor roomboekingen.

• API en React Atoms: Bouw ruimte- en vergaderplanning in je eigen applicatie of workplace portal in.

• White-label en beveiliging: Verwijder Cal.com-branding en gebruik je eigen domein. Cal.com ondersteunt SOC 2, ISO 27001, GDPR, SAML single sign-on (SSO) en SCIM provisioning.

Prijzen: Cal.com heeft een gratis plan met onbeperkte event types, tweerichtingssynchronisatie van agenda's, extern boeken en geautomatiseerde herinneringen. Betaalde plannen beginnen bij $16/user/month, of $12/user/month bij jaarlijkse facturering, en voegen functies toe zoals round-robin scheduling, routing forms, het verwijderen van Cal.com-branding en boekingsanalyses. Hogere plannen voegen SAML SSO, SCIM provisioning en HIPAA met een BAA toe.

Rohith’s review of Cal.com

Beste voor: Teams die ruimtes moeten boeken als onderdeel van het plannen van vergaderingen, inclusief sollicitaties, klantgesprekken en interne vergaderingen waarbij zowel de host als de ruimte beschikbaar moeten zijn.

Conclusie: Met Cal.com kun je ruimtes naast hosts instellen en beide controleren wanneer iemand een vergadering boekt. Een sollicitatie kan bijvoorbeeld twee interviewers en een specifieke ruimte vereisen, terwijl een klantgesprek kan worden doorgestuurd naar een beschikbare host en ruimte. Je kunt deze boekingspagina's ook openstellen voor externe gasten en geautomatiseerde herinneringen versturen vóór de vergadering.

Begin met het gratis plan van Cal.com of boek een demo om te zien hoe het voor jouw team kan werken.

2. Skedda: het beste voor het beheren van de ruimtes zelf

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, en geen proefperiode	$249/month	Boekingsregels en interactieve plattegronden	Kantoren en universiteiten van middelgrote tot grote omvang die gedetailleerde ruimtecontroles nodig hebben

Wat het is: Skedda is een scheduling platform gebouwd voor gedeelde fysieke ruimtes. Het combineert room booking met interactieve plattegronden, boekingsregels, check-in, bezettingsregistratie en tabletweergaven die laten zien of een ruimte beschikbaar of bezet is. Je kunt het gebruiken om vergaderzalen, bureaus en andere boekbare ruimtes vanuit één systeem te beheren. Je kunt bijvoorbeeld regels instellen voor wie een ruimte kan boeken, wanneer ze die kunnen boeken, hoe lang ze die kunnen gebruiken en of ze moeten inchecken. Plattegronden laten zien welke ruimtes beschikbaar zijn, terwijl bezettingsregistratie helpt te zien hoe vaak ruimtes en andere plekken echt worden gebruikt.

Belangrijkste functies: 

• Interactieve plattegronden: Bouw een digitale kaart van je kantoor die de fysieke indeling weerspiegelt. Medewerkers kunnen beschikbare ruimtes en bureaus zien en direct vanaf de kaart boeken.

• Rules and roles engine: Bepaal wie elke ruimte kan boeken en wanneer. Stel boekingsvensters, duurbeperkingen, quota, buffers, annuleringsregels en goedkeuringsvereisten in.

• Tweerichtingssynchronisatie van agenda's: Koppel Skedda aan Microsoft 365, Outlook of Google Workspace om ruimteboekingen en agenda-evenementen synchroon te houden en dubbele boekingen te voorkomen.

• Check-in en bezettingsregistratie: Vereis dat gebruikers hun aankomst bevestigen via e-mail, QR-codes, Teams, Slack of wifi. Als iemand niet incheckt, kan Skedda de boeking automatisch vrijgeven.

• Insights-dashboard: Analyseer boekingsactiviteit om te zien hoe ruimtes worden gebruikt en identificeer vraagpatronen binnen je werkplek. 

Beperkingen: 

• Ruimtelimieten kunnen snel vol raken wanneer je ruimtes, bureaus, parkeren en andere resources beheert.

• Check-in en geavanceerde boekingsregels zijn niet op elk plan beschikbaar.

• Skedda is minder geschikt voor het plannen van vergaderingen met hosts en deelnemers.

Prijzen: Skedda biedt geen gratis plan of proefperiode. Betaalde plannen beginnen bij $249/month bij jaarlijkse facturering en bevatten 35 ruimtes, onbeperkte gebruikers en boekingen, interactieve plattegronden, een basis rules engine en een insights-dashboard.

Beste voor: Hybride werkplekken en universiteiten die verschillende soorten gedeelde ruimtes moeten beheren met regels voor beschikbaarheid, boekingstijden, toegang en gebruik.

Vergelijkingsoordeel: Skedda behandelt ruimte- en space management met tools zoals plattegronden, boekingsregels, check-in en bezettingsregistratie. Cal.com ondersteunt ook room booking, maar koppelt dit nauwer aan het plannen van vergaderingen, zodat je hosts en ruimtes kunt coördineren en externe gasten kunt laten boeken.

3. Robin: het beste voor enterprise workplace analytics

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, en geen proefperiode	Aangepaste offerte	Door sensoren geverifieerde bezetting en 100+ analysematen	Enterprises met meer dan 150 hybride medewerkers verspreid over meerdere locaties

Wat het is: Robin is een platform voor workplace management voor organisaties met complexe of meerdere vestigingen. Het omvat het boeken van vergaderruimtes en bureaus, bezoekersbeheer, room displays en workplace analytics. De analytics combineren boekingsdata met bezettingssignalen van verbonden sensoren, waardoor teams een duidelijker beeld krijgen van hoe hun ruimtes worden gebruikt. Robin ondersteunt ook meer dan 100 workplace KPI's en beveelt ruimtes aan op basis van factoren zoals de grootte van de vergadering en de voorkeuren van deelnemers, zodat teams effectief kunnen plannen hoe ze hun kantoorruimte gebruiken.

Belangrijkste functies: 

• Slimme ruimtesuggesties: Beveel beschikbare ruimtes aan op basis van vergadertijd, aantal deelnemers, voorzieningen en boekingsvoorkeuren.

• Interactieve kantoorkaarten: Laat ruimtes, bureaus en andere plekken zien op een digitale plattegrond met live beschikbaarheid voor snel boeken.

• Bezettingsregistratie: Gebruik verbonden sensoren en check-ingegevens om te zien of gereserveerde ruimtes echt worden gebruikt en om verlaten boekingen vrij te geven.

• Room displays: Toon de huidige status van een ruimte op een tablet, met opties om rechtstreeks vanaf het display te boeken of in te checken.

• Workplace analytics: Volg het gebruik van ruimtes en bureaus over kantoren, gebouwen, verdiepingen en teams om onderbenutte ruimte en veranderende vraag te signaleren.

Beperkingen: 

• Het aanpassen van kantoorindelingen kan omslachtig zijn en mogelijk hulp van het Robin-team vereisen.

• Sommige gebruikers melden storingen met beschikbaarheid, de interface en mobiele prestaties.

Prijs: Robin biedt geen gratis plan of proefperiode. De prijzen staan niet op de website, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Beste voor: Grote ondernemingen met 150+ hybride medewerkers, meerdere kantoren en complexe werkplekregels die gedetailleerde data nodig hebben over bezetting en ruimtegebruik.

Vergelijkingsoordeel: Robin biedt uitgebreide tools voor het beheren van fysieke ruimtes, waaronder bezettingsregistratie, workplace analytics en ruimtemanagement. Cal.com ondersteunt ook het boeken van ruimtes, maar koppelt dat nauwer aan het plannen van vergaderingen, met functies zoals extern boeken, routing, round-robin planning en deelbare boekingslinks.

4. Envoy: het best voor bezoekersbeheer naast ruimtes

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, 14-daagse proefperiode	$5/resource/month	Bezoekersbeheer	Kantoren die bezoekersworkflows naast ruimtereserveringen nodig hebben

Wat het is: Envoy is een workplace platform voor het beheren van bezoekers en de ruimtes die ze gebruiken. Het omvat bezoekerscheck-in naast reserveringen voor ruimtes en bureaus, parkeren, leveringen en digitale signing. Voor ruimtereserveringen laat Envoy medewerkers ruimtes boeken, beschikbaarheid bekijken op kantoorkaarten en room displays gebruiken om te zien of een ruimte vrij is. Check-ins en automatische vrijgave helpen de beschikbaarheid van ruimtes kloppend te houden wanneer iemand niet komt opdagen. Teams kunnen ook de aankomst van een gast en de vergaderruimte die ze gebruiken vanaf hetzelfde platform beheren.

Belangrijkste functies: 

• Reserveringen voor ruimtes, bureaus en parkeren: Boek verschillende werkplekmiddelen vanaf één platform, met opties voor uurlijkse, meerdaagse en mobiele boekingen.

• Inloopboeking: Gebruik tablets bij de ruimte om het dagschema te zien, een beschikbare ruimte te boeken, in te checken of een vergadering direct bij de deur te beëindigen.

• Slimme automatische vrijgave: Open ruimtes, bureaus of parkeerplaatsen automatisch opnieuw wanneer iemand zijn check-in mist, zodat ongebruikte boekingen anderen niet blokkeren.

• Realtime beschikbaarheid: Bekijk beschikbare ruimtes, bureaus en parkeerplekken op interactieve kaarten of boek via de Envoy-app, Google Calendar of Outlook.

• Bezoekersbeheer: Registreer gasten vooraf, verzamel de vereiste informatie, screen bezoekers, print badges en meld hosts wanneer ze arriveren.

Beperkingen: 

• Je betaalt extra voor functies, zelfs als je alleen ruimtereserveringen nodig hebt.

• Complexe bezoekersworkflows kosten meer tijd om in te stellen.

Prijs: Envoy heeft geen gratis plan, maar biedt wel een gratis proefperiode van 14 dagen. Ruimtereserveringen zijn beschikbaar in de Reservations-module en starten vanaf $5 per boekbare resource per maand bij jaarlijkse facturering. Andere modules, waaronder bezoekersbeheer, worden apart geprijsd.

Beste voor: Kantoren die bezoekers, ruimtereserveringen en toegang tot de werkplek vanaf één platform moeten beheren.

Vergelijkingsoordeel: Envoy is gebouwd voor kantoren die bezoekers naast ruimtes en andere werkplekmiddelen moeten beheren. Cal.com koppelt ruimtereserveringen aan vergaderingen, zodat externe gasten kunnen boeken, naar de juiste host worden gerouteerd en herinneringen ontvangen vóór de vergadering.

5. OfficeSpace: het best voor ruimteplanning en kantoorverhuizingen

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, en geen proefperiode	Offerte op maat	Scenario planning en verhuisbeheer	Grote ondernemingen die regelmatig verhuizen en meerdere gebouwen beheren

Wat het is: OfficeSpace is een platform voor workplace management dat is ontworpen voor grote organisaties. Naast het boeken van ruimtes ondersteunt het ruimteplanning, verhuisbeheer, asset tracking, plattegronden en workplace analytics. Met de tools voor scenario planning kunnen facilitair teams een model maken van een voorgestelde wijziging van het kantoor, zoals het verplaatsen van een afdeling naar een andere verdieping of het samenvoegen van teams in minder ruimtes, voordat de wijziging wordt doorgevoerd. Het geeft teams een manier om te plannen hoe hun kantoorruimte verandert, naast het dagelijkse beheer van ruimtes en de werkplek.

Belangrijkste functies: 

• Ruimtereserveringen: Zoek en reserveer ruimtes op basis van beschikbaarheid, locatie, capaciteit of voorzieningen via het web, de mobiele app, Slack, Teams of gekoppelde agenda's.

• Automatische vrijgave van ruimtes: Vereis check-in en annuleer ongebruikte boekingen automatisch wanneer niemand komt opdagen, zodat de ruimte beschikbaar wordt voor anderen.

• Ruimteprofielen: Voeg details toe zoals capaciteit, apparatuur en voorzieningen, zodat medewerkers een ruimte kunnen vinden die bij hun vergadering past.

• Kiosk- en tabletcheck-in: Gebruik iPads of Android-tablets om de beschikbaarheid van ruimtes te bekijken, inloopboekingen te maken en op locatie in te checken.

• Scenario planning en verhuisbeheer: Maak en vergelijk voorgestelde plattegronden en gebruik ze vervolgens om teamverhuizingen, wijziging van zitplaatsen en samenvoeging van kantoren te plannen voordat je fysieke ruimtes aanpast.

Beperkingen: 

• Inwerken kan 1-2 maanden of langer duren.

• Voor nieuwe gebruikers is er een steile leercurve.

Prijs: OfficeSpace biedt geen gratis plan of proefperiode. De prijzen staan niet op de site, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Vergelijkingsoordeel: OfficeSpace combineert ruimtereserveringen met plattegronden, ruimteplanning, verhuisbeheer en workplace analytics. Cal.com laat je een ruimte boeken als onderdeel van het plannen van een vergadering, zodat de host en ruimte samen kunnen worden gecontroleerd voordat iemand een tijd kiest.

6. Archie: het best voor coworking en gedeelde werkplekken

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, 14-daagse proefperiode	$159/month	Facturatie en lidmaatschappen voor coworking	Coworking-operators en multi-tenant ruimtes

Wat het is: Archie is een platform voor workplace management dat is gebouwd voor coworking spaces en andere bedrijven die gedeelde kantoren en ruimtes verhuren. Het regelt boekingen voor ruimtes en bureaus, bezoekersbeheer en de zakelijke kant van lidmaatschappen beheren. Een coworking-operator kan leden bijvoorbeeld boekingscredits geven, hun lidmaatschappen en facturen beheren, betalingen innen en de financiële gegevens vanuit hetzelfde platform koppelen aan boekhoudsoftware.

Belangrijkste functies: 

• Boeken over meerdere platformen: Reserveer ruimtes en bureaus via het web of de mobiele app, schermen bij ruimtes, Google Calendar, Outlook of Microsoft Teams. Slack ondersteunt boekingsmeldingen en check-ins.

• Schermen bij ruimtes en kiosken: Gebruik standaard tablets om de beschikbaarheid van ruimtes te tonen en gebruikers ruimtes te laten boeken vanuit de ruimte of een gedeelde kiosk.

• QR-check-in en automatische vrijgave: Vereis dat gebruikers inchecken voor boekingen van ruimtes en bureaus, en maak ongebruikte ruimtes automatisch vrij wanneer ze niet komen opdagen.

• Boekingsregels: Stel limieten voor vooruit boeken, buffers, annuleringsregels, goedkeuringen en terugkerende boekingen in voor verschillende ruimtes en gebruikersgroepen.

• Facturatie en lidmaatschappen voor coworking: Beheer lidmaatschapsplannen, boekingscredits, facturen en betalingen, met integraties voor QuickBooks en Xero.

Beperkingen: 

• Het instellen van Archie kan tot vier weken duren.

• Het heeft beperkte dashboardaanpassingen.

Prijs: Archie biedt geen gratis plan, maar je krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen nadat je een demo hebt geboekt. De modules voor ruimtemanagement en bureauboekingen beginnen allebei vanaf $159/month per stuk voor één locatie bij jaarlijkse facturering, terwijl de module voor coworking spaces begint vanaf $165/month. Voor je exacte setup moet je nog steeds een offerte op maat aanvragen.

Beste voor: Coworking spaces, innovatiehubs en andere gedeelde werkplekken die ruimtes en bureaus verhuren en boekingen en betalingen samen moeten beheren.

Vergelijkingsoordeel: Archie is gebouwd voor bedrijven die gedeelde ruimtes verhuren, met tools om boekingen naast lidmaatschappen en facturatie te beheren. Cal.com regelt ook ruimtereserveringen, maar koppelt ze nauwer aan het plannen van vergaderingen, met externe boekingen, routing en hostbeschikbaarheid.

7. Joan: het best voor e-paper room displays

Gratis plan?	Startprijs	Opvallende functie	Beste gebruiksscenario
Nee, 30-daagse proefperiode	Offerte op maat	Batterijgevoede e-paper-deurschermen	Kantoren die speciale displays buiten vergaderruimtes willen

Wat het is: Joan is een platform voor workplace management dat vooral bekendstaat om zijn e-paper room displays. De batterijgevoede panelen hangen buiten vergaderruimtes en laten zien of een ruimte beschikbaar is, terwijl mensen een reservering kunnen boeken, verlengen of vrijgeven.Het platform ondersteunt ook reserveringen voor bureaus en parkeren, bezoekersbeheer, digitale signing en workplace analytics, waarbij de room displays de belangrijkste manier vormen waarop mensen met het systeem omgaan.

Belangrijkste functies: 

• E-paper room displays: Joan's draadloze, batterijgevoede displays tonen de beschikbaarheid van ruimtes buiten elke ruimte zonder dat er een vaste stroomaansluiting nodig is.

• Inloopboeking: Boek, verleng of geef een ruimte direct vrij vanaf het display wanneer je meteen een ruimte nodig hebt.

• Agenda-synchronisatie: Koppel Joan met Microsoft 365, Google Workspace, Exchange, Slack of Microsoft Teams om de beschikbaarheid van ruimtes synchroon te houden met je bestaande agenda's.

• Roosters voor ruimtes en teams: Bekijk meerdere ruimtes, locaties en hun beschikbaarheid vanaf één scherm, zodat je makkelijker een vrije ruimte vindt.

• Rapportage over benutting: Volg het gebruik van ruimtes, vergaderpatronen, populaire ruimtes en no-shows om te begrijpen hoe je ruimtes worden gebruikt.

Beperkingen: 

• Je moet apart betalen voor de room displays.

• Sommige gebruikers melden trage laadtijden en vertragingen bij het bekijken van beschikbaarheid of het gebruik van de mobiele app.

Prijs: Joan heeft geen gratis plan, maar biedt wel een gratis proefperiode van 30 dagen. Prijzen zijn niet openbaar, dus je moet een offerte op maat aanvragen.

Beste voor: Kantoren die speciale fysieke displays buiten vergaderruimtes willen en hardware en software liever via één leverancier beheren.

Vergelijkingsoordeel: Joan combineert ruimtereserveringen met speciale displays waarmee medewerkers de beschikbaarheid kunnen zien en boekingen buiten de ruimte kunnen beheren. Cal.com laat je ook ruimtes boeken, maar koppelt ze aan hosts en vergaderingen, inclusief externe boekingen en routing. De twee kunnen samen werken wanneer je zowel room displays als vergaderplanning nodig hebt.

Software voor ruimtereserveringen: snelle vergelijkingstabel

Zo vergelijken de zeven softwaretools voor ruimtereserveringen zich op belangrijke functies, gratis plannen en prijsduidelijkheid:

Tool	Gratis plan	Verplichte check-in	Boekingsregels	Prijsduidelijkheid
Cal.com	✅ Altijd gratis	⚠️ Geen check-in, maar herinneringen en goedkeuringen helpen no-shows te verminderen	✅ Boekingslimieten, buffers, routing, goedkeuringen	✅ Gepubliceerde prijzen
Skedda	❌ Geen gratis plan of proefperiode	✅ Ja	✅ Boekingsvensters, toegangsregels, goedkeuringen	✅ Gepubliceerde prijzen
Robin	❌ Geen gratis plan of proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangscontroles, boekingslimieten, goedkeuringen	❌ Offerte op maat
Envoy	❌ Geen gratis plan, 14-daagse proefperiode	✅ Ja	✅ Boekingsbeleid en toegangscontroles	⚠️ Gepubliceerde prijzen, maar je hebt nog steeds een offerte op maat nodig
OfficeSpace	❌ Geen gratis plan of proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangscontroles, boekingsregels, goedkeuringen	❌ Offerte op maat
Archie	❌ Geen gratis plan, 14-daagse proefperiode	✅ Ja	✅ Toegangs- en boekingsregels	⚠️ Gepubliceerde prijzen, maar je hebt nog steeds een offerte op maat nodig
Joan	❌ Geen gratis plan, 30-daagse proefperiode	✅ Ja	⚠️ Basisboekingsregels	❌ Offerte op maat

Eindoordeel

Wanneer je software voor het boeken van ruimtes kiest, denk dan na over of je ruimtes en vergaderingen samen wilt plannen of vooral de ruimtes zelf wilt beheren.

Cal.com is de beste keuze als je beide nodig hebt. Het controleert de beschikbaarheid van ruimtes en hosts voordat het boekingtijden toont, en ondersteunt externe boekingen, routing, round-robin planning en geautomatiseerde herinneringen. Het gratis plan bevat onbeperkte event types en tweerichtings kalendersynchronisatie.

Als je vooral ruimtebeheer nodig hebt, kijk dan naar Skedda, Robin of OfficeSpace. Envoy is logischer als bezoekersbeheer deel uitmaakt van de vereiste. Archie past bij coworkingruimtes die ook boekingen, lidmaatschappen en facturering nodig hebben, terwijl Joan een goede optie is als je speciale displays voor ruimtes wilt.

Als het coördineren van ruimtes naast vergaderingen is wat je nodig hebt, begin met het gratis plan van Cal.com of boek een demo.

Veelgestelde vragen

1. Wat is de beste software voor het boeken van ruimtes? Als je zowel de ruimte als de aanwezige mensen wilt inplannen, is Cal.com een sterke optie. De collectieve event types controleren host- en ruimtebeschikbaarheid samen, terwijl routing en round-robin helpen boekingen naar de juiste mensen en ruimtes te sturen.

2. Hoeveel kost software voor het boeken van ruimtes? De prijs verschilt per tool en kan gebaseerd zijn op gebruikers, ruimtes, resources of een offerte op maat. Cal.com heeft een gratis plan, terwijl betaalde plannen beginnen bij $16/user/month. Skedda begint bij $249/month, Envoy Reservations bij $5/resource/month en Archie bij $159/month. Robin, OfficeSpace en Joan vereisen een offerte op maat.

3. Kan Cal.com vergaderruimtes direct boeken, of alleen de vergaderingen? Ja. Je kunt een ruimte koppelen aan de resourcekalender van Google Workspace of de Outlook-ruimtepostbus. Cal.com controleert daarna de ruimte samen met de host (of hosts) wanneer iemand een vergadering boekt.

4. Welke software voor het boeken van ruimtes is het beste voor kleine bedrijven? Als je vooral vergaderingen en ruimtes wilt plannen, bevat het gratis plan van Cal.com onbeperkte event types, tweerichtings kalendersynchronisatie, externe boeking en geautomatiseerde herinneringen. Skedda, Robin en OfficeSpace zijn beter geschikt voor teams die ook tools nodig hebben voor het beheren van ruimtes, verdiepingen, bezetting of kantoorruimte.

5. Hebben we ruimte-displaypanelen en bezettingssensoren nodig? Niet per se. Ruimtedisplays kunnen inloopboekingen ondersteunen, terwijl bezettingsregistratie laat zien hoe ruimtes worden gebruikt. Als je die functies niet nodig hebt, kun je software kiezen die beschikbaarheid, boekingsregels en check-in afhandelt zonder speciale hardware.