5 cal.com en zapier-integraties om je 30 minuten per dag te besparen

Tijd besparen met automatisering: Waarom Cal.com + Zapier een productiviteitskrachtpatser is

Of je nu een team beheert, klanten onboard of agenda's synchroniseert, hier zijn vijf krachtige Cal.com + Zapier-automatiseringen die je minstens 30 minuten per dag kunnen besparen.

1. Voeg nieuwe Cal.com boekingen toe aan Google Sheets

Gebruikscasus: Volg boekingen in een gecentraliseerd dashboard

Tijd bespaard per dag: ~5-10 minuten

• Zap: Wanneer een nieuwe boeking is gemaakt in Cal.com → Maak een nieuwe rij aan in Google Sheets

Dit is perfect voor consultants, verkoopteams of bureaus die leads, klantvergaderingen of interne sessies in een sheet bijhouden.

Pro-tip: Je kunt zelfs draaitabellen maken of analyses uitvoeren om het boekingsvolume, annuleringspercentages of gemiddelde vergadertypes bij te houden.

2. Stuur gepersonaliseerde Slack-berichten wanneer een vergadering is geboekt

Gebruikscasus: Houd je team op de hoogte

Tijd bespaard per dag: ~5 minuten

Notificaties zijn nuttig - maar gepersonaliseerde, gestructureerde Slack-berichten zijn nog beter.

• Zap: Wanneer een nieuw evenement is geboekt → Stuur een aangepast bericht naar een specifiek Slack-kanaal

Je kunt het bericht aanpassen om te bevatten:

• De naam van de persoon die heeft geboekt

• Het type vergadering

• De tijd en datum

• Eventuele aangepaste notities van de boeking

3. Stuur automatisch een follow-up e-mail via Gmail

Gebruikscasus: Verbeter de follow-up van vergaderingen zonder te vergeten

Tijd bespaard per dag: ~10 minuten

Geen vergeten om follow-up e-mails te versturen of steeds dezelfde boodschap opnieuw te typen.

• Zap: Wanneer een Cal.com evenement eindigt → Stuur een sjabloon follow-up e-mail via Gmail

Je kunt aanpassen:

• Het onderwerp en de boodschap

• Links naar bronnen of opnames

• Acties na het gesprek, zoals het boeken van een follow-up of het invullen van een formulier

Dit is ideaal voor klantensuccesteams, coaches en verkoopmedewerkers die de vaart erin willen houden zonder handmatig werk te hoeven verrichten.

4. Maak automatisch nieuwe CRM-contacten aan (HubSpot, Salesforce, enz.)

Gebruikscasus: Houd je CRM moeiteloos up-to-date

Tijd bespaard per dag: ~5–7 minuten

Stop met het handmatig invoeren van nieuwe vergaderdeelnemers in je CRM. Met deze integratie:

• Zap: Wanneer een boeking wordt gemaakt op Cal.com → Maak of update contact in je CRM

ondersteunde CRMs zijn onder andere:

• HubSpot

• Salesforce

• Pipedrive

• Zoho CRM

• En nog veel meer

Waarom het belangrijk is: Het actueel houden van CRM-records zorgt voor betere rapportage, automatisering en personalisatie in outreach.

5. Stuur herinneringen of agenda-uitnodigingen via SMS (Twilio)

Gebruikscasus: Verminder het aantal no-shows met tijdige herinneringen

Tijd bespaard per dag: ~3–5 minuten

Als je te maken hebt met een hoog percentage no-shows of vergaderdeelnemers die de voorkeur geven aan sms, automatiseer dan sms-herinneringen.

• Zap: Wanneer een boeking over 1 uur komt → Stuur een SMS via Twilio

Dit houdt je deelnemers voorbereid zonder dat je handmatig sms'jes hoeft te sturen. Bonus: het voegt een persoonlijk tintje toe waar velen van houden. Je kunt ook tools zoals ClickSend of SimpleTexting gebruiken als Twilio niet je favoriete provider is.

Begin vandaag nog met tijd besparen

Deze Zapier-integraties zijn slechts het begin. Je kunt meerdere Zaps combineren, workflows aan elkaar koppelen en een volledig geautomatiseerd planningssysteem bouwen dat je elke week uren bespaart. Als je je dag wilt optimaliseren, repetitieve taken wilt elimineren en je focus wilt houden op wat echt belangrijk is - Cal.com + Zapier is de weg die je moet gaan.