Cal.com gebruiken voor terugkerende vergaderingen: tips en trucs

Waarom terugkerende vergaderingen belangrijk zijn

Terugkerende vergaderingen zijn de sleutel tot de meeste moderne werkstromen. Of je nu wekelijks teamoverleggen, maandelijkse klantbeoordelingen of tweewekelijkse strategie-sessies organiseert, deze vergaderingen bouwen momentum op en zorgen voor afstemming. Het handmatig inrichten van deze vergaderingen of het jongleren met verschillende tijdzones kan echter snel frustrerend worden.

Daar komt Cal.com om de hoek kijken. Ons platform ondersteunt naadloze terugkerende planning, waardoor je meer controle, betere automatisering en minder heen-en-weer krijgt.

Hoe Cal.com terugkerende vergaderingen beheert

Cal.com biedt twee hoofdmethoden om terugkerende vergaderingen af te handelen:

1. Terugkerende evenementtypes – Een terugkerend tijdslot dat altijd beschikbaar is (bijv. elke dinsdag om 10 uur).

2. Handmatige terugkerende uitnodigingen – Waar jij of je genodigde handmatig meerdere tijden selecteert in een boekingsproces.

Afhankelijk van je werkstroom kan de ene misschien beter werken dan de andere. Hier is hoe je beide instelt – en enkele expert-tips om ze nog beter te maken.

Een terugkerend evenementtype instellen

Als je hetzelfde tijdslot elke week of maand beschikbaar wilt maken, gebruik dan de instellingen voor evenementtypes in Cal.com om het in te stellen:

Stap-voor-stap:

1. Navigeer naar je Cal.com-dashboard

2. Klik op "Evenementtypes"

3. Kies een bestaand evenementtype of maak een nieuwe aan

4. Onder "Beschikbaarheid", selecteer terugkerende dagen en tijden

5. Stel de buffers en limieten in indien nodig

6. Sla op en publiceer

Deze opzet is perfect voor wekelijkse teamoverleggen of regelmatige klantcoachingsgesprekken.

Pro Tip: Wil je beperken hoeveel terugkerende vergaderingen iemand kan boeken? Gebruik boekingslimieten om te restrictie hoe vaak het evenement per dag of week kan worden geboekt.

Gebruik multi-datumboekingen voor flexibiliteit

Als je gebruikers meerdere datums van tevoren wilt laten boeken (bijv. voor een meer-sessie coachingprogramma), gebruik dan multi-datumselectie tijdens het boeken. Hoewel dit geen automatisch terugkerend evenement creëert, stelt het een gebruiker in staat om meerdere tijden in één keer te kiezen.

Hoe je multi-datumboekingen inschakelt:

• Ga naar je instellingen voor evenementtypes

• Schakel "multi-datumboekingen" in

• Stel het minimum/maximum aantal datums in

Deze benadering is geweldig wanneer:

• Een klant vijf wekelijkse sessies vooruit wil boeken

• Je een kortdurende serie trainingsgesprekken organiseert

Opmerking: Elke geselecteerde datum wordt behandeld als een aparte boeking.

Synchroniseer met je agenda om conflicten te voorkomen

Terugkerende vergaderingen botsen vaak met andere verplichtingen. Daarom synchroniseert Cal.com met alle grote agendaplatforms (Google Agenda, Outlook, Apple Agenda). Bij het instellen van terugkerende beschikbaarheid blokkeert Cal.com automatisch tijden waarop je druk bent in verbonden agenda's.

Agenda-integraties omvatten:

• Google Agenda

• Microsoft Outlook

• Apple iCloud Agenda

• CalDAV-compatibele tools

Pro Tip: Gebruik agenda-specifieke beschikbaarheidsregels om bepaalde agenda's voor terugkerende evenementtypes voorrang te geven.

Pas herinneringen aan voor terugkerende vergaderingen

Geen-shows en gemiste vergaderingen? Niet onder jouw toezicht. Cal.com stelt je in staat om geautomatiseerde e-mail- en sms-herinneringen voor elk evenementtype in te stellen – inclusief terugkerende.

Suggesties:

• Stuur een herinnering 24 uur voor en 1 uur voor de vergadering

• Neem een aangepast bericht of vergadering agenda op

Je kunt ook gebruik maken van Cal.com Workflows om follow-ups te automatiseren of te integreren met tools zoals Slack of Zapier voor nog meer controle.

Wil je dat ik hier een link naar de productpagina van Workflows toevoeg?

Overwegingen voor teams en remote werk

Terugkerende vergaderingen worden complexer met gedistribueerde teams. Cal.com maakt de afhandeling van tijdzones automatisch. Wanneer je team over continenten is verspreid, ziet iedereen de evenementtijden in hun eigen lokale tijd.

Extra tips voor teams:

• Gebruik team evenementtypes om round-robin of collectieve beschikbaarheid mogelijk te maken

• Gebruik hostselectie om terugkerende vergaderingen aan het juiste teamlid toe te wijzen

• Schakel vergaderbuffers in om vermoeidheid door achtereenvolgende vergaderingen te voorkomen

Pro Tip: Combineer Cal.com met Slack of Notion-integraties om boekingslinks in je werkruimte in te bedden.

Terugkerende vergaderingen + Aangepaste workflows

Om een stap verder te gaan, gebruik aangepaste workflows om:

• Stuur formulieren of vragenlijsten vóór de vergadering

• Trigger bedankberichten na de vergadering

• Voeg deelnemers toe aan je CRM of e-maillijst

Dit is perfect voor consultants, coaches of verkoopteams die herhaalde sessies met nieuwe klanten uitvoeren.

Wil je interne links naar CRM-integratiedocumenten of verkoop-use cases?

Slotoverpeinzingen

Terugkerende vergaderingen hoeven niet hetzelfde te betekenen als repetitief werk. Met Cal.com kun je één keer instellen en voor altijd stroomlijnen. Of je nu elke maandag met je team synchroniseert of elke week nieuwe klanten inwerkt, onze flexibele opties geven je de tools die je nodig hebt. Om dieper in te gaan op Round Robin-planning, kun je de video hier bekijken:

Krijg controle over je tijd. Laat Cal.com de rest afhandelen.