Om ervoor te zorgen dat afspraken, elektronische medische dossiersystemen en klinische werkprocessen correct blijven afgestemd, is het integreren van planningen met EPD's een noodzaak. In deze gedetailleerde gids zullen we bespreken hoe de integratie van Cal.com met EPD's kan helpen om de continuïteit van zorg te handhaven terwijl ook aan nalevings-, beveiligings- en auditvereisten wordt voldaan.

Inzicht in Elektronische Medische Dossiers en Cal.com

Wat is een elektronisch medisch dossier?

Een EPD is in wezen de complete medische geschiedenis van een patiënt die in een veilige digitale vorm is opgeslagen. Het wordt in de loop van de tijd bijgehouden door zorgverleners in klinieken en ziekenhuizen. Een software voor elektronische medische dossiers omvat doorgaans:

• Diagnoses

• Medicijnen

• Allergieën

• Labresultaten

• Behandelnotities en 

• Bezoekgeschiedenis

Kerncomponenten van software en systemen voor elektronische medische dossiers

De EPD-software houdt de componenten die we hieronder zullen beschrijven bij elkaar om ervoor te zorgen dat patiëntinformatie nauwkeurig en beschikbaar is. De meeste EPD-systemen bevatten de volgende functionaliteiten op een functioneel niveau.

✅Patiëntidentiteit: Het omvat persoonlijke gegevens, contactinformatie en verzekering.

✅Klinische documentatie: Alle voorgaande diagnoses, doktersnotities en zorgplannen van de patiënt worden hier samengebracht.

✅Medicatie & Allergie: Dit omvat recepten en contra-indicaties.

✅Lab & Beeldvormingsresultaten: Het omvat alle testbestellingen, rapporten en historische trends van de patiënt.

✅Factureringsondersteuning: Het bevat facturen, claims en terugbetalingsgegevens.

✅Beveiliging & Naleving: Het biedt beveiligde toegangsrechten met audit-trails.

Waar passen planningen & patiënttoegang binnen de EPD-werkstroom?

Voordat patiënten online een doktersbriefje krijgen of een behandeling begint, moet het systeem bepalen:

• Wie is de patiënt?

• Welke zorgverlener ziet de patiënt?

• Waar vindt het bezoek plaats?

• Wat voor type bezoek is het?

Planning en patiënttoegang bepalen welke gegevens in het EPD-systeem worden ingevoerd. Als er een fout is in patiënttoegang en planning, zoals een verkeerde locatie, zorgverlener of bezoektype, wordt de continuïteit van zorg aangetast. Dit gebeurt zelfs voordat het EPD wordt gebruikt.

Hoe werkt Cal.com als een planningslaag voor klinieken, ziekenhuizen en medische praktijken?

Nu, over naar de echte vraag, hoe helpt Cal.com hierbij?

Cal.com zit naast het EPD en functioneert als een HIPAA-conforme planningslaag voor de gezondheidszorg. Het beschermt de integriteit van alles wat volgt binnen een EPD-software door te bepalen hoe afspraken worden gemaakt. 

Om het duidelijk te maken, Cal.com doet al het zware werk voor klinieken, ziekenhuizen en medische praktijken.

• Voorkomt dat er ongeldige of niet-conforme afspraken worden gemaakt

• Houdt actuele informatie over de beschikbaarheid van echte zorgverleners en op welke locatie bij

• Zorgt ervoor dat alleen contextklaar en nauwkeurig bezochte afspraken in het EPD worden ingevoerd

• Standaardiseert boekingslogica om overweldigende planningen voor zorgverleners te voorkomen, in overeenstemming met de naleving van de overheid

Integratiemodellen tussen Cal.com en systemen voor elektronische medische dossiers

Integratiemodellen variëren afhankelijk van de omvang van uw kliniek, technische mogelijkheden en nalevingsvereisten. Cal.com is een robuust platform dat diverse integratiemodellen ondersteunt, van het opzetten van native EPD-integraties tot uitgebreide middleware-gerichte integraties met EPD-systemen.

Native en marktplaatsintegraties

Dit is kort gezegd de snelste integratie methode die wordt ondersteund door Cal.com. Het ondersteunt het synchroniseren van afspraken, beschikbaarheid en basisgegevens van patiënten. Dit type integratie ondersteunt geen uitgebreide aanpassingen of heeft beperkte ondersteuning voor randgevallen en complexe werkstromen. 

Directe API naar API-integratie

API-integraties stellen u in staat om te profiteren van automatisering, aangezien Cal.com en uw EPD-systeem programmeerbaar met elkaar kunnen communiceren dankzij API-integraties. Dit type integratie is het meest geschikt voor klinieken en praktijken waar nauwkeurige gegevensmapping, aangepaste bedrijfsregels en interne systeemintegraties vereist zijn.

Op events gebaseerde integratie met behulp van webhooks

Voorbij API-niveau integraties kunt u gebruik maken van webhooks die event-driven integratie creëren. Cal.com en uw EPD-systeem worden direct verbonden wanneer er een event plaatsvindt, zoals het maken, wijzigen of annuleren van een boeking. Dit is het meest geschikt voor klinieken waar snelheid van belang is, vooral wanneer er meerdere locaties en zorgverleners bij betrokken zijn.

Gebruik van middleware of integratieplatforms voor mapping en routing

Middleware-gebaseerde integraties zijn het meest geschikt voor grote ziekenhuizen met een groot aantal boekingen terwijl ze dagelijks meerdere zorgverleners en locaties afhandelen. De middleware werkt als een authenticatielaag, waardoor de werklast van zowel Cal.com als uw EPD-systeem wordt verminderd, waardoor het beheersbaar is om beide systemen nauwkeurig te beheren door het personeel van de receptie, clinici en patiënten.

Wanneer overwegen om maatwerk softwareontwikkelingsdiensten te gebruiken

Dit is de meest complexe en gedetailleerde integratie die alleen vereist is wanneer geïntegreerde oplossingen niet aan uw regelgevende, operationele of schaalbehoeften kunnen voldoen. Maatwerk softwareontwikkeling voor de gezondheidszorg geeft u volledige controle over gegevensstromen en nalevingsmaatregelen. Het is echter aanzienlijk duur en vereist lange tijd om te ontwikkelen en te testen voordat het wordt geïmplementeerd.

Uw Integratie Plannen

Sterke integraties met EPD's zijn nodig, niet om klinieken sneller te maken, maar om ze standaard correct te maken. En de correctheid begint met planningen. Succesvolle integraties van EPD-planning hebben hun basis geworteld in duidelijkheid. Klinieken moeten overeenkomen welke problemen ze oplossen en hoe de systemen zich moeten gedragen als er iets misgaat. Het plannen van uw integratie met helderheid is wat een robuuste workflow onderscheidt van een fragiele. 

Definieer uw use cases

Begin met het plannen van uw integratie door duidelijk alle real-world scenario's te definiëren die uw planningssysteem in de toekomst mogelijk moet ondersteunen.

• Nieuwe patiëntenboekingen

Voor nieuwe patiëntenboekingen zijn aanvullende intake stappen en langere bezoektijden vereist. Tijdens het plannen moet dit van tevoren zichtbaar zijn zodat er een volledige en conforme ontmoeting in het EPD wordt ingevoerd die later niet meer hoeft te worden gecorrigeerd.

• Terugkerende patiëntenafspraken

Voor terugkerende patiëntenafspraken moet de planning correct overeenkomen met patiënten aan bestaande zorgverleners, dossiers en bezoektypes. Op deze manier kan het EPD de geschiedenis van de patiënt correct verlengen zonder deze te fragmenteren.

• Telezorg en persoonlijke bezoeken

Locatieregels, licenties van zorgverleners en documentatiestandaarden variëren voor virtuele en fysieke afspraken. Het onderscheid tussen een telezorgafspraak en een persoonlijk bezoek moet worden afgedwongen op het planningsniveau zodat clinici handwerk kunnen vermijden en zich kunnen concentreren op de afspraken.

• Zorgverlener en ruimteresourceplanning

De planningslaag kan klinieken helpen operationele knelpunten te vermijden door overlappende planningen, beschikbaarheid van zorgverleners en kamervoordelen in overweging te nemen. 

Beslis over het systeem van registratie voor patiëntgegevens en afspraken

Het planningsplatform is het registratiesysteem voor de boekingslogica, beschikbaarheid en afspraakcreatie. En het EPD is het systeem van registratie voor de klinische geschiedenis en patiëntgegevens. Vermenging tussen deze twee kan leiden tot dubbele dossiers en onjuiste audit trails. Daarom moet er een duidelijke onderscheid worden gehandhaafd tussen de registratiesystemen die samenwerken voor soepele operaties.

Map gegevensvelden

Gegevensmapping is vereist om ervoor te zorgen dat er geen niet-uitgelijnde gegevens zijn, aangezien integratieproblemen hier vaak uit voortkomen. Hier komen technische nauwkeurigheid en operationele realiteit samen.

• Patiëntprofielvelden

Basisgegevens zoals patiëntnaam, geboortedatum en contactinformatie maken het patiëntprofielveld. Dit veld moet schoon worden gemapped om mismatches en dubbele patiëntdossiers te voorkomen.

• Afspraaktypes en codes

Verschillende afspraaktypes en interne codes moeten vroeg worden gestandaardiseerd, zodat ze hetzelfde betekenen in de planning en binnen het EPD. Dit kan klinieken helpen om vroegtijdige factureringsproblemen te voorkomen. 

• Zorgverlener ID's

Het in kaart brengen van zorgverlener-ID's in het systeem is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat afspraken aan de juiste clinicus zijn gekoppeld. Zorgverleners kunnen verschillende ID's hebben in verschillende systemen, en deze correct in kaart brengen is cruciaal voor continuïteit van zorg en naleving.

Identificeer nalevings-, beveiligings- en auditvereisten

Cal.com speelt hier een strategische rol door een regelgebaseerde, auditbare planning af te dwingen die de integriteit van downstream EPD-gegevens beschermt. Vóór de integratie van EPD-planning moeten teams het volgende definiëren.

• Wie mag afspraken maken, wijzigen of annuleren

• Hoe worden de wijzigingen vastgelegd en gecontroleerd

• Hoe worden toegangscontroles afgestemd op interne beleidslijnen en externe regelgeving

• Welke gegevens moeten worden gemaskeerd, versleuteld of beperkt 

Gebruik maken van ingebouwde functies van Cal.com met uw elektronische medische dossier

Cal.com biedt ingebouwde functies die u in staat stellen te integreren met een EPD-software zonder de behoefte aan ontwikkelaars, API's of een complexe infrastructuur. Dit is de eenvoudigste manier om Cal.com met uw EPD te integreren, en het is de meest gebruikte integratiemethode voor gezondheidszorgteams die Cal.com voor het eerst adopteren in hun klinische workflow. Zo werkt het systeem:

Stap 1: Het configureren van evenementtypes voor medische bezoeken en procedures

Beschouw dit als de stap waarin de regels zijn ingesteld voor Cal.com om te volgen. Waarom zijn regels nodig en wat zijn deze regels? De regels zijn nodig om ervoor te zorgen dat er weinig tot geen ambiguïteit is in de gegevensmapping en rapportagestadium binnen het EPD.

Cal.com kan worden voorzien van informatie over het type afspraken dat in uw medische praktijk wordt aangeboden (diagnostische testen, doktersconsulten, vervolgafspraken of chirurgische procedures). Elk van deze afspraak (lees evenement) types heeft zijn eigen duur, boekingslimieten en buffertijden; dit zijn de regels ervan. Zodra Cal.com al deze informatie heeft ontvangen, kan het automatisch deze boekingslogica volgen.

Stap 2: Het instellen van zorgverlener beschikbaarheid en kliniekschema's

U heeft de soorten afspraken gedefinieerd die in uw medische praktijk worden aangeboden; nu moet Cal.com weten wanneer u deze afspraken (diensten) kunt aanbieden. Dus nu moet u uw zorgverlener schema's in Cal.com invoeren, evenals uw klinische openingsuren, kliniekvakanties en zorgverlener verlofdagen. Dit zorgt ervoor dat Cal.com alleen geldige tijdslots aan patiënten toont, en dat uw EPD afspraken ontvangt die daadwerkelijk kunnen worden aangeboden.

Stap 3: Het gebruik van routingformulieren om de vereiste patiëntinformatie te verzamelen voordat u een boeking maakt

Planningssoftware kan gewoon een afspraak instellen met de vorige twee stappen, maar Cal.com gaat een stap verder. Het gebruikt routingformulieren om het afspraakboekingsproces te versnellen. Eenvoudige vragen tijdens het boeken van een afspraak, zoals reden voor bezoek, nieuwe patiënt of vervolgbezoek, en de gewenste zorgverlener van de gebruiker, kunnen de werklast van de receptie verminderen.

Stap 4: Het beperken van toegang en toestemming voor klinisch en administratief personeel

Medische praktijken moeten verschillende audit- en nalevingsvereisten volgen. Daarom zijn toegangscontrole noodzakelijk. Cal.com scheidt de twee lagen, waarbij beheerders routingregels, evenementtypes en beschikbaarheidswijzigingen kunnen beheren, terwijl clinici alleen hun eigen agenda kunnen beheren.

Stap 5: Het gebruik van meldingen en herinneringen die in lijn zijn met klinische werkprocessen

Nu uw planningsysteem is opgezet, heeft u alleen meldingen en herinneringen nodig om iedereen op de hoogte te houden. Cal.com biedt dat met app-meldingen voor clinici en e-mail- en berichtherinneringen voor patiënten. De software stuurt boekingsbevestigingen, herinneringen en verplaatsmeldingen naar relevante partijen. Dit vermindert no-shows en houdt iedereen op dezelfde pagina.

Integratie via Cal.com API's

U hebt de ingebouwde functies binnen Cal.com ingesteld om aan uw planningsvereisten te voldoen en deze in uw EPD te voeden. API's helpen u nu het proces verder te automatiseren met een strakkere en beter gecontroleerde EPD-integratie.

Overzicht van belangrijke Cal.com API eindpunten voor de gezondheidszorg

Cal.com API geeft toegang tot en deelt gestructureerde planningsobjecten zoals evenementtypes, boekingen, gebruikers en beschikbaarheid. Deze eindpunten worden gebruikt om de afspraakstatus te synchroniseren en niet om klinische gegevens te beheren. Dit is een cruciaal onderscheid om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de HIPAA-richtlijnen.

Stap 1: Veilig authenticeren tussen Cal.com en uw elektronische medische dossiersysteem

Voordat er gegevensuitwisseling plaatsvindt, authenticeren API's systemen veilig. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat datastromen veilig en betrouwbaar zijn en geen PHI of administratieve controles stroomopwaarts omvatten. Cal.com API's beperken serverzijde toestemmingen tot het minimum om de authenticatie te voltooien.

Stap 2: Het creëren en bijwerken van afspraken van het elektronische medische dossier naar Cal.com

Met de API geauthentiseerd, is Cal.com klaar om patiënten hun afspraken te laten boeken en cruciale informatie te actualiseren wanneer de afspraak in het EPD als evenementen wordt bevestigd. Maar wat gebeurt er wanneer afspraken in het EPD eerst worden gemaakt? De API-integratie zorgt ervoor dat EPD-eerst gemaakte afspraken blokkades van tijdslots en zorgverlener beschikbaarheid op de Cal.com kalender veroorzaken, zonder EPD-afspraken te overschrijven.

Stap 3: Het terugschrijven van boekingen van Cal.com naar het elektronische medische dossier

Zoals eerder vermeld, is Cal.com in de meeste gevallen de bron van afspraakcreatie wanneer het wordt gebruikt als de planningslaag. Dus deze stap betreft voornamelijk dat Cal.com bevestigt dat het tijdslot en de zorgverlener beschikbaarheid nauwkeurig zijn en de afspraak als een evenement instelt in het EPD. Het resterende werk, dat het ophalen of aanmaken van patiëntendossiers betreft, wordt gedaan door het EPD en niet door Cal.com.

Stap 4: Het synchroniseren van zorgverlenergegevens en schema's programmeerbaar

Systeem met API's kunnen automatisch metadata van zorgverleners wijzigen en schemawijzigingen bijwerken als consistente identificatoren worden gebruikt in beide systemen. Dit elimineert het risico van dubbele zorgverlenerdossiers of niet overeenkomende agendas.

Gebruik maken van Webhooks voor Real-Time Synchronisatie

Zodra de API-laag is opgezet, kunt u nu gaan met direct automatiseringsgebied met webhooks die eventgedreven updates mogelijk maken. Dit is wanneer systemen onmiddellijk kunnen reageren wanneer er planningswijzigingen optreden.

Evenementen waarop u zich kunt abonneren in Cal.com

Bij het gebruik van Cal.com worden planningswijzigingen doorgevoerd wanneer er belangrijke evenementen plaatsvinden, zoals:

• Boeking creatie

• Boeking bijwerking

• Boeking annulering

In dergelijke gevallen geven webhooks onmiddellijk en automatisch zonder constante polling melding aan uw backend (EPD-systeem).

Omgaan met webhook-evenementen in uw gezondheidszorg backend

Een betrouwbare integratie weet hoe om te gaan met onvolkomenheden en fouten, in plaats van alleen maar in staat te zijn om te werken in ongerepte voorwaarden. Dit is waarom webhook handlers binnenkomende aanvragen moeten authenticeren en payloads moeten valideren om events veilig te verwerken. Het sleutelwoord hier is dat handlers idempotent moeten zijn en in staat moeten zijn om fouten opnieuw uit te proberen zonder dubbele vermeldingen te maken.

Mapping van webhook payloads naar gegevensstructuren voor elektronische medische dossiers

Cal.com boekingsgegevens en EPD-schema's komen niet altijd direct overeen. Dat is waar mapping-logica van pas komt. Het vertaalt Cal.com’s boekingsgegevens naar het afsprakensysteem van het EPD. Het biedt informatie over zorgverlener- en patiëntmodellen, inclusief tijdstempels en identificatoren die nodig zijn voor reconciliatie.

Voorkomen van duplicaties en het consistent houden van records

Uiteindelijk vertrouwt het voorkomen van gegevensduplicatie op het creëren en onderhouden van unieke boekings-ID’s. Het systeem werkt wanneer er gedefinieerde eigendomsregels zijn en een duidelijke bron van waarheid (EPD-systeem). In geval van bestaande boekingen moeten de systemen conform valideren en bestaande boekings-ID’s bijwerken zonder ze opnieuw te creëren.

Gebruik van Middleware of Integratieplatforms

Naarmate uw praktijk groeit, zo ook uw aantal dagelijkse afspraken, zorgverleners en administratie. Middlewareplatforms werken om veerkracht in het systeem te brengen om ervoor te zorgen dat alles goed werkt.

Wanneer middleware meer zin heeft dan directe integratie

Het gebruik van middleware wordt zinvoller in verschillende scenario's, zoals:

• Wanneer u meerdere EPD's gebruikt

• Wanneer u multi-locatie planning en management uitvoert

• Wanneer u meerdere afdelingen en complexe routine regels heeft

De middleware vangt fouten in deze werkstromen op en herhaalt veilig zonder dat er doorstroomfouten kunnen optreden die klinische werkstromen in gevaar kunnen brengen.

Voorbeelden van middleware patronen voor zorgteams

Het doel van middleware patronen is om de betrouwbaarheid van integraties te verbeteren terwijl de koppeling tussen systemen tot een minimum beperkt wordt. Middleware patronen voor zorgteams omvatten:

• Het gebruik van evenementqueues om boekingswijzigingen in het EPD bij te werken

• Gebruik maken van validatielagen om boekingslogica en regels af te dwingen

• Het gebruik van automatische retries en dead-letter queues voor synchronisatiefouten

Mapping van Cal.com gegevens naar elektronische medische dossierobjecten

Voor complexe werkstromen is het handmatig beheren en onderhouden van Cal.com en EPD-systemen met hun talrijke velden, payloads en identificatoren enorm moeilijk. Daarom kan middleware gegevens normaliseren, payloads verrijken en identificatoren oplossen om ervoor te zorgen dat beide systemen eenvoudig beheerd kunnen worden.

Omgaan met complexe routing, zoals opstellingen met meerdere locaties en meerdere zorgverleners

Middlewaresystemen kunnen grote organisaties helpen met precies drie dingen die kernklinische systemen makkelijk te gebruiken houden zonder complexiteit toe te voegen. Dit omvat het routeren van boekingen op basis van:

• Locaties

• Specialiteit

• En operationele beperkingen

Veiligheid, Privacy en HIPAA Overwegingen

Micah Friedland, de oprichter en CEO van Navi, zei: “Bij Navi is het beschermen van persoonlijke gezondheidsinformatie niet onderhandelbaar, dus kiezen voor Cal.com voor planningen is gewoon logisch.” Dat is hoe onze gebruikers opmerken over Cal.com’s aandacht voor gegevensbeveiliging en de privacy van patiëntgegevens.

Bescherming van Gezondheidsinformatie (PHI) beheer is een cruciaal onderdeel van planning en EPD-integraties. Zodra uw integraties zijn voltooid en functioneren, moet u meteen uw aandacht richten op beveiliging en privacy.

Bescherming van patiëntgezondheidsinformatie tijdens gegevensuitwisseling

Het belangrijkste principe van het beschermen van gezondheidsinformatie tijdens gegevensuitwisselingen is gegevensminimalisatie. Alleen planningsgerelateerde informatie wordt gedeeld tussen systemen, met uitzondering van klinische notities, diagnoses, testresultaten en behandelgeschiedenis.

Encryptie tijdens overdracht en bij rust

End-to-end encryptie wanneer gegevens van het ene systeem naar het andere worden overgedragen of opgeslagen, is cruciaal. Encryptie moet ook worden toegepast op elke laag, van API's en webhooks tot logs, back-ups en middleware queues. Dit is cruciaal voor de veiligheid van patiënteninformatie, zelfs in het geval van ongeoorloofde systeemtoegang.

Toegangscontrole en op rollen gebaseerde rechten

Op rollen gebaseerde rechten zorgen ervoor dat relevant personeel alleen toegang heeft tot wat ze nodig hebben in de medische workflow. Clinici kunnen hun agenda beheren en inzien, beheerders kunnen schema's en kliniekoperaties beheren, en ten slotte opereren backend-dienstverleners op smal afgebakende referenties.

Audit logs en traceerbaarheid over Cal.com en het elektronische medische dossiersysteem

Audit logs zijn cruciaal voor compliance, vooral wanneer systemen live zijn. Cal.com integraties met EPD kunnen mogelijk vastleggen wie afspraken maakt, wijzigt of annuleert met tijdstempels en bronsystemen. Deze traceerbaarheid ondersteunt interne onderzoeken en incidentrapportage, naast ondersteuning voor nalevingsaudits.

Werken met juridische en nalevingsteams voor de lancering

Juridische en nalevingsbeoordelingen voor de lancering kunnen praktijken besparen van kostbare wijzigingen. De teams testen integraties en zorgen ervoor dat deze voldoen aan HIPAA-regelgeving, regionale en interne beleidslijnen, evenals contractuele verplichtingen.

Uw Integratie Testen

Testen completeert het proces van uw Cal.com en EPD-integratie, en het zorgt ervoor dat alle systemen functioneren zoals vereist onder real-world omstandigheden.

Een stagingomgeving met testpatiënten en testzorgverleners opzetten

Een stagingomgeving met synthetische patiëntgegevens en zorgverleners kan u in staat stellen om uw integratie te testen zonder per ongeluk echte patiëntinformatie te lekken of live klinische werkstromen te verstoren.

Testen van end-to-end boekingsstromen

Dit is een van de belangrijkste tests waarbij u de hele levenscyclus van een afspraak doorloopt, van het instellen op Cal.com tot het voltooien van de facturatie in het EPD. Dit stelt u in staat om te controleren of uw systemen correct werken, door en door.

Testen van annuleringen, omboekingen en no-show scenario's

In een synthetische omgeving moet u uw integraties altijd testen met randgevallen. Dit omvat no-shows ondanks herinneringen, annuleringen, omboekingen en last-minute wijziging van schema's. Dit zal u echt inzicht geven in de integriteit van uw systeem in de realiteit.

Load- en prestatietests voor drukke klinieken of ziekenhuizen

Controleer op API-, webhook-, of middlewareknelpunten voordat u uw integratie live zet. Dit bespaart u veel hoofdpijn wanneer het systeem op piekmomenten aan het werk is.

Rollback- en incidentresponplannen maken

Zelfs wanneer alles perfect werkt, moet u rekening houden met fallbacks en rollbacks met gedetailleerde incidentresponseplannen. Het systeem moet weten wanneer en hoe te synchronisatie pauzeren, wijzigingen terugdraaien en intern communiceren wanneer er problemen optreden.

Veelvoorkomende Integratiepatronen en Voorbeelden

Het integreren van Cal.com met uw EPD is eenvoudig, en hier zijn enkele veelvoorkomende integratiepatronen om u te helpen visualiseren hoe het voor u zal werken, compleet met voorbeelden.

Kleine medische praktijk die Cal.com gebruikt met een cloud elektronisch medisch dossiersysteem

In een kleine medische praktijk werkt Cal.com als een lichtgewicht planningslaag bovenop de cloud gebaseerde EPD-software. Hier is hoe de integratie en de workflow in actie functioneren:

• Patiënten boeken een afspraak met de online boekingsinterface van Cal.com

• Cal.com beheert beschikbaarheid van zorgverleners, buffers en zelfs de kalenders van de zorgverleners

• Zodra de boeking is voltooid, wordt de informatie door Cal.com bijgewerkt in het EPD als afspraken

• Met behulp van de informatie van de patiënt die is gebruikt om de afspraak te maken, worden nieuwe dossiers aangemaakt of de informatie wordt gekoppeld aan bestaande dossiers.

Deze opzet is eenvoudig en vermindert administratief werk voor kleine medische praktijken, en vereist geen complexe infrastructuur om in te stellen.

Ziekenhuisuse-case met complexe zorgverlener- en departementplanning

Als kleine medische praktijken de eenvoudigste use-case zijn van Cal.com en EPD-integraties, zijn ziekenhuizen de meest complexe versie ervan. Zelfs in zijn eenvoudigste vorm gebruikt het middleware software tussen Cal.com en het EPD om ervoor te zorgen dat het systeem is uitgerust om hoge boekingsvolumes te beheren en ervoor te zorgen dat evenementen betrouwbaar worden verwerkt. Hier is hoe dit systeem eruitziet in actie.

• Cal.com is verantwoordelijk voor het afhandelen van de patiëntgerichte boekingslogica en routering. Dit omvat het tonen van actuele beschikbaarheid aan patiënten, boeken van hun gewenste tijdslots en afspraken bevestigen binnen het EPD door evenementen in te stellen.

• Het ziekenhuis-EPD of medische charting-software werkt als het registratiesysteem. Het valideert en definieert patiëntidentiteit, medische geschiedenis, afspraakdossiers en nalevingsgegevens voor elke patiënt en afspraak.

Medische spa of kliniek die Cal.com combineert met medische charting-software

Medische spa's of klinieken hoeven geen klinische gegevens met Cal.com te beheren. Het vereist alleen de planningsmogelijkheden van Cal.com om metadata over afspraken te synchroniseren in het medische chartingsysteem van de kliniek. Dit stelt de medische charting-software in staat zorg te dragen voor facturatie en behandelingsnotities terwijl Cal.com zich bezighoudt met het instellen van afspraken, hun type, beschikbaarheid van zorgverleners en patiënt intakeformulieren.

Gedragsgezondheidszorgverlener die Cal.com gebruikt met elektronische gedragsgezondheidsdossiers

Gedragszorgverleners vereisen privacy-first planningen. Cal.com werkt hier perfect aangezien het binnen een zeer smalle informatiestroom werkt waarbij alleen essentiële planningsinformatie wordt uitgewisseld tussen Cal.com en het elektronische gedragsgezondheidsdossiersysteem. In deze workflow handelt Cal.com alleen de zelfboekingsportal van de patiënt en beschikbaarheidsinformatie van de zorgverlener af. Het elektronische gedragsgezondheidsdossiersysteem slaat klinische notities en therapiehistorieken op.

Probleemoplossing en Onderhoud

Integraties en technische opstellingen kunnen vaak in onverklaarbare problemen terechtkomen. Hier is hoe u vaak voorkomende integratieproblemen kunt oplossen en uw systeemintegriteit kunt behouden.

Veel voorkomende integratieproblemen en hoe ze te herkennen

EPD en Cal.com integraties kunnen bepaalde problemen hebben, die gecategoriseerd kunnen worden als:

• Agendamismatches en gemiste afspraken

• Dubbele boekingen

• Beschikbaarheidsmismatches van zorgverleners

• Vertraagde updates

De veelvoorkomende redenen voor de genoemde problemen omvatten:

• Webhookfalen (meest voorkomend)

• Onjuiste gegevensmapping

• Onduidelijke registratiesysteemregels

Deze problemen kunnen gemakkelijk worden opgemerkt wanneer u merkt dat uw personeel handmatig agenda's moet corrigeren.

Webhooks, queues en synchronisatieproblemen monitoren

Met de problemen duidelijk vastgesteld, laten we verder gaan met probleemoplossing. Webhooks, queues en synchronisatieproblemen zijn de meest voorkomende oorzaken van de hierboven genoemde problemen. Om ze op te lossen, moet u door de inkomende en uitgaande eventlogs van de webhook gaan. Met webhook leverstatus tracking kunt u mislukte synchr./fouten bekijken en alerts ontvangen om de oorzaak van de problemen te begrijpen en ze elk apart op te lossen.

Evenzo, voor middleware systemen, dient u queue backlogs te controleren om de oorzaak van de problemen te identificeren en ze dienovereenkomstig op te lossen. U kunt ook regelmatig herzieningen van retry-logica instellen om gegevensverlies te voorkomen.

Versieveranderingen in elektronische medische dossiersoftware en Cal.com API's

Versie-updates zijn gebruikelijk voor zowel EPD-systemen als de Cal.com API. Dus, het noteren van veranderingen zoals verwijderde velden of nieuwe validatieregels kan u helpen om integratiefouten op te lossen en ook uw systeem te onderhouden met de nieuwste versies van uw software. De hoofdregel hier is om versie-bewustzijn te creëren en updates te volgen om het changelog te controleren. Test altijd veranderingen en integraties in een testomgeving voordat ze worden uitgerold.

Wanneer refactoren naar een meer schaalbare architectuur

Schaalbaarheid komt in beeld zodra u merkt dat uw receptiepersoneel keer op keer handmatig de planning flow moet overnemen. Dit betekent dat u moet overgaan naar event-gedreven workflows waar data-eigendomsregels duidelijker zijn. U kunt ook kiezen voor middleware-gebaseerde integraties waar een software tussen Cal.com en uw EPD staat om gegevens te valideren, opnieuw te proberen, te loggen en in kaart te brengen. Uw vereisten zullen het type systeemarchitectuur bepalen dat bij u past.

Conclusie

Cal.com kan met uw praktijk meeschalen, en u zou dat in uw voordeel moeten gebruiken. De integratie van Cal.com met uw EPD zou geen enkele technische beslissing moeten zijn. U dient het te gebruiken als een voortgang met de stappen die in deze blog zijn beschreven. De juiste benadering om mee te beginnen hangt af van de grootte van uw praktijk en nalevingsvereisten. 

In iedere stap, als u duidelijk de bron van waarheid en eigendom van gegevens definieert, kunt u lekken van gevoelige gegevens beperken en de toegang van patiënten verbeteren. Vergeet ten slotte niet om altijd uw integratie te testen voordat u deze live zet en dat u altijd geleidelijk uitbreidt. Voor meer informatie en deskundige hulp, kunt u contact opnemen met ons ondersteuningsteam bij Cal.com.

Veelgestelde Vragen

1. Kan Cal.com integreren met mijn bestaande elektronische medische dossiersysteem?

Ja, Cal.com kan integreren met de meeste EPD-systemen dankzij zijn API-eerste infrastructuur. De werkelijke methode van integratie varieert naargelang uw behoeften, maar Cal.com ondersteunt native EPD-integraties, met middleware platforms, webhooks en directe API-verbindingen. 

2. Heb ik een ontwikkelaar nodig om Cal.com en mijn elektronische medische dossier aan te sluiten?

Nee, u hebt niet altijd een ontwikkelaar nodig om Cal.com met uw EPD-software te verbinden. U kunt ingebouwde functies binnen Cal.com gebruiken om naadloos met uw EPD te verbinden. U kunt ook bestaande integraties gebruiken om het werk gedaan te krijgen. Als uw vereisten echter webhook-gedreven, API-gebaseerde of middleware platformintegraties zijn, dan hebt u mogelijk een ontwikkelaar nodig.

3. Hoe houd ik Cal.com gegevens en mijn elektronische medische dossier in sync?

Er zijn twee manieren om dit te laten gebeuren. Ten eerste kan de gegevenssynchronisatie worden verzorgd door realtime webhooks of door geplande API-syncs/middleware Queues. Het belangrijkste hier is het opzetten van één systeem als de bron van waarheid en Cal.com laten actualiseren van boeking- en annulering-gerelateerde informatie zonder klinische gegevens te overschrijven.

4. Kan ik bepalen welke gegevens in Cal.com stromen om privacyredenen?

Ja, Cal.com stelt u in staat om alleen de informatie die nodig is voor de planning ermee te delen. Deze gegevens omvatten niet-gevoelige gegevens, zoals de naam van de patiënt, afspraakdetails, contactgegevens en de naam van de zorgverlener. Cal.com behoort tot de enige planningsinfrastructuren die u in staat stellen de uitwisseling van Beschermde Gezondheidsinformatie (PHI) buiten het EPD te beperken.

5. Is het mogelijk om Cal.com alleen te gebruiken als een patiëntgerichte boekingslaag?

Ja, het is mogelijk om Cal.com in te stellen als de patiëntgerichte boekingslaag. In dergelijke opstellingen verzamelt Cal.com alleen beschikbaarheid en boekingsintentie vanuit het EPD en werkt het bevestigde afspraken bij terug in het EPD.

6. Wat gebeurt er als het elektronische medische dossiersysteem offline gaat?

Voor tijdelijke uitvaltijd kan Cal.com uw praktijk nog steeds draaiende houden door caching van beschikbaarheidsregels. Zodra uw EPD weer online is, kan Cal.com de afspraken automatisch synchroniseren.