Wat zijn evenementtypen in Cal.com

In Cal.com zijn evenementtypen de verschillende categorieën van afspraken, vergaderingen of sessies die je kunt instellen en beheren op basis van je specifieke behoeften. Deze evenementtypen stellen je in staat om de planningservaring aan te passen voor jezelf, je team of je gehele organisatie, zodat elk type vergadering volgens de eigen regels, beschikbaarheid en structuur wordt afgehandeld.

De verschillende soorten evenementtypen

Cal.com biedt een verscheidenheid aan evenementtypen die inspelen op verschillende planningsbehoeften. Begrip van deze opties is essentieel om een soepel en efficiënt planningsproces te creëren. Elk evenementtype biedt unieke functies en functionaliteiten om je te helpen je agenda te organiseren op basis van hoe je werkt, of je nu persoonlijke vergaderingen plant of teamafspraken beheert. Laten we eens nader bekijken welke verschillende soorten evenementtypen je kunt kiezen in Cal.com.

Persoonlijke plannings evenementtypen

Persoonlijke evenementtypen in Cal.com zijn de meest voorkomende soort evenementen en zijn ontworpen voor een-op-een ontmoetingen. Of het nu gaat om consultaties, interviews of privé-sessies, dit type evenement maakt het eenvoudig om toegewijde tijd met iemand in te plannen. Je kunt je beschikbaarheid en vergaderduur instellen (bijv. 30 minuten of een uur) en de boekingslink delen, zodat de ander een tijd kan kiezen die voor beiden werkt.

Hoewel ze meestal worden gebruikt voor een-op-een vergaderingen, kunnen persoonlijke evenementtypen ook worden aangepast om extra deelnemers op te nemen, waardoor ze flexibel zijn voor kleine groepsvergaderingen of teamcontroles indien nodig.

Collectieve plannings evenementtypen

Collectieve evenementtypen in Cal.com vereenvoudigen het planningsproces wanneer er meerdere hosts betrokken zijn. In plaats van de schema's van elke persoon afzonderlijk te coördineren, stelt een collectief evenement je in staat om meerdere teamleden of hosts samen te brengen om met één externe deelnemer of groep tegelijk te ontmoeten. Bijvoorbeeld, een verkoopdemo kan betrokken zijn bij een paar accountmanagers en een oplossingsingenieur, of een wervingsgesprek kan een recruiter en een afdelingsmanager samenbrengen.

Dit type evenement lost veel planningsuitdagingen voor teams op. Het elimineert eindeloze e-mailreeksen om een tijd te vinden die voor iedereen werkt, vermindert het risico op dubbelboekingen en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke deelnemers aanwezig zijn bij de vergadering. Collectieve evenementen stroomlijnen de coördinatie en bevorderen de transparantie, waardoor het planningsproces efficiënter wordt voor alle betrokkenen.

Draaiende planning evenementtypen

Draaiende evenementtypen in Cal.com zijn het meest gebruikte team evenementtype, dat teams helpt om taken of afspraken gelijkmatig te verdelen onder meerdere teamleden in een cyclische volgorde. Dit zorgt voor eerlijkheid en voorkomt dat een teamlid overbelast raakt. Wanneer klanten afspraken boeken, roteert het systeem beschikbare tijdslots tussen teamleden, wat klanten meer opties biedt en de werkdruk in balans houdt. Het is vooral nuttig voor verkoop-, klantenservice- en gezondheidszorgteams die grote hoeveelheden taken of afspraken moeten beheren.

De voordelen van draaiende planning omvatten eerlijke werkverdeling, verhoogde efficiëntie en verbeterde klanttevredenheid. Het automatiseert taaktoewijzingen, vermindert handmatige inspanningen en zorgt voor verantwoordelijkheidsgevoel. Of je nu kiest voor belastingverdeling of maximale beschikbaarheid, draaiende planning helpt bij het stroomlijnen van de planning, wat zorgt voor een soepel proces voor zowel jouw team als klanten.

Beheerde plannings evenementtypen

Beheerde evenementtypen in Cal.com zijn ontworpen om teams een grotere controle en consistentie te geven over hun evenementplanning. Met beheerde evenementen kunnen teambeheerders evenementtemplates maken die uniformiteit binnen het team handhaven, wat consistentie in boekingsvragen, duur en herinneringen garandeert. Deze functie is bijzonder nuttig voor teams die een professioneel, gestandaardiseerd boekingsproces moeten handhaven, terwijl individuele teamleden nog steeds bepaalde aspecten van het evenement kunnen personaliseren.

Het belangrijkste voordeel van beheerde evenementen is de mogelijkheid om kritieke velden te vergrendelen, waardoor fouten worden voorkomen en uniformiteit behouden blijft bij alle teamleden die het evenementtype gebruiken. Terwijl beheerders essentiële details beheersen, kunnen ze niet-kritieke velden ontgrendelen (zoals de titel of beschrijving) om personalisatie toe te staan waar nodig. Deze functie is perfect voor teams die zowel controle als flexibiliteit nodig hebben, wat zorgt voor een soepel en gestandaardiseerd planningsproces dat fouten vermindert en de onboarding voor nieuwe teamleden verbetert.

Hoe maak je een evenementtype in Cal.com

Het maken van een evenementtype in Cal.com is eenvoudig en kan in slechts een paar stappen worden gedaan. Hier is hoe je het kunt instellen:

1. Log in op Cal.com

Log in op je Cal.com account of maak een nieuw Cal.com account aan.

2. Maak een nieuw evenementtype

Zodra je bent ingelogd, ga naar het evenementtypen dashboard en klik op de knop "+ Nieuw" om te beginnen met het maken van een nieuw evenementtype.

3. Selecteer het type evenementtype

Selecteer het type evenement dat je wilt creëren. Persoonlijk, beheerd, collectief of draaiend. Vul vervolgens de basisgegevens voor je evenement in, zoals de evenementnaam, duur en beschrijving.

4. Stel evenementdeelnemers in (niet nodig voor persoonlijke evenementen)

Voor collectieve of draaiende evenementen moet je selecteren welke teamleden deel moeten uitmaken van het evenement. Je kunt elk teamlid individueel kiezen of een hele (sub)team selecteren. Voor beheerde evenementen kies je de teamleden die deze sjabloon moeten gebruiken.

5. Configureer beschikbaarheid

Nadat je deelnemers hebt ingesteld, klik je op het beschikbaarheidstabblad om de tijdslots te selecteren die voor iedereen werken. Voor persoonlijke evenementen kun je je eigen beschikbaarheid toevoegen die bij je individuele schema past. Voor beheerde evenementen kan de beheerder de beschikbaarheidsinstellingen vergrendelen, of teamleden kunnen hun beschikbaarheid personaliseren als deze ontgrendeld is.

6. Rond je setup af

Pas eventuele extra instellingen aan, zoals herinneringen, boekingsvragen en vergaderlinks, afhankelijk van het soort evenement. Zodra je alle noodzakelijke aanpassingen hebt gemaakt, sla je je evenementtype op. Als je meer gedetailleerde informatie over deze functies nodig hebt, lees dan verder in het artikel voor meer inzicht in hoe je je evenementtypen kunt configureren en optimaliseren.

Instelling van evenementtype in verder detail

Zodra je je evenementtype in Cal.com hebt gemaakt, heb je toegang tot verschillende tabbladen die je in staat stellen om elk aspect van je evenement te configureren. Elk tabblad biedt een unieke set functies waarmee je kunt verfijnen hoe je evenementen zullen werken. Van het instellen van de basis en beschikbaarheid tot het toevoegen van geavanceerde functies zoals terugkerende opties en workflows, deze sectie leidt je door elk van de tabbladen en hoe ze kunnen worden gebruikt om je evenementopstelling te optimaliseren.

Laten we ze één voor één bespreken om je te helpen het meeste uit je Cal.com evenementopstelling te halen!

1. Basistabblad

Het Basistabblad is waar je de fundamentele details voor je evenementtype instelt. Hier kun je belangrijke informatie aanpassen zoals de titel, beschrijving en duur van het evenement om aan je behoeften te voldoen. Laten we de belangrijkste instellingen in het Basistabblad verder opsplitsen:

• Basisinformatie:
  Begin met het toevoegen van de titel en beschrijving voor je evenement. Je kunt ook de interface-taal voor het evenement selecteren. Een spannende functie hier is de mogelijkheid om de optie in te schakelen om de titel en beschrijving te vertalen naar de browser taal van de bezoeker met behulp van AI. Dit helpt om een meer gepersonaliseerde ervaring voor je internationale klanten te creëren door de taal automatisch aan te passen aan hun voorkeuren.

• Duur van het evenement:
  In deze sectie kun je de duur van het evenement in minuten definiëren. Je kunt ook de functie Boeker toestaan om uit meerdere duur keuzes te selecteren inschakelen. Wanneer ingeschakeld, kunnen boekers kiezen uit verschillende duur keuzes, zoals 15 of 30 minuten. Je kunt ook een standaardduur instellen—zodat als een boeker geen duur selecteert, de standaardduur wordt gebruikt (bijv. 15 minuten).

• Locatie:
  Voor locatie-instellingen kun je kiezen uit drie opties:

  • Conferencing: Kies een conferentietool die je hebt toegevoegd in de apps-marktplaats of conferentie-instellingen.

  • Persoonlijk: Als het evenement persoonlijk is, selecteer je het adres van de deelnemer of organisator.

  • Anders: Voor aangepaste locaties of vergaderlinks, selecteer je deze optie. Je kunt zelfs meerdere locaties toestaan, zodat de boeker de flexibiliteit heeft om er een te kiezen die het beste voor hen werkt.

2. Beschikbaarheidstabblad

Het Beschikbaarheidstabblad stelt je in staat om tijdslots voor je evenement te selecteren. Standaard gebruikt het je algemene beschikbaarheidsschema, maar je kunt het aanpassen. Voor persoonlijke evenementen kunnen deelnemers hun eigen beschikbaarheid toevoegen. Voor beheerde evenementen kan de beheerder de instellingen vergrendelen of teamleden in staat stellen ze aan te passen. Voor draaiende en collectieve evenementen kun je per teamlid selecteren welk beschikbaarheidsschema moet worden gebruikt, zodat alle deelnemers beschikbaar zijn voordat je een afspraak maakt.

3. Toewijzingstabblad (alleen voor collectieve, draaiende en beheerde evenementen)

Het Toewijzingstabblad is waar je teamlidtoewijzingen beheert voor draaiende, collectieve, en beheerde evenementen.

Voor beheerde en collectieve evenementen is het toewijzen van teamleden eenvoudig—je selecteert gewoon de individuen die in het evenement moeten worden opgenomen. Je kunt ook toekomstige teamleden toevoegen aan deze evenementen, zodat nieuwe medewerkers automatisch worden opgenomen.

Voor draaiende evenementen zijn er meer geavanceerde toewijzingsopties. Nadat je je teamleden hebt geselecteerd, kun je de draaiende configuratie verder aanpassen door te kiezen tussen twee modi:

• Belastingverdeling: Verdeelt afspraken of taken gelijkmatig onder teamleden.

• Maximaliseer beschikbaarheid: Roteert beschikbare tijdslots tussen teamleden om boekers meer opties te geven en de boekingskansen te vergroten.

Bovendien kun je de prioriteiten van teamleden aanpassen (bijv. hoge of lage prioriteit), gewogen verdeling inschakelen (om taken op percentagebasis toe te wijzen), en vaste hosts instellen (om ervoor te zorgen dat belangrijke individuen altijd worden toegewezen). Voor complexere opstellingen kun je ook draaiende groepen maken om teamleden per afdeling of rol te organiseren, wat de samenwerking bevordert.

4. Limieten-tabblad

Het Limieten-tabblad stelt je in staat om verschillende beperkingen voor je evenementtype te configureren, waardoor je meer controle krijgt over boekingen. Je kunt limieten instellen voor zaken zoals buffertijden, boekingsfrequentie, minimale meldingstijd, enzovoort, om ervoor te zorgen dat je schema soepel verloopt. Het wordt aanbevolen om alle functies één keer in te schakelen om te zien hoe ze werken en ze aan te passen aan je behoeften. Dit tabblad biedt een flexibele manier om je evenementenbeschikbaarheid aan te passen en boekingen efficiënt te beheren.

5. Geavanceerd-tabblad

Het Geavanceerd-tabblad biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden voor je evenementtypen. Het omvat de mogelijkheid om boekingsvragen toe te voegen, waarbij je verschillende soorten informatie kunt opvragen, waaronder korte tekst, lange tekst, e-mails en telefoonnummers. Je kunt boekingen op basis van e-mail maken (waarbij alleen een e-mail vereist is) of boekingen op basis van telefoon (waarbij alleen een telefoonnummer vereist is) om aan je behoeften te voldoen.

Naast boekingsvragen kun je in dit tabblad aanvullende instellingen configureren zoals kalendersynchronisatie, boekingsbevestigingen en herplanningsregels. Je kunt functies zoals e-mailverificatie, annulering en herplanning in- of uitschakelen, evenals doorverwijzingen na boeking instellen en het uiterlijk van je evenementen aanpassen.

Het wordt aanbevolen om elke functie één voor één in te schakelen om te onderzoeken hoe elke functie werkt en de beste configuratie voor je boekingsproces te vinden.

6. Terugkerende tabblad

Het Terugkerende tabblad stelt je in staat om evenementen op te zetten die op regelmatige basis terugkeren, zoals wekelijkse lessen of teamvergaderingen. Je kunt de frequentie kiezen (bijv. wekelijks, maandelijks) en een maximaal aantal voorkomens instellen. Als een boeker zich uitschrijft, worden alle toekomstige evenementen automatisch geannuleerd. Herplannen van terugkerende evenementen is niet mogelijk, dus het is belangrijk om het schema zorgvuldig aan te passen.

7. Apps-tabblad

Het Apps-tabblad in Cal.com stelt je in staat om de functionaliteit van je evenementen uit te breiden door te integreren met verschillende kalenderproviders, videoconferentiesoftware en andere platforms. Apps kunnen ook extra functies toevoegen, zoals de Wipe my Cal app voor het massaal herplannen van je dag. Je kunt de Cal.com app store doorzoeken, apps per categorie vinden en ze installeren met slechts één klik. Sommige apps vereisen mogelijk authenticatie, zoals het verbinden van je Google-account.

Zodra ze zijn geïnstalleerd, kun je je apps beheren, integraties in- of uitschakelen, en instellingen direct vanaf de Geïnstalleerde apps pagina aanpassen.

8. Workflows-tabblad

Het Workflows-tabblad in Cal.com stelt je in staat om acties te automatiseren op basis van specifieke triggers, zoals wanneer een boeking wordt gemaakt, geannuleerd of op het punt staat te beginnen. Dit vermindert handmatige inspanning, verbetert de communicatie en zorgt ervoor dat je planningsproces soepel verloopt.

Je kunt een workflow opzetten door een trigger te selecteren (bijv. boeking gemaakt, evenement geannuleerd) en een actie te definiëren (bijv. een e-mail versturen, een SMS versturen, of een WhatsApp-bericht sturen). Je kunt berichten verder aanpassen met behulp van dynamische tekstvariabelen, zoals evenementdetails, deelnemerinformatie en vergader-URLs. Dit stelt je in staat om automatisch gepersonaliseerde meldingen, herinneringen en opvolgberichten te verzenden.

Het wordt aanbevolen om alle beschikbare triggers en acties te testen om de mogelijkheden van de workflows volledig te begrijpen en je planningsproces te optimaliseren. Voor uitgebreidere begeleiding, bekijk ons volledige Workflows Help Artikel.

9. Webhooks tabblad

Het Webhooks tabblad stelt je in staat om integraties met andere apps te automatiseren door acties te triggeren wanneer specifieke evenementen plaatsvinden in Cal.com, zoals een boeking die wordt gemaakt, geannuleerd of herpland. Je kunt webhooks instellen om naar deze evenementen te luisteren en gegevens naar een aangepaste abonnee-URL te sturen, of gebruik maken van integraties zoals Zapier om verbinding te maken met andere apps zonder ontwikkelwerk.

Webhooks kunnen op verschillende niveaus worden ingesteld, inclusief gebruikersniveau, evenementtypeniveau en teamniveau, waardoor je precieze controle hebt over welke evenementen acties triggeren. Je kunt kiezen uit verschillende triggers (bijv. boeking gemaakt, vergadering gestart, opname klaar) en acties (bijv. e-mails verzenden, SMS sturen of externe apps bijwerken). Aangepaste payloads kunnen ook worden gebruikt, waardoor het eenvoudig is om de gegevens aan te passen die met elke webhook worden verzonden.

Het is aan te raden om te experimenteren met deze functies en de webhooks te testen om te begrijpen hoe ze werken in jouw opstelling. Voor uitgebreidere begeleiding, bekijk ons volledige Webhooks Help Artikel.

Ben je klaar om je evenementtypen op te zetten?

Nu je bekend bent met de stappen en functies voor het creëren en aanpassen van evenementtypen in Cal.com, heb je alle tools die je nodig hebt om je planningsproces te optimaliseren. Of je nu persoonlijke, draaiende, collectieve of terugkerende evenementen beheert, je kunt elk evenementtype aanpassen om aan je behoeften te voldoen. Begin met het experimenteren met deze instellingen en creëer een naadloze, efficiënte boekingservaring voor jou en je team.

Klaar om te beginnen? Meld je nu aan voor Cal.com en optimaliseer je planning vandaag nog!