Hoe Cal.com Deel's favoriete tool voor planning werd
Schalen van Wereldwijde Operaties: Deel’s Integratie van Cal.com
In een wereld vol problemen zijn oplossingen transformerend, en dat is precies wat Deel is. Als een wereldwijd people-platform vereenvoudigt Deel de manier waarop organisaties medewerkers en contractors aan- en afnemen, en alles wat daarmee te maken heeft beheren. Het gebruik van Deel betekent dat je wereldwijd kunt aannemen zonder je zorgen te hoeven maken over kwesties rond conformiteit of salarisadministratie. Dit komt omdat de toolkit van Deel ervoor zorgt dat je i's altijd worden gekruist en je t's altijd zijn doorgestreept.
Deel heeft alles wat je nodig hebt om je aanwezigheid te laten groeien door de beste talenten wereldwijd aan te nemen zonder de bank te breken. Deel is zo goed in wat het doet dat ze momenteel de nummer één zijn op het gebied van werkgeverservice in meer dan 150 landen. Dit betekent dat het platform van Deel is gebruikt om meer dan 35.000 bedrijven en 500.000 werknemers wereldwijd aan te nemen.
Met al deze ontwikkelingen is het gemakkelijk te begrijpen dat werken bij Deel betekent dat je effectief en efficiënt op grote schaal moet communiceren. Maar het is een beetje uitdagend wanneer je geen fatsoenlijke infrastructuur voor kalenderplanning hebt.
In deze casestudy gaan we een paar momenten nemen om te kijken naar de situatie van Deel voordat ze Cal.com kozen, hoe Cal.com Deel heeft geholpen, en uiteindelijk welke voordelen er waren.
De Uitdaging
Deel is een wereldwijd gedistribueerd bedrijf dat het gemakkelijk maakt om afstandswerknemers aan te nemen en belangrijke talenten te verplaatsen. Voordat ze Cal.com ontdekten, had Deel enige tijd moeite om een kalenderplanningoplossing te vinden die aan hun behoeften voldeed. Dit was een probleem omdat hun vermogen om effectief te communiceren, niet alleen intern maar ook extern, werd beperkt door een boekingsafhankelijk knelpunt.
In het begin probeerde Deel producten zoals Calendly te gebruiken om deze hindernis te overwinnen, maar ze waren niet tevreden met het gebrek aan aanpassingsmogelijkheden. Ze probeerden ook andere producten daarna, maar dezelfde problemen bleven zich voordoen. Dit waren vooral problemen met betrekking tot functies, integratie en datacontrole.
Wat Deel nodig had, was een product dat niet alleen veilig en betrouwbaar was, maar dat ook zou werken met hun huidige technologie-stack en hen in staat zou stellen hun planningsomgeving op basis van hun behoeften aan te passen. Dit is waarom ze uiteindelijk bij Cal.com terechtkwamen. In plaats van rigiditeit in de implementatie van wat planningsinfrastructuur is, plaatst Cal.com de gebruiker stevig achter het stuur en laat hen de reikwijdte van hun boekingsvereisten bepalen.
Laten we eerlijk zijn: het laatste dat een wereldwijd gedistribueerd bedrijf nodig heeft, is een planningsoplossing die basisfuncties mist zoals collectieve evenementen, ronde-robin boeking, en multi-tijdzone mogelijkheden.
De Oplossing
De klantenserviceteam van Deel waren de pioniers die Cal.com als een potentiële optie identificeerden. Dit is niet verrassend, aangezien klantenserviceteams vaak bestaan uit actiegerichte, verantwoordelijke mensen met een talent voor het vinden van oplossingen. In tegenstelling tot alle andere kalenderplanningproducten die Deel had geprobeerd en die uiteindelijk hadden gefaald, beloofde Cal.com iets anders.
"Cal.com heeft de gemiddelde tijd om te ontmoeten met meer dan 75% verminderd; het ging van 48 uur naar minder dan 12."
In feite kwam Deel bij Cal.com met een specifieke aanvraag: gasten in staat stellen om direct vanuit de planningspagina deel te nemen aan een oproep wanneer er een agent beschikbaar was. Het team van Cal.com heeft snel een unieke functie geleverd waarbij gasten onmiddellijk in een oproep konden springen, waarbij planning werd gecombineerd met een directe hotline—iets wat niet eerder in een ander planningshulpmiddel is gezien. Dit stroomlijnde de reactietijd van Deel's ondersteuning en vereenvoudigde de communicatie met klanten, waardoor het team snellere, efficiëntere service kon bieden.
Bovendien bood Cal.com een ongelooflijk functieset dat ze konden integreren met hun technologie-stack via API. Dit hielp ervoor te zorgen dat ze volledige controle en toegang tot hun boekingsdata hadden. Cal.com beschikte ook over essentiële functies zoals routeringsformulieren, aangewezen hosts en ronde-robin boeking. Ronde-robin boeking lijkt misschien niet zo belangrijk, maar in de wereld van klantenservice is het essentieel, vooral wanneer er met meerdere teamleden over verschillende tijdzones wordt gewerkt. De ronde-robin boekingsoptie van Cal.com betekende dat klanten sneller dan ooit met de juiste Deel vertegenwoordiger konden worden gekoppeld.
"Cal.com's ronde-robin maakte een groot verschil en hielp Deel hun klantretentie met 70% te verbeteren, een cijfer dat de gevestigde normen in de branche ver overschrijdt."
De positieve ervaring die Deel's klantenserviceteam had met Cal.com startte een kettingreactie. Al snel betekende positieve mond-tot-mondreclame dat meer mensen en teams bij Deel Cal begonnen te gebruiken. Voordat ze het wisten, gebruikten duizend mensen bij Deel Cal om tijd te besparen, de efficiëntie te verhogen en impactvolle resultaten te genereren in teams zoals klantenservice, human resources, werving, juridisch en operaties.
Een reden waarom zoveel verschillende professionals gebruik konden maken van Cal.com was de aanpassingsmogelijkheden. De Beheerde Evenementen functie, aangeboden aan enterprise-klanten, stelde teamleiders in staat om specifieke sjablonen voor afspraaktypen te creëren met vergrendelde elementen. Deze vergrendelde velden voorkomen dat sjablonen per ongeluk worden doorbroken, terwijl individuele aanpassing nog steeds mogelijk is. Managers konden deze boekingstypen toewijzen aan relevante teamleden. Dit betekende dat elk team toegang had tot een reeks unieke evenementtypes die waren gebouwd voor hun workflow.
"De resultaten spreken voor zich—Deel's klanttevredenheidsscores stegen met 30% bij het gebruik van Cal.com."
Andere functies die Deel Impactvol vond waren routeringsformulieren, collectieve evenementen, en directe vergaderingen. Routeringsformulieren werden gebruikt om verwarring bij klanten te elimineren door mensen te helpen de juiste boeking snel te vinden via een reeks korte, eenvoudige vragen. Directe vergaderingen hielpen om snelle interne discussies en urgente klantgesprekken te faciliteren. Collectieve evenementen werden gebruikt om teamvergaderingen te stroomlijnen door verplichte deelnemers vooraf te benoemen en vooraf bepaalde data te genereren die voor alle partijen werkten.
"Het gebruik van Cal.com heeft 25% van het aantal no-shows bij vergaderingen verminderd; dit is geweldig geweest voor operationele efficiëntie."
Cal.com's focus op eenvoud faciliteerde snelle adoptie binnen Deel. Terwijl het functies had die geliefd waren bij technische professionals, is het ook toegankelijk voor professionals in andere gebieden. De app store maakte het gemakkelijk voor Deel om hun planning met Salesforce-contacten te integreren, waardoor toegang tot noodzakelijke tools mogelijk was zonder concessies te doen.
Het Resultaat
Deel boekt bijna 10k vergaderingen per maand en de voordelen die zijn gegenereerd voor Deel door het gebruik van Cal.com zijn talrijk. Cal.com heeft Deel geholpen hun groei te versnellen en hun overhead te minimaliseren. Dit heeft hen in staat gesteld de bespaarde tijd terug te investeren in de organisatie, terwijl ook cruciale middelen vrijgemaakt zijn die ze hebben gebruikt om hun leiderschapspositie binnen hun sector te behouden.
"Door Cal.com te integreren, heeft Deel 10% van hun wervingscyclus tijd verminderd. Dit hielp om top talent sneller te veilig te stellen en de momentum sterk te houden."
Sinds de implementatie van Cal.com heeft Deel een reductie van 35% in de tijd die aan het plannen van vergaderingen werd besteed, gezien, evenals een verbetering van 20% in de algehele opkomstpercentages van vergaderingen. Cal.com's AI-bellende functie heeft ook een verschil gemaakt voor Deel door hen te helpen enkele processen te automatiseren en tegelijkertijd de toegankelijkheid van hun diensten te verbeteren.
"Cal.com's klantenservice is uitstekend geweest—ze zijn responsief, deskundig en altijd bereid om dat extra beetje te doen."
Cal.com's Inzicht Dashboard heeft ook het gemakkelijk gemaakt voor Deel om op gegevens gebaseerde inzichten te zien die ze hebben gebruikt om de personeelsplanning tijdens piekperiodes te optimaliseren en de klanttevredenheid te verbeteren. Sinds de integratie van Cal.com's product als onderdeel van de workflow heeft Deel's verkoopteam een stijging van 15% in de sluitingsratio gezien. Als dat nog niet indrukwekkend genoeg was, is er ook een verbetering van 30% in de klanttevredenheidsscores als gevolg van de manier waarop afspraakplanning, boeking en implementatie zijn veranderd sinds Cal.com een onderdeel is geworden van de manier waarop Deel zijn tijd beheert.
Dit is het deel van de casestudy waar normaal alles nogmaals wordt samengevat en een echt overtuigende reden wordt gegeven voor de adoptie van het product in kwestie. Maar hier is het ding: wij geloven dat de krachtigste woorden die van onze klanten zijn. Dit is de reden waarom, met hun toestemming, we deze casestudy afsluiten met ongeëditeerde feedback die we van Deel ont ontving. Geniet ervan.
Heeft ons product aan alles voldaan wat je verwachtte? Hoe waarschijnlijk is het dat je Cal.com aan anderen zou aanbevelen?
Ja, Cal.com heeft niet alleen aan onze verwachtingen voldaan, maar deze zelfs overtroffen. De voortdurende verbeteringen en functies die jullie uitrollen tonen aan dat je je inzet voor het evolueren met de behoeften van je klanten. We zouden Cal.com ten zeerste aanbevelen aan andere bedrijven die op zoek zijn naar een robuuste en flexibele planningsoplossing.
