5 manieren waarop Cal.com-workflows tijd besparen en stress verminderen | Cal.com
Het hele idee achter Cal.com is om de stress van plannen weg te nemen. Om dit mogelijk te maken, hebben we een robuust en flexibel platform gebouwd dat onze gebruikers eenvoudig kunnen aanpassen aan hun veranderende behoeften. Cal.com is meer dan alleen een aanbieder van boekingslinks; ons product biedt de infrastructuur om het plannen gemakkelijker te maken voor iedereen. Ons gehoste product heeft een ingebouwde app store die derde-partij integraties vereenvoudigt, een ingebouwd analytics-dashboard voor team- en ondernemingsgebruikers om directe datagestuurde inzichten uit hun boekingen te halen, en ondersteuning voor meerdere beschikbaarheidschema's met aparte tijdzones. We bieden een breed scala aan insluitmogelijkheden evenals andere tools zoals routeringsformulieren die kunnen helpen om potentiële boekers naar het juiste afspraaktype te leiden.
Bovendien kunnen gebruikers profiteren van onze workflowfunctie om in-app automatisering op te zetten. Dit is geweldig als je tijd wilt besparen en de efficiëntie wilt verbeteren door routinematige administratieve taken te stroomlijnen.
Wat is een workflow?
Cal.com's workflowfunctie is een hulpmiddel dat is ontworpen om je te helpen bij het beheren van in-app automatisering. Het stelt je in staat om triggers in te stellen, deze te koppelen aan acties en ze vervolgens te verbinden met een of meerdere evenementen. Deze workflows kunnen taken vereenvoudigen zoals het beheren van herinneringen, papierwerk en planning. Als je meer wilt leren over hoe je workflows kunt instellen, bekijk dan deze blogpost. Als je echter wilt leren hoe je Cal.com workflows kunt toepassen om je efficiëntie en impact te optimaliseren, lees dan verder.
Cal.com: Automatiseer je tijd met Workflows
Automatisch verzenden van NDA's, Releases en Vrijwaringen:
Er zijn verschillende soorten bedrijven en organisaties, evenals individuen, die gebruik maken van Cal.com. Een aantal hiervan omvat professionals die werkzaam zijn binnen de juridische, therapie, startup en marketingsectoren. Eén ding dat al deze industrieën gemeen hebben, is dat contracten een essentieel aspect van hun werk zijn. Een manier waarop Cal.com gebruikers sommige van de routinetaken die ze moeten uitvoeren, kunnen verminderen, is door onze workflowfuncties te gebruiken om papierwerk met betrekking tot overeenkomsten te beheren. Dit kan snel worden gedaan door in te loggen op je Cal.com account, workflows te selecteren en een nieuwe workflow te creëren. Je kunt deze "Automatiseer NDA" of "Automatisch verzenden Vrijwaring" noemen. Het is het beste om de e-mail-type actie te gebruiken bij het creëren van workflows die verband houden met papierwerk. Het voordeel van deze actie is dat het je in staat stelt om gebruik te maken van Cal.com's standaardbericht sjabloon of, nog beter, je eigen te creëren. Zodra je dit hebt gedaan, kun je een link opnemen binnen het bericht die de ontvangende partij naar een portal leidt waar ze formulieren kunnen downloaden die ze vervolgens kunnen invullen en naar jou kunnen terugsturen.
Klanten Onboarding:
Een andere impactvolle manier om de workflowfuncties te benutten, is door klant onboarding vragenlijsten of formulieren te versturen. Dit kan heel nuttig zijn als je een cateraar, fotograaf, interieurontwerper of tutor bent. Je kunt je vragenlijst maken met je favoriete apps, bijvoorbeeld producten zoals Google Forms, JotForm of Typeform. Deze vragenlijst kan vervolgens binnen de geautomatiseerde e-mail als een link worden opgenomen. Dit is een eenvoudige manier om het voorbereidingsproces voor de vergadering te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat het daadwerkelijke face-to-face evenement soepel verloopt. Dit kost slechts enkele minuten om in te stellen, en als het eenmaal is gedaan, heb je een taak minder om te beheren. Als je meer wilt leren over het gebruik van vragenlijsten binnen Cal.com, kijk dan eens naar deze blogpost.
Annuleringsenquêtes:
Een andere nuttige manier om workflows te gebruiken, is om informatie te verzamelen na evenement annuleringen. Je kunt een enquête maken met een paar eenvoudige vragen om te helpen begrijpen waarom de boeker het evenement heeft geannuleerd. Dit bericht kan worden samengesteld als een aangepast sjabloon binnen workflows, en je kunt variabelen opnemen zodat de verzonden e-mail automatisch is afgestemd op de persoon die deze ontvangt. Als je kijkt naar de beschikbare variabelen binnen de workflows, zie je dat deze opties bevatten zoals de naam van het evenement, datum/tijd/lokatie, e-mailadres van de deelnemer en meer. Dit helpt ervoor te zorgen dat het bericht een persoonlijk tintje heeft en vergroot de kans dat de ontvanger reageert en waardevolle gegevens verstrekt.
Afsprakenherinneringen:
Het gebruik van de workflowfuncties is een uitstekende manier om afsprakenherinneringen in te stellen. Het is belangrijk om te onthouden dat je meerdere acties binnen een workflow kunt hebben. Dit betekent dat wanneer je een workflow alleen voor herinneringen instelt, je ervoor kunt zorgen dat de boeker een herinnerings-e-mail en een sms ontvangt, en dat jij, als gastheer, ook een e-mail of sms ontvangt. Afsprakenherinneringen instellen helpt te verminderen dat per ongeluk gekruiste draden leiden tot onvoorziene no-shows.
Vergaderfeedback:
Je zult opmerken dat je bij het maken van een workflow kunt kiezen uit vijf verschillende triggers. Je kunt een trigger hebben wanneer een evenement begint, wordt geannuleerd, wordt geboekt, eindigt of wordt verplaatst. De trigger voor het einde van het evenement is vooral nuttig omdat dit betekent dat je ervoor kunt zorgen dat elke deelnemer automatisch een gepersonaliseerd bericht ontvangt na een bepaalde tijd. Dit bericht kan worden gebruikt om verschillende doelen te bereiken. Je kunt een enquête-link in dit bericht opnemen om gegevens te verzamelen over hoe deelnemers hun ervaring zouden beoordelen. Dit kan ook worden gebruikt om deelnemers te vragen of er iets was dat ze tijdens de vergadering wilden bespreken of aansteken waarvan ze zich moeten herinneren. In dat geval kan het bericht een e-mailadres bevatten waar ze een notitie kunnen sturen of een uitnodiging om een andere vergadering te boeken. Ten slotte kan dit bericht worden gebruikt om de deelnemers te bedanken voor hun deelname aan de vergadering en hen het beste te wensen in hun toekomstige ondernemingen.
Hoe je je aanmeldt voor een Cal.com account:
Bezoek Cal.com om te zien waar we voor staan.
Van daaruit, bekijk onze plannen om te zien welke het beste voor jou is.
Druk vervolgens op de aanmeldknop.
Kies een gebruikersnaam en voer een e-mailadres in.
Vergeet niet een wachtwoord aan te maken en klik dan op de aanmeldknop.
Alternatief kun je ook een account aanmaken met SAML SSO of Google.
Voer vervolgens je volledige naam in en selecteer je primaire tijdzone.
Selecteer de zwarte knop met de label "Volgende."
Kies de agenda's waarmee je wilt verbinden.
Stel vervolgens je standaard beschikbaarheidsschema in.
Upload daarna een profielfoto en wat biotekst.
Klik vervolgens op de finish-knop.
Tot slot, maak enkele boekbare evenementen aan en deel je vergaderlink.
Het inschakelen en gebruiken van Cal.com's geautomatiseerde workflows is een gemakkelijke manier om routine-taken te vereenvoudigen en de tijd die ze vaak in beslag nemen te verminderen. Wanneer je workflows gebruikt om informatie via e-mail of sms te verzenden, neem je weer iets van de voortdurend groeiende lijst van taken die je moet doen. Het is gewoon een van de vele functies die Cal.com aan onze gebruikers heeft aangeboden, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan wat echt belangrijk is. Fijne planning!
