Wat zijn SMS-workflows?

SMS-workflows zijn geautomatiseerde reeksen tekstberichten die worden geactiveerd door specifieke acties of tijdschema's. Deze berichten helpen bedrijven op verschillende manieren te communiceren met klanten en teamleden, waaronder afspraakbevestigingen, herinneringen, annuleringen en follow-ups. De kracht van SMS-workflows ligt in hun vermogen om tijd te besparen, menselijke fouten te verminderen en communicatie te verbeteren door iedereen gedurende het planningsproces op de hoogte te houden.

SMS-workflows omvatten doorgaans:

• Geautomatiseerde triggers: Gebaseerd op specifieke gebeurtenissen zoals boekingen, annuleringen of herinneringen.

• Vooraf gedefinieerde berichten: Berichten die van tevoren kunnen worden aangepast en gepland.

• Follow-up-sequenties: Automatische follow-ups om ervoor te zorgen dat er geen communicatie gemist wordt.

• Aanpasbare timing: Berichten die op vaste tijdstippen worden verzonden, zoals herinneringen die 24 uur vóór een afspraak worden verzonden.

Deze workflows stroomlijnen het proces om uw klanten en teamleden op de hoogte te houden, terwijl ze de handmatige invoer verminderen en de betrokkenheid verbeteren.

Hoe kunnen SMS-workflows worden gebruikt in planningsapps?

In planningsapps stroomlijnen SMS-workflows het agendabeheer door het communicatieproces te automatiseren. Met SMS-meldingen kunnen bedrijven ervoor zorgen dat belangrijke details in realtime worden gecommuniceerd, zodat iedereen op schema blijft zonder extra inspanning.

Hier is hoe SMS-workflows kunnen worden toegepast in planningsapps:

1. Voordat het evenement begint: Er kunnen SMS-herinneringen naar klanten worden verzonden om ervoor te zorgen dat ze hun afspraken niet vergeten.

2. Wanneer het evenement wordt geannuleerd: Als een afspraak wordt geannuleerd, kan een SMS de genodigde onmiddellijk informeren, samen met opties om opnieuw te plannen.

3. Wanneer een nieuw evenement wordt geboekt: Nadat een gebruiker een evenement inplant, kan een SMS-bevestigingsbericht worden verzonden om hen te verzekeren dat hun boeking succesvol was.

4. Nadat het evenement eindigt: Er kunnen SMS-follow-ups worden verzonden waarin om feedback wordt gevraagd of waarin extra services worden aangeboden.

5. Wanneer een evenement opnieuw wordt gepland: Als een gepland evenement naar een andere tijd wordt verplaatst, kunnen SMS-workflows alle deelnemers van de wijziging op de hoogte stellen.

Met deze triggers helpen SMS-workflows het communicatieproces te automatiseren, zodat uw planningssysteem naadloos verloopt en uw klanten altijd op de hoogte zijn.

Praktische tips en strategieën voor het gebruik van SMS-workflows bij planning

Volg deze praktische tips en strategieën om de effectiviteit van SMS-workflows bij planning te maximaliseren:

1. Gebruik duidelijke, bondige berichten: SMS heeft een tekenlimiet, dus houd uw berichten kort en bondig.

2. Personaliseer berichten: Spreek klanten aan met hun naam en pas de inhoud van het bericht aan om het boeiender te maken.

3. Stel herinneringen op optimale tijden in: Voor de beste resultaten stuurt u herinneringen ten minste 24 uur vóór het evenement en een laatste herinnering 1 uur vóór.

4. Test uw workflows: Test uw workflows voordat u ze start om ervoor te zorgen dat berichten op de juiste tijden worden verzonden en correct worden geactiveerd.

5. Monitoren en optimaliseren: Controleer de resultaten nadat de workflows live zijn gegaan en pas ze aan indien nodig om optimale betrokkenheid te garanderen.

Hoe SMS-workflows in Cal.com op te zetten

Het instellen van SMS-workflows in Cal.com is snel en eenvoudig. Volg deze stappen om uw planningscommunicatie te automatiseren:

1. Log in op Cal.com
Maak een account aan of log in op uw Cal.com-account.

2. Navigeer naar Workflows
Klik in het linkerpaneel van uw dashboard op Workflows.

3. Maak een nieuwe workflow
Klik op de knop + Nieuw om een nieuwe workflow te maken. Selecteer vervolgens Start from Scratch om uw workflow vanaf het begin op te bouwen.

4. Stel de trigger in

• Klik op Wanneer deze trigger gebeurt en selecteer het triggerevenement (bijvoorbeeld "Voordat het evenement begint", "Wanneer het evenement wordt geannuleerd", etc.).

• Kies het tijdstip waarop de trigger zal plaatsvinden (bijv. onmiddellijk, 24 uur van tevoren, etc.).

• Selecteer het type evenement(en) waarop deze workflow moet worden toegepast, zoals een specifieke boeking of evenementtype.

5. Stel de SMS-workflowactie in

• Klik op Stuur SMS naar deelnemer.

• Pas de Sender ID aan, die de naam of het nummer zal zijn dat als afzender van de SMS wordt weergegeven. (Opmerking: Sommige landen staan geen alfanumerieke afzender-ID's toe.)

• Het wordt aanbevolen om de optie Telefoonnummer verplicht maken voor het boeken van evenement in te schakelen om ervoor te zorgen dat tijdens het boeken een telefoonnummer wordt verzameld.

6. Wijzig het SMS-bericht

Bewerk het SMS-bericht dat naar de deelnemer wordt gestuurd. Pas de inhoud aan indien nodig, zoals bevestigingen, herinneringen of herschikkingsmeldingen.

7. Opslaan en klaar
Nadat u de trigger en SMS-bericht hebt ingesteld, klikt u op Opslaan om uw workflow te activeren. U bent klaar!

Met de gebruiksvriendelijke SMS-workflowfunctie van Cal.com kunt u ervoor zorgen dat uw deelnemers op elke stap van het planningsproces op de hoogte worden gehouden.

Afsluitende opmerkingen

SMS-workflows zijn een krachtig instrument voor het automatiseren van communicatie in planningsapps. Door geautomatiseerde herinneringen, bevestigingen en follow-ups te verzenden, helpen ze bedrijven de betrokkenheid te verbeteren, no-shows te verminderen en de algehele planningservaring te verbeteren. Of u nu afspraken beheert voor een klein team of een onderneming, SMS-workflows maken planningen efficiënter en gebruiksvriendelijker.

Klaar om van start te gaan? Ontdek hoe SMS- en WhatsApp-workflows van Cal.com uw planningsproces kunnen stroomlijnen en de communicatie met uw klanten en team kunnen verbeteren.