Het oplossen van het gemengde bereikbaarheid probleem voor goed
Door Leo Giovanetti, Senior Full Stack Engineer bij Cal.com, op basis van ervaringen tijdens zijn 12 jaar bij een groot softwarebedrijf.
Beschikbaarheid is lastig. Je kunt een klein of groot bedrijf zijn en misschien heb je veel geïnvesteerd om er voor je klanten te zijn wanneer ze je nodig hebben, maar de realiteit slaat vroeg of laat hard toe: er zijn VEEL agenda-platforms daarbuiten en je kunt geen enkele klant dwingen de jouwe te gebruiken of zelfs maar te overdenken om je eigen te veranderen.
Agenda-platforms zijn essentieel voor elk bedrijf; tijd efficiënt beheren is een must, zoals het bekende gezegde luidt: tijd is geld. Daarom is het van groot belang dat je beschikbaarheid voor klanten goed georganiseerd is, zodat je bedrijf kan gedijen. Helaas is het grote aantal platforms en de onmogelijkheid om goed samen te werken een groot probleem bij het organiseren van je beschikbaarheid.
Probleem 1: Handmatig werk
Stel je voor dat je handmatig een vergadering moet regelen tussen een paar mensen via e-mail of zelfs Slack. Dat is waar berichten zoals “Ik ben beschikbaar op X tijd op maandag en dinsdag” binnenkomen, waarvoor je een vriendelijke en warme “Oh, ik ben op dinsdag helemaal niet beschikbaar, en ik ben alleen op Y tijd op maandag beschikbaar, kun je dat maken?” krijgt, waarop je zou kunnen accepteren en alles rondom deze afspraak moet reorganiseren of het rondje van beschikbaarheid blijven draaien in de hoop op het beste, terwijl het alleen maar erger wordt.
En laten we vooral niet vergeten dat wanneer je een grotere groep mensen moet ontmoeten, je je moet voorbereiden om een goede dag of twee te besteden aan het regelen van die vergadering. Dat is waar je begint te hopen dat al die drukte het waard is, met onbewuste druk voor een goed resultaat voor de vergadering.
Geen goed plan als je het mij vraagt. Wat is er nog meer?
Probleem 2: Synchronisatieproblemen
Alles is goed, je klant was goed genoeg om je een account binnen hun platform te geven, dus je zou hun beschikbaarheid onmiddellijk moeten kunnen zien en de best mogelijke tijd moeten vinden. Maar wacht, het is niet alleen jij. Je moet de best mogelijke tijd vinden voor 3-4 mensen, misschien meer, naarmate er meer belanghebbenden binnenkomen. Dat is waar jouw probleemoplosser in actie komt en denkt dat er een manier moet zijn om je agenda te synchroniseren met de agenda die je op het platform van de klant hebt - hetzelfde platform voor iedereen die geïnteresseerd is om de vergadering bij te wonen.
Gelukkig zijn er best wel wat geautomatiseerde synchronisatiescripts die je kunt configureren om je probleem op te lossen, maar ze zijn niet eenvoudig te configureren als je niet bekend bent met programmeertalen. Je moet duidelijker zijn over wat ze intern doen; wat als ze elk gepland evenement naar een externe agenda sturen, wat je privacy in gevaar brengt? Dat is het soort frauduleus gedrag waar je voorzichtig mee moet zijn.
Daarnaast zijn deze synchronisatiescripts lang niet compleet. Het kan zijn dat je geluk hebt en het kunt configureren om je evenementen van jouw platform naar het platform van je klanten te synchroniseren. Toch heb je een ander synchronisatietool nodig om de evenementen van het platform van je klanten naar jouw platform te synchroniseren, en je moet beide in de tijd onderhouden. Interfaces kunnen veranderen, en scripts moeten dienovereenkomstig worden bijgewerkt en geconfigureerd. Een strijd die ik niet aanbeveel.
Er moet toch een manier zijn om dit probleem gemakkelijk op te lossen, toch? Nou, die is er!
Cal.com-oplossing
Cal.com is gespecialiseerd in het creëren en ontwikkelen van het best mogelijke platform voor planning. Punt. Er is niets aan Cal.com dat je niet kunt controleren als je dat wilt. Het is een Commercial Open Source Software (COSS) platform dat volledig open staat voor gebruik. We bieden een volledig gratis account voor individuen met inbegrepen functionaliteiten, maar ook de beste oplossing die je voor bedrijven kunt vinden.
Hoe lost Cal.com het gemengde beschikbaarheidsprobleem op? Je hebt je eigen account binnen het Cal.com-platform. De mogelijkheid om je Google Calendar en je Microsoft Outlook-agenda op één plek te koppelen. Dan creëer je verschillende evenementtypes die je wilt dat iemand jou boekt, met Zoom inbegrepen, of misschien Google Meet. Een vijftien minuten durende check-in, korte een-op-een gesprekken van dertig minuten, elke twee weken terugkerende adviesbijeenkomsten, bevestiging vereiste late-night supportbijeenkomsten, wat je maar kunt verzinnen. De klant gaat naar je Cal.com-platformprofielpagina en kiest een dag/tijd volgens je samengevoegde beschikbaarheid van al je verbonden agenda's, en dat is het! Beiden krijgen een e-mailmelding, de vergadering wordt aangemaakt in je hoofdagenda, en het leven gaat verder zonder gedoe.
Oh, maar wat als die vergadering met meer dan twee mensen is? Je kunt teams binnen het Cal.com-platform maken en evenementtypes creëren die een round-robin of collectieve aanpak hanteren om beter vorm te geven aan het soort evenement dat je je klant wilt aanbieden. Allen brengen je beschikbaarheid in van je verbonden agenda's voor elk teamlid. Is dat niet gewoon ongelooflijk handig om te hebben?
Bovendien, samen met de Workflow-functie binnen Cal.com, is er een App Store voor jou om je beschikbaarheid en planning aan te passen zoals jij wilt. Hoe gaaf is dat? Wil je je favoriete CRM synchroniseren met iedereen die jou een evenement boekt? Gedaan! Wil je experimenteren met een ander videoplatform voor je vergaderingen? Het is met één klik geregeld. Wil je iets heel ingewikkelds doen wanneer je een nieuwe boeking krijgt? Maak in een handomdraai een nieuwe workflow aan. En laten we de mogelijkheid niet vergeten om creatief te worden en de API van Cal.com te gebruiken om elk aspect te beheren dat je nodig hebt.
Kies je eigen avontuur
Er zijn genoeg opties voor jou om het Cal.com-platform een kans te geven. Je kunt altijd naar de individuele SaaS-optie gaan om te zien hoe het werkt of om een demonstratie vragen. Er zijn ook officiële manieren om het platform uit te proberen.
Om te beginnen kun je je eigen platform op je locatie draaien, waarbij je moet letten op fixes en nieuwe functies. Alternatief kunnen we een instantie voor je draaien, zodat het up-to-date blijft en fixes en nieuwe functies krijgt wanneer deze beschikbaar komen. En laat me je persoonlijk de Enterprise-tier aanbevelen. Dat is de beste deal, een enorme win-win voor iedereen, waar jij het beste platform krijgt, en wij door kunnen blijven werken aan het platform, wat ten goede komt aan de Open Source-gemeenschap.
