Vereenvoudig uw afsprakenplanning met meerdere beschikbaarheidsopties
Je verdient aanpasbare planning
Elke Cal.com-dashboard ziet er een beetje anders uit; dit is niet verrassend, aangezien er veel benaderingen zijn voor het maken van afspraken. Sommige gebruikers hebben een enkele boekbare gebeurtenis en beschikbaarheidsschema, terwijl anderen meerdere hebben. Wanneer je begint aan je strategie voor kalenderplanning, kan het soms een uitdaging zijn om te bepalen hoe je dingen moet aanpakken. Dit is waar onze blog van pas komt. We hebben productfuncties, tutorials en artikelen zoals deze die een beetje extra informatie bieden terwijl je jezelf leert kennen.
Vandaag zullen we het voordeel van het gebruik van meerdere beschikbaarheidsschema's uitleggen. Dit lijkt in het begin misschien een beetje overweldigend, maar het zal al snel duidelijk worden.
Meerdere Beschikbaarheidschema's Aanmaken
Toen je je Cal.com-account voor het eerst aanmaakte, werd je gevraagd om een beschikbaarheidsschema aan te maken. Dit is echter niet het enige beschikbaarheidsschema dat je kunt maken. Je kunt zoveel beschikbaarheidsschema's maken als je nodig hebt. Hoewel je altijd één standaard beschikbaarheidsschema zult hebben, kan dit per type gebeurtenis worden overschreven. Uiteindelijk betekent dit dat elk van je boekbare gebeurtenissen zijn eigen aparte schema kan hebben.
Voorbeeld: Sarah de Beleggingsadviseur
Laten we een paar voorbeelden doornemen van hoe dit zou kunnen werken. Laten we beginnen met het voorstellen van een gebruiker genaamd Sarah. Sarah is zelfstandig ondernemer. Ze gebruikt Cal.com om afspraken met haar klanten te boeken. Als beleggingsadviseur biedt Sarah drie primaire boekingssoorten aan. Ze heeft één gebeurtenistype voor reguliere klanten, een ander gebeurtenistype voor spreekbeurten, en een derde boekbare gebeurtenis voor gratis introductiesessies.
Sarah's Planningsvoorkeuren
Nu, Sarah vindt het fijn om haar kalender op een specifieke manier te organiseren; ze geeft er de voorkeur aan om al het introductiewerk op maandag en dinsdag te doen. Sarah wil ook de maximale beschikbaarheid voor boekingen aan haar reguliere klanten bieden, dus ze wil ervoor zorgen dat ze gedurende de werkweek toegang hebben tot haar. Sarah houdt ook van openbare spreekbeurten, maar ze heeft daar alleen tijd voor aan het einde van de week en tijdens een deel van het weekend.
Met dit in gedachten heeft Sarah verschillende beschikbaarheidsschema's aangemaakt. Haar hoofd beschikbaarheidsschema loopt van maandag tot en met vrijdag, en het is voor afspraken met haar reguliere klanten. Haar secundaire beschikbaarheidsschema is op vrijdag en zaterdag, en het is voor spreekbeurten. Ten slotte is Sarah's derde beschikbaarheidsschema op maandag en dinsdag, en het is wanneer ze al haar gratis introductiesessies doet.
Het hebben van drie verschillende beschikbaarheidsschema's, elk voor een ander afspraaktype, maakt een groot verschil voor Sarah. Het betekent dat ze niet alleen een breed scala aan afspraaksleuven kan aanbieden, maar ook in staat is om haar eigen gevoel van evenwicht te beschermen door ervoor te zorgen dat specifieke boekingen alleen op specifieke dagen plaatsvinden. Dit houdt de zaken eenvoudig en betekent dat Sarah altijd voorbereid is op de week die komt. Het gebruik van meerdere beschikbaarheidsschema's betekent dat Sarah weet dat het volgende altijd zal gebeuren:
Nieuwe klanten hebben alleen sessies op maandag en dinsdag.
Reguliere klanten hebben maximale keuze beschikbaarheid van maandag tot en met vrijdag.
Alle openbare spreekbeurten zullen plaatsvinden op vrijdag en zaterdag.
Niet iedereen is Sarah; sommige mensen hebben geen drie beschikbaarheidsschema's nodig, maar dat betekent niet dat ze geen profijt kunnen hebben van twee. In het volgende gedeelte gaan we kijken naar een scenario waarin een gebruiker alleen twee gebeurtenistypes heeft. Het eerste gebeurtenistype wordt hun primaire gebeurtenistype en is gesynchroniseerd met hun standaard beschikbaarheidsschema. Het tweede gebeurtenistype is een minor gebeurtenistype—het is niet de meerderheid van hun bedrijf; echter, het profiteert van het hebben van zijn eigen beschikbaarheidsschema.
Bens Planningsstrategie
Maak kennis met Ben; hij is een fantastische kapper. Hij is gerespecteerd en goed bekend—eigenlijk reizen mensen van andere gemeenschappen naar hem toe voor hun kappersbeurt. Ben biedt twee boekingstypes aan: één voor reguliere kappersbeurten en de ander is gereserveerd voor sensorvriendelijke kappersbeurten. Ongeveer 20% van Ben's boekingen zijn voor deze kappersbeurten, en ze vereisen een specifieke opzet. Ben heeft ontdekt dat het het efficiëntste is om al zijn sensorvriendelijke kappersbeurten op donderdag te doen.
Dit betekent dat hij gespecialiseerde klanten een omgeving kan bieden waar ze zich comfortabel in voelen, terwijl hij ook zijn eigen workflow vereenvoudigt. Met dit in gedachten heeft Ben twee beschikbaarheidsschema's aangemaakt. Zijn hoofd beschikbaarheidsschema is voor zijn reguliere klanten. Dit beschikbaarheidsschema loopt op dinsdag, woensdag, vrijdag en zaterdag. Dit is het schema waar zijn belangrijkste boekbare gebeurtenistype uit voortkomt.
Bens secundaire beschikbaarheidsschema is verbonden aan de sensorvriendelijke boekingen, en het biedt alleen tijdslots op donderdag.
Beide beschikbaarheidsschema's van Ben zijn gesynchroniseerd met dezelfde kalender. Dit betekent dat hij zich geen zorgen hoeft te maken over dubbele boekingen of planningsfouten. Het helpt ook om ervoor te zorgen dat alle sensorvriendelijke afspraken worden geboekt op een dag waarop hij in staat is om volledig in te spelen op de behoeften van de mensen die ze boeken. Dit maakt het voor Ben gemakkelijker om zowel zijn klanttypes in balans te houden, zodat hij kan blijven bijdragen zonder zijn efficiëntie in gevaar te brengen.
Ik hoop dat deze twee voorbeelden hebben geholpen om te illustreren hoe aangepaste beschikbaarheid werkt en de voordelen van meerdere boekingsschema's. Als je deze functie al gebruikt en tips hebt die je graag wilt delen, laat het ons weten op X/Twitter. Bedankt voor het lezen, en zoals altijd, veel plezier met plannen!
