Hoe een wereldwijd team stopte met high-intent leads verliezen — en 20% meer deals sloot
Als een gekwalificeerde lead klaar is om te praten, telt elke minuut.
Voor Rankingonai.com zorgden vertragingen bij het plannen voor frictie op het slechtst mogelijke moment—precies wanneer de intentie het hoogst was. Door over te stappen op direct boeken met Cal.com haalden ze die kloof helemaal weg, zetten ze inkomende interesse sneller om in echte gesprekken—en verhoogden ze hun closepercentage met 20%.
Rankingonai.com is een AI-SEO-bureau dat SaaS-bedrijven helpt ranken in AI-zoekmachines zoals ChatGPT, Perplexity en Google AI Overviews. Vertrouwd door bedrijven met een 8-cijferige ARR, hebben ze voor hun klanten meer dan 1M sessies via AI-verwijzingen gerealiseerd.
- Industry
- Marketing & reclame
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Overzicht
Plannen is niet alleen afstemmen. Het is het moment waarop inkomende interesse verandert in echte omzet, en voor Rankingonai.com ging dat moment mis.
Met een wereldwijd verspreid team en leads uit verschillende tijdzones kostte de kloof tussen iemand die interesse toont en daadwerkelijk in gesprek komt Rankingonai.com deals. Ze losten het op door die kloof volledig te laten verdwijnen.
De uitdaging: momentum verloren in het heen-en-weer
Voor Rankingonai.com was vraag nooit het probleem. Oprichter Tanya Van Gastel spreekt vaak op conferenties voor +500 mensen over SEO en zichtbaarheid in AI.
Wanneer een lead met hoge intentie, zoals een SaaS-oprichter of hoofd marketing, op hun site kwam, waren deze leads klaar om in actie te komen. Maar als een gesprek boeken betekende wachten op een beschikbaar moment, heen-en-weer mailen of verwarring over tijdzones, verdween die bereidheid snel. Prioriteiten verschoven. Andere opties vulden de ruimte, zelfs wanneer er offline sterke connecties waren gelegd.
“"Het idee dat je handmatig heen en weer moet om een vergadertijd af te stemmen is pijnlijk." Tanya Van Gastel, oprichter, Rankingonai.com”
Die frictie had echte kosten:
Leads die oprecht geïnteresseerd waren converteerden niet, en het team besteedde elke week uren aan afstemming die niets te maken had met daadwerkelijk deals sluiten.
Rankingonai.com koos ervoor om planningsfrictie volledig weg te nemen. Ze sloten Cal.com rechtstreeks in op hun landingspagina's, zodat prospects konden boeken zodra ze er klaar voor waren: geen vervolgmail, geen wachtkamer, geen heen-en-weer.
“"We gebruiken Cal.com voor alle verkoopgesprekken, maar ook voor interne en externe meetings. Het is ingesloten op al onze landingspagina's, zodat leads direct tijd met ons kunnen boeken zonder enig heen-en-weer. Dat maakt het hele proces frictieloos," Tanya Van Gastel”
Ze voegden ook aangepaste intakevragen toe aan elke boekingsflow. Tegen de tijd dat een gesprek plaatsvindt, weet het team al met wie ze spreken, wat de prospect probeert op te lossen en waarom die contact opnam, zonder de eerste tien minuten van elk gesprek daaraan te besteden.
De resultaten: snellere gesprekken, meer gesloten deals
De meest directe verandering was snelheid. Gesprekken die vroeger dagen kostten om te plannen, vonden nu plaats terwijl de intentie nog hoog was. En dat verschil in timing was direct terug te zien in de omzet.
“"Cal.com verminderde de uitval van leads door prospects direct te laten boeken, waardoor ons closepercentage met ongeveer 20% steeg," Tanya Van Gastel”
Die snelheid zie je niet alleen terug in de cijfers. Ze bepaalt hoe prospects Rankingonai.com ervaren vanaf de allereerste interactie. André Bastié, CEO van HappyScribe, merkte dat zelf:
Intern werd de impact steeds groter. Tijd die vroeger naar agenda-afstemming ging, gaat nu naar sales en delivery. Contextwisselingen namen af. En een wereldwijd verspreid team beheren over tijdzones heen, voorheen een van de grotere operationele hoofdpijndossiers, gebeurt nu automatisch.
“"Cal heeft me waarschijnlijk +20 uur per maand bespaard, om nog maar te zwijgen van de contextwisselingen die zijn vermeden door planning op te lossen," Tanya Van Gastel”
Het resultaat: planning als groeihefboom
Wat begon als een oplossing voor een frustrerend proces, werd kerninfrastructuur.
Door de kloof tussen interesse en actie te dichten, maakte Rankingonai.com het makkelijker voor prospects om in gesprek te gaan en makkelijker voor hun team om het werk te doen dat er echt toe doet. Ze kunnen direct geweldig werk leveren voor tevreden klanten, zonder al het planningsgedoe.
“_"Cal.com is de ruggengraat van onze inbound-salesflow en interne efficiëntie," zei Tanya. "Eerlijk gezegd kan ik me niet meer voorstellen dat ik mijn agenda en meetings zonder Cal zou beheren."
_”