Hoe Reda met Cal.com 20 uur per maand bespaart op planning

Reda gebruikt Cal.com om vergaderingen automatisch door te sturen tussen teams en merken, waardoor handmatige coördinatie verdwijnt en klanten elke keer bij de juiste mensen boeken.

Reda.ai helpt financiële teams om factuurverwerking en crediteurenworkflows te automatiseren. Hun platform leest facturen, haalt financiële gegevens eruit en stuurt goedkeuringen door, zodat boekhoudteams facturen sneller en met minder fouten kunnen verwerken.

Naarmate Reda groeide en met meer klanten werkte binnen meerdere teams en merken, werd het coördineren van vergaderingen rommelig. Het plannen van gesprekken, demo's en klantgesprekken vereiste vaak handmatige coördinatie om ervoor te zorgen dat de juiste klant bij het juiste team terechtkwam. Dit alles maakte het proces onhandig voor klanten en leads.

Reda loste dit op met Cal.com.

De uitdaging

Voor een bedrijf als Reda zijn online boekingen cruciaal. Demo-gesprekken, onboarding-sessies en klantgesprekken zijn vaak essentieel om klanten binnen te halen en te behouden.

Als het plannen traag of verwarrend wordt, vinden die gesprekken niet plaats.

Voor Reda was de planningsuitdaging nog complexer. Het bedrijf bedient meerdere merken onder één dak, en vergaderingen moeten vaak naar het juiste team worden doorgestuurd, zonder snelheid op te offeren.

Voordat Cal.com werd geïmplementeerd, gebeurde dat doorsturen handmatig. Iemand in het team moest ingrijpen om ervoor te zorgen dat elke boeking bij de juiste persoon terechtkwam.

“Vroeger verspilden we tijd aan het coördineren van vergaderingen tussen verschillende teams en klantcontacten,” zegt Reda-CEO Nils Törnström.

Niet alleen was het proces traag voor klanten, na verloop van tijd stapelden die kleine taken op. Het team schat dat ze ongeveer een uur per dag bezig waren met het coördineren van vergaderingen—ongeveer 20 uur per maand verloren aan planningslogistiek. 

De oplossing

Met Cal.com centraliseerde Reda de planning over teams heen, terwijl de boekingservaring per merk duidelijk verschillend bleef.

Agenda's die snel laden en een boekingsproces dat geen heen-en-weer vereist, maken de planningservaring snel en eenvoudig voor klanten.

In plaats van vergaderingen handmatig door te sturen, kunnen klanten nu rechtstreeks bij de juiste persoon boeken.

“Cal.com centraliseerde de coördinatie van vergaderingen volledig. De juiste persoon wordt automatisch geboekt bij het juiste team, met de juiste branding,” zei Nils. 

Verschillende functies maakten direct een verschil.

Planning voor meerdere teams met aangepaste branding

Eerste indrukken zijn belangrijk, en bedrijfslogo's creëren vanaf het begin merkbinding. Een generieke of onjuist gebrandmerkte planningslink kan het vertrouwen vanaf het begin ondermijnen. Mensen willen weten met wie ze te maken hebben voordat ze hun persoonlijke gegevens invullen. 

 “We bedienen meerdere merken onder één dak, en dat we elk team zijn eigen logo en kleuren kunnen geven met Cal is een enorme winst voor ons,” Nil zei. 

Een logo, teamnaam en teambeschrijving toevoegen is eenvoudig met Cal.

Een strakke, professionele boekingservaring

Veel van de testimonials voor Reda richten zich op gebruiksgemak, beschikbaarheid en automatisering.

Een omslachtig boekingssysteem zou die ervaring ondermijnen. Door Cal te implementeren kan het bedrijf vanaf het begin de lat hoog leggen voor professionaliteit. 

“De boekingservaring van Cal is strak en professioneel. Het werkt gewoon, en onze klanten merken dat,” zei Nils. 

Flexibele planning en integraties

Naarmate bedrijven groeien, veranderen hun behoeften. Met de nadruk op uitbreidbaarheid via API en een marktplaats met apps die naadloos aansluiten, is Cal gebouwd om langetermijn-planningsinfrastructuur te zijn. 

“De flexibiliteit en integraties besparen ons veel handmatige coördinatie,” benadrukte Nils. 

Voor Reda bevindt planning zich aan het begin van veel klantinteracties—van demo's tot onboardinggesprekken. Door te automatiseren hoe vergaderingen tussen teams worden doorgestuurd, zorgt Cal.com ervoor dat prospects en klanten snel contact kunnen leggen met de juiste mensen zonder dat interne coördinatie alles vertraagt.

De resultaten

Door de planning te automatiseren, maakte Reda een einde aan de noodzaak om boekingen handmatig tussen teams te sturen.

Wat ooit dagelijkse coördinatie vereiste, gebeurt nu automatisch.

Het team schat dat Cal.com hen ongeveer een uur per dag bespaart, wat neerkomt op een geschatte: 

• 20 uur bespaard per maand, het equivalent van 2–3 teruggewonnen werkdagen per maand

• Minder klanten die te maken hebben met lange en frustrerende e-mailthreads.

In plaats van agenda's te beheren, kan het Reda-team zich richten op wat het belangrijkst is—praten met klanten en hun platform laten groeien.