Oplossingen voor planningsuitdagingen: Hoe Storyblok gebruikmaakte van Cal.com

Storyblok is een CMS-oplossing voor ontwikkelaars en marketeers die de manier verandert waarop mensen denken over headless contentbeheer. Het product wordt geleverd met een ingebouwde visuele editor en helpt gebruikers hun time-to-market te versnellen. Van ideevorming tot digitaal assetmanagement en lokalisatiefuncties: Storyblok haalt de stress uit het bouwen en uitrollen van producten op schaal. Het doet dit door het voor teamleden eenvoudig te maken om samen te werken en hun manier van werken te stroomlijnen.

Een van de mooie dingen aan Storyblok is dat ze doen wat ze zeggen. Uiteindelijk is het één ding voor een startup om te zeggen dat hun product anders is, maar iets anders om het ook echt te laten zien. Storyblok gelooft in hun product. Daarom hebben ze een team van account executives en developer relations engineers dat klaarstaat om live demo's van het product te geven.

Dit is een essentiële functie die belangrijke beslissers binnen potentiële organisaties helpt hun vragen in real time beantwoord te krijgen. Het betekent ook dat deze belangrijke personen kunnen zien hoe het product in real time werkt, waardoor het makkelijker wordt voor hen om de waarde ervan voor zich te zien.

De uitdaging: ongelijke verdeling van meetings

Storyblok kwam bij Cal.com omdat ze een probleem hadden. Meetings werden niet gelijkmatig verdeeld onder hun team van developer relations engineers. Vaak kwam een handjevol engineers uiteindelijk aan 90% van de boekingen. Dit was verre van een ideale oplossing, omdat het mogelijk kon bijdragen aan burn-out en betekende dat andere beschikbare mensen niet volledig werden benut. Deze scheve verdeling had een negatieve invloed op zowel interne als externe partners.

Door over te stappen op Cal.com's vaste round-robin-planning werd ons demoproces drastisch gestroomlijnd. Onze account executives hoeven niet langer te worstelen om beschikbaarheid af te stemmen op developers, en we hebben een stijging van 50% in demo-efficiëntie gezien.

Bovendien, omdat Storyblok een volledig op afstand werkende organisatie is die actief is en klanten bedient in 40 verschillende landen, liepen ze regelmatig tegen uitdagingen aan bij het beheren van meerdere beschikbaarheden over verschillende tijdzones heen.

Cal.com heeft het plannen van salesdemo's naadloos gemaakt. Het koppelt ons team automatisch aan de juiste engineers, waardoor de werklast wordt gebalanceerd en de beschikbaarheid wordt geoptimaliseerd.

Vóór het gebruik van Cal.com werd dit alles handmatig beheerd met Calendly, dat helaas niet de ingebouwde tools had die nodig waren om dit proces efficiënt en doeltreffend te maken. Dit betekende dat het proces van meetings boeken uiteindelijk aanzienlijk meer tijd en menskracht kostte dan nodig was.

Cal.com: De oplossing

Cal.com is aanpasbaar, open source en gebouwd door een team dat op afstand werkt en asynchroon samenwerkt. Dit betekent dat het beschikt over een breed scala aan tools om alles wat met infrastructuur voor agendaplanning te maken heeft te vereenvoudigen. Cal.com was in staat het probleem van Storyblok op te lossen via een functie genaamd Fixed Round Robin. Dit is een meetingtype dat Cal.com speciaal voor Storyblok heeft ontwikkeld.

Met hulp van Cal.com heeft Storyblok hun demoproces volledig getransformeerd. Geen gehannes meer tussen beschikbaarheid van developers en schema's van account executives—alles werd nu automatisch geoptimaliseerd voor beide kanten.

Cal.com's vaste round-robin-boekingstype was specifiek voor Storyblok gebouwd, hoewel het later werd uitgerold en beschikbaar gemaakt voor alle betalende gebruikers. Dit eventtype zorgde voor een evenwichtige werklast onder Storyblok-engineers en account executives. Het deed dit door klassieke round-robin-verdeling van meetings en toewijzing van tijdsloten te combineren met het concept van vooraf toegewezen hosts.

De technologie van Cal.com stelt account executives in staat zich te richten op waar ze het beste in zijn—Storyblok verkopen. De geautomatiseerde koppeling tussen ons wereldwijde salesteam en developers zorgt ervoor dat elke klant een demo van hoge kwaliteit krijgt zonder planningsvertragingen.

Door Cal.com te gebruiken om afspraakboekingen te beheren, veranderde alles voor Storyblok. Het betekende dat meetings gelijkmatig werden verdeeld onder de juiste teamleden. Het verminderde ook burn-out en hielp de kosten in balans te brengen door ervoor te zorgen dat teamleden noch overbelast noch onderbenut waren.

Het resultaat

Door van Calendly over te stappen op Cal.com, kon Storyblok potentiële klanten gemakkelijk en moeiteloos koppelen aan het juiste demoteam op basis van factoren die verband houden met beschikbaarheid, tijdzone en regio. Dit verbeterde op zijn beurt de algehele efficiëntie, omdat het betekende dat het team van Storyblok geen enkele meetingboekingen handmatig hoefde te beheren of boekingen hoefde na te lopen op fouten.

De overstap van Calendly naar Cal.com bespaarde de account executives van Storyblok uren aan heen-en-weer communicatie om beschikbare engineers te vinden. Nu laten ze het systeem de planning afhandelen, wat de werkdruk verdeelt over 40+ landen en ervoor zorgt dat klanten altijd met de juiste engineer worden verbonden voor hun behoeften.

Daarnaast, omdat het infrastructuurproduct van Cal.com lokalisatievriendelijk is en beschikbaar in meer dan 25 talen, was dit een oplossing die internationaal op alle fronten kon worden toegepast op alle vertegenwoordigers van Storyblok. Storyblok is een van de vele startups die Cal.com met trots in staat stelt via onze planningsinfrastructuur. Deze samenwerking benadrukt hoe Cal.com de groei en het succes van vooruitstrevende bedrijven zoals Storyblok wereldwijd blijft ondersteunen.

Wil je Cal.com zelf uitproberen? Begin gratis of boek een demo.