Planningsuitdagingen oplossen: hoe Storyblok Cal.com inzette

Storyblok is een CMS-oplossing voor ontwikkelaars en marketeers die verandert hoe mensen over headless contentbeheer denken. Het product heeft een ingebouwde visuele editor en helpt gebruikers hun time-to-market te versnellen. Van ideevorming tot digitaal assetbeheer en lokalisatiefuncties: Storyblok haalt de hoofdpijn uit het bouwen en lanceren van producten op schaal. Dat doet het door teamleden eenvoudig te laten samenwerken en hun manier van werken te stroomlijnen.

Een van de sterke punten van Storyblok is dat ze de daad bij het woord voegen. Het is tenslotte één ding voor een startup om te zeggen dat hun product anders is, maar iets anders om dat ook echt te laten zien. Storyblok gelooft in hun product. Daarom hebben ze een team van account executives en developer-relations-engineers klaarstaan om live demo’s van het product te geven.

Dit is een essentiële functie die belangrijke beslissers binnen potentiële organisaties helpt om realtime antwoord op hun vragen te krijgen. Het betekent ook dat deze sleutelfiguren realtime kunnen zien hoe het product werkt, waardoor ze de waarde ervan makkelijker voor zich zien.

De uitdaging: ongelijke verdeling van afspraken

Storyblok kwam naar Cal.com omdat ze een probleem hadden. Afspraken werden niet gelijkmatig verdeeld over hun team van developer-relations-engineers. Vaak kreeg een handvol engineers uiteindelijk 90% van de afspraken. Dat was verre van ideaal, omdat het mogelijk kon bijdragen aan burn-out en betekende dat andere beschikbare mensen niet volledig werden benut. Deze onbalans had een negatieve impact op zowel interne als externe partners.

“De overstap naar de vaste Round robin-planning van Cal.com heeft ons demoproces enorm gestroomlijnd. Onze account executives hoeven niet langer te worstelen om beschikbaarheid met ontwikkelaars te matchen, en we hebben een stijging van 50% in demo-efficiëntie gezien.”

Daarnaast kreeg Storyblok, omdat het een volledig remote organisatie is die in 40 verschillende landen actief is en klanten bedient, regelmatig te maken met uitdagingen bij het beheren van meerdere beschikbaarheden in verschillende tijdzones.

“Cal.com heeft het plannen van salesdemo’s naadloos gemaakt. Het matcht ons team automatisch met de juiste engineers, verdeelt de werklast en optimaliseert de beschikbaarheid.”

Voordat Storyblok Cal.com gebruikte, werd dit allemaal handmatig beheerd met Calendly, dat helaas niet de ingebouwde tools had om dit proces efficiënt en impactvol te maken. Daardoor kostte het boeken van afspraken uiteindelijk veel meer tijd en inzet van mensen dan nodig was.

Cal.com: de oplossing

Cal.com is aanpasbaar, open source en gebouwd door een remote-first, asynchroon team. Daardoor beschikt het over een breed scala aan tools om alles te vereenvoudigen wat met planningsinfrastructuur voor agenda’s te maken heeft. Cal.com kon het probleem van Storyblok oplossen via een functie met de naam vaste Round Robin. Dit is een afspraaktype dat Cal.com specifiek voor Storyblok heeft ontwikkeld.

“Met de hulp van Cal.com heeft Storyblok hun demoproces volledig getransformeerd. Geen gedoe meer met de beschikbaarheid van ontwikkelaars en de agenda’s van account executives—alles werd nu automatisch geoptimaliseerd voor beide kanten.”

Het vaste Round robin-boekingstype van Cal.com werd specifiek voor Storyblok gebouwd, al werd het later uitgerold en beschikbaar gemaakt voor alle betalende gebruikers. Dit Evenement zorgde voor een evenwichtige werklast onder de engineers en account executives van Storyblok. Dat deed het door klassieke Round robin-verdeling van afspraken en tijdslottoewijzing te combineren met het concept van vooraf aangewezen hosts.

“De technologie van Cal.com stelt account executives in staat zich te richten op wat ze het beste doen—Storyblok verkopen. De automatische koppeling tussen ons wereldwijde salesteam en ontwikkelaars zorgt ervoor dat elke klant een hoogwaardige demo krijgt zonder planningsvertragingen.”

Cal.com gebruiken om afspraken te beheren veranderde alles voor Storyblok. Het betekende dat afspraken gelijkmatig werden verdeeld over de juiste teamleden. Het verminderde ook burn-out en hielp kosten in balans te houden door ervoor te zorgen dat teamleden niet overbelast werden en ook niet onderbenut bleven.

Het resultaat

Door van Calendly over te stappen op Cal.com kon Storyblok potentiële klanten eenvoudig en moeiteloos matchen met het juiste demoteam op basis van factoren zoals beschikbaarheid, tijdzone en regio. Dit verhoogde de efficiëntie over de hele linie, omdat het team van Storyblok geen afspraken meer handmatig hoefde te beheren of afspraken hoefde door te lopen om op fouten te controleren.

“De overstap van Calendly naar Cal.com bespaarde de account executives van Storyblok uren heen-en-weer om beschikbare engineers te vinden. Nu laten ze het systeem de planning afhandelen, waardoor de werklast over 40+ landen wordt verdeeld en klanten altijd in contact komen met de juiste engineer voor hun behoeften.”

Omdat het infrastructuurproduct van Cal.com bovendien lokalisatievriendelijk is en beschikbaar is in meer dan 25 talen, was dit een oplossing die wereldwijd op alle vertegenwoordigers van Storyblok kon worden toegepast. Storyblok is een van de vele startups die Cal.com met trots ondersteunt via onze planningsinfrastructuur. Deze samenwerking laat zien hoe Cal.com de groei en het succes van vooruitstrevende bedrijven zoals Storyblok wereldwijd blijft ondersteunen.

Wil je Cal.com zelf proberen? Ga gratis aan de slag of boek een demo.