Software de reservas para coworking: 5 melhores opções

Cal.com facilita colocar essas reservas no seu site. Você pode criar uma página de reserva para cada sala ou recurso, incorporá-la ao seu site, mostrar horários disponíveis e cobrar antes de confirmar a reserva. Os visitantes não precisam de uma conta para reservar. 

Isso faz do Cal.com uma boa escolha se você quer lidar com aluguel de salas, passes diários, visitas guiadas ou workshops online sem substituir a plataforma que você usa para assinaturas e cobrança.

Mas o Cal.com não é a única opção. Comparamos o Cal.com com outras quatro plataformas de reservas para coworking com base em:

• Reserva de recursos: você consegue reservar mesas, escritórios, salas e outros recursos?

• Regras de acesso: você consegue controlar quem pode reservar o quê e quando?

• Cobrança de membros: a plataforma consegue lidar com assinaturas, créditos e faturas?

A tabela comparativa perto do final mostra como as cinco plataformas se saem nesses critérios.

TL;DR: o melhor software de reservas para coworking

1. Cal.com: melhor para aluguel pago de salas, visitas guiadas e passes diários

2. Nexudus: melhor para operações de coworking com várias unidades

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privativos em contratos

4. Optix: melhor para gestão de coworking com foco em mobile

5. Cobot: melhor para espaços menores que querem preços simples

O que é software de reservas para coworking?

Software de reservas para coworking permite que as pessoas reservem mesas, escritórios, salas de reunião e outros recursos e paguem pelo uso. Ele acompanha o espaço disponível, aplica as regras ligadas a cada assinatura e registra cada reserva.

Ele também conecta as reservas a outras partes da sua operação. Para membros, isso pode significar verificar os créditos restantes, aplicá-los a uma reserva, cobrar tempo extra e liberar o espaço para a reserva.

Nem toda reserva vem de um membro. Espaços de coworking também recebem reservas para visitas guiadas, passes diários, salas de reunião, workshops e outros serviços de pessoas que não são membros.

Essas reservas normalmente começam no seu site. Os visitantes precisam ver o que está disponível, escolher um horário e concluir a reserva sem entrar em uma conta de membro. Algumas plataformas lidam com reservas de membros e de não membros, enquanto outras funcionam melhor para reservas públicas ou para gerenciar assinaturas, cobrança e acesso.

O que procurar em um software de reservas para coworking

Não adianta escolher uma plataforma que parece boa no papel, mas não funciona bem com a forma como você lida com reservas no seu coworking. Então, veja o que cada plataforma inclui, quanto custa e se combina com o jeito que você trabalha. 

Aqui está o que verificar antes de escolher.

1. Recursos reserváveis: verifique se você consegue adicionar os espaços que realmente oferece, incluindo mesas, escritórios, salas de reunião, cabines telefônicas, estacionamento e espaço para eventos.

2. Regras por recurso: cada recurso deve oferecer sua própria tarifa, capacidade, tempo de buffer e janela de reserva. A disponibilidade deve ser atualizada na plataforma quando alguém faz uma reserva.

3. Reservas de não membros: procure uma página de reserva ou widget para site que permita aos visitantes reservar sem fazer login. Se você cobra por essas reservas, verifique se a plataforma coleta o pagamento antecipadamente e se cobra a mais por esse recurso.

4. Assinaturas e créditos: se você vende assinaturas, procure planos recorrentes, passes diários, cotas de créditos e depósitos. Verifique como a plataforma aplica os créditos às reservas e lida com cobranças adicionais.

5. Faturamento e pagamentos: procure faturamento automático e suporte a pagamentos via Stripe ou sua gateway de pagamento local. Você não deveria ter que corrigir cobranças de reservas em uma planilha no fim de cada mês.

6. Controle de acesso e hardware: verifique se as reservas se conectam às suas fechaduras de porta, Wi-Fi e sistemas de impressão. Confira também quais integrações estão incluídas e quais adicionam uma mensalidade.

7. Relatórios de uso e receita: procure relatórios que mostrem com que frequência cada sala é usada, quando ela fica mais cheia, a receita por plano e as taxas de no-show. Esses números ajudam você a ver quais espaços estão valendo a pena e onde há capacidade ociosa.

8. Quem conta para a sua fatura: verifique se você paga pela sua equipe ou por todo mundo que reserva seu espaço. Algumas plataformas contam pessoas de fora como usuários ativos, então um mês agitado de aluguel de salas pode aumentar seus custos totais.

As 5 melhores plataformas de software de reservas para coworking

1. Cal.com: melhor para aluguel pago de salas, visitas guiadas e passes diários

Plano grátis?	Preço inicial	Recurso de destaque	Melhor caso de uso
Sim, com pagamentos via Stripe e PayPal incluídos	$16/user/month	Páginas de reserva pagas que você incorpora no seu próprio site	Aluguel de salas, visitas guiadas e passes diários para não membros

O que é: o Cal.com permite criar páginas de reserva para os espaços e serviços que você oferece, de salas de reunião e estúdios de podcast a passes diários e visitas guiadas. Cada página mostra horários disponíveis e verifica seus calendários conectados para evitar reservas duplicadas. Você pode incorporar essas páginas no seu site para que os visitantes reservem e paguem sem criar uma conta. O Cal.com também oferece suporte a conexões com outros sistemas por meio da API, webhooks e ferramentas como o Zapier.

Por que ficou em primeiro lugar: o Cal.com facilita receber reservas pagas de pessoas fora da sua base de membros sem aumentar seus custos de software a cada novo reservador. Você pode cobrar antes de confirmar uma reserva, distribuir solicitações de visitas guiadas entre a equipe da recepção e usar formulários de roteamento para direcionar pedidos com base na localização ou no tamanho da equipe. Você também pode conectar as reservas ao seu sistema de assinatura, CRM ou contabilidade por meio de webhooks, Zapier ou da API, para que os detalhes da reserva entrem nas ferramentas que você já usa.

Principais recursos: 

• Pagamentos antecipados: cobre por salas, passes diários ou workshops via Stripe ou PayPal quando alguém reserva. Disponível no plano grátis.

• Incorporação no site: adicione calendários de reserva ao seu site ou WordPress. Quem faz a reserva não precisa de uma conta Cal.com.

• Sincronização de calendário: conecte calendários do Google, Outlook e Apple para evitar reservas duplicadas.

• Limites e buffers de reserva: defina aviso mínimo, janelas de reserva e tempo entre reservas.

• Aprovações de reserva: revise solicitações antes de confirmar reservas, como aluguel de espaço para eventos o dia inteiro.

• Reservas em grupo: permita que várias pessoas reservem o mesmo horário para workshops, open houses e orientações.

• Lembretes e follow-ups: envie confirmações de reserva, lembretes e follow-ups por e-mail ou mensagem de texto.

• Formulários de roteamento: pergunte sobre localização, tamanho da equipe ou datas e depois direcione as solicitações para a pessoa certa ou para a página de reserva certa.

• Distribuição de visitas guiadas: compartilhe reservas de visitas entre a equipe da recepção em vez de atribuir cada solicitação a uma pessoa só.

• Integrações com sistemas: envie dados de reserva para suas ferramentas de assinatura, CRM ou contabilidade por meio de webhooks, Zapier ou da API.

Preço: o plano grátis do Cal.com dá suporte a um usuário com event types e calendários ilimitados, além de pagamentos via Stripe e PayPal. O Teams custa $16/user/month, ou $12/user/month quando cobrado anualmente, e adiciona recursos como agendamento round robin, formulários de roteamento, eventos recorrentes, análise de reservas e APIs personalizadas.

Avaliação de Rajesh M. sobre cal.com

Melhor para: operadores de coworking que querem receber reservas pagas de salas, visitas guiadas, workshops e passes diários pelo próprio site, junto com uma plataforma separada que gerencia assinaturas.

Veredito: o Cal.com é a melhor opção quando sua prioridade é vender espaços reserváveis para não membros. É grátis para começar, cobra durante a reserva e funciona junto com a plataforma que você já usa para assinaturas e cobrança.

Comece com o plano grátis do Cal.com ou solicite uma demonstração para sua equipe.

2. Nexudus: melhor para operações de coworking com várias unidades

Plano grátis?	Preço inicial	Recurso de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste grátis de 21 dias	$150/localização/mês (79 usuários)	Ferramentas centralizadas de back office	Redes de coworking consolidadas com várias unidades

O que é: o Nexudus gerencia assinaturas de coworking, reservas, faturamento, relacionamento com clientes, eventos, check-in de visitantes, acesso à porta e relatórios em várias unidades. Você também pode permitir que as pessoas reservem e paguem pelo seu site, mantendo os serviços para membros e as reservas de fora em um único sistema. Como ele cobre tantas partes da operação, a configuração leva tempo enquanto você ajusta locais, planos de assinatura, regras de reserva e requisitos de acesso.

Principais recursos:

• Gestão de recursos: adicione mesas, escritórios e salas de reunião a plantas baixas, com benefícios de assinatura, créditos e limites de uso.

• Cobrança e pagamentos: gere faturas, receba pagamentos por cartão e débito automático, e conecte Stripe, GoCardless ou PayPal.

• Acesso à porta e integrações: conecte sistemas de controle de acesso, Wi-Fi e impressão para gerenciar entradas e automatizar check-ins.

• Apps para membros e visitantes: use o Passport para reservas e pagamentos de membros, o NexIO para check-in de visitantes e o NexBoard para disponibilidade de salas e reservas em tablet.

• Relatórios de várias unidades: compare uso de recursos, ocupação, receita e outras métricas operacionais entre unidades.

Limitações:

• A versão white-label do app de membro custa a mais.

• Configurar a plataforma leva tempo e vem com uma curva de aprendizado acentuada.

• A pessoa que faz uma reserva conta como usuário ativo para aquela unidade durante o período de cobrança, o que aumenta os custos quando o volume de reservas é alto.

Preço: o Nexudus não tem plano grátis, mas oferece um teste grátis de 21 dias. Os planos pagos começam em $150/localização/mês, para até 79 usuários, e liberam acesso a todos os recursos principais e integrações grátis.

Melhor para: operadores consolidados que administram várias unidades e precisam de assinaturas, cobrança, reservas, controle de acesso e relatórios em um único sistema.

Veredito (vs. Cal.com): escolha o Nexudus se você precisa gerenciar assinaturas, cobrança, reservas e acesso à porta em várias unidades. Se sua principal necessidade é fazer as pessoas reservarem e pagarem por salas, passes diários e visitas pelo seu site, o Cal.com permite fazer isso sem cobrar por cada pessoa que reserva.

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privativos em contratos

Plano grátis?	Preço inicial	Recurso de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste de 14 dias	$129/mês (1 unidade, 50 membros)	Gestão de contratos e checkout no site	Operadores que alugam escritórios privativos em contratos de prazo fixo

O que é: o OfficeRnD Flex ajuda operadores de espaços flexíveis a gerenciar escritórios privativos, mesas, salas de reunião, assinaturas e contratos em uma única plataforma. Você pode configurar planos de assinatura, acompanhar acordos, gerenciar disponibilidade de recursos e automatizar cobranças recorrentes e cobranças avulsas. As plantas baixas ajudam você a ver como o espaço está organizado e quais escritórios ou mesas estão disponíveis ou atribuídos. O OfficeRnD Flex também oferece um checkout de site com sua marca, onde os clientes podem navegar pelos espaços, fazer reservas e pagar online.

Principais recursos:

• Contratos e assinaturas: crie acordos personalizados, defina preços de contrato em níveis e encaminhe contratos para aprovação. 

• Cobrança e pagamentos: automatize faturas recorrentes e avulsas, receba pagamentos e sincronize registros financeiros com ferramentas de contabilidade como Xero e QuickBooks.

• Reservas de salas de reunião: defina tarifas das salas, atribua créditos de reserva às assinaturas e determine com quanto tempo de antecedência os membros podem reservar e quando cancelamentos geram taxas.

• Plantas baixas interativas: veja suas mesas e escritórios em uma planta baixa, confira a disponibilidade e veja quais espaços estão atribuídos a membros ou empresas.

• Checkout do site: permita que os visitantes naveguem, reservem e paguem por mesas, salas e escritórios pelo seu site. 

Limitações:

• Webhooks e acesso à API só estão disponíveis nos planos mais altos.

• Apps com marca, gestão de visitantes e alguns outros recursos são complementos pagos ou estão disponíveis em planos mais altos.

• Uma pessoa que reserva uma sala pode contar como membro ativo naquele mês, o que aumenta os custos se você depender muito de reservas de fora.

Preços: A OfficeRnD não tem plano gratuito, mas oferece um teste grátis de 14 dias. Os planos pagos começam em US$129/mês e liberam acesso aos recursos principais, porém são limitados a um local e 50 membros.

Melhor para: Empresas de coworking que alugam escritórios privativos e gerenciam contratos de assinatura recorrentes.

Veredito (vs. Cal.com): Escolha a OfficeRnD Flex se você gerencia escritórios privativos, assinaturas recorrentes e contratos baseados em acordo. Escolha a Cal.com se você principalmente precisa aceitar reservas pagas para salas, tours, workshops e passes diários sem exigir que visitantes criem uma conta.

4. Optix: melhor para gestão de coworking mobile-first

Plano gratuito?	Preço inicial	Recurso de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste grátis de 14 dias	US$229/mês (1 local, 50 usuários ativos)	App de membros com automações nativas	Espaços de coworking mobile-first

O que é: A Optix ajuda operadores de coworking a gerenciar seus espaços e dá aos membros uma forma fácil de reservar mesas, salas de reunião e outros recursos pelo celular. Os membros também podem pagar e fazer check-in pelo app, enquanto os operadores automatizam tarefas como lembretes, onboarding e follow-ups. Formulários de reserva no site permitem que não membros reservem espaços, agendem tours, se cadastrem ou enviem perguntas, para que você possa gerenciar a atividade dos membros e as reservas de visitantes em uma única plataforma.

Principais recursos:

• Reserva móvel: Permita que os membros vejam a disponibilidade e reservem mesas, salas de reunião e outros recursos por hora pelo app.

• Fluxos de trabalho automatizados: Automatize e-mails de onboarding, lembretes de reserva, follow-ups de faturas e mensagens pós-tour usando gatilhos e ações.

• Widgets de reserva no site: Permita que potenciais membros agendem tours, reservem recursos e se cadastrem diretamente pelo seu site.

• Cobrança e pagamentos: Gere faturas recorrentes, receba pagamentos, configure cobranças automáticas e venda planos de associação e passes diários através do Stripe.

• Ferramentas de comunidade: Dê aos membros um diretório para encontrar e mandar mensagens entre si, um feed para anúncios e discussões e acesso a eventos futuros.

Limitações:

• Gateways de pagamento que não sejam o Stripe custam US$49/mês a mais.

• Qualquer pessoa que se cadastrar e usar seu espaço conta como usuário ativo.

• Locais adicionais, o app white-label e alguns recursos de automação custam extra.

Preços: A Optix não oferece um plano gratuito, mas oferece um teste grátis de 14 dias. Os planos pagos começam em US$229/mês e incluem recursos principais e integrações, um local, 50 usuários ativos e 100 ações de automação. Usuários e locais adicionais custam extra.

Melhor para: Espaços de coworking de um único local e pequenos espaços com vários locais que priorizam uma experiência de reserva móvel fluida e automação para tarefas rotineiras.

Veredito (vs. Cal.com): Escolha a Optix se você quer que os membros reservem espaços, paguem faturas, façam check-in e se conectem com outros membros por meio de um app móvel. Escolha a Cal.com se você principalmente precisa de páginas de reserva para salas, tours e passes diários, com o pagamento cobrado antes da confirmação.

5. Cobot: melhor para espaços menores que querem preços simples

Plano gratuito?	Preço inicial	Recurso de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste grátis de 30 dias	US$89/mês (até 10 membros pagantes)	Preço baseado apenas em membros pagantes	Espaços independentes de um único local

O que é: A Cobot ajuda você a gerenciar assinaturas de coworking, reservas, cobrança e controle de acesso em uma única plataforma. O preço da assinatura depende do número de membros pagantes (membros ativos, membros da equipe e inquilinos), então visitantes avulsos, visitantes e pessoas fazendo reservas externas não aumentam sua contagem de membros. Você também pode vender assinaturas, passes diários e outros serviços enquanto gerencia pagamentos recorrentes e reservas no mesmo sistema.

Principais recursos:

• Reservas de recursos: Gerencie mesas, escritórios e salas de reunião em um calendário compartilhado, com atualizações de disponibilidade e sincronização com Google Calendar ou Outlook.

• Assinaturas e cobrança: Configure assinaturas recorrentes, passes diários e tarifas avulsas, com faturamento automático e créditos de reserva.

• App e portal do membro: Permita que os membros reservem recursos, vejam faturas, gerenciem pagamentos e atualizem perfis por meio de um app móvel ou portal com marca.

• Controle de acesso: Conecte fechaduras de porta e sistemas de entrada compatíveis para gerenciar o acesso com base em assinaturas e reservas, com integrações de Wi‑Fi e impressão.

• API e integrações: Conecte a Cobot a outros sistemas por meio da API ou de integrações como Zapier, ferramentas de contabilidade e sistemas de controle de acesso.

Limitações:

• O relatório é menos abrangente do que em plataformas de coworking maiores.

• Reservas externas exigem um complemento que custa US$19/mês mais uma taxa de 9% sobre a receita dessas reservas.

• Passes avulsos têm uma taxa de 5%, enquanto ingressos para eventos têm uma taxa de 3%.

Preços: A Cobot não tem plano gratuito, mas oferece um teste grátis de 30 dias. Os planos pagos incluem todos os recursos, como reserva de salas e recursos, um app móvel para membros, um portal white-label e gestão de vários locais. Os preços começam em US$89/mês para até 10 membros e aumentam conforme o número de membros pagantes.

Melhor para: Espaços de coworking pequenos e independentes que querem um software simples e preços baseados em membros pagantes.

Veredito (vs. Cal.com): Escolha a Cobot se você precisa gerenciar assinaturas, cobrança recorrente, reservas de recursos e acesso de membros em uma única plataforma. A Cal.com é uma opção melhor se você principalmente quer aceitar reservas pagas para salas, passes diários e tours pelo seu site, sem taxa percentual sobre as reservas.

Software de reservas para coworking: comparação rápida

Veja como os cinco softwares de reservas para coworking se comparam em recursos-chave e planos gratuitos:

Ferramenta	Plano gratuito	Reserva de recursos	Regras de acesso	Cobrança de membros
Cal.com	✅ Gratuito para sempre para um usuário	⚠️ Uma página de reserva por sala ou conjunto de mesas, sem plantas do andar	⚠️ Aviso, limites e regras de aprovação, sem integração de acesso à porta listada	❌ Sem assinaturas ou créditos, funciona junto com uma plataforma de workspace
Nexudus	❌ Teste de 21 dias	✅ Mesas, escritórios, salas e plantas do andar com créditos	✅ Regras de reserva e cancelamento, portas Salto KS, Brivo e Kisi	✅ Assinaturas, créditos e faturamento
OfficeRnD Flex	❌ Teste de 14 dias	✅ Inventário de salas, recursos personalizados e plantas do andar	✅ Regras de reserva e cancelamento, portas Salto KS, Kisi e Brivo	✅ Assinaturas, contratos e faturamento
Optix	❌ Teste de 14 dias	✅ Mesas, salas e recursos com atribuições	✅ As reservas liberam portas Kisi 5 minutos antes do início	✅ Planos, passes e faturamento
Cobot	❌ Teste de 30 dias	✅ Mesas, salas e recursos em calendários sem conflitos	✅ Salto abre apenas recursos reservados, sem taxa de integração	✅ Assinaturas, passes diários e faturamento

Veredito final

Escolha um software de reservas para coworking com base em se você precisa aceitar reservas de não membros, gerenciar assinaturas e cobrança, ou lidar com ambos.

A Cal.com é a melhor opção se você quiser vender aluguel de salas, passes diários, tours e workshops pelo seu site. Os visitantes podem verificar a disponibilidade e pagar ao reservar sem criar uma conta. Você também evita taxas de configuração e implementação, taxas por local e cobranças percentuais sobre a receita das reservas. A Cal.com funciona junto com sua plataforma de coworking existente, então você não precisa substituir o sistema que cuida de assinaturas e faturamento.

Para operações de coworking do dia a dia, Nexudus, OfficeRnD Flex e Optix combinam reservas com ferramentas de assinaturas e cobrança. A Cobot vale a pena considerar se você opera um espaço independente menor e quer que os custos do software estejam atrelados aos membros pagantes.

Se as reservas pagas de visitantes são sua principal prioridade, comece com o plano gratuito da Cal.com ou solicite uma demo para sua equipe.

Perguntas frequentes

1. Quanto custa um software de reservas para coworking? A Cobot começa em US$89/mês para até 10 membros pagantes. A Optix começa em US$229/mês para um local e 50 usuários ativos, enquanto a OfficeRnD Flex começa em US$129/mês para um local e 50 membros. A Nexudus começa em US$150/local/mês para até 79 usuários. Enquanto isso, a Cal.com oferece um plano gratuito, com planos pagos começando em US$16/usuário/mês. Ela não cobra taxas de configuração, implementação ou por local, e não cobra uma porcentagem da receita das reservas.

2. Posso usar a Cal.com junto com Nexudus, OfficeRnD, Optix ou Cobot? Sim. A Cal.com cuida das páginas de reserva no seu site enquanto sua plataforma de coworking gerencia assinaturas, cobrança e outras operações. Você pode conectar os dados de reserva a outros sistemas por meio da API da Cal.com, webhooks ou Zapier.

3. Qual software de reservas para coworking é melhor para um espaço independente pequeno? A Cobot é uma boa opção se você precisa de cobrança de assinaturas e quer que os custos do software estejam atrelados aos membros pagantes. Se você principalmente quer aceitar reservas pagas para salas, tours, workshops e passes diários pelo seu site, a Cal.com permite fazer isso sem taxas por local ou cobrança percentual sobre a receita das reservas.

4. A Cal.com cobra taxas sobre reservas de coworking? A Cal.com não cobra taxas de configuração ou implementação, taxas por local, nem uma porcentagem da sua receita de reservas. Você pode receber pagamentos através do Stripe ou PayPal quando os visitantes reservam, sem pagar uma comissão à Cal.com por cada reserva. Você paga apenas as taxas de processamento cobradas pelo Stripe ou PayPal.

5. Qual plataforma é ideal para uma marca de coworking com vários locais? A Nexudus é a melhor opção para uma rede que quer assinaturas, faturamento e acesso por porta para cada unidade em um único painel de administração. Reserve tempo para a configuração e verifique como as reservas externas afetam a contagem de usuários ativos de cada local.