Resolvendo de vez o problema de disponibilidade mista
Por Leo Giovanetti, engenheiro sênior de full stack na Cal.com, com base na experiência adquirida ao longo de 12 anos em uma grande empresa de software.
A disponibilidade é complicada. Você pode ser uma empresa pequena ou grande, e pode ter investido muito para conseguir estar disponível para seus clientes sempre que eles precisarem de você, mas a realidade mais cedo ou mais tarde bate na sua cara: há MUITAS plataformas de calendário por aí, e você não pode obrigar nenhum cliente a usar a mesma que você usa, nem mesmo pensar em mudar a sua.
Plataformas de calendário são essenciais para qualquer empresa; gerenciar o tempo com eficiência é obrigatório, como diz o velho ditado: tempo é dinheiro. Portanto, garantir que sua disponibilidade para os clientes esteja bem estruturada é fundamental para o seu negócio prosperar. Infelizmente, a enorme quantidade de plataformas e a incapacidade de funcionarem bem juntas é um grande problema na hora de organizar sua disponibilidade.
Pegue o Google Calendar e o Microsoft Outlook. Dois dos suspeitos de sempre. Digamos que sua empresa dependa totalmente do Google Workspace, enviando e recebendo convites para organizar sua disponibilidade. Tudo são flores até que um cliente com Microsoft Outlook entre em cena. Existem alguns cenários; vamos analisar cada um.
Problema 1: trabalho manual
Imagine ter que marcar manualmente uma reunião entre algumas pessoas por e-mail ou até pelo Slack. É aí que entram mensagens do tipo “estou disponível tal hora na segunda e na terça”, para as quais você recebe um simpático e caloroso “Ah, na terça não tenho disponibilidade nenhuma, e na segunda só estou disponível no horário Y, você consegue fazer?”, e aí você poderia aceitar e ter que reorganizar tudo ao redor ou continuar na roda-gigante de trocar disponibilidade esperando o melhor, mas recebendo o pior.
Sem contar quando você precisa se reunir com um grupo maior de pessoas; prepare-se para gastar um bom dia ou dois para marcar essa reunião. É aí que você começa a torcer para que todo esse esforço valha a pena, colocando uma pressão inconsciente para que a reunião tenha um bom resultado.
Não é um bom plano, se você me perguntar. O que mais existe?
Problema 2: dificuldade de sincronização
Está tudo certo, seu cliente foi legal o suficiente para fornecer uma conta dentro da plataforma dele, então você deveria conseguir ver a disponibilidade dele imediatamente e encontrar o melhor horário possível. Mas espere, não é só você. Você precisa encontrar o melhor horário possível para 3-4 pessoas, talvez mais, à medida que mais interessados entram na jogada. É aí que entra quem resolve problemas e pensa que deve existir uma forma de sincronizar seu calendário com o que você tem na plataforma do cliente — a mesma plataforma para todo mundo interessado em participar da reunião.
Felizmente, existem alguns scripts automatizados de sincronização que você pode configurar para resolver o seu problema, mas eles não são fáceis de configurar se você não entende de linguagens de programação. Você precisa ter mais clareza sobre o que eles fazem internamente; e se eles enviarem cada evento agendado para um calendário externo, invadindo sua privacidade? É desse tipo de comportamento fraudulento que você precisa tomar cuidado.
Além disso, esses scripts de sincronização estão longe de serem completos. Talvez você tenha sorte de configurá-los para sincronizar seus eventos da sua plataforma para a plataforma dos seus clientes. Ainda assim, você precisará de outra ferramenta de sincronização para sincronizar os eventos da plataforma dos seus clientes para a sua plataforma, e terá que manter as duas ao longo do tempo. Interfaces podem mudar, e os scripts precisam ser atualizados e reconfigurados de acordo. Um perrengue que eu não recomendo.
Tem que existir um jeito de resolver esse problema facilmente, certo? Bom, existe!
Solução da Cal.com
A Cal.com é especializada em criar e evoluir a melhor plataforma possível para agendamento. Ponto final. Não há nada na Cal.com que você não possa auditar, se precisar. É uma plataforma de Commercial Open Source Software (COSS) totalmente aberta para você usar por conta própria. Oferecemos uma conta completamente gratuita para pessoas físicas, com tudo incluso, mas também a melhor solução que você poderia encontrar para empresas.
Como a Cal.com resolve o problema de disponibilidade mista? Você tem sua própria conta dentro da plataforma da Cal.com. A capacidade de conectar o seu Google Calendar e o seu calendário do Microsoft Outlook está tudo em um só lugar. Depois, você cria diferentes tipos de evento com os quais gostaria que qualquer pessoa marcasse com você, com Zoom incluso, ou talvez Google Meet. Uma reunião rápida de quinze minutos, chamadas individuais rápidas de trinta minutos, reuniões de consultoria recorrentes a cada duas semanas, reuniões de suporte noturno com confirmação obrigatória, o que você imaginar. O cliente entra na página de perfil da sua plataforma Cal.com e escolhe um dia/horário de acordo com sua disponibilidade combinada de todos os seus calendários conectados, e pronto! Os dois recebem uma notificação por e-mail, a reunião é criada no seu calendário principal, e a vida segue sem complicação.
Ah, mas e aquela reunião com mais de duas pessoas participando? Você pode criar equipes dentro da plataforma da Cal.com e ter tipos de evento usando uma abordagem round robin ou coletiva para moldar melhor o tipo de evento que você precisa oferecer ao seu cliente. Tudo traz a disponibilidade de todos os calendários conectados de cada membro da equipe. Não é simplesmente incrível ter isso à mão?
Além disso, junto com o recurso de Workflow dentro da Cal.com, há uma App Store para você moldar sua disponibilidade e agendar do jeito que quiser. Quão legal é isso? Você quer sincronizar seu CRM preferido com qualquer pessoa que agendar um evento com você? Feito! Você quer testar outra plataforma de vídeo para suas reuniões? Está a um clique de distância. Você quer fazer algo bem complexo quando receber uma nova reserva? Crie um novo workflow na hora. Sem contar a possibilidade de ser criativo e usar a API da Cal.com para gerenciar cada aspecto de que você precisa.
Escolha sua própria aventura
Há muitas opções para você dar uma chance à plataforma da Cal.com. Você sempre pode ir para a opção SaaS individual para ver como funciona ou pedir uma demonstração. Também há formas oficiais de experimentar a plataforma.
Para começar, você pode rodar sua própria plataforma nas suas instalações, tendo que ficar de olho em atualizações de correções e novos recursos. Como alternativa, nós podemos rodar uma instância para você, garantindo que ela fique atualizada, recebendo correções e novos recursos assim que forem lançados. E deixa eu recomendar pessoalmente o plano Enterprise. É o melhor negócio, uma grande vitória para todo mundo, em que você recebe a melhor plataforma, e nós continuamos trabalhando nela, beneficiando a comunidade de Open Source.