Como uma equipe global parou de perder leads com alta intenção — e fechou 20% mais negócios
Quando um lead qualificado está pronto para conversar, cada minuto conta.
Para a Rankingonai.com, atrasos no agendamento estavam criando atrito no pior momento possível — exatamente quando a intenção era mais alta. Ao mudar para o agendamento instantâneo com Cal.com, eles eliminaram totalmente essa lacuna, transformando o interesse de entrada em conversas reais mais rápido — e aumentando as taxas de fechamento em 20%.
A Rankingonai.com é uma agência de SEO com IA que ajuda empresas SaaS a ranquear em mecanismos de busca de IA como ChatGPT, Perplexity e Google AI Overviews. Com a confiança de empresas com ARR de 8 dígitos, eles já geraram mais de 1M de sessões vindas de IA para seus clientes.
- Industry
- Marketing e publicidade
- Company size
- 1-10
- Founded
- 2023
- Website
- Rankingonai
Visão geral
Agendar não é só coordenar. É o momento em que o interesse de entrada se transforma em receita real e, para a Rankingonai.com, esse momento estava falhando.
Com uma equipe distribuída globalmente e leads chegando de vários fusos horários, a lacuna entre alguém demonstrar interesse e realmente entrar em uma chamada estava custando negócios à Rankingonai.com. Eles resolveram isso fazendo essa lacuna desaparecer por completo.
O desafio: impulso perdido no vai e vem
Para a Rankingonai.com, o problema nunca foi demanda. A fundadora Tanya Van Gastel costuma palestrar em conferências com +500 pessoas sobre SEO e visibilidade em IA.
Quando um lead com alta intenção, como um fundador de SaaS ou diretor de marketing, chegava ao site deles, esses leads estavam prontos para agir. Mas, se agendar uma chamada significava esperar por um horário disponível, trocar e-mails ou lidar com confusão de fuso horário, essa prontidão evaporava rápido. As prioridades mudavam. Outras opções ocupavam o espaço, mesmo quando conexões fortes tinham sido feitas offline.
“"A ideia de ficar indo e voltando manualmente para marcar um horário de reunião é dolorosa." Tanya Van Gastel, fundadora, Rankingonai.com”
Esse atrito tinha um custo real:
Leads que estavam realmente interessados não convertiam, e a equipe passava horas por semana em coordenação que não tinha nada a ver com fechar negócios de fato.
A Rankingonai.com decidiu eliminar completamente o atrito no agendamento. Eles incorporaram o Cal.com diretamente nas landing pages para que prospects pudessem agendar no momento em que estivessem prontos, sem e-mail de follow-up, sem sala de espera, sem vai e vem.
“"Usamos o Cal.com para todas as chamadas de vendas, além de reuniões internas e externas. Ele está incorporado em todas as nossas landing pages, então os leads podem agendar um horário conosco instantaneamente, sem nenhum vai e vem, o que torna todo o processo sem atrito", Tanya Van Gastel”
Eles também adicionaram perguntas personalizadas de qualificação a todos os fluxos de agendamento. Quando a chamada acontece, a equipe já sabe com quem está falando, o que o prospect está tentando resolver e por que entrou em contato, sem gastar os primeiros dez minutos de cada chamada descobrindo isso.
Os resultados: conversas mais rápidas, mais negócios fechados
A mudança mais imediata foi a velocidade. Conversas que antes levavam dias para serem agendadas agora aconteciam enquanto a intenção ainda estava alta. E essa diferença de timing apareceu diretamente na receita.
“"O Cal.com reduziu a perda de leads ao permitir que prospects agendassem instantaneamente, o que aumentou nossa taxa de fechamento em cerca de 20%", Tanya Van Gastel”
Essa velocidade não aparece só nos números. Ela molda a forma como os prospects vivenciam a Rankingonai.com desde a primeira interação. André Bastié, CEO da HappyScribe, percebeu isso em primeira mão:
Internamente, o impacto se multiplicou. O tempo que antes ia para coordenar calendários agora vai para vendas e entrega. A troca de contexto diminuiu. E gerenciar uma equipe distribuída globalmente por diferentes fusos horários, antes uma das maiores dores operacionais, agora acontece automaticamente.
“"O Cal provavelmente me economizou +20 horas por mês, sem falar na troca de contexto que foi evitada ao resolver o agendamento", Tanya Van Gastel”
O resultado: agendamento como alavanca de crescimento
O que começou como uma correção para um processo frustrante virou infraestrutura essencial.
Ao fechar a lacuna entre interesse e ação, a Rankingonai.com facilitou o engajamento dos prospects e o trabalho da equipe no que realmente importa. Eles podem ir direto para a entrega de um ótimo trabalho para clientes satisfeitos, sem nenhuma complicação de agendamento.
“_"O Cal.com é a espinha dorsal do nosso fluxo de vendas inbound e da nossa eficiência interna", disse Tanya. "Sinceramente, não consigo mais imaginar gerenciar meu calendário e minhas reuniões sem o Cal."
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