5 Dicas para Reduzir Faltas com Cal.com

Maximizar o seu tempo com o software de agendamento do Cal.com

O seu tempo é valioso, o Cal.com compreende isso, e o nosso software de agendamento foi construído para o refletir. Utilizar o Cal.com significa que tem acesso a ferramentas avançadas que tornam mais fácil reunir-se, aumentando a eficiência e simplificando a colaboração. Sabemos que existem muitas ferramentas de agendamento de calendário por onde escolher; mas nem todas são do mesmo calibre.

Estratégias simples para uma gestão de tempo eficiente

O Cal.com vem com uma grande variedade de funcionalidades integradas para o ajudar a rentabilizar ao máximo o seu tempo. Isso inclui tudo, desde o cálculo automático do fuso horário até ao agendamento round-robin ponderado para empresas.

Neste artigo, vamos focar-nos em ferramentas que os titulares de contas do Cal.com podem utilizar para reduzir as faltas de comparência (no-shows). Estas são dicas que foram concebidas para serem acessíveis e fáceis de executar. Nenhuma das funcionalidades que vamos descrever exige uma subscrição Organization ou Enterprise. Isto significa que a maioria destas dicas pode ser implementada por utilizadores gratuitos, e todas estas dicas funcionam para contas Team.

1) Aumente a assiduidade com lembretes automáticos por e-mail

Todos os utilizadores do Cal.com têm acesso aos nossos workflows automatizados. Esta é uma ferramenta que pode utilizar para configurar lembretes automáticos por e-mail. Estes e-mails são controlados por gatilhos (triggers). Os gatilhos podem ser baseados no tempo ou na lógica.

Por exemplo, pode ter um gatilho configurado para 3 horas antes do início de uma reunião ou quando um evento é reservado. Este gatilho pode enviar um e-mail quer para lembrar os participantes de uma próxima reunião, quer para conter os detalhes da sua política de cancelamento.

Depois de criar um workflow, pode ligá-lo a tantos eventos reserváveis quantos necessitar. Uma coisa a ter em mente é que não há limite para o número de workflows que pode criar. Configurar um workflow que envia lembretes automáticos ou termos é uma forma fácil de combater o esquecimento e a distração.

2) Aproveite os lembretes por SMS para melhorar a pontualidade

Frequentemente, quando as pessoas faltam a um compromisso, trata-se de um contratempo e não de má fé. O participante pode pensar que a reunião é na próxima sexta-feira, e não nesta sexta-feira. Uma forma fácil de ajudar a reduzir a probabilidade de este tipo de mal-entendido acontecer é através do envio de lembretes por SMS. Esta é uma funcionalidade que pode ser encontrada nos workflows do Cal.com, mas que apenas está disponível para utilizadores com subscrições pagas.

Se tiver uma conta Team, Organization, Enterprise ou Platform, poderá configurar workflows que enviam lembretes diretamente para o número de telefone do participante ou para a conta do WhatsApp. Esta é uma excelente opção, especialmente se estiver a colaborar com pessoas que estão frequentemente em movimento e preferem comunicações curtas, como mensagens de texto, em vez de e-mail.

3) Implemente taxas de não comparência para valorizar o seu tempo

Todos os titulares de contas do Cal.com têm acesso a opções avançadas de monetização. Isto significa que pode ligar a sua conta do Cal.com ao Stripe, PayPal ou Alby. Configurar uma plataforma de pagamento faz mais do que simplesmente eliminar o constrangimento de cobrar pelo seu tempo. Também pode implementar taxas de não comparência se escolher o Stripe como o seu processador de pagamentos.

As taxas de não comparência são uma forma direta de comunicar que tem consciência de que o tempo é valioso e deve ser respeitado. Cabe-lhe a si decidir qual o valor da taxa de não comparência. Pode ser 10 $, 50 $ ou 100 $. Os fundos serão autorizados ou retidos, mas não serão efetivamente cobrados no cartão, a menos que confirme que o participante da reunião não compareceu.

4) Utilize as descrições das reuniões para políticas de cancelamento claras

Os eventos do Cal.com são extremamente personalizáveis. Tudo, desde limites de reserva a integrações com terceiros, pode ser controlado com base no tipo de reunião. No entanto, com tantas opções de personalização avançadas, por vezes os utilizadores não tiram partido das mais simples.

Cada evento do Cal.com tem uma secção de descrição de evento personalizável que suporta links. Pode utilizar isto para incluir um link para a sua política de cancelamento pessoal. Adicionar este link à descrição do evento é uma excelente forma de dar a conhecer aos potenciais interessados que existem certos padrões no que diz respeito ao comportamento e às consequências.

5) Personalize os campos de reserva para reforçar as expectativas de assiduidade

Ser capaz de adaptar o seu ambiente de agendamento é importante. É por isso que o Cal.com torna mais fácil para os utilizadores personalizarem as suas perguntas de reserva. Isto é algo que pode ser feito acedendo ao separador Avançado nas definições ao nível do evento. Algo de que nem todos se apercebem é que pode utilizar as suas perguntas de reserva para reduzir as não comparências.

A forma como o faz é adicionando uma pergunta de reserva como qualquer uma das seguintes:

• Leu a política de cancelamento?

• Tem conhecimento da taxa de não comparência?

• Pode avisar com 24 horas de antecedência em caso de cancelamento?

Estas perguntas diretas ajudam a alcançar duas coisas. Primeiro, proporcionam um momento de reflexão para que as pessoas que reservam percebam realmente que estão a assumir um compromisso social. Segundo, informam os participantes da reunião de que, se não cumprirem a cortesia básica, haverá consequências razoáveis.

Usar uma ou mais das dicas apresentadas neste artigo irá poupar-lhe tempo e energia. No entanto, não fará apenas isso. É triste dizê-lo, mas, culturalmente, muitas pessoas podem ser permissivas no que diz respeito a valorizar o investimento de tempo que os outros fazem. Quando define limites saudáveis em relação ao tempo, não se está apenas a ajudar a si próprio, está a prestar um serviço público. Mostrar que respeita o seu tempo ajuda os outros a aprenderem a respeitar o deles. Esta é uma forma simples de iniciar uma reação em cadeia positiva que, lenta mas seguramente, pode ajudar a aumentar tanto a liberdade pessoal como a responsabilidade social.

Se o Cal.com o ajudou de alguma forma e gostou deste artigo ou gostaria de partilhar algumas boas práticas, por favor contacte-nos no X/Twitter. Obrigado como sempre pela leitura, e bons agendamentos!

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