5 Dicas para Reduzir Faltas com Cal.com
Maximizando o seu tempo com o software de agendamento da Cal.com
O seu tempo é valioso, a Cal.com entende isso, e o nosso software de agendamento foi desenvolvido para refletir essa realidade. Usar a Cal.com significa que você tem acesso a ferramentas avançadas que facilitam as reuniões, aumentando a eficiência e simplificando a colaboração. Sabemos que existem muitas ferramentas de agendamento de calendário das quais você pode escolher; mas, nem todas elas são do mesmo calibre.
Estratégias simples para uma gestão de tempo eficiente
A Cal.com vem com uma grande variedade de recursos integrados para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do seu tempo. Isto inclui desde o cálculo automático de fusos horários até o agendamento em série ponderado para empresas.
Neste artigo, vamos concentrar-nos nas ferramentas que os titulares de contas da Cal.com podem usar para reduzir as faltas. Estas são dicas que foram projetadas para serem acessíveis e fáceis de executar. Nenhuma das características que iremos descrever requer uma assinatura de Organização ou Enterprise. Isso significa que a maioria destas dicas pode ser implementada por utilizadores gratuitos, e todas estas dicas funcionam para contas Team.
1) Aumente a presença com lembretes automatizados por e-mail
Todos os utilizadores da Cal.com têm acesso aos nossos fluxos de trabalho automatizados. Esta é uma ferramenta que você pode usar para configurar lembretes automatizados via e-mail. Estes e-mails são controlados por gatilhos. Os gatilhos podem ser baseados em tempo ou baseados em lógica.
Por exemplo, você pode ter um gatilho que é definido para 3 horas antes do início de uma reunião ou quando um evento é agendado. Este gatilho pode enviar um e-mail para lembrar os participantes sobre uma reunião futura, ou pode conter os detalhes da sua política de cancelamento.
Uma vez que você tenha criado um fluxo de trabalho, pode conectá-lo a quantos eventos reserváveis precisar. Uma coisa a ter em mente é que não há limite para quantos fluxos de trabalho você pode criar. Configurar um fluxo de trabalho que envia lembretes automatizados ou termos é uma maneira fácil de combater a confusão e a distração.
2) Aproveite os lembretes por mensagem de texto para melhorar a pontualidade
Normalmente, quando as pessoas perdem um compromisso, é uma questão de acidente, não de má intenção. O participante pode pensar que a reunião está acontecendo na próxima sexta-feira, e não nesta sexta-feira. Uma maneira fácil de ajudar a reduzir a probabilidade desse tipo de mal-entendido é usar lembretes via texto. Este é um recurso que pode ser encontrado nos fluxos de trabalho da Cal.com, mas está disponível apenas para utilizadores com assinaturas pagas.
Se você tem uma conta de Team, Organização, Enterprise ou Plataforma, poderá configurar fluxos de trabalho que enviam lembretes diretamente para o número de telefone ou conta do WhatsApp dos participantes. Esta é uma ótima opção, especialmente se você estiver colaborando com pessoas que estão frequentemente em movimento e preferem comunicação em formatos curtos como mensagens de texto em vez de e-mail.
3) Implemente taxas de falta para valorizar o seu tempo
Todos os titulares de contas da Cal.com têm acesso a opções de monetização avançadas. Isso significa que você pode conectar sua conta da Cal.com ao Stripe, PayPal ou Alby. Configurar um gateway de pagamento faz mais do que simplesmente retirar a estranheza de cobrar pelo seu tempo. Você também pode implementar taxas de falta se escolher o Stripe como seu processador de pagamentos.
As taxas de falta são uma maneira direta de comunicar a sua consciência de que o tempo é valioso e deve ser respeitado. Você decide quanto será a taxa de falta. Pode ser $10, $50 ou $100. Os fundos serão autorizados ou colocados em espera, mas não realmente cobrados de um cartão, a menos que você confirme que o participante da reunião não compareceu.
4) Utilize descrições de reuniões para políticas de cancelamento claras
Os eventos da Cal.com são extremamente personalizáveis. Tudo, desde limites de reserva até integrações de terceiros, pode ser controlado com base no tipo de reunião. No entanto, com tantas opções de personalização avançada, às vezes os utilizadores não aproveitam as mais simples.
Todo evento da Cal.com tem uma seção de descrição de evento personalizável que suporta links. Você pode usar isso para incluir um link para a sua política de cancelamento pessoal. Adicionar este link à descrição do evento é uma ótima maneira de informar os potenciais agendadores que existem certos padrões em relação ao comportamento e consequências.
5) Personalize os campos de reserva para reforçar as expectativas de presença
Poder personalizar o seu ambiente de agendamento é importante. É por isso que a Cal.com facilita aos utilizadores a personalização das suas questões de reserva. Isso pode ser feito acessando a aba Avançada nas configurações de nível de evento. Algo que nem todos percebem é que você pode usar suas questões de reserva para reduzir as faltas.
A maneira de fazer isso é adicionando uma pergunta de reserva como qualquer uma das seguintes:
Você leu a política de cancelamento?
Você está ciente da taxa de falta?
Você pode dar um aviso de 24 horas para cancelamentos?
Essas perguntas diretas ajudam a conseguir duas coisas. Primeiro, proporcionam um momento de reflexão para que os agendadores possam realmente registrar que estão entrando em um pacto social. Em segundo lugar, informam os participantes da reunião que, se não praticarem a cortesia básica, haverá consequências razoáveis.
Usar uma ou mais das dicas descritas neste artigo irá lhe poupar tempo e energia. No entanto, isso não é tudo o que fará. É triste dizer, mas culturalmente, muitas pessoas podem ser permissivas quando se trata de apreciar os investimentos em tempo que os outros fazem. Ao estabelecer limites saudáveis em torno do tempo, você não está apenas ajudando a si mesmo, está fazendo um serviço público. Mostrar que você respeita o seu tempo ajuda os outros a aprenderem como respeitar o deles. Esta é uma maneira fácil de iniciar uma reação em cadeia positiva que, lentamente, mas seguramente, pode ajudar a aumentar tanto a liberdade pessoal quanto a responsabilidade social.
Se a Cal.com o ajudou de alguma forma e você achou este artigo agradável ou gostaria de compartilhar algumas melhores práticas, entre em contato conosco no X/Twitter. Obrigado como sempre pela leitura e boas marcações!
