Software de reserva para coworking: 5 melhores opções

O Cal.com torna fácil colocares essas reservas no teu site. Podes criar uma página de reservas para cada sala ou recurso, incorporá-la no teu site, mostrar horários disponíveis e cobrar antes de confirmares a reserva. Os visitantes não precisam de uma conta para reservar.

Isto faz do Cal.com uma boa escolha se quiseres gerir alugueres de salas, passes diários, visitas guiadas ou workshops online sem substituíres a plataforma que usas para membros e faturação.

Mas o Cal.com não é a única opção. Comparamos o Cal.com com outras quatro plataformas de reservas para coworking com base em:

• Reserva de recursos: consegues reservar secretárias, escritórios, salas e outros recursos?

• Regras de acesso: consegues controlar quem pode reservar o quê e quando?

• Faturação de membros: a plataforma consegue tratar de subscrições, créditos e faturas?

A tabela de comparação perto do fim mostra como as cinco plataformas se comparam nestes critérios.

Resumindo: o melhor software de reserva para coworking

1. Cal.com: melhor para alugueres pagos de salas, visitas guiadas e passes diários

2. Nexudus: melhor para operações de coworking com várias localizações

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privados com contratos

4. Optix: melhor para gestão de coworking centrada no mobile

5. Cobot: melhor para espaços mais pequenos que querem preços simples

O que é software de reserva para coworking?

O software de reserva para coworking permite que as pessoas reservem secretárias, escritórios, salas de reunião e outros recursos e paguem pelo seu uso. Acompanha o espaço disponível, aplica as regras associadas a cada membresia e regista cada reserva.

Também liga as reservas a outras partes da tua operação. Para membros, isso pode significar ver os créditos restantes, aplicá-los numa reserva, cobrar tempo extra e desbloquear o espaço para a reserva.

Nem todas as reservas vêm de um membro. Os espaços de coworking também recebem reservas para visitas guiadas, passes diários, salas de reunião, workshops e outros serviços de pessoas que não são membros.

Essas reservas normalmente começam no teu site. Os visitantes precisam de ver o que está disponível, escolher uma hora e concluir a reserva sem entrarem numa conta de membro. Algumas plataformas tratam de reservas de membros e não membros, enquanto outras funcionam melhor para reservas públicas ou para gerir membresias, faturação e acesso.

O que procurar num software de reserva para coworking

Não vale a pena escolher uma plataforma que parece boa no papel mas que não funciona bem com a forma como lidas com as reservas no teu espaço de coworking. Por isso, olha para o que cada plataforma inclui, quanto custa e se se adapta à forma como trabalhas.

Aqui está o que deves verificar antes de escolheres.

1. Recursos reserváveis: certifica-te de que podes adicionar os espaços que realmente ofereces, incluindo secretárias, escritórios, salas de reunião, cabines telefónicas, estacionamento e espaço para eventos.

2. Regras dos recursos: cada recurso deve suportar a sua própria tarifa, capacidade, tempo de intervalo e janela de reserva. A disponibilidade deve atualizar-se em toda a plataforma quando alguém faz uma reserva.

3. Reservas de não membros: procura uma página de reservas ou um widget no site que permita aos visitantes reservar sem iniciarem sessão. Se cobras por estas reservas, confirma se a plataforma cobra o pagamento antecipadamente e se cobra extra por esta funcionalidade.

4. Membresias e créditos: se vendes membresias, procura planos recorrentes, passes diários, atribuição de créditos e depósitos. Verifica como a plataforma aplica créditos às reservas e lida com cobranças adicionais.

5. Faturação e pagamentos: procura faturação automática e suporte a pagamentos através do Stripe ou do teu gateway de pagamento local. Não deves ter de corrigir as cobranças das reservas numa folha de cálculo no fim de cada mês.

6. Controlo de acesso e hardware: verifica se as reservas se ligam às fechaduras das tuas portas, ao Wi-Fi e aos sistemas de impressão. Confirma também que integrações estão incluídas e quais têm uma mensalidade adicional.

7. Relatórios de uso e receita: procura relatórios que mostrem com que frequência cada sala é usada, quando está mais ocupada, a receita por plano e as taxas de no-show. Estes números ajudam-te a ver que espaços estão a valer a pena e onde tens capacidade por usar.

8. Quem conta para a tua fatura: confirma se te cobram pela tua equipa ou por toda a gente que reserva o teu espaço. Algumas plataformas contam pessoas de fora como utilizadores ativos, por isso um mês movimentado de alugueres de salas pode aumentar os teus custos totais.

As 5 melhores plataformas de software de reserva para coworking

1. Cal.com: melhor para alugueres pagos de salas, visitas guiadas e passes diários

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Sim, com pagamentos por Stripe e PayPal incluídos	$16/user/month	Páginas de reserva pagas que incorporas no teu próprio site	Alugueres de salas, visitas guiadas e passes diários para não membros

O que é: o Cal.com permite-te criar páginas de reserva para os espaços e serviços que ofereces, desde salas de reunião e estúdios de podcast até passes diários e visitas guiadas. Cada página mostra os horários disponíveis e verifica os teus calendários ligados para evitar reservas duplicadas. Podes incorporar estas páginas no teu site para que os visitantes reservem e paguem sem criarem uma conta. O Cal.com também suporta ligações a outros sistemas através da sua API, webhooks e ferramentas como o Zapier.

Porque ocupa o primeiro lugar: o Cal.com facilita aceitar reservas pagas de pessoas fora da tua base de membros sem aumentar os teus custos de software por cada novo utilizador. Podes cobrar antes de confirmares uma reserva, distribuir pedidos de visitas pela tua equipa da receção e usar formulários de roteamento para encaminhar pedidos com base na localização ou no tamanho da equipa. Também podes ligar as reservas ao teu sistema de membresia, CRM ou contabilidade através de webhooks, Zapier ou da API, para que os detalhes da reserva entrem nas ferramentas que já usas.

Funcionalidades principais: 

• Pagamentos antecipados: cobra por salas, passes diários ou workshops através do Stripe ou do PayPal quando alguém reserva. Disponível no plano gratuito.

• Incorporação no site: adiciona calendários de reservas ao teu site ou WordPress. Os utilizadores não precisam de uma conta Cal.com.

• Sincronização de calendário: liga calendários Google, Outlook e Apple para evitar reservas duplicadas.

• Limites e intervalos de reserva: define antecedência mínima, janelas de reserva e tempo entre reservas.

• Aprovações de reservas: revê pedidos antes de confirmares reservas, como alugueres de espaço para eventos de dia inteiro.

• Reservas de grupo: permite que várias pessoas reservem o mesmo horário para workshops, open houses e sessões de integração.

• Lembretes e follow-ups: envia confirmações de reserva, lembretes e follow-ups por email ou SMS.

• Formulários de roteamento: pergunta sobre a localização, o tamanho da equipa ou as datas e depois encaminha os pedidos para a pessoa certa ou para a página de reserva certa.

• Distribuição de visitas: distribui as reservas de visitas pela tua equipa da receção em vez de atribuíres cada pedido a uma só pessoa.

• Integrações de sistema: envia dados de reserva para as tuas ferramentas de membresia, CRM ou contabilidade através de webhooks, Zapier ou da API.

Preços: o plano gratuito do Cal.com suporta um utilizador com event types e calendários ilimitados, além de pagamentos por Stripe e PayPal. Teams custa $16/user/month, ou $12/user/month quando faturado anualmente, e acrescenta funcionalidades como agendamento round robin, formulários de roteamento, eventos recorrentes, analytics de reservas e APIs personalizadas.

Rajesh M. review of cal.com

Melhor para: operadores de coworking que querem aceitar reservas pagas de salas, visitas guiadas, workshops e passes diários a partir do seu próprio site, juntamente com uma plataforma separada que gere as membresias.

Veredicto: o Cal.com é a melhor opção quando a tua prioridade é vender espaço reservável a não membros. É gratuito para começares, cobra no momento da reserva e funciona ao lado da plataforma que já usas para membresias e faturação.

Começa com o plano gratuito do Cal.com ou pede uma demonstração para a tua equipa.

2. Nexudus: melhor para operações de coworking com várias localizações

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste gratuito de 21 dias	$150/location/month (79 users)	Ferramentas centralizadas de back-office	Redes de coworking estabelecidas com várias localizações

O que é: o Nexudus gere membresias de coworking, reservas, faturação, relações com clientes, eventos, check-in de visitantes, acesso a portas e relatórios em várias localizações. Também podes permitir que as pessoas reservem e paguem através do teu site, mantendo os serviços para membros e as reservas de pessoas de fora num só sistema. Como cobre muitas partes da tua operação, a configuração demora tempo enquanto defines localizações, planos de membresia, regras de reserva e requisitos de acesso.

Funcionalidades principais:

• Gestão de recursos: adiciona secretárias, escritórios e salas de reunião a plantas, com benefícios de membresia, créditos e limites de utilização.

• Faturação e pagamentos: gera faturas, cobra cartões e débitos diretos e liga Stripe, GoCardless ou PayPal.

• Acesso às portas e integrações: liga sistemas de controlo de acesso, Wi-Fi e ferramentas de impressão para gerir entradas e automatizar check-ins.

• Apps para membros e visitantes: usa o Passport para reservas e pagamentos de membros, o NexIO para check-in de visitantes e o NexBoard para disponibilidade de salas e reservas em tablets.

• Relatórios multi-localização: compara a utilização de recursos, ocupação, receita e outros indicadores operacionais entre localizações.

Limitações:

• A versão white-label da app para membros custa extra.

• A configuração da plataforma demora tempo e vem com uma curva de aprendizagem acentuada.

• Uma pessoa que faz uma reserva conta como utilizador ativo nessa localização durante o período de faturação, o que aumenta os custos quando há muitas reservas.

Preços: o Nexudus não tem plano gratuito, mas oferece um teste gratuito de 21 dias. Os planos pagos começam em $150/location/month, para até 79 users, e desbloqueiam acesso a todas as funcionalidades principais e integrações gratuitas.

Melhor para: operadores estabelecidos que gerem várias localizações e precisam de membresias, faturação, reservas, controlo de acesso e relatórios num só sistema.

Veredicto (vs. Cal.com): escolhe o Nexudus se precisares de gerir membresias, faturação, reservas e acesso às portas em várias localizações. Se queres sobretudo que as pessoas reservem e paguem por salas, passes diários e visitas no teu site, o Cal.com permite-te fazer isso sem cobrares por cada pessoa que reserva.

3. OfficeRnD Flex: melhor para operadores que vendem escritórios privados com contratos

Plano gratuito?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste de 14 dias	$129/month (1 location, 50 members)	Gestão de contratos e checkout no site	Operadores que arrendam escritórios privados com contratos de prazo fixo

O que é: o OfficeRnD Flex ajuda operadores de espaços de trabalho flexíveis a gerir escritórios privados, secretárias, salas de reunião, membresias e contratos numa só plataforma. Podes criar planos de membresia, acompanhar acordos, gerir a disponibilidade de recursos e automatizar faturação recorrente e cobranças pontuais. Os seus floor plans ajudam-te a ver como o teu espaço está organizado e quais os escritórios ou secretárias disponíveis ou atribuídos. O OfficeRnD Flex também oferece um checkout de site com a tua marca, onde os clientes podem ver espaços, fazer reservas e pagar online.

Funcionalidades principais:

• Contratos e membresias: cria acordos personalizados, define preços escalonados de contrato e encaminha contratos para aprovação. 

• Faturação e pagamentos: automatiza faturas recorrentes e pontuais, cobra pagamentos e sincroniza registos financeiros com ferramentas de contabilidade como Xero e QuickBooks.

• Reservas de salas de reunião: define tarifas de sala, atribui créditos de reserva às membresias e define com quanto tempo de antecedência os membros podem reservar e quando os cancelamentos implicam taxas.

• Plantas interativas: vê as tuas secretárias e escritórios num floor plan, verifica a disponibilidade e vê que espaços estão atribuídos a membros ou empresas.

• Checkout no site: permite que os visitantes vejam, reservem e paguem por secretárias, salas e escritórios através do teu site. 

Limitações:

• Os webhooks e o acesso à API só estão disponíveis nos planos mais altos.

• As apps com a marca, a gestão de visitantes e algumas outras funcionalidades são extras pagos ou estão disponíveis em planos mais altos.

• Uma pessoa que reserva uma sala pode contar como membro ativo nesse mês, o que aumenta os custos se dependeres muito de reservas externas.

Preços: A OfficeRnD não tem plano grátis, mas oferece um teste grátis de 14 dias. Os planos pagos começam em $129/mês e desbloqueiam o acesso às funcionalidades principais; no entanto, estão limitados a uma localização e 50 membros.

Ideal para: Empresas de coworking que arrendam escritórios privados e gerem contratos de subscrição recorrentes.

Veredito (vs. Cal.com): Escolhe a OfficeRnD Flex se geres escritórios privados, subscrições recorrentes e acordos baseados em contratos. Escolhe a Cal.com se precisares sobretudo de aceitar reservas pagas para salas, visitas, workshops e passes diários, sem exigir que os visitantes criem uma conta.

4. Optix: a melhor para gestão de coworking mobile-first

Plano grátis?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste grátis de 14 dias	$229/mês (1 localização, 50 utilizadores ativos)	App para membros com automações integradas	Espaços de coworking mobile-first

O que é: A Optix ajuda os operadores de coworking a gerir os seus espaços e dá aos membros uma forma simples de reservar mesas, salas de reunião e outros recursos a partir dos seus telemóveis. Os membros também podem pagar e fazer check-in através da app, enquanto os operadores automatizam tarefas como lembretes, onboarding e follow-ups. Os formulários de reserva no website permitem que não membros reservem espaços, marquem visitas, se inscrevam ou enviem pedidos, para que possas gerir a atividade dos membros e as reservas de visitantes numa só plataforma.

Funcionalidades principais:

• Reserva móvel: Permite aos membros ver a disponibilidade e reservar mesas, salas de reunião e outros recursos por hora através da tua app.

• Workflows automatizados: Automatiza emails de onboarding, lembretes de reserva, follow-ups de faturas e mensagens pós-visita usando triggers e actions.

• Widgets de reserva no website: Permite que potenciais membros marquem visitas, reservem recursos e se inscrevam diretamente através do teu website.

• Faturação e pagamentos: Gera faturas recorrentes, cobra pagamentos, configura cobranças automáticas e vende planos de adesão e passes diários através da Stripe.

• Ferramentas de comunidade: Dá aos membros um diretório para encontrarem e enviarem mensagens uns aos outros, um feed para anúncios e discussões, e acesso a próximos eventos.

Limitações:

• As gateways de pagamento que não sejam a Stripe custam mais $49/mês.

• Qualquer pessoa que se inscreva e use o teu espaço conta como utilizador ativo.

• Localizações adicionais, a app white-label e algumas funcionalidades de automação custam extra.

Preços: A Optix não oferece um plano grátis, mas oferece um teste grátis de 14 dias. Os planos pagos começam em $229/mês e incluem funcionalidades e integrações principais, uma localização, 50 utilizadores ativos e 100 ações de automação. Utilizadores e localizações adicionais custam extra.

Ideal para: Espaços de coworking de uma só localização e pequenos espaços multi-localização que dão prioridade a uma experiência de reserva móvel fluida e à automação de tarefas rotineiras.

Veredito (vs. Cal.com): Escolhe a Optix se quiseres que os membros reservem espaços, paguem faturas, façam check-in e se liguem a outros membros através de uma app móvel. Escolhe a Cal.com se precisares sobretudo de páginas de reserva para salas, visitas e passes diários, com o pagamento cobrado antes da confirmação.

5. Cobot: a melhor para espaços mais pequenos que querem preços simples

Plano grátis?	Preço inicial	Funcionalidade de destaque	Melhor caso de uso
Não, teste grátis de 30 dias	$89/mês (até 10 membros pagantes)	Preços baseados apenas em membros pagantes	Espaços independentes de uma só localização

O que é: A Cobot ajuda-te a gerir subscrições de coworking, reservas, faturação e controlo de acesso numa só plataforma. O preço da subscrição depende do número de membros pagantes (membros ativos, membros de equipa e inquilinos), por isso visitantes ocasionais, visitantes e pessoas com reservas externas não aumentam a tua contagem de membros. Também podes vender subscrições, passes diários e outros serviços enquanto geres pagamentos recorrentes e reservas no mesmo sistema.

Funcionalidades principais:

• Reservas de recursos: Gere mesas, escritórios e salas de reunião num calendário partilhado, com atualizações de disponibilidade e sincronização com Google Calendar ou Outlook.

• Subscrições e faturação: Configura subscrições recorrentes, passes diários e tarifas de utilizador ocasional, com faturação automática e créditos de reserva.

• App e portal de membros: Permite que os membros reservem recursos, vejam faturas, gerem pagamentos e atualizem perfis através de uma app móvel ou portal com a tua marca.

• Controlo de acesso: Liga fechaduras de portas e sistemas de entrada compatíveis para gerir o acesso com base nas subscrições e reservas, com integrações de Wi-Fi e impressão.

• API e integrações: Liga a Cobot a outros sistemas através da sua API ou de integrações como Zapier, ferramentas de contabilidade e sistemas de controlo de acesso.

Limitações:

• Os relatórios são menos extensos do que nas plataformas de coworking maiores.

• As reservas externas exigem um extra que custa $19/mês, mais uma taxa de 9% sobre a receita dessas reservas.

• Os passes de utilizador ocasional têm uma taxa de 5%, enquanto os bilhetes de eventos têm uma taxa de 3%.

Preços: A Cobot não tem plano grátis, mas oferece um teste grátis de 30 dias. Os planos pagos incluem todas as funcionalidades, como reserva de salas e recursos, uma app móvel para membros, um portal white-label e gestão multi-localização. Os preços começam em $89/mês para até 10 membros e aumentam com a tua contagem de membros pagantes.

Ideal para: Espaços de coworking pequenos e independentes que querem software simples e preços baseados em membros pagantes.

Veredito (vs. Cal.com): Escolhe a Cobot se precisares de gerir subscrições, faturação recorrente, reservas de recursos e acesso de membros numa só plataforma. A Cal.com é uma opção melhor se quiseres sobretudo aceitar reservas pagas para salas, passes diários e visitas através do teu website, sem taxa percentual sobre as reservas.

Software de reservas para coworking: comparação rápida

Eis como os cinco softwares de reservas para coworking se comparam em funcionalidades-chave e planos grátis:

Ferramenta	Plano grátis	Reserva de recursos	Regras de acesso	Faturação de membros
Cal.com	✅ Grátis para sempre para um utilizador	⚠️ Uma página de reserva por sala ou conjunto de mesas, sem plantas do espaço	⚠️ Regras de aviso, limites e aprovação, sem integração de acesso à porta listada	❌ Sem subscrições ou créditos, liga-se a uma plataforma de workspace
Nexudus	❌ Teste de 21 dias	✅ Mesas, escritórios, salas e plantas do espaço com créditos	✅ Regras de reserva e cancelamento, portas Salto KS, Brivo e Kisi	✅ Subscrições, créditos e faturação
OfficeRnD Flex	❌ Teste de 14 dias	✅ Inventário de salas, recursos personalizados e plantas do espaço	✅ Regras de reserva e cancelamento, portas Salto KS, Kisi e Brivo	✅ Subscrições, contratos e faturação
Optix	❌ Teste de 14 dias	✅ Mesas, salas e recursos com atribuições	✅ As reservas desbloqueiam portas Kisi 5 minutos antes do início	✅ Planos, passes e faturação
Cobot	❌ Teste de 30 dias	✅ Mesas, salas e recursos em calendários sem conflitos	✅ A Salto abre apenas os recursos reservados, sem taxa de integração	✅ Subscrições, passes diários e faturação

Veredito final

Escolhe software de reservas para coworking com base em se precisas de aceitar reservas de não membros, gerir subscrições e faturação, ou tratar de ambos.

A Cal.com é a melhor opção se quiseres vender alugueres de salas, passes diários, visitas e workshops através do teu website. Os visitantes podem ver a disponibilidade e pagar ao reservar sem criar uma conta. Também evitas taxas de configuração e implementação, taxas por localização e cobranças percentuais sobre a receita das reservas. A Cal.com funciona em paralelo com a tua plataforma de coworking atual, por isso não tens de substituir o sistema que trata das subscrições e da faturação.

Para operações diárias de coworking, Nexudus, OfficeRnD Flex, e Optix combinam reservas com ferramentas de subscrição e faturação. Cobot vale a pena considerar se geres um espaço independente mais pequeno e queres que os custos do software estejam ligados aos membros pagantes.

Se as reservas pagas de visitantes forem a tua prioridade principal, começa com o plano grátis da Cal.com ou pede uma demonstração para a tua equipa.

Perguntas frequentes

1. Quanto custa o software de reservas para coworking? A Cobot começa em $89/mês para até 10 membros pagantes. A Optix começa em $229/mês para uma localização e 50 utilizadores ativos, enquanto a OfficeRnD Flex começa em $129/mês para uma localização e 50 membros. A Nexudus começa em $150/localização/mês para até 79 utilizadores. Entretanto, a Cal.com oferece um plano grátis, com planos pagos a partir de $16/utilizador/mês. Não tem taxas de configuração, implementação ou por localização, e não cobra uma percentagem da receita das reservas.

2. Posso usar a Cal.com ao mesmo tempo que a Nexudus, OfficeRnD, Optix ou Cobot? Sim. A Cal.com trata das páginas de reserva no teu website enquanto a tua plataforma de coworking gere subscrições, faturação e outras operações. Podes ligar os dados de reservas a outros sistemas através da API da Cal.com, webhooks ou Zapier.

3. Qual é o melhor software de reservas para coworking para um pequeno espaço independente? A Cobot é uma boa opção se precisares de faturação de subscrições e quiseres que os custos do software estejam ligados aos membros pagantes. Se quiseres sobretudo aceitar reservas pagas para salas, visitas, workshops e passes diários através do teu website, a Cal.com permite-te fazê-lo sem taxas por localização nem uma cobrança percentual sobre a receita das reservas.

4. A Cal.com cobra taxas nas reservas de coworking? A Cal.com não cobra taxas de configuração ou implementação, taxas por localização, nem uma percentagem da tua receita de reservas. Podes cobrar pagamentos através da Stripe ou do PayPal quando os visitantes reservam, sem pagar à Cal.com uma percentagem de cada reserva. Só pagas as taxas de processamento de pagamento cobradas pela Stripe ou pelo PayPal.

5. Que plataforma é adequada para uma marca de coworking com várias localizações? A Nexudus é a melhor opção para uma rede que queira subscrições, faturação e acesso por porta para cada local num só painel de administração. Reserva orçamento para o tempo de configuração e verifica como as reservas externas afetam a contagem de utilizadores ativos de cada localização.