O que são eventos geridos e como funcionam?

Os eventos geridos permitem que os administradores da equipa criem tipos de evento que podem ser atribuídos aos membros. Ao contrário dos eventos pessoais, que são totalmente controlados pelo indivíduo, os eventos geridos permitem que o administrador bloqueie certos campos, deixando outros editáveis pelos membros designados. Isto garante que detalhes críticos como perguntas de reserva, duração e lembretes permaneçam consistentes em toda a equipa, enquanto campos não críticos podem ser personalizados.

Desafios comuns que os eventos geridos resolvem incluem:

• Garantir a uniformidade dos tipos de evento em vários membros da equipa.

• Reduzir erros de agendamento causados por configurações inconsistentes.

• Simplificar a integração de novos membros da equipa, fornecendo tipos de evento pré-configurados.

Ao usar eventos geridos, as equipas podem manter uma imagem profissional e melhorar a eficiência do agendamento.

A funcionalidade de bloqueio em eventos geridos

Uma funcionalidade central dos eventos geridos é a funcionalidade de bloqueio, representada por um ícone de cadeado ao lado dos campos do tipo de evento. Por padrão, cada campo que normalmente pode ser alterado num tipo de evento padrão é automaticamente bloqueado para os membros da equipa. Isto garante que detalhes críticos como perguntas de reserva, duração ou regras de agendamento permaneçam consistentes entre todos os membros que usam o evento gerido. Os membros da equipa não podem editar esses campos bloqueados, preservando a padronização e reduzindo erros.

Como administrador ou criador do evento gerido, pode escolher desbloquear campos específicos. Isto permite que membros da equipa personalizem certos aspetos do tipo de evento. Por exemplo, é comum desbloquear o título e a descrição, para que cada membro possa adaptar o evento ao seu estilo ou público. Enquanto isso, campos essenciais como perguntas de reserva, lembretes ou regras de disponibilidade geralmente permanecem bloqueados para manter a uniformidade na equipa.

A funcionalidade de bloqueio é um dos principais diferenciadores dos eventos geridos, dando aos administradores controle total enquanto ainda permite flexibilidade onde mais importa. Garante que todos os membros da equipa apresentem uma experiência profissional e consistente sem limitar a capacidade de personalizar partes não críticas dos seus tipos de evento.

Como configurar eventos geridos no Cal.com

Siga estes passos para criar e configurar eventos geridos:

1. Inicie sessão no Cal.com
   Primeiro, crie uma conta no Cal.com ou inicie sessão na sua conta existente.

2. Crie um novo tipo de evento
   No painel de tipos de evento, clique em '+ Novo' para criar um novo tipo de evento.

3. Selecione uma equipa e tipo de evento
   No menu suspenso, selecione uma das suas (sub)equipas, depois escolha 'evento gerido' como tipo de evento. Preencha os detalhes básicos do seu evento.

4. Configure os membros da equipa geridos
   Escolha os membros da equipa que devem fazer parte do evento gerido. Pode escolher cada membro individualmente ou adicionar todos numa (sub)equipa específica, incluindo futuros membros.

5. Clique na disponibilidade e selecione a agenda de disponibilidade desejada de todos
   Usará a agenda de disponibilidade 'padrão' como padrão. Também pode desbloquear o separador de disponibilidade, permitindo que os membros da equipa escolham a sua própria agenda de disponibilidade.

Eventos geridos vs eventos pessoais

Os eventos pessoais e geridos são bastante semelhantes na sua estrutura, mas a principal diferença está no controle. Os eventos geridos são geridos pelo administrador, o que significa que certos campos podem ser bloqueados para manter a consistência na equipa. Os eventos pessoais, por outro lado, são totalmente editáveis pelos utilizadores individuais. Os eventos geridos são ideais quando se pretende padronizar um tipo recorrente de evento na sua equipa, enquanto os eventos pessoais dão aos membros da equipa total liberdade para personalizar as suas reservas. Essencialmente, os eventos geridos permitem gerir um tipo de evento pessoal para a sua equipa, oferecendo tanto controle quanto eficiência.

Principais benefícios de usar eventos geridos para agendamento

O uso de eventos geridos oferece várias vantagens para equipas e organizações:

• Consistência entre os membros da equipa: Campos bloqueados garantem que cada evento mantém a mesma estrutura, perguntas e aparência.

• Redução de erros e mal-entendidos: As configurações predefinidas reduzem a chance de configurações incorretas.

• Melhoria na integração: Novos membros da equipa podem começar rapidamente a usar tipos de evento pré-configurados, sem aprender configurações complexas.

• Flexibilidade onde importa: Campos desbloqueados permitem personalização de elementos não críticos, como títulos ou descrições.

• Escalabilidade: À medida que a sua equipa cresce, os eventos geridos facilitam a implementação de tipos de evento padronizados para novos membros.

Casos de uso do mundo real para eventos geridos

1. Vendas e sucesso do cliente

Os eventos geridos permitem que as equipas de vendas atribuam sessões de demonstração ou consultas de cliente consistentes aos membros da equipa. Ao bloquear campos críticos, os gestores podem garantir que perguntas, duração e recursos sejam uniformes em todas as reuniões, enquanto permitem que membros individuais personalizem detalhes menores.

2. Recrutamento e contratação

Recrutadores e gestores de contratação podem atribuir modelos de entrevista padrão à sua equipa. Campos bloqueados garantem que perguntas de entrevista essenciais e processos permaneçam consistentes, reduzindo discrepâncias e melhorando a experiência dos candidatos.

3. Serviços profissionais e consultoria

Consultores e agências frequentemente coordenam múltiplos especialistas para chamadas de cliente. Os eventos geridos garantem que todas as reuniões sigam a mesma estrutura, permitindo que os consultores personalizem detalhes menores como introduções ou descrições de sessões.

4. Educação e saúde

Professores, professores ou profissionais de saúde podem atribuir compromissos padronizados aos membros da equipa. Campos críticos como formulários de reserva e instruções permanecem consistentes, enquanto notas pessoais ou estilos de comunicação podem ser ajustados individualmente.

Concluindo o poder dos eventos geridos no agendamento

Os eventos geridos são uma solução poderosa para equipas que procuram otimizar o agendamento mantendo controle e consistência. Ao fornecer modelos geridos por administradores, a funcionalidade de bloqueio e opções de atribuição flexíveis, a Cal.com ajuda as equipas a reduzir erros, economizar tempo e oferecer uma experiência profissional a clientes, alunos ou colegas.

Pronto para otimizar o processo de agendamento da sua equipa? Explore a Cal.com hoje e comece a usar eventos geridos para simplificar o seu fluxo de trabalho.